Näin järjestät toimivan tennisturnauksen

Tennisturnaus kannattaa rakentaa ensin pelaajamäärän ja käytettävissä olevien kenttien ympärille. Päätä sarjat, pelimuoto ja pisteytys ennen ilmoittautumisen avaamista, jotta otteluohjelma ei veny viime hetkellä. Varaa kentät ja mahdollinen varapäivä ajoissa, kokoa järjestelytiimi ja jaa vastuut selkeästi. Lopuksi tarkista verkot, tuloslomakkeet, pelaajalistat ja kenttien käytännöt ennen ensimmäistä ottelua.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Tarkista tennisverkot
2
Tulosta pelaajalistat
3
Tulosta tuloslomakkeet
4
Määritä turnauksen tavoite
5
Valitse turnauksen muoto
6
Valitse sarjat: kaksin-, nelin- tai sekanelinpeli
7
Määritä kohdeikäryhmä
8
Valitse turnauspäivä
9
Valitse tarvittaessa varapäivä
10
Varaa tenniskentät
11
Vahvista kenttien saatavuus
12
Arvioi odotettu osallistujamäärä
13
Määritä pelaajien enimmäismäärä
14
Laadi tapahtuman budjetti
15
Määritä tarvittaessa osallistumismaksu
16
Päätä, ovatko katsojat tervetulleita
17
Kokoa järjestelytiimi
18
Jaa vastuut järjestelyissä
19
Laadi aikataulu
20
Määritä turnauksen säännöt
21
Määritä pisteytys
22
Päätä, tarvitaanko sertifioituja tuomareita
23
Järjestä tarvittaessa tapahtumavakuutus
24
Hae tarvittavat luvat
25
Laadi turnauskaavio
26
Määritä otteluiden kesto
27
Suunnittele kenttäjaot
28
Valmistele pelaajien ilmoittautuminen
29
Avaa ilmoittautuminen
30
Markkinoi turnausta
31
Jaa tapahtuma sosiaalisessa mediassa
32
Lähetä kutsut paikallisille seuroille
33
Kutsu harrastepelaajia
34
Seuraa ilmoittautumisia
35
Vastaa osallistujien kysymyksiin
36
Vahvista tarvittaessa pelaajien kelpoisuus
37
Laadi osallistujalista
38
Sulje ilmoittautuminen
39
Valmistele turnauksen arvonta
40
Arvo tarvittaessa pelaajaparit satunnaisesti
41
Julkaise otteluohjelma
42
Lähetä tapahtumatiedot osallistujille
43
Jaa pysäköintiohjeet
44
Jaa reitti tapahtumapaikalle
45
Tiedota pelaajille turnauksen säännöistä
46
Vapaaehtoisten rekrytointi
47
Jaa vapaaehtoistehtävät
48
Järjestä tuomarit tai pistekirjurit
49
Järjestä ensiapu
50
Suunnittele tarjoilualue
51
Järjestä ruoat ja juomat
52
Järjestä palkinnot
53
Tilaa mitalit tai pokaalit
54
Valmistele musiikkilista
55
Ilmoita turnauksen avajaisista
56
Palauta lainatut materiaalit
57
Valmistele osallistujatodistukset
58
Osta välipaloja
59
Aloita ensimmäiset ottelut
2 henkilöä
60
Hävitä jätteet vastuullisesti
61
Valmistele tervetuloinfo
62
Valmistele tarvittaessa pelaajien tervetuliaispaketit
63
Seuraa otteluohjelmaa
64
Tarkista tapahtumapaikalta unohtuneet tavarat
65
Tarkista kaikki tennis kentät
66
Lataa elektroniset laitteet
67
Kirjaa ottelutulokset
2 henkilöä
68
Hoida avoimet maksut
69
Tarkista kenttäalusta
70
Tarkista tarvittaessa internetyhteys
71
Päivitä turnausaikataulut
72
Kiitä tarvittaessa sponsoreita
73
Tarkista kentän mitat
74
Järjestä tarvittaessa kassa
75
Ratkaise aikatauluongelmat
76
Julkaise turnaustulokset
77
Puhdista kentät tarvittaessa
78
Valmistele jätteenkeräyspisteet
79
Käsittele tarvittaessa pelaajien peruutukset
80
Lähetä kiitosviestit osallistujille
81
Valmistele katsomoalueet
82
Valmistele kierrätysastiat
83
Pidä kentät puhtaina ja turvallisina
2 henkilöä
84
Kerää palautetta osallistujilta
85
Järjestä pöydät ja tuolit
86
Järjestä tapahtumapaikka
87
Täydennä välipalat pitkin päivää
2 henkilöä
88
Arvioi tapahtuma järjestäjätiimin kanssa
89
Valmistele ilmoittautumistiski
90
Koristele tapahtumapaikka tarvittaessa
91
Tue vapaaehtoisia tapahtuman aikana
92
Tallenna ideat tulevia turnauksia varten
93
Järjestä turnausasiakirjat
94
Aseta kaikki opasteet paikoilleen
95
Pidä katsojat ajan tasalla
96
Tulosta otteluohjelmat
97
Järjestä ilmoittautumisalue
98
Järjestä finaali
2 henkilöä
99
Tulosta turnausaikataulut
100
Hoida tarjoilupistettä
101
Valmistele palkintojenjako
2 henkilöä
102
Valmistele opasteet
103
Toivota osallistujat tervetulleiksi heidän saapuessaan
2 henkilöä
104
Kiitä pelaajia ja vapaaehtoisia
105
Valmistele sponsoribanderollit tarvittaessa
106
Rekisteröi saapuvat pelaajat
2 henkilöä
107
Ilmoita turnauksen päättymisestä
108
Tarkista äänentoisto
109
Peri avoimet maksut
110
Pura turnausmateriaalit
2 henkilöä
111
Testaa mikrofonit, jos niitä käytetään
112
Anna turnaustietoja
2 henkilöä
113
Siivoa tapahtumapaikka
2 henkilöä
114
Valmistele ilmoittautumisten maksutapa
115
Viestitä tulevista otteluista
116
Jaa turnauskuvia
117
Järjestä istumapaikat
118
Jaa palkinnot ja todistukset
2 henkilöä
119
Aseta pokaalit ja kunniamaininnat esille
120
Ota ryhmäkuvia

