Slik organiserer du en tennisturnering

Start med å bestemme hva turneringen skal oppnå, hvem som skal delta og om dere spiller singel, double eller mixed double. Deretter reserverer du banene, setter en øvre grense for antall spillere og velger format og poengsystem. Når rammene er klare, fordeler du ansvar, lager tidslinje og ferdigstiller turneringsoppsettet. De siste dagene handler mest om å bekrefte deltakere, skrive ut spillerlister og scoreark og kontrollere tennisnett og annet nødvendig utstyr.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Sjekk tennisnettene
2
Skriv ut spillerlistene
3
Skriv ut scorearkene
4
Bestem turneringens mål
5
Velg turneringsformat
6
Velg singel-, dobbel- eller mixed double-klasse
7
Bestem aldersgruppen
8
Velg turneringsdato
9
Velg en reserve dato om nødvendig
10
Reserver tennisbanene
11
Bekreft bane-tilgjengeligheten
12
Anslå forventet antall deltakere
13
Fastsett maksimalt antall spillere
14
Sett opp arrangementets budsjett
15
Bestem påmeldingsavgiften hvis aktuelt
16
Avgjør om tilskuere er velkomne
17
Sammensett organisasjonsteamet
18
Fordel ansvarsområdene i organisasjonen
19
Lag en tidslinje for planleggingen
20
Bestem turneringsreglene
21
Bestem poengsystemet
22
Avgjør om sertifiserte dommere er nødvendig
23
Skaff eventforsikring ved behov
24
Søk om nødvendige tillatelser
25
Lag turneringsoppsettet
26
Bestem kampvarigheten
27
Planlegg baneinndelingen
28
Forbered spillerpåmeldingen
29
Åpne påmeldingen
30
Promoter turneringen
31
Del arrangementet på sosiale medier
32
Send invitasjoner til lokale klubber
33
Inviter mosjonsspillere
34
Følg med på påmeldingene
35
Svar på spørsmål fra deltakerne
36
Bekreft om nødvendig spillernes kvalifikasjon
37
Lag deltakerlisten
38
Steng påmeldingen
39
Forbered turneringstrekket
40
Bytt spillerparene tilfeldig hvis aktuelt
41
Publiser kampoppsettet
42
Send arrangementsinformasjon til deltakerne
43
Del parkeringsinstruksjoner
44
Del veien til stedet
45
Informer spillerne om turneringsreglene
46
Rekruttere frivillige
47
Fordel frivilligoppgaver
48
Skaff dommere eller resultattellere
49
Sørg for førstehjelpstjeneste
50
Planlegg serveringsområdet
51
Skaff mat og drikke
52
Organiser premier
53
Bestill medaljer eller trofeer
54
Forbered en spilleliste med musikk
55
Kunngjør åpningen av turneringen
56
Lever tilbake lånt utstyr
57
Forbered deltakerbevis
58
Kjøp snacks
59
Start de første kampene
2 personer
60
Håndter avfall på en ansvarlig måte
61
Forbered velkomstinformasjon
62
Forbered velkomstpakker til spillerne, hvis aktuelt
63
Følg med på kampoppsettet
64
Sjekk stedet for gjenglemte ting
65
Kontroller alle tennisbanene
66
Lad elektroniske enheter
67
Registrer kampresultater
2 personer
68
Gjøre opp utestående betalinger
69
Sjekk banedekket
70
Kontroller internettforbindelsen ved behov
71
Oppdater turneringsoppsettet
72
Takk sponsorene, hvis aktuelt
73
Kontroller banemålene
74
Sørg for kassen ved behov
75
Løs planleggingsproblemer
76
Publiser turneringsresultatene
77
Rengjør banene ved behov
78
Forbered innsamlingspunkter for avfall
79
Håndter spilleravmeldinger ved behov
80
Send takkebeskjeder til deltakerne
81
Forbered områder for tilskuere
82
Forbered returbeholdere for resirkulering
83
Sørg for at banene holder seg rene og trygge
2 personer
84
Samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne
85
Sett opp bord og stoler
86
Rigge til lokalet
87
Fyll på med snacks i løpet av dagen
2 personer
88
Evaluer arrangementet med arrangørteamet
89
Forbered påmeldingsskranken
90
Pynt stedet hvis ønskelig
91
Støtt frivillige under arrangementet
92
Noter ideer til fremtidige turneringer
93
Organiser turneringsdokumenter
94
Sett opp all skilting
95
Hold tilskuerne informert
96
Skriv ut kampoppsett
97
Sett opp påmeldingsområdet
98
Organiser finalen
2 personer
99
Skriv ut turneringsoppsettet
100
Driv serveringsboden
101
Forbered premieutdelingen
2 personer
102
Forbered veivisere
103
Ønsk deltakerne velkommen ved ankomst
2 personer
104
Takk spillere og frivillige
105
Forbered sponsorbannere, hvis aktuelt
106
Registrer ankommende spillere
2 personer
107
Kunngjør at turneringen er over
108
Sjekk lydanlegget
109
Innkrev utestående betalinger
110
Demonter turneringsutstyr
2 personer
111
Test mikrofonene, hvis brukt
112
Gi turneringsinformasjon
2 personer
113
Rydd stedet
2 personer
114
Forbered betalingsmåten for påmeldinger
115
Informer om kommende kamper
116
Del turneringsbilder
117
Sett opp sitteplasser
118
Del ut premier og sertifikater
2 personer
119
Still ut pokaler og utmerkelser
120
Ta gruppebilder

