Tjekliste til fodboldturnering

Når du arrangerer en fodboldturnering, er det ofte de små ting, der vælter tidsplanen: holdlister, omklædningsrum, dommere og kampstart. Denne tjekliste hjælper dig med at få styr på rækkefølgen, så du ikke først opdager manglende informationer på turneringsdagen. De fleste fejl sker 3-7 dage før, når tilmeldinger skal lukkes, og den endelige plan skal være klar. Tænk især over tid pr. kamp, pauser mellem runder og hvem der tager imod holdene ved ankomst.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg turneringens mål
Fastlæg holdenes tilmeldingskrav
Bekræft de deltagende hold
Arrangér rum til spillere og dommere
Forklar reglerne for holdene
2 personer
Ryd op på stedet
4 personer
Vælg turneringsformatet
Sørg om nødvendigt for en eventforsikring
Indsaml holdoplysninger
Gør omklædningsrummene klar
Hold åbningstalen
2 personer
Indsaml hittegods
2 personer
Fastlæg aldersgruppe eller spilleniveau
Tjek om der er brug for tilladelser
Lav den endelige holdliste
Gør tilmeldingsområdet klar
Start turneringskampene
4 personer
Fastlæg antallet af deltagende hold
Lav turneringsplanen
Luk tilmeldingerne
Gør informationsskranken klar
Overvåg kamptiderne
2 personer
Aflever lånt udstyr tilbage
2 personer
Vælg turneringsdatoen
Sammensæt organiseringsteamet
Lav lodtrækningen til turneringen
Print kampprogrammer og holdlister
Notér kampresultaterne
2 personer
Bortskaf affald korrekt
3 personer
Vælg en alternativ dato
Fordel opgaverne blandt arrangørerne
Lav kampprogrammerne
Print kampblanketter
Opdatér turneringstabellen
2 personer
Afregn udestående betalinger
Vælg fodboldanlægget
Rekruttering af frivillige
Tildel baner til kampene
Gør turneringstavler klar
Håndtér eventuelle ændringer i planen
2 personer
Tak sponsorerne, hvis relevant
Reserver fodboldbanen
Tildel frivilligroller
Tildel dommere til kampene
Gør sponsorbannere klar, hvis relevant
Støt dommere og frivillige
3 personer
Del turneringsresultaterne
Bekræft banernes tilgængelighed
Arrangér dommere
Send planerne til holdene
Tjek lydanlægget
Besvar holdenes spørgsmål under eventet
2 personer
Del billeder efter eventet
Tjek omklædningsrummenes tilgængelighed
Bekræft dommernes tilgængelighed
Del turneringsreglerne med holdene
Arrangér musik eller oplæsning
Sørg for spillernes sikkerhed
3 personer
Send takkebeskeder
Tjek parkeringspladsens tilgængelighed
Sørg for førstehjælp
Del ankomstinstruktioner
Indret lokalet
Hold orden i omklædningsrummene
2 personer
Indsaml feedback fra holdene
Anslå det forventede deltagerantal
Planlæg nødprocedurer
Del parkeringsinformation
Opsæt skilte rundt om stedet
Fyld forfriskninger op
2 personer
Evaluér eventet med arrangørerne
Lav eventbudgettet
Lav tilmeldingsformularer til holdene
Lav velkomstinformation til holdene
Indret siddepladser
Sørg for, at stedet holdes rent
3 personer
Notér forbedringspunkter til fremtidige turneringer
Afgør, om der skal være deltagergebyr
Åbn holdtilmeldingen
Sørg for mad og drikke
Indret forfriskningsområdet
Arrangér finalekampene
4 personer
Afgør, om tilskuere er velkomne
Promover turneringen
Organisér præmier og udmærkelser
Indret førstehjælpsområdet
Forbered prisuddelingen
3 personer
Fastlæg turneringsreglerne
Del eventet på sociale medier
Bestil pokaler eller medaljer
Informér frivillige før eventet
Uddel pokaler og certifikater
3 personer
Fastlæg kampvarigheden
Invitér lokale klubber og hold
Lav certifikater klar, hvis nødvendigt
Byd holdene velkommen ved ankomst
2 personer
Tak hold, dommere og frivillige
2 personer
Fastlæg pointsystemet
Kontakt skoler eller lokale grupper
Tjek fodboldbanens stand
Tilmelding af hold
2 personer
Tag billeder af hold og event
2 personer
Fastlæg tiebreak-reglerne
Besvar holdenes spørgsmål
Tjek målene og nettene
Bekræft spillernes tilstedeværelse
2 personer
Annoncér turneringens afslutning
2 personer
Fastlæg turneringsprogrammets opbygning
Hold øje med tilmeldingerne
Forbered banemarkeringerne
Giv turneringsinformation
2 personer
Ryd materialerne op
4 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Holdliste
Spiller-tilmeldingsformularer
Permanentmarkere
Certifikater
Frivillig-kontaktliste
Highlighters
Pokaler
Kontaktliste over dommere
Notesbøger
Medaljer
Holdinformationsformularer
Selvklæbende noter
Præmier til vinderne
ID-kort til personale
Turneringsprogrammer
Navneskilte
Deltagergaver
Scoreskemaer
Lanyards
Gaveposer
Tjek-in-formularer til hold
Dommernotesbog
Blomster til prisoverrækkelsen
Tak-kort til frivillige
Ansvarsfraskrivelsesformularer
Klembrætter
Penne
Tjekliste til turneringsafvikling
Kasseskuffe
Dokument for eventbudget
Vekselpenge
Dokument med turneringsregler
Kvitteringshæfte
Kampskema
Betalingsterminal

