Как да организирате тенис турнир без хаос

Започнете с целта, формата и броя участници, преди да резервирате кортовете. След това подредете бюджета, правилата, графика и отговорностите в екипа. Оставете време за турнирната схема, формулярите за резултати и проверката на мрежите, защото именно те често се подготвят твърде късно. Планирайте и резервна дата, ако турнирът е на открито.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Проверете тенис мрежите
2
Разпечатайте списъците с играчи
3
Разпечатайте формулярите за резултати
4
Определете целта на турнира
5
Изберете формата на турнира
6
Изберете състезания на сингъл, двойки или смесени двойки
7
Определете възрастовата група
8
Изберете дата за турнира
9
Изберете резервна дата, ако е необходимо
10
Резервирайте тенис кортовете
11
Потвърдете наличността на кортовете
12
Оценете очаквания брой участници
13
Определете максималния брой играчи
14
Съставете бюджета на събитието
15
Определете таксата за участие, ако е приложимо
16
Решете дали зрителите са добре дошли
17
Сформирайте организационния екип
18
Разпределете отговорностите в организацията
19
Изгответе график по време
20
Определете правилата на турнира
21
Определете точкуването
22
Решете дали са необходими сертифицирани съдии
23
Осигурете застраховка за събитието, ако е необходимо
24
Подайте необходимите разрешителни, ако има такива
25
Изготвeте турнирната схема
26
Определете продължителността на мачовете
27
Планирайте разпределението на кортовете
28
Подгответе записването на играчите
29
Отворете записването
30
Промотирайте турнира
31
Споделете събитието в социалните мрежи
32
Изпратете покани до местни клубове
33
Поканете любители играчи
34
Следете записванията
35
Отговаряйте на въпросите на участниците
36
Потвърдете допустимостта на играчите, ако е необходимо
37
Създайте списъка с участници
38
Затворете записването
39
Подгответе жребия за турнира
40
Разбъркайте на случаен принцип двойките играчи, ако е приложимо
41
Публикувайте схемата на мачовете
42
Изпратете информация за събитието на участниците
43
Споделете инструкциите за паркиране
44
Споделете маршрута до мястото на провеждане
45
Информирайте играчите за правилата на турнира
46
Набиране на доброволци
47
Разпределете задачите на доброволците
48
Осигурете съдии или записващи резултатите
49
Осигурете първа помощ
50
Планирайте зоната за освежителни напитки
51
Осигурете храна и напитки
52
Организирайте наградите
53
Поръчайте медали или трофеи
54
Подгответе музикален плейлист
55
Обявете откриването на турнира
56
Върнете взетите назаем материали
57
Подгответе сертификати за участниците
58
Купете закуски
59
Започнете първите мачове
2 души
60
Изхвърлете отпадъците по отговорен начин
61
Подгответе приветствена информация
62
Ако е приложимо, подгответе пакети за посрещане на играчите
63
Следете графика на мачовете
64
Проверете мястото за забравени вещи
65
Проверете всички тенис кортове
66
Заредете електронните устройства
67
Запишете резултатите от мачовете
2 души
68
Изчистете дължимите плащания
69
Проверете настилката на корта
70
Ако е необходимо, проверете интернет връзката
71
Актуализирайте турнирните схеми
72
Ако е приложимо, благодарете на спонсорите
73
Проверете размерите на корта
74
Ако е необходимо, осигурете касата
75
Решете проблемите с графика
76
Публикувайте резултатите от турнира
77
Ако е необходимо, почистете кортовете
78
Подгответе пунктове за събиране на отпадъци
79
При необходимост обработете оттеглянията на играчи
80
Изпратете благодарствени съобщения на участниците
81
Подгответе зоните за зрители
82
Подгответе кошове за рециклиране
83
Поддържайте кортовете чисти и безопасни
2 души
84
Съберете обратна връзка от участниците
85
Подредете масите и столовете
86
Подгответе мястото
87
Допълвайте закуските през деня
2 души
88
Оценете събитието с организаторския екип
89
Подгответе регистрационния щанд
90
Украсьте мястото, ако желаете
91
Подкрепяйте доброволците по време на събитието
92
Запишете идеи за бъдещи турнири
93
Организирайте турнирните документи
94
Поставете всички указателни табели
95
Информирайте зрителите
96
Отпечатайте графиците на мачовете
97
Оформете зоната за регистрация
98
Организирайте финала
2 души
99
Отпечатайте турнирните схеми
100
Обслужвайте щанда за освежителни напитки
101
Подгответе церемонията по награждаване
2 души
102
Подгответе указателни табели
103
Посрещнете участниците при пристигането им
2 души
104
Благодарете на играчите и доброволците
105
Ако е приложимо, подгответе спонсорски банери
106
Регистрирайте пристигащите играчи
2 души
107
Обявете края на турнира
108
Проверете озвучителната система
109
Събиране на дължимите плащания
110
Разглобете турнирното оборудване
2 души
111
Тествайте микрофоните, ако се използват
112
Предоставете информация за турнира
2 души
113
Почистете мястото
2 души
114
Подгответе начина на плащане за регистрациите
115
Съобщете предстоящите мачове
116
Споделете турнирни снимки
117
Оформете местата за сядане
118
Връчете наградите и сертификатите
2 души
119
Изложете купите и отличията
120
Направете групови снимки

