Чекліст для футбольного турніру

Футбольний турнір зривається не через гру, а через дрібниці, які забули заздалегідь: список команд, розклад матчів, роздягальні, воду, суддів і місце для реєстрації. Щоб день пройшов без хаосу, усе треба зібрати до старту і перевірити ще раз за кілька годин до відкриття. Найчастіше запізно згадують про контактні дані команд, таблицю результатів, сміття після матчів і запас часу між іграми. Нижче — що варто тримати під контролем саме для футбольного турніру.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

Визначте мету турніру
Визначте умови реєстрації команд
Підтвердьте команди-учасниці
Організуйте приміщення для гравців і суддів
Поясніть командам правила
2 осіб
Приберіть локацію
4 осіб
Виберіть формат турніру
За потреби оформіть страхування заходу
Зберіть інформацію про команди
Підготуйте роздягальні
Озвучте вступне оголошення
2 осіб
Зберіть загублені речі
2 осіб
Визначте вікову категорію або рівень гри
Перевірте, чи потрібні дозволи
Складіть остаточний список команд
Підготуйте зону реєстрації
Розпочніть матчі турніру
4 осіб
Визначте кількість команд-учасниць
Складіть розклад турніру
Закрийте реєстрацію
Підготуйте інформаційну стійку
Слідкуйте за часом матчів
2 осіб
Поверніть позичені матеріали
2 осіб
Оберіть дату турніру
Сформуйте організаційну команду
Проведіть жеребкування турніру
Роздрукуйте розклад матчів і списки команд
Запишіть результати матчів
2 осіб
Утилізуйте сміття належним чином
3 осіб
Оберіть запасну дату
Розподіліть завдання між організаторами
Складіть розклад матчів
Роздрукуйте бланки матчів
Оновіть турнірну таблицю
2 осіб
Погасіть неоплачені внески
Оберіть футбольний майданчик
Набір волонтерів
Призначте поля для матчів
Підготуйте турнірні табло
За потреби керуйте змінами в розкладі
2 осіб
Подякуйте спонсорам, якщо це доречно
Забронюйте футбольне поле
Призначте ролі волонтерів
Призначте суддів на матчі
Підготуйте спонсорські банери, якщо це доречно
Підтримуйте суддів і волонтерів
3 осіб
Опублікуйте результати турніру
Підтвердьте доступність полів
Організуйте суддів
Надішліть розклад командам
Перевірте звукову систему
Відповідайте на запитання команд під час заходу
2 осіб
Поділіться фото після заходу
Перевірте доступність роздягалень
Підтвердьте доступність суддів
Поділіться з командами правилами турніру
Організуйте музику або оголошення
Подбайте про безпеку гравців
3 осіб
Надішліть повідомлення з подякою
Перевірте доступність паркування
Організуйте надання першої допомоги
Поділіться інструкціями щодо прибуття
Підготуйте майданчик
Підтримуйте порядок у роздягальнях
2 осіб
Зберіть відгуки від команд
Оцініть очікувану кількість учасників
Сплануйте аварійні процедури
Надайте інформацію про паркування
Розмістіть вказівники навколо локації
Поповніть запаси перекусів
2 осіб
Оцініть захід разом з організаторами
Складіть бюджет заходу
Підготуйте реєстраційні форми для команд
Підготуйте інформацію для вітання команд
Облаштуйте місця для сидіння
Стежте, щоб локація залишалася чистою
3 осіб
Запишіть покращення для майбутніх турнірів
Визначте, чи буде реєстраційний внесок
Відкрийте реєстрацію команд
Організуйте їжу та напої
Оформіть зону перекусів
Організуйте фінальні матчі
4 осіб
Визначте, чи будуть вболівальники допущені
Просувайте турнір
Організуйте призи та нагороди
Оформіть зону першої допомоги
Підготуйте церемонію нагородження
3 осіб
Визначте правила турніру
Поділіться подією в соціальних мережах
Замовте кубки або медалі
Повідомте волонтерів про захід
Вручіть кубки та сертифікати
3 осіб
Визначте тривалість матчу
Запросіть місцеві клуби та команди
За потреби підготуйте сертифікати
Вітайте команди під час прибуття
2 осіб
Подякуйте командам, суддям і волонтерам
2 осіб
Визначте систему нарахування очок
Зв’яжіться зі школами або місцевими групами
Перевірте стан футбольного поля
Реєстрація команд
2 осіб
Зробіть фото команд і заходу
2 осіб
Встановіть правила тай-брейку
Відповідайте на запитання команд
Перевірте ворота та сітки
Підтвердьте присутність гравців
2 осіб
Оголосіть про завершення турніру
2 осіб
Визначте структуру турнірної сітки
Слідкуйте за реєстрацією
Підготуйте розмітку поля
Надайте інформацію про турнір
2 осіб
Приберіть матеріали
4 осіб

