Kako organizovati lokalni trkački događaj

Lokalna trka počinje mnogo pre postavljanja starta i cilja. Najpre odredite svrhu, format, distancu i pravila za učešće, a zatim proverite trasu, dozvole i obaveze prema stanovnicima. Registracija, volonteri i bezbednost moraju biti spremni pre promocije, jer se učesnička pitanja i izmene trase najčešće pojave u poslednjoj nedelji. Na dan trke ostavite dovoljno vremena za pregled lokacije, postavljanje oznaka i pripremu prostora za čekanje, zagrevanje i prijavu.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu događaja
2
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
3
Podelite informacije sa školama ili lokalnim grupama
4
Označite start i cilj
5
Dođite ranije i pregledajte lokaciju
2 osoba
6
Uklonite oznake i markacije trase
2 osoba
7
Izaberite format događaja
8
Po potrebi zatražite dozvolu za privremeno korišćenje puta ili staze
9
Postavite lokalne plakate ili flajere
10
Planirajte prostor za čekanje trkača
11
Pripremite prostor za registraciju
2 osoba
12
Spakujte stolove, stolice i opremu
3 osoba
13
Izaberite trkačku distancu
14
Obavestite okolne stanovnike o događaju
15
Odgovarajte na pitanja učesnika
16
Planirajte prostor za zagrevanje
17
Postavite start i cilj
2 osoba
18
Očistite start i cilj
3 osoba
19
Odlučite da li deca mogu da učestvuju
20
Obezbedite pristup toaletu
21
Pratite prijavljene učesnike
22
Pripremite postavku registraционog stola
23
Postavite oznake trase
2 osoba
24
Pokupite smeće duž trase
4 osoba
25
Odlučite da li je dozvoljeno hodanje trasom
26
Proverite dostupnost parkinga
27
Potvrdite prijave pre događaja
28
Pripremite materijal za prijavu učesnika
29
Postavite punktove za vodu
2 osoba
30
Proverite izgubljene stvari
2 osoba
31
Izaberite datum događaja
32
Planirajte parking za bicikle
33
Pripremite konačnu listu učesnika
34
Pripremite dekoraciju za startni prostor
35
Uputite sve volontere
2 osoba
36
Vratite pozajmljenu opremu
2 osoba
37
Proverite da li postoji sukob sa drugim lokalnim događajima
38
Obezbedite pristup struji po potrebi
39
Pripremite startne brojeve ili bedževe sa imenima
40
Pripremite dekoraciju za ciljnu liniju
41
Dobrodošlicu učesnicima pri dolasku
3 osoba
42
Zahvalite lokalnim podržavaocima i sponzorima
43
Izaberite rezervni datum u slučaju lošeg vremena
44
Odlučite gde će oprema biti odložena pre događaja
45
Pošaljite detalje događaja prijavljenim trkačima
46
Rasporedite stolove i stolice
47
Proverite prijave učesnika
2 osoba
48
Podelite fotografije događaja
49
Izaberite lokaciju starta i cilja
50
Napravite jednostavan budžet događaja
51
Podelite informacije o mestu okupljanja
52
Pripremite materijal za punkt za vodu
53
Podelite startne brojeve ili materijale
2 osoba
54
Podelite rezultate ako je primenljivo
55
Potvrdite dozvolu za korišćenje lokacije
56
Procijenite troškove za potrepštine, hranu i opremu
57
Podelite uputstva za parking
58
Pripremite užinu za učesnike
59
Objasnite trasu i bezbednosna pravila
2 osoba
60
Zatražite povratne informacije od učesnika
61
Prođite planiranom trasom
2 osoba
62
Odlučite da li je učešće besplatno ili uz naplatu
63
Podelite šta učesnici treba da ponesu
64
Pripremite uputstva za volontere
65
Organizujte učesnike pre starta
2 osoba
66
Razgovarajte sa organizatorima o tome šta je dobro prošlo
67
Izmerite tačnu dužinu trase
68
Odlučite šta učesnici dobijaju po završetku
69
Ponovo prođite trasu peške ili biciklom pre događaja
2 osoba
70
Rasporedite volontere na određene lokacije
71
Objavite početak događaja
72
Zabeležite poboljšanja za sledeći događaj
73
Po potrebi prilagodite trasu
74
Obezbedite lokalne sponzore po želji
75
Proverite stanje staza i puteva
76
Objasnite odgovornosti volontera
77
Nadzirite trkače duž trase
4 osoba
78
Proverite pogodnost trase za različite nivoe kondicije
79
Po želji zatražite podršku lokalnih preduzeća
80
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
81
Pripremite pribor prve pomoći
82
Pružite podršku učesnicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
83
Identifikujte prometne puteve i opasna područja
84
Napravite jednostavan obrazac za registraciju
85
Odlučite gde treba postaviti oznake trase
86
Odredite osobu odgovornu za hitne slučajeve
87
Održavajte zalihe na punktovima za vodu
2 osoba
88
Odlučite gde su volonteri potrebni duž trase
89
Odlučite koje informacije o učesnicima su potrebne
90
Pripremite strelice i oznake trase
91
Pripremite način merenja vremena
92
Evidentirajte učesnike koji su završili
2 osoba
93
Izaberite lokacije punktova za vodu
94
Otvorite prijave učesnika
95
Planirajte položaje volontera duž trase
96
Pripremite evidenciju o završetku
97
Obezbedite osveženje nakon završetka
2 osoba
98
Izaberite prostore za okupljanje učesnika
99
Napravite online objavu događaja
100
Pripremite jednostavnu mapu rute
101
Pripremite medalje, sertifikate ili male nagrade
102
Podelite medalje ili sertifikate
2 osoba
103
Procenite očekivan broj trkača
104
Podelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
105
Odštampajte mape rute, ako je potrebno
106
Pripremite muziku ili najave, ako je planirano
107
Napravite grupne fotografije
2 osoba
108
Postavite maksimalan broj učesnika
109
Podelite informacije sa lokalnim sportskim klubovima
110
Pripremite informacije o hitnom pristupu
111
Proverite vremenske uslove pre događaja
112
Zahvalite se volonterima i učesnicima
2 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Uputstva za volontere
Trake za bedževe
Flajeri događaja
Pregled budžeta događaja
Pravila i informacije za učesnike
Kartice sa informacijama o ruti
Spisak prijavljenih učesnika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Odštampani rasporedi
Obrasci za registraciju
Podmetač za pisanje
Sertifikati
Informativni list za učesnike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Spisak kontakata volontera
Samolepljive beleške
Nalepnice za finišere
Raspored događaja
Bedževi sa imenima
Paketi dobrodošlice za učesnike
Identifikacione kartice volontera
Permanentni markeri
Brojevi za trku
Medalje za finišere
Flomasteri za podvlačenje
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobednike
Notes
Narukvice za učesnike
Poklon kesice