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Logistics

Потвърждение на резервация на тенис корт
Знак за посрещане
Каса
Сгъваема шатра
Кутия с инструменти
Дребна каса
Пикник маси
Многофункционален инструмент
Столове за зрители
Дамска лента
Пейки
Кабелни превръзки
Чадъри
Ножици
Пейки за играчите
Въже или шнур
Декорация за събитието
Информационно табло
Указателни табели
Паркинг табели
Табели за корта
Маса за регистрация
Спонсорски банери
Скатер за регистрационната маса
Банери за събитието
Регистрационно табло
Столове за регистрационната маса
Информационно табло
Сгъваеми маси
Балони
Контейнери за съхранение
Сгъваеми столове
Декорация за масата
Транспортна количка за оборудване
Парти шатра
Кутия за изгубени и намерени вещи

Administration

Списък за контакт на доброволците
Лепящи бележки
Контролен списък за планиране на турнира
Бюджет на турнира
Благодарствени картички за доброволците
Турнирна схема
Правила на турнира
Книга с касови бележки
Общ преглед на турнирния формат
Регистрационни формуляри
Списък на участниците
Кутия за съхранение на клипбордове
Флумастери
Списък с контакти на персонала
Бележници
График на мачовете
Именни баджове
Програми на турнира
Ленти за врат
Списък за разпределение по кортове
Таблици за резултатите
Клипбордове
Писалки
Перманентни маркери
Сертификати

Activities

Лента за очертаване на корт
Контейнер за събиране на тенис топки
Подаръчни торбички
Тенис мрежи
Цветя за победителите
Средна лента за мрежи
Стълбове за мрежа
Инструмент за регулиране на мрежата
Тенис топки
Резервни тенис топки
Трофей
Четка за линии на корта
Измервателна лента за корта
Инструменти за поддръжка на корта
Столчета на съдията
Табла за резултати
Преносими табла за резултати
Свирки
Хронометър
Валяци за корта
Таймер
Кош за топки
Медали
Количка за топки
Тубуси за топки
Награди

Groceries

Многократни чаши
Салфетки
Освежителни напитки за организаторите
Кутии за хладилно съхранение
Лед
Чаши за еднократна употреба
Бисквити
Спортни напитки
Чинии
Безалкохолни напитки
Подноси
Кафе
Прибори
Чай
Закуски
Питейна вода
Плодове
Диспенсър за вода
Енергийни барчета
Пълнeщи се кани за вода
Сандвичи
Освежителни напитки за доброволци

Technical

Удължители
Разклонители
Зарядни устройства
Платежен терминал
Камера
Лаптоп
Статив
Таблет
Допълнителни батерии
Зарядно за телефон
Карта с памет
Принтер
Хартия за принтер
Микрофон
Печатарско мастило
Говорител
Wi-Fi hotspot

Safety

Ръкавици за еднократна употреба
Слънцезащитен крем
Репелент против насекоми
Дезинфектант за ръце
Аптечка за първа помощ
Ледени пакети
Незабавни студени компреси
Списък с контакти при спешни случаи
Лейкопласт
Лепяща лента
Антисептични кърпички

Cleaning

Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Метла
Кофичка за прах
Моп
Чували за отпадъци
Кофа
Метли за кортовете
Чували за рециклиране
Контейнери за рециклиране
Кошчета за отпадъци

Kitchen

Подноси

Съвети

Определете максималния брой играчи преди регистрацията. Така ще знаете колко мача трябва да поберете в графика и колко корта да резервирате.
Изберете формата и точкуването предварително: сингъл, двойки или смесени двойки изискват различна схема и различен брой мачове. Запишете правилата в кратък документ за участниците.
Резервирайте кортовете писмено и потвърдете наличността им отново преди турнира. Съхранявайте потвърждението за резервацията заедно с бюджета и контактите на доброволците.
Подгответе схемата, списъците с играчи и формулярите за резултати най-късно в деня преди турнира. Оставете отделен човек да отбелязва резултатите, вместо това да пада върху организатора.
Направете проверка на място поне 60 минути преди първия мач. Проверете мрежите, маркировката на кортовете, масите, напитките, зарядните устройства и мястото за събиране на топките.

Често задавани въпроси

Колко предварително трябва да резервирам тенис кортовете за турнир?: Резервирайте кортовете поне 4–6 седмици предварително, особено ако турнирът е през уикенд. Потвърдете резервацията повторно 7 дни преди събитието и проверете дали всички заявени кортове са налични.
Как да избера формат за тенис турнир?: При малък турнир с до 16 играчи директните елиминации са лесни за управление. Ако искате всеки участник да изиграе поне два мача, добавете утешителна схема или изберете групова фаза, но предвидете повече часове и кортове.
Колко време е нужно за организиране на тенис турнир?: За турнир до около 32 играчи планирайте минимум 4 седмици. През първата седмица фиксирайте целта, формата, датата и кортовете; през последната седмица довършете схемата, документите и проверката на екипировката.
Какво най-често се забравя при тенис турнир?: Често се пропускат резервната дата, потвърждението на кортовете и разпечатаните формуляри за резултати. Направете финален контролен списък 48 часа предварително и проверете мрежите, маркировката, топките, напитките и дребните консумативи.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.