Kako organizovati teniski turnir bez zastoja

Teniski turnir se najlakše organizuje kada prvo ograničiš broj igrača i izabereš format, a tek onda rezervišeš terene i praviš raspored. Za singl, dubl i mešoviti dubl potrebna su različita pravila i više vremena za usklađivanje mečeva. Planiraj najmanje nekoliko nedelja unapred, posebno ako je broj terena ograničen. Pre početka proveri mreže, odštampaj spiskove i rezultate, i odredi ko tokom dana vodi prijave, rezultate i komunikaciju sa igračima.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Proverite teniske mreže
2
Odštampajte spiskove igrača
3
Odštampajte rezultate
4
Definišite svrhu turnira
5
Odaberite format turnira
6
Izaberite takmičenja u singlu, dublu ili mešovitom dublu
7
Definišite ciljnu starosnu grupu
8
Izaberite datum turnira
9
Izaberite rezervni datum po potrebi
10
Rezervišite teniske terene
11
Potvrdite dostupnost terena
12
Procenite očekivani broj učesnika
13
Odredite maksimalan broj igrača
14
Napravite budžet događaja
15
Odredite kotizaciju ako je primenljivo
16
Odlučite da li su gledaoci dobrodošli
17
Formirajte organizacioni tim
18
Raspodelite odgovornosti organizatora
19
Napravite vremenski plan priprema
20
Odlučite o pravilima turnira
21
Odredite format bodovanja
22
Odlučite da li su potrebni licencirani sudije
23
Ugovorite osiguranje događaja ako je potrebno
24
Pribavite sve potrebne dozvole
25
Napravite raspored turnira
26
Odredite trajanje mečeva
27
Planirajte raspored terena
28
Pripremite registraciju igrača
29
Otvorite prijave
30
Promovišite turnir
31
Podelite događaj na društvenim mrežama
32
Pošaljite pozivnice lokalnim klubovima
33
Pozovite rekreativne igrače
34
Pratite prijave
35
Odgovarajte na pitanja učesnika
36
Potvrdite ispunjenost uslova za učešće ako je potrebno
37
Napravite spisak učesnika
38
Zatvorite prijave
39
Pripremite žreb turnira
40
Nasumično rasporedite parove igrača ako je primenljivo
41
Objavite raspored mečeva
42
Pošaljite informacije o događaju učesnicima
43
Podelite uputstva za parking
44
Podelite uputstva do lokacije
45
Obavestite igrače o pravilima turnira
46
Regrutujte volontere
47
Raspodelite dužnosti volontera
48
Organizujte sudije ili zapisničare
49
Organizujte podršku prve pomoći
50
Planirajte zonu za osveženje
51
Obezbedite hranu i piće
52
Organizujte nagrade
53
Poručite medalje ili trofeje
54
Pripremite plejlistu za muziku
55
Objavite otvaranje turnira
56
Vratite pozajmljenu opremu
57
Pripremite sertifikate za učesnike
58
Kupite osveženje
59
Započnite prve mečeve
2 osoba
60
Odložite otpad na odgovoran način
61
Pripremite informacije dobrodošlice
62
Pripremite pakete dobrodošlice za igrače ako je primenljivo
63
Pratite raspored mečeva
64
Proverite da li su u prostoru ostavljene zaboravljene stvari
65
Proverite sve teniske terene
66
Napravite punjenje elektronskih uređaja
67
Zabeležite rezultate mečeva
2 osoba
68
Izmirite neplaćene obaveze
69
Pregledajte podlogu terena
70
Proverite internet vezu ako je potrebna
71
Ažurirajte turnirske kosture
72
Zahvalite sponzorima ako je primenljivo
73
Proverite mere terena
74
Obezbedite gotovinski polog ako je potrebno
75
Rešite probleme sa rasporedom
76
Objavite rezultate turnira
77
Očistite terene ako je potrebno
78
Pripremite mesta za odlaganje otpada
79
Rešite odustajanja igrača ako je potrebno
80
Pošaljite poruke zahvalnosti učesnicima
81
Pripremite prostore za gledaoce
82
Pripremite kante za reciklažu
83
Obezbedite da tereni ostanu čisti i bezbedni
2 osoba
84
Prikupite povratne informacije učesnika
85
Postavite stolove i stolice
86
Pripremite prostor događaja
87
Dopunjavajte osveženje tokom dana
2 osoba
88
Prođite kroz događaj sa organizacionim timom
89
Pripremite prijavni pult
90
Dekorišite prostor ako želite
91
Pružajte podršku volonterima tokom događaja
92
Zabeležite ideje za buduće turnire
93
Organizujte turnirsku dokumentaciju
94
Postavite svu signalizaciju
95
Obaveštavajte gledaoce
96
Odštampajte rasporede mečeva
97
Postavite zonu za prijavu
98
Organizujte finalni meč
2 osoba
99
Odštampajte turnirske kosture
100
Pripremite stanicu za osveženje
101
Pripremite ceremoniju dodele nagrada
2 osoba
102
Pripremite putokaze
103
Dočekajte učesnike po dolasku
2 osoba
104
Zahvalite se igračima i volonterima
105
Pripremite sponzorske banere, ako je primenljivo
106
Registrujte igrače po dolasku
2 osoba
107
Objavite završetak turnira
108
Proverite ozvučenje
109
Prikupite neizmirene uplate
110
Demontirajte opremu za turnir
2 osoba
111
Testirajte mikrofone, ako se koriste
112
Pružite informacije o turniru
2 osoba
113
Očistite prostor
2 osoba
114
Pripremite način plaćanja za registracije
115
Saopštite naredne mečeve
116
Podelite fotografije sa turnira
117
Rasporedite mesta za sedenje
118
Uručite nagrade i sertifikate
2 osoba
119
Izložite trofeje i nagrade
120
Napravite grupne fotografije

