Futballtorna szervezési checklist

Egy futballtorna akkor fut gördülékenyen, ha az elején tiszta a cél, a csapatlétszám és a tornarendszer. A legtöbb csúszás nem a meccsnapon, hanem a nevezés lezárásánál, a csapatlista véglegesítésénél és a pályaidők kiosztásánál jön elő. Érdemes már előre lefektetni, mikor zár a jelentkezés, mikor kapnak a csapatok szabályismertetést, és ki felel az öltözőkért, a játékvezetőkért és az információs pultért. Az utolsó 24 órában külön ellenőrizd a kontaktlistákat, az elsősegélyt és a hiányzó felszereléseket.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

Határozd meg a bajnokság célját
Állapítsd meg a csapatok nevezési feltételeit
Erősítsd meg a részt vevő csapatokat
Biztosíts helyiségeket a játékosoknak és a játékvezetőknek
Magyarázd el a szabályokat a csapatoknak
2 fő
Takarítsd fel a helyszínt
4 fő
Válaszd ki a torna formátumát
Szükség esetén intézz rendezvénybiztosítást
Gyűjtsd össze a csapatinformációkat
Készítsd elő az öltözőket
Mondd el a nyitóközleményeket
2 fő
Gyűjtsd össze az elveszett tárgyakat
2 fő
Határozd meg a korosztályt vagy a játékszintet
Ellenőrizd, hogy szükséges-e engedély
Készítsd el a végleges csapatlistát
Készítsd elő a regisztrációs területet
Indítsd el a tornamérkőzéseket
4 fő
Határozd meg a részt vevő csapatok számát
Készítsd el a tornatervet
Zárd le a regisztrációt
Készítsd elő az információs pultot
Ellenőrizd a mérkőzésidőket
2 fő
A kölcsönkapott eszközök visszavitele
2 fő
Válaszd ki a torna dátumát
Állítsa össze a szervezőcsapatot
Készítsd el a torna sorsolását
Nyomtasd ki a menetrendeket és a csapatlistákat
Rögzítsd a mérkőzéseredményeket
2 fő
Hulladékot megfelelően kezeld
3 fő
Válassz alternatív dátumot
Oszd fel a feladatokat a szervezők között
Készítsd el a mérkőzésbeosztásokat
Nyomtasd ki a mérkőzéslapokat
Frissítsd a tornatáblázatot
2 fő
Rendezd a fennmaradó fizetéseket
Válaszd ki a futballhelyszínt
Önkéntesek toborzása
Oszd be a pályákat a mérkőzésekhez
Készítsd elő a tornatáblákat
Szükség esetén kezeld a menetrend változásait
2 fő
Köszönd meg a szponzoroknak, ha van ilyen
Foglald le a futballpályát
Oszd ki az önkéntes szerepköröket
Oszd be a játékvezetőket a mérkőzésekhez
Készítsd elő a szponzortáblákat, ha van ilyen
Támogasd a játékvezetőket és az önkénteseket
3 fő
Oszd meg a tornaeredményeket
Erősítsd meg a pályák rendelkezésre állását
Biztosíts játékvezetőket
Küldd el a menetrendeket a csapatoknak
A hangosítás ellenőrzése
Válaszolj a csapatok kérdéseire az esemény alatt
2 fő
Oszd meg a fotókat az esemény után
Ellenőrizd az öltözők elérhetőségét
Erősítsd meg a játékvezetők rendelkezésre állását
Oszd meg a torna szabályait a csapatokkal
Biztosíts zenét vagy bemondást
Gondoskodj a játékosok biztonságáról