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Logistics

Tennis kentän varausvahvistus
Tervetulokyltti
Kassa
Taitettava teltta
Työkalupakki
Pieni käteiskassa
Piknikpöydät
Monitoimityökalu
Katsojien tuolit
Teippirulla
Penkit
Nippusiteet
Aurinkovarjot
Sakset
Pelaajapenkkejä
Narua tai köyttä
Tapahtumakoristeet
Ilmoitustaulu
Suuntakyltit
Pysäköintikyltit
Kenttäkyltit
Ilmoittautumispöytä
Sponsoribannerit
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
Tapahtumabannerit
Ilmoittautumistaulu
Tuolit ilmoittautumistiskille
Infotaulu
Kokoontaitettavat pöydät
Ilmapallot
Säilytysastiat
Taittotuolit
Pöytäkoristeet
Materiaalin kuljetuskärry
Juhlateltta
Löytötavaralaatikko

Administration

Vapaaehtoisten yhteystiedot
Muistilaput
Turnaussuunnittelun tarkistuslista
Turnausbudjetti
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Turnausaikataulu
Turnauksen säännöt
Kuittivihko
Turnausmuodon yleiskuva
Ilmoittautumislomakkeet
Osallistujalista
Kansioiden säilytyslaatikko
Korostuskynät
Henkilökunnan yhteystaulukko
Muistikirjat
Otteluaikataulu
Nimikyltit
Turnausaikataulut
Kaulanauhat
Kenttäjaottelulista
Pisteytyslomakkeet
Leikepöydät
Kynät
Pysyvät tussit
Todistukset

Activities

Kenttälinjateippi
Tennispallojen keräysastia
Lahjakassit
Tennisverkot
Kukat voittajille
Verkkojen keskivyöt
Verkon tolpat
Verkon säätötyökalu
Tennispallot
Varatennispallot
Palkinto
Kenttälinjojen harja
Kenttämittanauha
Kentänhuoltovälineet
Tuomarin tuolit
Tulostaulut
Kannettavat tulostaulut
Pillit
Sekuntikello
Kenttärullat
Ajastin
Pallokori
Mitalit
Pallokärry
Pallotubit
Palkinnot

