Checklist pentru organizarea unui turneu de fotbal

Un turneu de fotbal pare simplu până când ajungi la înscrieri, program, vestiare și arbitri în aceeași zi. Ca să nu te trezești că lipsește ceva la ultima sută de metri, e util să lucrezi pe etape: scop, echipe, reguli, spații și apoi partea de teren. De multe ori se uită lucruri mărunte, dar esențiale, cum ar fi lista de contacte, apa pentru echipe sau cine primește foile de joc. Dacă ai clar numărul de echipe și durata meciurilor din timp, tot restul devine mai ușor de așezat.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabilește obiectivul turneului
Stabilește condițiile de înscriere pentru echipe
Confirmați echipele participante
Asigură spații pentru jucători și arbitri
Explică regulile echipelor
2 persoane
Curăță locația
4 persoane
Alege formatul turneului
Asigură, dacă este nevoie, o asigurare pentru eveniment
Adună informațiile echipelor
Pregătește vestiarele
Fă anunțurile de deschidere
2 persoane
Adună obiectele pierdute
2 persoane
Stabilește categoria de vârstă sau nivelul de joc
Verificați dacă sunt necesare autorizații
Fă lista finală a echipelor
Pregătește zona de înscriere
Începe meciurile turneului
4 persoane
Stabilește numărul de echipe participante
Fă programul turneului
Închide înscrierile
Pregătește punctul de informare
Urmărește orele meciurilor
2 persoane
Returnează materialele împrumutate
2 persoane
Alege data turneului
Formează echipa de organizare
Fă tragerea la sorți a turneului
Tipărește programul meciurilor și listele echipelor
Notează rezultatele meciurilor
2 persoane
Aruncă deșeurile corect
3 persoane
Alege o dată alternativă
Împarte sarcinile între organizatori
Fă programările meciurilor
Tipărește formularele de meci
Actualizează clasamentul turneului
2 persoane
Achită plățile restante
Alege baza sportivă de fotbal
Recrutarea voluntarilor
Alocă terenuri pentru meciuri
Pregătește panourile turneului
Gestionează, dacă este nevoie, modificările din program
2 persoane
Mulțumește sponsorilor, dacă este cazul
Rezervă terenul de fotbal
Atribuie rolurile voluntarilor
Atribuie arbitrii la meciuri
Pregătește panourile pentru sponsori, dacă este cazul
Sprijină arbitrii și voluntarii
3 persoane
Distribuie rezultatele turneului
Confirmă disponibilitatea terenurilor
Asigură arbitri
Trimite programele echipelor
Verifică sistemul de sonorizare
Răspunde întrebărilor echipelor în timpul evenimentului
2 persoane
Distribuiți fotografii după eveniment
Verifică disponibilitatea vestiarelor
Confirmă disponibilitatea arbitrilor
Distribuie regulile turneului echipelor
Asigură muzică sau anunțuri
Asigură siguranța jucătorilor
3 persoane
Trimite mesaje de mulțumire
Verifică disponibilitatea locurilor de parcare
Organizează asistența de prim ajutor
Distribuie instrucțiunile de sosire
Amenajați locația
Menține ordinea în vestiare
2 persoane
Colectează feedback de la echipe
Estimează numărul așteptat de participanți
Planifică procedurile de urgență
Distribuie informațiile despre parcare
Afișează indicatoare în jurul locației
Reaprovizionează gustările
2 persoane
Evaluează evenimentul cu organizatorii
Fă bugetul evenimentului
Fă formulare de înscriere pentru echipe
Pregătește informațiile de bun venit pentru echipe
Amenajează locurile de ședere
Asigură curățenia locației
3 persoane
Notează punctele de îmbunătățire pentru turneele viitoare
Stabilește dacă va exista taxă de înscriere
Deschide înscrierile echipelor
Organizează mâncarea și băuturile
Amenajează zona de gustări
Organizează meciurile finale
4 persoane
Stabilește dacă sunt bineveniți spectatorii
Promovează turneul
Organizează premiile și distincțiile
Amenajează zona de prim ajutor
Pregătește ceremonia de premiere
3 persoane
Stabilește regulile turneului
Distribuie evenimentul pe rețelele sociale
Comandă cupe sau medalii
Informează voluntarii pentru eveniment
Oferă cupe și certificate
3 persoane
Stabilește durata meciurilor
Invită cluburile și echipele locale
Pregătește certificate, dacă este nevoie
Bun venit echipelor la sosire
2 persoane
Mulțumește echipelor, arbitrilor și voluntarilor
2 persoane
Stabilește sistemul de punctaj
Contactează școlile sau grupurile de cartier
Verifică starea terenului de fotbal
Înregistrarea echipelor
2 persoane
Fă fotografii ale echipelor și ale evenimentului
2 persoane
Stabilește regulile de departajare
Răspunde întrebărilor echipelor
Verifică porțile și plasele
Confirmă prezența jucătorilor
2 persoane
Anunță închiderea turneului
2 persoane
Stabilește formatul programului turneului
Monitorizează înscrierile
Pregătește marcajele de teren
Oferă informații despre turneu
2 persoane
Strânge materialele
4 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Lista echipelor
Formulare de înscriere a jucătorilor
Markere permanente
Certificate
Lista de contacte a voluntarilor
Carioci
Trofee
Listă de contacte a arbitrilor
Caiete
Medalii
Formulare de informații pentru echipă
Bilețele adezive
Premii pentru câștigători
Ecusoane de identificare pentru personal
Programele turneului
Carduri cu nume
Cadouri pentru participanți
Formulare de punctaj
Lanyard-uri
Pungi cadou
Formulare de check-in pentru echipe
Carnetul arbitrului
Flori pentru ceremonie
Felicitări pentru voluntari
Formulare de răspundere
Clipboarduri
Pixuri
Checklist pentru organizarea turneului
Sertar de casă
Document buget eveniment
Mărunțiș
Document cu regulile turneului
Carnet de bonuri
Programul meciurilor
Terminal de plată

