Så organiserar du en tennisturnering – från idé till final

Börja med att bestämma turneringens syfte, målgrupp och spelform innan du bokar banor eller tar emot anmälningar. Därefter sätter du ett tak för antalet spelare, väljer datum och bygger ett schema som banorna faktiskt klarar. Regler, poängräkning och ansvar behöver vara tydliga före första matchen. Avsluta planeringen med en praktisk kontroll av nät, utskrivna spelarlistor, poängformulär och allt som behövs för en lång dag utomhus.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Kontrollera tennisnäten
2
Skriv ut spelarnas listor
3
Skriv ut poängformulären
4
Bestäm turneringens syfte
5
Välj turneringsform
6
Välj singel-, dubbel- eller mixed dubbel-klasser
7
Bestäm målgruppen utifrån ålder
8
Välj turneringsdatum
9
Välj vid behov ett reservdatum
10
Boka tennisbanorna
11
Bekräfta banornas tillgänglighet
12
Uppskatta det förväntade antalet deltagare
13
Bestäm maximalt antal spelare
14
Sätt evenemangets budget
15
Bestäm vid behov anmälningsavgiften
16
Bestäm om åskådare är välkomna
17
Sätt ihop organisationsteamet
18
Fördela ansvarsområden inom organisationen
19
Skapa en tidsplan
20
Bestäm turneringsreglerna
21
Bestäm poängräkningen
22
Bestäm om certifierade domare behövs
23
Ordna vid behov evenemangsförsäkring
24
Ansök om eventuella nödvändiga tillstånd
25
Skapa turneringsschemat
26
Bestäm matchlängden
27
Planera banfördelningen
28
Förbered spelaranmälan
29
Öppna anmälan
30
Marknadsför turneringen
31
Dela evenemanget på sociala medier
32
Skicka inbjudningar till lokala klubbar
33
Bjud in motionsspelare
34
Följ upp anmälningarna
35
Besvara deltagarnas frågor
36
Bekräfta vid behov spelarnas behörighet
37
Skapa deltagarlistan
38
Stäng anmälan
39
Förbered turneringslottningen
40
Slumpa vid behov spelpar
41
Publicera matchschemat
42
Skicka evenemangsinformation till deltagarna
43
Dela parkeringsinstruktioner
44
Dela vägen till platsen
45
Informera spelarna om turneringsreglerna
46
Rekrytera volontärer
47
Tilldela volontäruppgifter
48
Ordna domare eller poängräknare
49
Ordna första hjälpen
50
Planera förfriskningsområdet
51
Ordna mat och dryck
52
Ordna priser
53
Beställ medaljer eller troféer
54
Förbered en musikspellista
55
Meddela att turneringen öppnar
56
Lämna tillbaka lånade material
57
Förbered deltagarcertifikat
58
Köp snacks
59
Starta de första matcherna
2 personer
60
Hantera avfall på ett ansvarsfullt sätt
61
Förbered välkomstinformation
62
Förbered vid behov välkomstpaket för spelarna
63
Övervaka matchschemat
64
Kontrollera platsen efter kvarglömda saker
65
Kontrollera alla tennisbanor
66
Ladda elektroniska enheter
67
Notera matchresultat
2 personer
68
Reglera utestående betalningar
69
Kontrollera banunderlaget
70
Kontrollera internetanslutningen vid behov
71
Uppdatera turneringsschemana
72
Tacka vid behov sponsorerna
73
Kontrollera banmåtten
74
Ordna kassan vid behov
75
Lös schemaläggningsproblem
76
Publicera turneringsresultaten
77
Städa banorna vid behov
78
Förbered insamlingsplatser för avfall
79
Hantera spelares avanmälningar vid behov
80
Skicka tackmeddelanden till deltagarna
81
Förbered åskådarutrymmen
82
Förbered återvinningskärl
83
Se till att banorna hålls rena och säkra
2 personer
84
Samla in feedback från deltagare
85
Ställ fram bord och stolar
86
Ställ i ordning lokalen
87
Fyll på snacks under dagen
2 personer
88
Utvärdera evenemanget med arrangörsteamet
89
Förbered anmälningsdisken
90
Dekorera platsen om så önskas
91
Stöd volontärerna under evenemanget
92
Dokumentera idéer för framtida turneringar
93
Organisera turneringsdokumenten
94
Sätt upp all skyltning
95
Håll åskådarna informerade
96
Skriv ut matchscheman
97
Inred anmälningsområdet
98
Organisera finalen
2 personer
99
Skriv ut turneringsschemana
100
Sköt förfriskningsståndet
101
Förbered prisutdelningen
2 personer
102
Förbered vägvisare
103
Välkomna deltagarna vid ankomst
2 personer
104
Tacka spelarna och volontärerna
105
Förbered sponsorbanners vid behov
106
Registrera ankommande spelare
2 personer
107
Meddela att turneringen avslutas
108
Kontrollera ljudanläggningen
109
Ta emot utestående betalningar
110
Montera ned turneringsmaterialet
2 personer
111
Testa mikrofonerna, om de används
112
Ge turneringsinformation
2 personer
113
Städa platsen
2 personer
114
Förbered betalningsmetoden för anmälningar
115
Kommunicera kommande matcher
116
Dela turneringsfoton
117
Ordna sittplatser
118
Dela ut priser och certifikat
2 personer
119
Ställ fram troféer och utmärkelser
120
Ta gruppfoton

