Sådan planlægger du en tennisturnering fra start til slut

En god tennisturnering begynder ikke med kampplanen, men med rammerne: dato, banekapacitet, målgruppe og turneringsformat. Først fastlægger du, hvor mange spillere der kan deltage, og hvordan single-, double- eller mixed double-kategorierne skal fungere. Derefter fordeler du ansvaret, fastsætter regler og pointsystem og laver en realistisk tidsplan. På dagen handler det især om tydelige spillerlister, pointskemaer, fungerende net og en plan for forsinkelser.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Tjek tennissengene
2
Print spillerlisterne
3
Print pointskemaerne
4
Fastlæg turneringens mål
5
Vælg turneringsformatet
6
Vælg single-, double- eller mixed double-kategorier
7
Fastlæg målgruppen efter alder
8
Vælg en turneringsdato
9
Vælg en reservedato, hvis det er nødvendigt
10
Reserver tennisbanerne
11
Bekræft banernes tilgængelighed
12
Anslå det forventede deltagerantal
13
Fastlæg det maksimale antal spillere
14
Sæt eventbudgettet
15
Fastlæg evt. tilmeldingsgebyret
16
Beslut, om tilskuere er velkomne
17
Sammensæt organiseringsteamet
18
Fordel ansvaret i organisationen
19
Lav en tidsplan
20
Fastlæg turneringsreglerne
21
Fastlæg pointsystemet
22
Beslut, om der er brug for autoriserede dommere
23
Sørg evt. for eventforsikring
24
Søg de nødvendige tilladelser
25
Lav turneringsplanen
26
Fastlæg kampvarigheden
27
Planlæg baneopdelingen
28
Forbered spiller-tilmeldingen
29
Åbn tilmeldingen
30
Promover turneringen
31
Del eventet på sociale medier
32
Send invitationer til lokale klubber
33
Invitér motionsspillere
34
Overvåg tilmeldingerne
35
Besvar deltagernes spørgsmål
36
Bekræft om nødvendigt spillernes deltagelsesberettigelse
37
Lav deltagerlisten
38
Luk tilmeldingen
39
Forbered lodtrækningen til turneringen
40
Bland spillerparrene tilfældigt, hvis det er relevant
41
Offentliggør kampplanen
42
Send eventinformation til deltagerne
43
Del parkeringsinstruktioner
44
Del ruten til stedet
45
Informér spillerne om turneringsreglerne
46
Rekruttering af frivillige
47
Tildel frivilligopgaver
48
Sørg for dommere eller pointtællere
49
Sørg for førstehjælp
50
Planlæg forfriskningsområdet
51
Sørg for mad og drikke
52
Arrangér præmier
53
Bestil medaljer eller trofæer
54
Forbered en musikplayliste
55
Annoncér turneringens åbning
56
Aflever lånt udstyr tilbage
57
Forbered deltagercertifikater
58
Køb snacks
59
Start de første kampe
2 personer
60
Bortskaf affald på ansvarlig vis
61
Forbered velkomstinformation
62
Forbered om nødvendigt velkomstpakker til spillerne
63
Hold øje med kampprogrammet
64
Tjek stedet for glemte ting
65
Tjek alle tennisbaner
66
Oplad elektroniske enheder
67
Notér kampresultaterne
2 personer
68
Afregn udestående betalinger
69
Kontrollér baneunderlaget
70
Tjek internetforbindelsen om nødvendigt
71
Opdatér turneringsskemaerne
72
Tak sponsorerne om nødvendigt
73
Kontrollér banemålene
74
Sørg for kassen om nødvendigt
75
Løs planlægningsproblemer
76
Offentliggør turneringsresultaterne
77
Rengør banerne om nødvendigt
78
Forbered indsamlingspunkter til affald
79
Håndtér afmeldinger fra spillere om nødvendigt
80
Send takke-beskeder til deltagerne
81
Forbered områder til tilskuere
82
Forbered genbrugsbeholdere
83
Sørg for, at banerne forbliver rene og sikre
2 personer
84
Indsaml feedback fra deltagere
85
Sæt borde og stole op
86
Indret lokalet
87
Supplér snacks og forfriskninger i løbet af dagen
2 personer
88
Evaluér arrangementet med arrangørteamet
89
Forbered registreringsskranken
90
Pynt stedet om ønsket
91
Støt de frivillige under arrangementet
92
Notér idéer til fremtidige turneringer
93
Organisér turneringsdokumenter
94
Sæt al skiltning op
95
Hold tilskuerne informeret
96
Print kampprogrammer
97
Indret registreringsområdet
98
Arrangér finalen
2 personer
99
Print turneringsskemaerne
100
Bemand forfriskningsstanden
101
Forbered prisuddelingen
2 personer
102
Forbered vejvisere
103
Byd deltagerne velkommen ved ankomst
2 personer
104
Tak spillere og frivillige
105
Forbered sponsorbannere, hvis relevant
106
Registrér ankomne spillere
2 personer
107
Annoncér turneringens afslutning
108
Tjek lydanlægget
109
Indsaml udestående betalinger
110
Pak turneringsudstyret ned
2 personer
111
Test mikrofonerne, hvis de bruges
112
Giv turneringsinformation
2 personer
113
Rengør stedet
2 personer
114
Forbered betalingsmetoden til tilmeldinger
115
Kommunikér kommende kampe
116
Del turneringsbilleder
117
Indret siddepladser
118
Uddel præmier og certifikater
2 personer
119
Sæt trofæer og udmærkelser frem
120
Tag gruppebilleder