Logistics

Față de masă pentru biroul de înscriere
Steaguri
Panou pentru biroul de bun venit
Panouri pentru bancă
Veste pentru voluntari
Cutie pentru obiecte pierdute și găsite
Tricouri de arbitru
Containere de depozitare
Cărucior de transport pentru materiale
Trusă de scule
Bandă adezivă
Bride de cablu
Foarfecă
Sfoară sau cordon
Panou pentru biroul de informații
Indicatoare direcționale
Mese pliabile
Panouri de parcare
Scaune pliabile
Numerele terenurilor
Bănci
Panouri pentru zona echipei
Scaune pentru spectatori
Panouri pentru vestiare
Cort de petrecere
Bannere pentru sponsori
Cort pliabil de adăpost
Masa de înregistrare
Bannerul turneului

Technical

Prize multiple
Încărcător portabil
Carduri de memorie
Cameră foto
Stativ
Baterii suplimentare pentru cameră
Laptop sau tabletă
Imprimantă
Hârtie pentru imprimantă
Cerneală pentru imprimantă
Megafon
Microfon
Sistem de sonorizare
Prelungitoare

Safety

Trusă de prim ajutor
Spray anti-țânțari
Conuri de siguranță
Acumulatori frigorifici
Dezinfectant pentru mâini
Lista contactelor de urgență
Bandă de delimitare
Pachete instant de răcire
Bandaje
Bandă sportivă
Bandaje elastice
Șervețele antiseptice
Mănuși de unică folosință
Pătură de supraviețuire
Cremă de protecție solară

Kitchen

Platouri de servire
Lăzi frigorifice

Activities

Fanioane de colț
Conuri de antrenament
Vopsea pentru marcarea terenului
Marcaje de antrenament
Tabel de scor
Mașină de trasat terenul
Fluiere de arbitru
Tabelă de scor portabilă
Mingi de fotbal
Ceasuri de arbitru
Mingi de fotbal de rezervă
Cronometru
Mingi de meci
Cartonașe de arbitru
Pompa de mingi
Porți de fotbal
Acele pentru pompă
Fanioane pentru arbitrii asistenți
Plase de poartă
Sac pentru mingi
Bentițe de căpitan
Plase de poartă de rezervă
Veste pentru echipă
Numere de pe spate sau veste

Groceries

Apă potabilă
Fructe
Sticle de apă
Sandvișuri
Dozator de apă
Batoane energizante
Pahare reutilizabile
Biscuiți
Pahare de unică folosință
Farfurii
Băuturi răcoritoare pentru voluntari
Băutură izotonică
Șervețele
Băuturi răcoritoare pentru organizatori
Băuturi răcoritoare
Tacâmuri
Cafea
Ceai
Gustări
Gheață

Cleaning

Mop
Saci de gunoi
Găleată
Saci pentru reciclare
Coșuri de gunoi
Coșuri de reciclare
Prosoape de hârtie
Spray de curățare
Lavete de curățare
Mătură
Fară de praf

Sfaturi

Stabilește din start câte echipe intră și ce nivel au. Pentru un turneu scurt, 8 sau 12 echipe se așază mult mai ușor în grupe decât un număr impar, care îți complică programul și pauzele.
Fixează durata meciurilor înainte să deschizi înscrierile. Dacă ai 10 minute pauză între meciuri și 2 terenuri, poți estima realist câte jocuri încap într-o zi fără să întârzii toată competiția.
Pregătește zona de înscriere cu formulare, listă de echipe și un punct clar de informare. La evenimentele cu multe echipe, oamenii întreabă primele 15 minute unde se completează datele și cine validează echipa.
Verifică vestiarele și spațiul pentru arbitri cu cel puțin o zi înainte. Dacă nu ai chei, indicatoare și acces clar, pierzi timp chiar înainte de primul fluier.
Ține la îndemână apă, gheață, trusă de prim ajutor și o listă de numere de urgență. La un turneu de fotbal, cele mai des uitate lucruri sunt apa pentru jucători și cine sună dacă apare o accidentare.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte trebuie făcut programul unui turneu de fotbal?: Ideal, programul se face cu 7–14 zile înainte, mai ales dacă ai mai mult de 6 echipe. Ai nevoie de timp pentru confirmări, traseul meciurilor și eventualele schimbări de ultim moment.
Câte echipe pot pune într-un turneu de fotbal de o zi?: În practică, 8–12 echipe sunt ușor de gestionat într-o singură zi, dacă meciurile sunt scurte. Dacă ai și pauze fixe de 10 minute, numărul final depinde direct de câte terenuri folosești.
Ce trebuie pregătit înainte să se deschidă înscrierile?: Ai nevoie de reguli, condiții de participare, formular de înscriere și o persoană care confirmă datele. Fără asta, corectezi informații pe loc și se adună greșeli la lista finală de echipe.
Ce se uită cel mai des la organizarea unui turneu de fotbal?: De obicei se uită apa, lista de contacte de urgență și cine verifică orele de start. Merită să le ai pregătite cu cel puțin 1 zi înainte, nu în dimineața evenimentului.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.