3 fő
Küldj köszönőüzeneteket
Ellenőrizd a parkolóhelyek elérhetőségét
Szervezze meg az elsősegélynyújtást
Oszd meg az érkezési útmutatót
Rendezd be a helyszínt
Tartsd rendben az öltözőket
2 fő
Gyűjts visszajelzést a csapatoktól
Becsüld meg a várható résztvevők számát
Tervezz vészhelyzeti eljárásokat
Oszd meg a parkolási információkat
Helyezz ki táblákat a helyszín körül
Pótold a frissítőket
2 fő
Értékeld az eseményt a szervezőkkel
Készítsd el az esemény költségvetését
Készíts csapatjelentkezési űrlapokat
Készítsd elő a csapatoknak szóló üdvözlőinformációkat
Ülőhelyek kialakítása
Gondoskodj róla, hogy a helyszín tiszta maradjon
3 fő
Jegyezd fel a jövőbeli tornákra vonatkozó fejlesztési javaslatokat
Döntsd el, lesz-e nevezési díj
Nyisd meg a csapatnevezést
Étel és ital biztosítása
Rendezd be a frissítőterületet
Szervezd meg a döntő mérkőzéseket
4 fő
Döntsd el, hogy a nézők bejöhetnek-e
Promózd a bajnokságot
Szervezd meg a díjakat és az elismeréseket
Rendezd be az elsősegélyhelyiséget
A díjátadó előkészítése
3 fő
Határozd meg a bajnokság szabályait
Oszd meg az eseményt a közösségi médiában
Rendelj kupákat vagy érmeket
Tájékoztasd az önkénteseket az eseményről
Add át a kupákat és az okleveleket
3 fő
Határozd meg a mérkőzések időtartamát
Hívd meg a helyi klubokat és csapatokat
Készíts elő okleveleket, ha szükséges
Köszöntsd a csapatokat érkezéskor
2 fő
Köszönd meg a csapatoknak, a játékvezetőknek és az önkénteseknek
2 fő
Határozd meg a pontozási rendszert
Vedd fel a kapcsolatot iskolákkal vagy közösségi csoportokkal
Ellenőrizd a futballpálya állapotát
Csapatok regisztrációja
2 fő
Készíts csapat- és eseményfotókat
2 fő
Állapítsd meg a holtverseny-szabályokat
Válaszolj a csapatok kérdéseire
Ellenőrizd a kapukat és a hálókat
Erősítsd meg a játékosok jelenlétét
2 fő
Hirdesd ki a torna lezárását
2 fő
Határozd meg a tornamenetrend felépítését
Kövesd nyomon a jelentkezéseket
Készítsd elő a pályajelöléseket
Tornainformációk átadása
2 fő
Pakold el a felszerelést
4 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Csapatlista
Játékosnevezési űrlapok
Tartós filctollak
Oklevelek
Önkéntesek kontaktlistája
Jelölőfilcek
Trófeák
Játékvezetők elérhetőségi listája
Jegyzetfüzetek
Érmék
Csapatinformációs űrlapok
Öntapadós jegyzetlapok
Díjak a győzteseknek
Személyzeti azonosító kitűzők
Versenybeosztások
Névjegykártyák
Résztvevői ajándékok
Eredménylapok
Nyakpántok
Ajándéktáskák
Csapat bejelentkezési űrlapok
Játékvezetői jegyzetfüzet
Virágok az átadáshoz
Köszönőkártyák az önkénteseknek
Felelősségvállalási nyilatkozatok
Íródeszkák
Tollak
Tornaszervezési ellenőrzőlista
Pénztárfiók
Eseményköltségvetési dokumentum
Aprópénz
Torna szabályzat dokumentum
Blokkfüzet
Mérkőzésbeosztás
Fizetési terminál