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Logistika

Potvrda rezervacije teniskog terena
Dobrodošlica
Kasa
Skoro montažno sklonište
Kutija s alatom
Sitni novac za kusur
Piknik stolovi
Višenamenski alat
Stolice za publiku
Krep traka
Klupice
Plastične vezice
Suncobrani za hlad
Makaze
Klupice za igrače
Konopac ili kabl
Dekoracije za događaj
Oglasna tabla
Usmeravajuće table
Parking table
Table sa brojevima terena
Sto za registraciju
Sponzorski baneri
Stolnjak za registraciju
Baneri događaja
Tabla za registraciju
Stolice za sto za registraciju
Informativna tabla
Preklopni stolovi
Baloni
Kutije za odlaganje
Preklopne stolice
Dekoracije za sto
Kolica za prevoz opreme
Šator sa tendom
Kutija za izgubljeno i nađeno

Administracija

Spisak kontakata volontera
Lepljivi papirići
Kontrolna lista za planiranje turnira
Budžet turnira
Zahvalnice za volontere
Raspored turnira
Pravila turnira
Knjiga priznanica
Pregled formata turnira
Prijavni obrasci
Spisak učesnika
Kutija za odlaganje klipborda
Flomasteri za označavanje
Spisak kontakata osoblja
Sveske
Raspored mečeva
Bedževi sa imenima
Turnirski kosturi
Trake za bedževe
Spisak dodela terena
Listovi za rezultat
Podloške za pisanje
Olovke
Permanentni markeri
Sertifikati

Aktivnosti

Traka za linije na terenu
Korpa za teniske loptice
Poklon-vrećice
Teniske mreže
Cveće za pobednike
Trake za centriranje mreže
Stubovi za mrežu
Alat za podešavanje mreže
Teniske loptice
Rezervne teniske loptice
Trofej
Četka za linije na terenu
Merna traka za teren
Alat za održavanje terena
Sudijske stolice
Semafori
Prenosni semafori
Pištaljke
Štoperica
Valjci za teren
Tajmer
Korpa za lopte
Medalje
Kolica za lopte
Cevi za lopte
Nagrade

Namirnice

Višekratne čaše
Salvete
Osvježenje za organizatore
Kutije za hladjenje
Led
Čaše za jednokratnu upotrebu
Kolačići
Sportska pića
Tanjiri
Bezalkoholna pića
Zdele
Kafa
Escajg
Čaj
Grickalice
Voda za piće
Voće
Dispenzer za vodu
Energetske pločice
Bokali za vodu za dopunu
Sendviči
Osveženje za volontere

Tehnika

Produžni kablovi
Produžni razvodnici
Punjači
Uređaj za kartično plaćanje
Kamera
Laptop
Stativ
Tablet
Rezervne baterije
Punjač za telefon
Memorijske kartice
Štampač
Papir za štampač
Mikrofon
Tinta za štampač
Zvučnik
Wi-Fi hotspot

Bezbednost

Rukavice za jednokratnu upotrebu
Krema za sunčanje
Sredstvo protiv insekata
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Komplet prve pomoći
Hladni oblozi
Instant hladni oblozi
Spisak za hitne kontakte
Zavoji
Lepljiva traka
Antiseptičke maramice

Čišćenje

Papirni ubrusi
Krpe za čišćenje
Sprej za čišćenje
Metla
Metlica za smeće
Mop
Kese za smeće
Kofa
Metle za teren
Kese za reciklažu
Kante za reciklažu
Kante za otpad

Kuhinja

Servirne tacne

Saveti

Najpre odredi svrhu turnira, starosnu grupu, discipline i maksimalan broj igrača. Tek kada znaš koliko mečeva treba odigrati, možeš realno proceniti broj terena i trajanje dana.
Rezerviši terene i rezervni termin najmanje 3–4 nedelje unapred. Potvrdu rezervacije sačuvaj uz raspored, jer promena jednog terena može pomeriti ceo turnir.
Napravite pravila pre otvaranja prijava: format takmičenja, bodovanje, trajanje meča, kašnjenje i način rešavanja nerešenog rezultata. Igrači treba da ih dobiju najkasnije 7 dana pre turnira.
Raspored napravi tek nakon što zatvoriš prijave i proveriš broj učesnika. Odštampaj najmanje jednu kopiju spiska igrača i rezultata po terenu, a dodatne kopije drži kod glavnog organizatora.
Ne ostavljaj logistiku za jutro turnira: proveri mreže, pripremi trake za centriranje, loptice, produžne kablove, osveženje i sitan novac. Ako se igra napolju, obezbedi sklonište i rezervni datum pre objave poziva.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizaciju teniskog turnira?: Za mali turnir počni najmanje 4 nedelje ranije, a za veći 6–8 nedelja unapred. Tereni, dozvole, sudije i rezervni termin često zahtevaju najviše vremena.
Koliko teniskih terena je potrebno za turnir?: Broj zavisi od formata, broja igrača i trajanja mečeva. Kao početnu procenu računaj da jedan teren može ugostiti približno 3–4 meča za 4 sata, pa raspored proveri tek kada znaš konačan broj prijavljenih.
Kada treba zaključiti prijave za teniski turnir?: Prijave zatvori najmanje 7 dana pre turnira. Tako ostaje dovoljno vremena za proveru uplata, izradu žreba, štampanje spiskova i slanje rasporeda učesnicima.
Šta ako na dan turnira padne kiša?: Odredi rezervni datum pre otvaranja prijava i jasno ga navedi u pozivu. Odluku o odlaganju objavi najmanje 3 sata pre početka, osim ako vremenska prognoza zahteva ranije obaveštenje.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.