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Список команд
Форми реєстрації гравців
Перманентні маркери
Сертифікати
Контактний список волонтерів
Текстові маркери
Трофеї
Список контактів суддів
Блокноти
Медалі
Форми з інформацією про команди
Стікери-нотатки
Призи для переможців
Ідентифікаційні бейджі для персоналу
Турнірні сітки
Іменні картки
Подарунки для учасників
Суддівські протоколи
Ланьярди
Подарункові пакети
Форми реєстрації команд
Блокнот судді
Квіти для церемонії нагородження
Подячні листівки для волонтерів
Форми відмови від відповідальності
Планшети
Ручки
Чекліст організації турніру
Грошовий лоток
Документ бюджету заходу
Розмінні гроші
Документ правил турніру
Квитанційна книжка
Розклад матчів
Платіжний термінал

Logistics

Скатертина для стійки реєстрації
Прапори
Табличка для вітальної стійки
Таблички для лави запасних
Жилети для волонтерів
Коробка для загублених і знайдених речей
Футболки суддів
Контейнери для зберігання
Візок для транспортування матеріалів
Ящик з інструментами
Клейка стрічка
Кабельні стяжки
Ножиці
Мотузка або шнур
Табличка інформаційної стійки
Напрямні таблички
Складані столи
Паркувальні таблички
Складані стільці
Номери полів
Лавки
Таблички командної зони
Стільці для глядачів
Таблички роздягалень
Намет-павільйон
Банери спонсорів
Складаний навіс
Стіл реєстрації
Банер турніру

Technical

Подовжувачі з розетками
Портативний зарядний пристрій
Карти пам’яті
Камера
Штатив
Додаткові акумулятори для камери
Ноутбук або планшет
Принтер
Папір для принтера
Чорнило для принтера
Мегафон
Мікрофон
Звукова система
Подовжувачі

Safety

Аптечка першої допомоги
Засіб від комарів
Сигнальні конуси
Холодоелементи
Антисептик для рук
Список екстрених контактів
Огороджувальна стрічка
Миттєві холодові пакети
Бинти
Спортивний тейп
Еластичні бинти
Антисептичні серветки
Одноразові рукавички
Термоковдра
Сонцезахисний крем

Kitchen

Блюда для подачі
Термобокси

Activities

Кутові прапорці
Тренувальні конуси
Фарба для розмітки поля
Тренувальні маркери
Табло
Маркувальна машина для поля
Свистки для суддів
Портативне табло
Футбольні м’ячі
Годинники для суддів
Запасні футбольні м’ячі
Секундомір
М’ячі для матчів
Суддівські картки
Насос для м’ячів
Футбольні ворота
Насосні голки
Прапорці асистентів суддів
Сітки для воріт
Сумка для м’ячів
Капітанські пов’язки
Запасні сітки для воріт
Командні манішки
Номери на спину або манішки

Groceries

Питна вода
Фрукти
Пляшки з водою
Бутерброди
Диспенсер для води
Енергетичні батончики
Багаторазові стакани
Печиво
Одноразові стаканчики
Тарілки
Напої для волонтерів
Спортивний напій
Серветки
Напої для організаторів
Безалкогольні напої
Столові прибори
Кава
Чай
Закуски
Лід

Cleaning

Швабра
Мішки для сміття
Відро
Сміттєві пакети для переробки
Сміттєві баки
Контейнери для переробки
Паперові рушники
Засіб для чищення
Чистячі ганчірки
Віник
Совок і щітка

Поради

Визнач кількість команд і формат ще до запуску реєстрації. Якщо в турнірі 8, 12 або 16 команд, тоді простіше одразу скласти сітку, таймінг і список полів без «вікон» між матчами.
Закрий реєстрацію не в останню хвилину. Залиш собі щонайменше 24 години на фінальний список команд, перевірку віку або рівня гри та підтвердження контактів відповідальних осіб.
Підготуй окреме місце для старту й перевірки команд. Там мають бути список учасників, ручки, маркери, табличка для входу і людина, яка за 30–45 хвилин до першого матчу звіряє дані.
Не відкладайте воду й медичне забезпечення. На полі швидко закінчуються пляшки, тому краще мати запас із розрахунком на перші 2 години, а аптечку тримати не в сумці, а в точці швидкого доступу.
Залиши 10–15 хвилин між матчами на фіксацію рахунку, заміну команд і перевірку часу. Без цього на останніх іграх збивається весь графік, а судді й гравці починають чекати один одного.

Поширені запитання

Що потрібно підготувати для футбольного турніру в першу чергу?: Спочатку зафіксуй кількість команд, дату, формат і тривалість матчів. Після цього одразу складають розклад і список потрібних зон: реєстрація, поле, роздягальні, суддівська і місце для води. Якщо ці речі не закрити за 1–2 тижні до події, у день турніру вже буде пізно щось переробляти.
Коли закривати реєстрацію команд на турнір?: Зазвичай її закривають за 2–3 дні до старту, щоб встигнути зробити фінальну таблицю й підтвердити участь. Якщо команд багато або є перевірка віку, краще залишити собі ще один запасний день.
Скільки часу закладати між футбольними матчами?: Між матчами варто мати 10–15 хвилин, а для фінальних раундів іноді 15–20 хвилин. Цього вистачає на фіксацію рахунку, зміну команд і коротку підготовку поля без зсуву всього графіка.
Коли готувати роздягальні та зону реєстрації?: Обидві зони краще мати готовими мінімум за 1 годину до першого матчу. За цей час можна розкласти списки, позначити місця для команд і перевірити, чи є вода, ручки, маркери та контакти відповідальних.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.