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Logistics

Bekreftelse på reservasjon av tennisbane
Velkomstskilt
Kasseapparat
Sammenleggbeltelt
Verktøykasse
Småpenger
Piknikbord
Multiverktøy
Stoler for tilskuere
Duct tape
Benker
Kabelstrips
Parasoller
Saks
Benker for spillere
Tau eller snor
Eventdekorasjon
Oppslagstavle
Retningsskilt
Parkeringsskilt
Baneskilt
Registreringsbord
Sponsorbannere
Duk til registreringsbord
Eventbannere
Registreringstavle
Stoler til registreringsskranke
Informasjonstavle
Sammenleggbare bord
Ballonger
Oppbevaringskasser
Klappstoler
Borddekorasjon
Transportvogn for utstyr
Partytelt
Boks for gjenglemt og funnet

Administration

Kontaktliste for frivillige
Post-it-lapper
Sjekkliste for turneringsplanlegging
Turneringsbudsjett
Takkekort til frivillige
Turneringsoppsett
Turneringsregler
Kvitteringshefte
Oversikt over turneringsformatet
Påmeldingsskjemaer
Deltakerliste
Oppbevaringsboks for klipptavler
Markeringstusjer
Kontaktliste for ansatte
Notatbøker
Kampoppsett
Navneskilt
Turneringsoppsett
Lanyards
Liste over baneinndeling
Poengark
Klypebrett
Penner
Permanentmarkører
Sertifikater

Activities

Banemerketape
Balloppsamlingskurv
Gaveposer
Tennisnett
Blomster til vinnerne
Midtremmer for nett
Nettstolper
Verktøy for nettjustering
Tennisballer
Ekstra tennisballer
Trofé
Banejernbørste
Målebånd for bane
Verktøy for banevedlikehold
Dommerstoler
Resultattavler
Bærbare resultattavler
Fløyter
Stoppklokke
Banevalser
Timer
Ballkurv
Medaljer
Balltralle
Ballrør
Premier

Groceries

Gjenbrukbare kopper
Servietter
Snacks til arrangørene
Kjølebokser
Is
Engangskopper
Kjeks
Sportsdrikker
Tallerkener
Brus
Serveringsfat
Kaffe
Bestikk
Te
Snacks
Drikkevann
Frukt
Vannautomat
Energibarer
Påfyllbare vannkanner
Smørbrød
Forfriskninger for frivillige

Technical

Skjøteledninger
Grenuttak
Ladere
Betalingsterminal
Kamera
Laptop
Stativ
Nettbrett
Ekstra batterier
Telefonlader
Minnekort
Skriver
Skriverpapir
Mikrofon
Printerblekk
Høyttaler
Wi-Fi-hotspot

Safety

Engangshansker
Solkrem
Insektsmiddel
Hånddesinfeksjonsmiddel
Førstehjelpsskrin
Isposer
Instant cold packs
Liste over nødkontakter
Plaster
Teip
Antiseptiske servietter

Cleaning

Papirhåndklær
Rengjøringskluter
Rengjøringsspray
Kosteskaft
Feiebrett
Mopp
Avfallsposer
Bøtte
Banekoster
Resirkuleringsposer
Resirkuleringsbeholdere
Søppelkasser

Kitchen

Brett

Tips

Reserver banene før du åpner påmeldingen, og avtal en reservedato samtidig. Da unngår du å ta imot flere spillere enn banekapasiteten tåler.
Fastsett format, aldersgruppe og poengsystem tidlig. Et tydelig oppsett gjør det enklere å beregne kampantall, spilletid og hvor mange scoreark du trenger.
Sett en maksimalgrense for antall spillere og lag en venteliste når grensen er nådd. Bekreft deltakerne senest 3–5 dager før turneringen, slik at oppsettet kan ferdigstilles.
Fordel ansvar for kampflyt, registrering, utstyr og frivillige før arrangementsdagen. Ha kontaktlisten tilgjengelig, og avklar minst én person som kan håndtere endringer underveis.
Gå gjennom banene og tennisnettene før første kamp, ikke når spillerne allerede står klare. Legg frem spillerlister, scoreark, baller og balloppsamlingskurv på forhånd, og merk eventuelle områder tydelig.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan begynner jeg å organisere en tennisturnering?: Begynn med mål, målgruppe, aldersgruppe og format: singel, double eller mixed double. Reserver deretter banene og fastsett maksimal kapasitet før du starter påmeldingen.
Hvor mange spillere bør det være i en tennisturnering?: Antallet avhenger av hvor mange baner dere har og hvor lenge turneringen skal vare. Sett en fast maksgrense basert på beregnet kampantall, og bekreft deltakerlisten 3–5 dager før start.
Når bør jeg lage turneringsoppsettet?: Lag et foreløpig oppsett etter at påmeldingen åpner, men ferdigstill det først når deltakerlisten er bekreftet. Skriv ut spillerlister og scoreark senest dagen før turneringen.
Trenger jeg dommere til en tennisturnering?: Det kommer an på nivå, format og reglene dere bruker. Avklar behovet minst 2–3 uker før turneringen, slik at sertifiserte dommere kan skaffes dersom det kreves.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.