Logistics

Borddug til tilmeldingsskranken
Flag
Skilt til velkomstskranken
Bænkskilte
Frivilligveste
Kasse til glemte sager
Dommertrøjer
Opbevaringsbeholdere
Transportvogn til udstyr
Værktøjskasse
Ducttape
Kabelbindere
Saks
Reb eller snor
Skilt til informationsskranken
Vejvisningsskilte
Sammenklappelige borde
Parkeringsskilte
Sammenklappelige stole
Bane-numre
Bænke
Skilte til holdområdet
Stole til tilskuere
Skilte til omklædningsrum
Festtelt
Sponsorbannere
Sammenklappeligt læ-telt
Registreringsbord
Turneringsbanner

Technical

Stikdåser
Powerbank
Hukommelseskort
Kamera
Stativ
Ekstra kamera-batterier
Laptop eller tablet
Printer
Printerpapir
Printerblæk
Megafon
Mikrofon
Lydanlæg
Forlængerledninger

Safety

Førstehjælpskasse
Myggespray
Sikkerhedskegler
Kølleelementer
Hånddesinfektionsmiddel
Liste over nødkontakter
Afspærringsbånd
Køleposer
Forbindinger
Sportstape
Elastiske bandager
Antiseptiske servietter
Engangshandsker
Redningsfolie
Solcreme

Kitchen

Serveringsfade
Kølebokse

Activities

Hjørneflag
Træningskegler
Banemarkeringmaling
Træningsmarkører
Resultattavle
Baneafmærkningsmaskine
Dommerfløjter
Bærbart resultattavle
Fodbolde
Dommerure
Reservefodbolde
Stopur
Kampbolde
Dommerkort
Boldpumpe
Fodboldmål
Pumpe-nåle
Linjevogterflag
Målnet
Boldepose
Anførerbind
Reserve-målnet
Holdveste
Nummer på ryggen eller veste

Groceries

Drikkevand
Frugt
Vandflasker
Sandwicher
Vanddispenser
Energibarer
Genanvendelige kopper
Småkager
Engangskopper
Tallerkener
Forfriskninger til frivillige
Sportsdrik
Servietter
Forfriskninger til arrangører
Læskedrik
Bestik
Kaffe
Te
Snacks
Is

Cleaning

Moppe
Affaldsposer
Spand
Genanvendelsesposer
Affaldsbeholdere
Genbrugsbeholdere
Køkkenrulle
Rengøringsspray
Rengøringsklude
Kost
Fejebakke

Tips

Luk tilmeldingerne 5-7 dage før, så du har tid til at lave den endelige holdliste og rette fejl i spillernavne eller aldersklasse. Vent ikke til dagen før med at bekræfte deltagerne, for så mangler du ofte stadig svar på kontaktoplysninger og holdstørrelse.
Lav turneringsplanen med mindst 15 minutters buffer mellem kampene. Der skal også være tid til at skifte hold, tørre banen af hvis den er våd, og få dommeren frem til næste kamp uden stress.
Sæt en tydelig informationstand op ved ankomst med skilt, holdlister og kontaktliste til frivillige. Hvis teamene ikke kan finde indskrivningen med det samme, bruger du de første 20 minutter på at forklare det samme igen og igen.
Gør omklædningsrummene klar før de første hold møder ind, og tjek at der er adgang til toiletter, vand og en ren gulvflade. En hurtig gennemgang 1 time før start sparer dig for klager midt i turneringen.
Hav en plan for sikkerhed og førstehjælp, før den første kamp fløjtes i gang. En pakket førstehjælpskasse, nødnumre og tydelige afgrænsninger ved banen skal være på plads, ikke først når nogen vrider om på anklen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor tidligt skal man starte planlægning af en fodboldturnering?: Start helst 4-6 uger før, hvis du vil have styr på tilmeldinger, baner og dommere uden hastværk. Den sidste uge går typisk med at lukke holdlisten, sende praktisk info og lave den endelige kampplan.
Hvornår skal tilmeldingerne lukkes til en fodboldturnering?: Luk tilmeldingerne 5-7 dage før turneringen, så du kan nå at lave den endelige holdliste og fordele kamptider. Hvis du lukker senere, bliver ændringer ofte lavet i sidste øjeblik og skaber fejl i programmet.
Hvor lang tid skal man sætte af pr. kamp i en fodboldturnering?: Sæt typisk 15-20 minutter pr. kamp, afhængigt af niveau og om der skal være tid til skift mellem holdene. Læg mindst 10-15 minutters buffer ind, så forsinkelser ikke forplanter sig gennem hele dagen.
Hvad glemmer man oftest til en fodboldturnering?: Mange glemmer at have en klar kontaktliste, ekstra vand og en plan for omklædningsrum og dommerrum. De ting opdages ofte først 1-2 timer før start, og så bliver resten af dagen mere kaotisk end nødvendigt.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.