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Logistics

Bekræftelse af tennisbanereservation
Velkomstskilt
Kasseapparat
Sammenklappeligt telt
Værktøjskasse
Småpenge
Picnicborde
Multiværktøj
Stole til tilskuere
Ducttape
Bænke
Strips
Parasoller
Saks
Spillerbænke
Reb eller snor
Eventdekoration
Opslagstavle
Vejvisningsskilte
Parkeringsskilte
Baneskilte
Registreringsbord
Sponsorbannere
Borddug til registreringsbord
Eventbannere
Registreringstavle
Stole til registreringsskranke
Informationsskilt
Foldborde
Balloner
Opbevaringsbeholdere
Klappestole
Borddekoration
Transportvogn til udstyr
Festtelt
Kasse til glemte sager

Administration

Kontaktliste for frivillige
Post-its
Tjekliste til turneringsplanlægning
Turneringsbudget
Tak-kort til frivillige
Turneringsskema
Turneringsregler
Kvitteringshæfte
Oversigt over turneringsformat
Tilmeldingsformularer
Deltagerliste
Opbevaringskasse til clipboard
Highlighters
Personale-kontaktliste
Notesbøger
Kampplan
Navneskilte
Turneringsprogrammer
Lanyards
Banetildelingsliste
Scoringsark
Klembrætter
Penne
Permanentmarkere
Certifikater

Activities

Banelinjetape
Tennisboldopsamler
Gaveposer
Tennisnet
Blomster til vinderne
Midterbånd til net
Netstolper
Værktøj til netjustering
Tennisbolde
Reserve-tennisbolde
Trofæ
Banelinjebørste
Banemålebånd
Baneforbedringsværktøj
Dommerstole
Resultattavler
Bærbare resultattavler
Fløjter
Stopur
Baneruller
Timer
Boldkurv
Medaljer
Boldvogn
Boldrør
Præmier

Groceries

Genanvendelige kopper
Servietter
Forfriskninger til arrangørerne
Kølebokse
Is
Engangskopper
Småkager
Sportsdrikke
Tallerkener
Sodavand
Fade
Kaffe
Bestik
Te
Snacks
Drikkevand
Frugt
Vanddispenser
Energibarer
Genopfyldelige vandkander
Sandwicher
Forfriskninger til frivillige

Technical

Forlængerledninger
Stikdåser
Opladere
Betalingsterminal
Kamera
Bærbar computer
Stativ
Tablet
Ekstra batterier
Telefonoplader
Hukommelseskort
Printer
Printerpapir
Mikrofon
Printerblæk
Højttaler
Wi-Fi-hotspot

Safety

Engangshandsker
Solcreme
Insektafvisende middel
Hånddesinfektionsmiddel
Førstehjælpskit
Ispakker
Køleposer
Liste over nødkontakter
Plastre
Tape
Antiseptiske servietter

Cleaning

Papirhåndklæder
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Kost
Fejebakke
Moppe
Affaldssække
Spand
Banekost
Genanvendelsesposer
Genbrugsbeholdere
Affaldsbeholdere

Kitchen

Bakker

Tips

Reserver banerne, før tilmeldingen åbner, og bekræft kapaciteten igen senest 2 uger før turneringen. Regn med ekstra tid mellem kampene til opvarmning, boldopsamling og skift på banen.
Fastlæg formatet ud fra antal spillere og baner. Med få baner bliver et kortere gruppespil eller et enkelt knockout-format ofte mere realistisk end mange lange kampe.
Luk tilmeldingen mindst 7 dage før start, så du kan lave turneringsplanen, kontrollere spillerlisterne og printe pointskemaerne uden hastværk. Hav også en klar procedure for afbud.
Skriv reglerne på én side med pointsystem, kampformat, pauser og regler ved lige point. Det mindsker diskussioner, når en kamp bliver forsinket eller en spiller ikke møder op.
Giv hver frivillig ét tydeligt ansvarsområde og brug en fælles kontaktliste. Tjek dagen før, at tennisnet, midterbånd, bolde, forlængerledninger og opladere er på plads, og at arrangørerne har drikkevarer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at arrangere en tennisturnering?: Regn med 4-6 ugers forberedelse til en mindre turnering og længere tid, hvis du skal søge tilladelser eller bruge autoriserede dommere. Baner og dato bør være på plads mindst 4 uger før.
Hvor mange tennisbaner skal man bruge til en turnering?: Det afhænger af format, kampvarighed og deltagerantal, men planlæg typisk 1 bane pr. 4-8 spillere ved et kompakt program. Læg mindst 10-15 minutter mellem kampene, så tidsplanen ikke skrider fra starten.
Hvornår skal man lave turneringsplanen?: Lav den endelige turneringsplan, når tilmeldingen er lukket, normalt 5-7 dage før turneringen. Print spillerlister og pointskemaer senest dagen før, og gem en digital kopi til ændringer på dagen.
Hvad gør man, hvis en spiller melder afbud på dagen?: Aftal på forhånd, om en reserve kan træde ind, eller om kampen skal ændres. Hav en ansvarlig ved registreringen, som kan opdatere planen inden for 10 minutter og informere de berørte spillere.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.