Voetbaltoernooi checklist voor de organisatie

Een voetbaltoernooi valt of staat met de volgorde waarin je de dag regelt. Begin met het aantal teams, de leeftijdscategorie of het niveau en de toernooivorm; pas daarna kun je de planning, velden en vrijwilligers strak zetten. Juist bij voetbaltoernooien worden inschrijvingen, kleedkamers, noodcontacten en wedstrijdtijden vaak te laat bevestigd. Deze checklist helpt je om niets te vergeten op de dag zelf, van teamlijst tot opruimen en het terugbrengen van geleende materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Bepaal het doel van het toernooi
Stel de inschrijfvoorwaarden voor teams vast
Bevestig de deelnemende teams
Regel ruimtes voor spelers en scheidsrechters
Leg de regels uit aan de teams
2 personen
Ruim de locatie op
4 personen
Kies de toernooivorm
Regel zo nodig een evenementenverzekering
Verzamel teaminformatie
Maak de kleedkamers klaar
Doe de openingsmededelingen
2 personen
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
Bepaal de leeftijdscategorie of het spelniveau
Controleer of vergunningen nodig zijn
Maak de definitieve teamlijst
Maak het inschrijvingsgebied klaar
Start de toernooiwedstrijden
4 personen
Bepaal het aantal deelnemende teams
Maak de toernooiplanning
Sluit de inschrijvingen
Maak de informatiebalie klaar
Bewaak de wedstrijdtijden
2 personen
Breng geleende materialen terug
2 personen
Kies de toernooidatum
Stel het organisatieteam samen
Maak de loting voor het toernooi
Print speelschema's en teamlijsten
Noteer de wedstrijdresultaten
2 personen
Voer afval correct af
3 personen
Kies een alternatieve datum
Verdeel de taken onder de organisatoren
Maak de wedstrijdschema's
Print wedstrijdformulieren
Werk de toernooistand bij
2 personen
Los de openstaande betalingen af
Kies de voetbalaccommodatie
Werven van vrijwilligers
Wijs velden toe voor de wedstrijden
Maak toernooiborden klaar
Beheer zo nodig wijzigingen in de planning
2 personen
Bedank sponsors indien van toepassing
Reserveer het voetbalveld
Wijs vrijwilligersrollen toe
Wijs scheidsrechters toe aan wedstrijden
Maak sponsorborden klaar indien van toepassing
Ondersteun scheidsrechters en vrijwilligers
3 personen
Deel de toernooiresultaten
Bevestig de beschikbaarheid van de velden
Regel scheidsrechters
Stuur de schema's naar de teams
Controleer de geluidsinstallatie
Beantwoord vragen van teams tijdens het evenement
2 personen
Deel foto's na het evenement
Controleer de beschikbaarheid van kleedkamers
Bevestig de beschikbaarheid van scheidsrechters
Deel de toernooiregels met de teams
Regel muziek of omroepen
Zorg voor de veiligheid van spelers
3 personen
Stuur bedankberichten
Controleer de beschikbaarheid van parkeerplaatsen
Regel eerstehulpverlening
Deel aankomstinstructies
Richt de locatie in
Houd de kleedkamers op orde
2 personen
Verzamel feedback van de teams
Schat het verwachte aantal deelnemers
Plan noodprocedures
Deel parkeerinformatie
Plaats borden rond de locatie
Vul de versnaperingen aan
2 personen
Evalueer het evenement met de organisatoren
Maak het evenementbudget
Maak inschrijfformulieren voor teams
Maak welkomstinformatie voor teams klaar
Richt zitplaatsen in
Zorg dat de locatie schoon blijft
3 personen
Noteer verbeterpunten voor toekomstige toernooien
Bepaal of er inschrijfgeld komt
Open de teaminschrijvingen
Regel eten en drinken
Richt de versnaperingsruimte in
Organiseer de finalewedstrijden
4 personen
Bepaal of toeschouwers welkom zijn
Promoot het toernooi
Organiseer prijzen en onderscheidingen
Richt de EHBO-ruimte in
Bereid de prijsuitreiking voor
3 personen
Bepaal de toernooiregels
Deel het evenement op sociale media
Bestel bekers of medailles
Informeer vrijwilligers voor het evenement
Reik bekers en certificaten uit
3 personen
Bepaal de wedstrijdduur
Nodig lokale clubs en teams uit
Maak indien nodig certificaten klaar
Verwelkom teams bij aankomst
2 personen
Bedank teams, scheidsrechters en vrijwilligers
2 personen
Bepaal het puntensysteem
Neem contact op met scholen of buurtgroepen
Controleer de staat van het voetbalveld
Teams registreren
2 personen
Maak team- en evenementfoto's
2 personen
Stel de tiebreakregels vast
Beantwoord vragen van teams
Controleer de doelen en netten
Bevestig de aanwezigheid van spelers
2 personen
Kondig de afsluiting van het toernooi aan
2 personen
Bepaal de opzet van het toernooischema
Houd de inschrijvingen in de gaten
Bereid de veldmarkeringen voor
Geef toernooiinformatie
2 personen
Ruim de materialen op
4 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Teamlijst
Spelersinschrijfformulieren
Permanent markers
Certificaten
Contactlijst van vrijwilligers
Markeerstiften
Trofeeën
Contactlijst van scheidsrechters
Notitieboekjes
Medailles
Teaminformatieformulieren
Kleefbriefjes
Prijzen voor de winnaars
Identificatiebadges voor personeel
Toernooischema's
Naamkaartjes
Deelnemerscadeaus
Scoreformulieren
Lanyards
Geschenktassen
Incheckformulieren voor teams
Notitieboek van de scheidsrechter
Bloemen voor de uitreiking
Bedankkaartjes voor vrijwilligers
Vrijwaringsformulieren
Klemborden
Pennen
Checklist toernooiorganisatie
Kassalade
Document evenementbudget
Wisselgeld
Document toernooiregels
Bonnenboekje
Wedstrijdenschema
Betaalterminal