Logistika

Oznake za kilometre
Sklopive stolice
Sto za registraciju
Znakovi za parking
Šator sa tendom ili paviljon
Stolnjak za sto za registraciju
Znakovi za toalet
Znakovi za prostor za čekanje učesnika
Znak za registraciju
Kutije za odlaganje
Znak za info pult
Znakovi za stanicu za vodu
Torbe za opremu
Makaze
Traka ili marker za startnu liniju
Lepilna traka
Male dekoracije
Mapa rute
Smerokazi
Strelice za rutu
Sklopivi stolovi
Baner dobrodošlice
Znakovi za lokacije volontera
Znak startne linije
Znakovi sponzora
Znak cilja
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili marker za ciljnu liniju
Plastične vezice
Baloni
Konopac ili kanap
Višenamenski alat
Kutija za alat
Sklopiva kolica ili ručni vagon

Bezbednost

Pištaljke
Voki-tokiji
Mobilni telefoni za komunikaciju
Znak za prvu pomoć
Spisak hitnih kontakata
Zavoji
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Lepljiva traka
Signalna traka
Volonterski prsluci visoke vidljivosti
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Repelent protiv insekata
Sportska traka
Elastični zavoji
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termo ćebe
Hladni oblozi

Namirnice

Energijske pločice
Hladnjaci
Grickalice
Led
Voda za piće
Sendviči
Flaše s vodom
Keksi
Posude za vodu
Kafa, čaj, mleko
Sportska pića
Pribor za jelo
Voće
Tacne za posluživanje
Dispenzer za vodu
Šećer
Čaše
Salvete
Čaše za višekratnu upotrebu
Tanjiri
Osveženje za volontere
Osveženje za organizatore

Tehnika

Razvodnik
Prenosni baterijski punjač
Prenosivi punjači
Uređaj za muzičku plejlistu
Produžni kabl
Kamera
Štoperica
Stativ za telefon
Tajmer
Dodatne baterije
Zvono ili truba za signal početka
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Čišćenje

Kante za reciklažu
Papirni ubrusi
Kese za reciklažu
Kante za otpad
Kese za prikupljanje smeća
Krpe za čišćenje
Sprej za čišćenje
Metla
Lopatica za smeće
Krpa za pod
Kese za smeće
Kofa

Saveti

Prvo zaključajte format, distancu i pravila: odlučite da li učestvuju deca i da li je hodanje dozvoljeno. Tek potom štampajte informacije za učesnike i kartice sa rutom.
Proverite dozvole najmanje 4 nedelje unapred ako trasa koristi put ili stazu. Obavestite okolne stanovnike i podelite informacije sa školama ili lokalnim grupama pre postavljanja plakata.
Na dan događaja dođite najmanje 2 sata ranije. Obeležite start, cilj i kilometre, proverite trasu i postavite registracioni sto, prostor za čekanje i znakove za parking i toalet.
Za komunikaciju napravite kratak raspored volontera i odredite jednu osobu za pitanja učesnika. Voki-tokiji i mobilni telefoni treba da budu raspoređeni pre dolaska prvih trkača, a ne tokom starta.
Vodu, led, grickalice, sendviče i energijske pločice rasporedite pre početka trke i čuvajte u hladnjacima. Posle poslednjeg učesnika uklonite oznake sa trase i pokupite smeće pre nego što napustite lokaciju.

Česta pitanja

Koliko ranije treba tražiti dozvolu za lokalnu trku?: Počnite najmanje 4 nedelje pre događaja, a ranije ako se koristi javni put ili je potrebna privremena izmena saobraćaja. Pre objave trase proverite i lokalne zahteve za bezbednost i korišćenje prostora.
Koliko vremena treba za postavljanje lokalne trke?: Planirajte najmanje 2 sata za dolazak organizatora i volontera pre starta. U to vreme ulaze pregled trase, postavljanje oznaka, starta i cilja, registracionog stola, prostora za čekanje i znakova.
Šta treba pripremiti za registraciju trkača?: Pripremite sto, stolice, znak za registraciju, obrasce, spisak prijavljenih učesnika, obrasce za odricanje od odgovornosti i podmetač za pisanje. Registraciju otvorite najmanje 60 minuta pre starta ako očekujete veći broj učesnika.
Koliko vode treba obezbediti za lokalnu trku?: Za osnovno posluženje računajte najmanje 0,5 litara vode po učesniku, uz dodatnu rezervu od oko 20 procenata. Po toplom vremenu povećajte količinu i držite vodu i led u hladnjacima do početka događaja.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.