Logistics

Asztalterítő a regisztrációs pulthoz
Zászlók
Tábla a welcome pulthoz
Kispadi táblák
Önkéntes mellények
Talált tárgyak doboza
Játékvezetői mezek
Tárolókonténerek
Anyagszállító kocsi
Szerszámosláda
Duct tape
Kábelkötegelők
Olló
Kötél vagy zsinór
Információs pult tábla
Iránytáblák
Összecsukható asztalok
Parkolótáblák
Összecsukható székek
Pályaszámok
Padok
Csapatzóna táblák
Székek a nézőknek
Öltöző táblák
Partysátor
Szponzorzászlók
Összecsukható sátor
Regisztrációs asztal
Torna molinó

Technical

Elosztók
Hordozható töltő
Memóriakártyák
Kamera
Állvány
Extra kameraakkumulátorok
Laptop vagy tablet
Nyomtató
Nyomtatópapír
Nyomtatótinta
Megafon
Mikrofon
Hangrendszer
Hosszabbítók

Safety

Elsősegélydoboz
Szúnyogriasztó
Biztonsági bóják
Hűtőelemek
Kézfertőtlenítő
Sürgősségi kapcsolattartók listája
Elkerítő szalag
Azonnali hűtőtasakok
Kötések
Sporttape
Rugalmas pólyák
Antiszeptikus törlőkendők
Egyszer használatos kesztyűk
Mentőtakaró
Naptej

Kitchen

Tálalótálak
Hűtőládák

Activities

Sarokzászlók
Edzőkúpok
Pályajelölő festék
Edzésjelölők
Eredménytábla
Pályajelölő gép
Játékvezetői sípok
Hordozható eredményjelző
Futball-labdák
Játékvezetői órák
Tartalék futball-labdák
Stopper
Mérkőzéslabdák
Játékvezetői kártyák
Labdapumpa
Futballkapuk
Pumpatűk
Asszisztens játékvezetői zászlók
Kapuhálók
Labdatáska
Kapitányi karszalagok
Tartalék kapuhálók
Csapatmellények
Mezszámok vagy mellények

Groceries

Ivóvíz
Gyümölcs
Vizespalackok
Szendvicsek
Vízadagoló
Energiaszeletek
Újrahasználható poharak
Kekszek
Eldobható poharak
Tányérok
Frissítők az önkénteseknek
Sportital
Szalvéták
Frissítők a szervezőknek
Üdítők
Evőeszközök
Kávé
Tea
Snackek
Jég

Cleaning

Felmosó
Szemeteszsákok
Vödör
Szelektív hulladékgyűjtő zsákok
Hulladékgyűjtők
Újrahasznosító edények
Papírtörlő
Tisztítóspray
Tisztítókendők
Seprű
Szemétlapát

Tippek

A nevezéseket ne a torna előtti este zárd le. Hagyj legalább 48 órát arra, hogy a hiányzó csapatadatokat, a korosztályt és a létszámot még egyszer ellenőrizni tudd.
A végleges csapatlista elkészítése előtt egyeztesd, hány csapat fér bele egy időablakba. Ha a pályaidők 15 percenként váltanak, egyetlen csapat késése az egész menetrendet eltolhatja.
Az öltözőket és a játékvezetői helyiséget legalább 1 órával az első meccs előtt készítsd elő. Így marad idő a kulcsok, a jelölések és az esetleges hiányzó eszközök pótlására.
A szabályokat ne csak kiküldd, hanem a kezdés előtt még egyszer röviden mondd el. 5 perc elég a kiemelt pontokra: csere, időrend, pontozás, és mi történik késés esetén.
A végén külön számolj 20-30 percet a takarításra és a talált tárgyak összeszedésére. Ha ezt nem tervezed be, az utolsó mérkőzés után a pakolás könnyen szétesik.

Gyakori kérdések

Mikor kell lezárni a futballtorna nevezést?: Ideális esetben legalább 48 órával a torna előtt. Így még marad idő a csapatinformációk ellenőrzésére és a végleges párosítások elkészítésére.
Hány csapatot érdemes egy futballtornára hívni?: Annyit, amennyit a rendelkezésre álló pályaidő 100%-ban le tud fedni, de hagyj 1 tartalék csapatot csak akkor, ha várólista is van. Ha nincs tartalékidő, inkább kevesebb csapatot tervezz.
Mikor kell elkészíteni a végleges csapatlistát?: A zárás után azonnal, de legkésőbb 24 órával a torna előtt. A meccsnapi módosítások már csak lassítják a regisztrációt és a kezdést.
Mennyi időt kell hagyni az öltözők előkészítésére?: Legalább 1 órát az első mérkőzés előtt. Ha több csapat érkezik egyszerre, ez az idő segít abban, hogy a kulcsok, jelölések és tisztaság rendben legyenek.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.