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Logistics

Bokningsbekräftelse för tennisbana
Välkomstskylt
Kassaapparat
Hopfällbart tält
Verktygslåda
Litet kassalånsbelopp
Picknickbord
Multiverktyg
Stolar för åskådare
Duct tape
Bänkar
Buntband
Parasoller
Sax
Bänkar för spelare
Rep eller snöre
Evenemangsdekoration
Anslagstavla
Vägvisningsskyltar
Parkeringsskyltar
Banskyltar
Registreringsbord
Sponsorbanners
Bordduk för registreringsbord
Evenemangsbanderoller
Registreringstavla
Stolar för registreringsdisk
Informationstavla
Hopfällbara bord
Ballonger
Förvaringskärl
Hopfällbara stolar
Borddekoration
Transportvagn för utrustning
Partytält
Hittegodsbox

Administration

Kontaktlista för volontärer
Post-it-lappar
Checklista för turneringsplanering
Turneringsbudget
Tackkort för volontärer
Turneringsschema
Turneringsregler
Kvittohäfte
Översikt över turneringsformat
Anmälningsformulär
Deltagarlista
Förvaringslåda för clipboard
Överstrykningspennor
Personalkontaktlista
Anteckningsböcker
Tävlingsschema
Namnskyltar
Turneringsscheman
Lanyards
Banplaceringslista
Poängblad
Klämmor
Pennor
Permanentmarkörer
Certifikat

Activities

Banelinjetape
Tennisbollsfångare
Presentpåsar
Tennnät
Blommor till vinnarna
Nätens mittband
Nätstolpar
Verktyg för nätjustering
Tennisbollar
Extra tennisbollar
Trofé
Banhyresborste
Måttband för bana
Banunderhållsverktyg
Domarstolar
Resultattavlor
Portabla resultattavlor
Visselpipor
Stoppur
Banrullar
Timer
Bollkorg
Medaljer
Bollvagn
Bolltuber
Priser

Groceries

Återanvändbara muggar
Servetter
Förfriskningar för arrangörerna
Kylboxar
Is
Engångsmuggar
Kakor
Sportdrycker
Tallrikar
Läsk
Fat
Kaffe
Bestick
Te
Snacks
Dricksvatten
Frukt
Vattendispenser
Energibars
Påfyllningsbara vattenkannor
Smörgåsar
Förtäring för volontärer

Technical

Förlängningssladdar
Grenuttag
Laddare
Betalterminal
Kamera
Bärbar dator
Stativ
Surfplatta
Extra batterier
Telefonladdare
Minneskort
Skrivare
Skrivarpapper
Mikrofon
Skrivarbläck
Högtalare
Wi-Fi-hotspot

Safety

Engångshandskar
Solkräm
Insektsmedel
Handdesinfektion
Första hjälpen-kit
Ispåsar
Snabbkylpåsar
Lista med nödkontakter
Plåster
Tejp
Antiseptiska våtservetter

Cleaning

Pappershanddukar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Kvast
Sopskyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink
Banborstar
Återvinningspåsar
Återvinningskärl
Soptunnor

Kitchen

Serveringsbrickor

Tips

Boka tennisbanorna så snart datumet är bestämt och bekräfta tillgängligheten skriftligt. Lägg vid behov in ett reservdatum innan anmälan öppnar, eftersom ett regnbyte annars snabbt skapar konflikter.
Sätt maxantalet spelare utifrån antal banor och tillgängliga timmar, inte utifrån hur många som brukar vara intresserade. Gör schemat i förväg och kontrollera att varje match får plats med byten, pauser och eventuella förseningar.
Bestäm singel, dubbel eller mixed dubbel innan du publicerar anmälan. Ange också åldersgrupp, regler och poängräkning tydligt, så att du slipper ändra klasser eller matchformat efter sista anmälningsdag.
Förbered spelarlistor, turneringsschema och poängformulär senast dagen före. Ha flera extra kopior på plats; papper och pennor är sådant som ofta saknas när en match flyttas eller en spelare stryks.
Utse ansvariga för bana, resultat, deltagarkontakt och praktisk service. Kontrollera tennisnäten före start och planera skugga, vatten, solkräm och städning, särskilt om turneringen pågår i flera timmar.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man boka tennisbanor för en turnering?: Boka helst banorna 6–8 veckor före turneringen, särskilt om du behöver flera banor samtidigt. Bekräfta bokningen igen 7 dagar före start och kontrollera vad som gäller vid regn.
Hur många spelare får plats i en tennisturnering?: Det beror på antal banor, spelform och tillgänglig tid. Räkna baklänges från ett schema med minst 10–15 minuters marginal mellan matcherna och sätt maxantalet först när schemat håller.
När ska man skicka ut turneringsschemat?: Skicka ett preliminärt schema senast 3 dagar före turneringen och den slutliga versionen senast kvällen före. Ha dessutom en utskriven kopia på plats för ändringar och sena strykningar.
Behöver en tennisturnering certifierade domare?: Inte alltid. Bestäm behovet när regler och tävlingsnivå är fastställda, och boka domare minst 3–4 veckor före om matcherna kräver officiell bedömning.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.