Logistics

Tafelkleed voor de inschrijfbalie
Vlaggen
Bord voor de welkomstbalie
Borden voor de reservebank
Vrijwilligershesjes
Verloren en gevonden doos
Scheidsrechtersshirts
Opbergcontainers
Transportkar voor materialen
Gereedschapskist
Ducttape
Kabelbinders
Schaar
Touw of koord
Bord informatiebalie
Richtingsborden
Opvouwbare tafels
Parkeerborden
Opvouwbare stoelen
Veldnummers
Banken
Borden teamzone
Stoelen voor toeschouwers
Borden kleedkamers
Partytent
Sponsorbanners
Opvouwbare schuiltent
Registratietafel
Toernooibanner

Technical

Stekkerdozen
Draagbare oplader
Geheugenkaarten
Camera
Statief
Extra camera-accu's
Laptop of tablet
Printer
Printerpapier
Printerinkt
Megafoon
Microfoon
Geluidssysteem
Verlengsnoeren

Safety

EHBO-doos
Muggenspray
Veiligheidskegels
Koelelementen
Handdesinfecterend middel
Lijst met noodcontacten
Afzetlint
Instant cold packs
Verbanden
Sporttape
Elastische verbanden
Antiseptische doekjes
Wegwerphandschoenen
Reddingsdeken
Zonnebrandcrème

Keuken

Serveerschalen
Koelboxen

Activities

Hoekvlaggen
Trainingskegels
Veldmarkeerverf
Trainingsmarkers
Scorebord
Veldmarkeermachine
Scheidsrechtersfluiten
Draagbaar scorebord
Voetballen
Scheidsrechtershorloges
Reservevoetballen
Stopwatch
Wedstrijdballen
Scheidsrechterskaarten
Ballenspomp
Voetbaldoelen
Pompnaalden
Assistent-scheidsrechtersvlaggen
Doelnetten
Ballenzak
Aanvoerdersbanden
Reserve-doelnetten
Teamhesjes
Rugnummers of hesjes

Boodschappen

Drinkwater
Fruit
Waterflessen
Broodjes
Waterdispenser
Energierepen
Herbruikbare bekers
Koekjes
Wegwerpbekers
Borden
Verfrissingen voor vrijwilligers
Sportdrank
Servetten
Verfrissingen voor organisatoren
Frisdrank
Bestek
Koffie
Thee
Snacks
IJs

Schoonmaak

Dweil
Vuilniszakken
Emmer
Recyclingzakken
Afvalbakken
Recyclingbakken
Keukenpapier
Schoonmaakspray
Schoonmaakdoeken
Bezem
Stofblik

Tips

Bepaal eerst hoeveel teams je echt kunt ontvangen, want dat bepaalt direct de poule-indeling, het aantal wedstrijden en de tijdsblokken. Reken daarna terug: per wedstrijd heb je niet alleen speeltijd nodig, maar ook wisseltijd en een paar minuten marge.
Sluit de inschrijvingen niet te laat, anders blijf je op de dag zelf teaminformatie verzamelen. Vraag uiterlijk 1 week vooraf om namen, leeftijden, spelniveau en een contactpersoon per team, zodat je de definitieve teamlijst op tijd kunt maken.
Regel kleedkamers en scheidsrechtersruimtes vóór je de teamindeling vastzet. Op een toernooi met meerdere velden is het handig om per veld een duidelijk startpunt, een reserveplek en een plek voor materialen te hebben.
Leg de spelregels kort en hetzelfde uit aan alle teams, liefst tijdens de openingsmededelingen. Plan ook meteen wanneer de wedstrijden starten en wie de wedstrijdtijden bewaakt, want 10 minuten uitloop per ronde loopt snel op.
Zet de EHBO-doos, noodcontacten, water en handdesinfectie zichtbaar neer bij de informatiebalie. Bij warm weer zijn extra waterflessen en koelelementen geen luxe; reken per team op minimaal een paar liter water per speelronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel teams kun je op een voetbaltoernooi kwijt?: Dat hangt af van het aantal velden en de speeltijd per wedstrijd. Met 2 velden en wedstrijden van 10 minuten plus 5 minuten wisseltijd kom je vaak uit op 6 tot 8 teams per dagdeel.
Wanneer moet je de definitieve teamlijst klaar hebben?: Streef naar 3 tot 5 dagen voor het toernooi, zodat je nog tijd hebt om poules, schema’s en kleedkamerindeling aan te passen. Te laat wijzigen kost vaak de meeste tijd op de dag zelf.
Hoe vroeg moet je vrijwilligers inplannen voor een voetbaltoernooi?: Zet het organisatieteam idealiter 2 weken vooraf vast, zodat iedereen weet wie de balie, de velden en de opruim doet. Maak ook een contactlijst met vervangers, voor het geval iemand op de dag zelf uitvalt.
Wat vergeet men vaak bij een voetbaltoernooi organiseren?: De meest vergeten punten zijn noodcontacten, water, een duidelijke teamlijst en een plan voor gevonden voorwerpen. Leg die zaken minimaal 1 dag vooraf klaar, anders ben je ze tijdens de eerste wedstrijd al kwijt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.