Groceries

Uudelleenkäytettävät kupit
Servetit
Tarjoilut järjestäjille
Kylmälaukut
Jää
Kertakäyttökupit
Pikkuleivät
Urheilujuomat
Lautaset
Virvoitusjuomat
Tarjoiluvadit
Kahvi
Ruokailuvälineet
Tee
Välipalat
Juomavesi
Hedelmät
Vesiautomaatti
Energiapatukat
Täytettävät vesikannut
Voileivät
Vapaaehtoisten tarjoilut

Technical

Jatkojohdot
Jatkopistorasiat
Laturit
Maksupääte
Kamera
Kannettava tietokone
Jalusta
Tabletti
Varaparistot
Puhelimen laturi
Muistikortit
Tulostin
Tulostinpaperi
Mikrofoni
Tulostimen muste
Kaiutin
Wi-Fi-hotspot

Safety

Kertakäyttökäsineet
Aurinkovoide
Hyönteiskarkote
Käsidesi
Ensiapupakkaus
Kylmäpakkaukset
Kylmäpakkaukset
Hätäyhteystietoluettelo
Laastarit
Teippi
Antiseptiset pyyhkeet

Cleaning

Paperipyyhkeet
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Luuta
Lattiaharja
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri
Kenttäharjat
Kierrätyspussit
Kierrätysastiat
Jäteastiat

Kitchen

Tarjoiluastiat

Vinkit

Aloita osallistujamäärästä: määritä enimmäismäärä ennen ilmoittautumista ja tarkista, montako ottelua kentät mahdollistavat päivän aikana. Esimerkiksi kahdella kentällä aikataulu on nopeasti liian tiukka, jos jokainen pelaaja tarvitsee useita otteluita.
Valitse pelimuoto ja sarjat ajoissa. Kaksinpeli, nelinpeli ja sekanelinpeli tarvitsevat erilaiset kaaviot, ja pelaajien ikäryhmä vaikuttaa myös sääntöihin sekä otteluiden pituuteen.
Varaa kentät kirjallisesti ja vahvista saatavuus vähintään 2–4 viikkoa ennen turnausta. Merkitse samalla aloitus- ja lopetusajat sekä varapäivä, jos sää tai kenttäolosuhteet voivat aiheuttaa muutoksen.
Tee otteluohjelma vasta, kun pelaajalista on riittävän lopullinen. Tulosta ohjelma, pelaajalistat ja tuloslomakkeet valmiiksi, jotta järjestäjän ei tarvitse rakentaa kaaviota puhelimella paikan päällä.
Nimeä yksi henkilö vastaamaan ottelutuloksista ja toinen kenttäjärjestelyistä. Tarkista tennisverkot, keskivyöt, pallot ja tarvittavat tuomarit ennen avausta, sillä puuttuva väline tai epäselvä sääntö pysäyttää koko aikataulun.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta tenniskenttää tarvitaan turnaukseen?: Määrä riippuu pelaajamäärästä, otteluiden kestosta ja pelimuodosta. Kahdella kentällä kannattaa pitää osallistujamäärä maltillisena tai varata vähintään 6–8 tuntia, jos sama pelaaja pelaa useita otteluita.
Kuinka aikaisin tenniskentät pitää varata?: Varaa kentät yleensä 2–4 viikkoa ennen turnausta ja vahvista varaus vielä noin viikkoa ennen tapahtumaa. Suosittuna ajankohtana varaus kannattaa tehdä jo 1–2 kuukautta etukäteen.
Miten tennisturnauksen otteluohjelma tehdään?: Laadi ensin sarjat, pelaajamäärät, pisteytys ja otteluiden arvioitu kesto. Tee kaavio ja aikataulu viimeistään 3–7 päivää ennen turnausta, kun ilmoittautumiset ovat riittävän varmoja.
Tarvitaanko tennisturnaukseen tuomareita?: Pienessä harrasteturnauksessa pelaajat voivat usein ratkaista tilanteet keskenään, mutta päätös kannattaa tehdä etukäteen. Jos mukana on nuoria pelaajia, kilpailullinen sarja tai paljon otteluita, varaa tuomarit vähintään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.