Як організувати місцевий біговий захід без поспіху в день старту

Почніть із мети забігу, формату та дистанції, а вже потім узгоджуйте маршрут і залучайте волонтерів. Для місцевого заходу заздалегідь перевірте, чи потрібен дозвіл на використання дороги або стежки, і попередьте мешканців поблизу. У день забігу вам знадобляться чітко позначені старт і фініш, зона очікування, реєстраційний стіл, туалети та зрозумілий зв’язок між відповідальними. Найчастіше організатори запізнюються з дозволами, водою та прибиранням маршруту.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

1
Визначте мету заходу
2
За потреби зв’яжіться з місцевою владою
3
Розповсюдьте інформацію в школах або серед сусідських груп
4
Позначте зони старту та фінішу
5
Приїдьте рано та огляньте місце проведення
2 осіб
6
Приберіть вказівники маршруту та розмітку
2 осіб
7
Виберіть формат заходу
8
За потреби отримайте дозвіл на тимчасове використання дороги або стежки
9
Розмістіть місцеві плакати або флаєри
10
Сплануйте зону очікування для бігунів
11
Облаштуйте пункт реєстрації
2 осіб
12
Приберіть столи, стільці та матеріали
3 осіб
13
Виберіть дистанцію забігу
14
Поінформуйте місцевих мешканців про захід
15
Відповідайте на запитання учасників
16
Сплануйте зону розминки
17
Облаштуйте зону старту та фінішу
2 осіб
18
Приберіть зону старту та фінішу
3 осіб
19
Визначте, чи можуть брати участь діти
20
Організуйте туалети
21
Ведіть облік зареєстрованих учасників
22
Підготуйте розстановку реєстраційного столу
23
Встановіть вказівники маршруту
2 осіб
24
Зберіть сміття вздовж маршруту
4 осіб
25
Визначте, чи дозволено проходити маршрут пішки
26
Перевірте паркування
27
Підтвердіть реєстрації перед заходом
28
Підготуйте матеріали для реєстрації учасників
29
Облаштуйте пункти води
2 осіб
30
Перевірте наявність загублених речей
2 осіб
31
Оберіть дату заходу
32
Сплануйте велопарковку
33
Підготуйте остаточний список учасників
34
Підготуйте декорації для стартової зони
35
Поінформуйте всіх волонтерів
2 осіб
36
Поверніть позичені матеріали
2 осіб
37
Перевірте, чи немає конфліктів з іншими місцевими заходами
38
За потреби забезпечте доступ до електрики
39
Підготуйте номери учасників або наліпки з іменами
40
Підготуйте декор для фінішної лінії
41
Вітайте учасників, які прибувають
3 осіб
42
Подякуйте місцевим партнерам і спонсорам
43
Оберіть резервну дату на випадок негоди
44
Визначте, де зберігатимуться матеріали до заходу
45
Надішліть деталі заходу зареєстрованим бігунам
46
Розставте столи та стільці
47
Перевірте реєстрації учасників
2 осіб
48
Поділіться фото з події
49
Оберіть місце старту та фінішу
50
Складіть простий бюджет заходу
51
Надайте інформацію про місце збору
52
Підготуйте необхідне для пункту води
53
Видайте стартові номери або матеріали
2 осіб
54
За потреби оприлюдніть результати
55
Підтвердьте дозвіл на використання місця проведення
56
Оцініть витрати на необхідне, їжу та матеріали
57
Поділіться інструкціями щодо паркування
58
Підготуйте закуски для учасників
59
Поясніть маршрут і правила безпеки
2 осіб
60
Попросіть учасників залишити відгук
61
Пройдіть запланований маршрут
2 осіб
62
Визначте, чи участь безкоштовна, чи платна
63
Повідомте, що мають взяти з собою учасники
64
Підготуйте інструкції для волонтерів
65
Організуйте учасників перед стартом
2 осіб
66
Обговоріть з організаторами, що вдалося
67
Виміряйте точну відстань маршруту
68
Визначте, що учасники отримають після фінішу
69
Ще раз пройдіть або проїдьте маршрут перед заходом
2 осіб
70
Закріпіть волонтерів за конкретними локаціями
71
Оголосіть про початок заходу
72
Запишіть, що можна покращити для наступного заходу
73
За потреби скоригуйте маршрут
74
За бажанням залучіть місцевих спонсорів
75
Перевірте стан стежок і доріг
76
Поясніть завдання волонтерів
77
Слідкуйте за бігунами на маршруті
4 осіб
78
Переконайтеся, що маршрут підходить для різних рівнів фізичної підготовки
79
За бажанням зверніться по підтримку до місцевих компаній
80
Приберіть або повідомте про можливі перешкоди
81
Підготуйте аптечку першої допомоги
82
Допомагайте учасникам, яким потрібна допомога
3 осіб
83
Позначте жваві дороги та небезпечні ділянки
84
Створіть просту форму реєстрації
85
Визначте, де мають бути розміщені маршрутні вказівники
86
Призначте відповідального за надзвичайні ситуації
87
Стежте за поповненням запасів на пунктах води
2 осіб
88
Визначте, де вздовж маршруту потрібні волонтери
89
Визначте, яка інформація про учасників потрібна
90
Підготуйте стрілки та позначки маршруту
91
Підготуйте метод хронометражу
92
Зареєструйте фінішерів
2 осіб
93
Оберіть місця розташування пунктів води
94
Відкрийте реєстрацію для учасників
95
Сплануйте волонтерські пункти вздовж маршруту
96
Підготуйте реєстрацію фінішу
97
Забезпечте учасників після фінішу перекусами
2 осіб
98
Оберіть зони збору для учасників
99
Створіть онлайн-оголошення про захід
100
Створіть просту карту маршруту
101
Підготуйте медалі, сертифікати або невеликі призи
102
Видайте медалі або сертифікати
2 осіб
103
Оцініть очікувану кількість бігунів
104
Поширте інформацію про захід у місцевих групах соціальних мереж
105
За потреби надрукуйте карти маршруту
106
Підготуйте музику або оголошення, якщо це заплановано
107
Зробіть групові фото
2 осіб
108
Встановіть максимальну кількість учасників
109
Поширте інформацію серед місцевих спортивних клубів
110
Підготуйте інформацію про доступ для екстрених служб
111
Перевірте погодні умови перед заходом
112
Подякуйте волонтерам і учасникам
2 осіб

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Чекліст для планування заходу
Інструкції для волонтерів
Ланьярди
Флаєри для заходу
Огляд бюджету заходу
Правила та інформація для учасників
Інформаційні картки маршруту
Список реєстрації учасників
Форми відмови від відповідальності
Надруковані розклади
Реєстраційні форми
Планшет із затискачем
Сертифікати
Інформаційний лист для учасників
Ручки
Стрічки для медалей
Подячні листівки для волонтерів
Контактний список волонтерів
Стікери-нотатки
Наліпки фінішера
Графік події
Бейджі з іменами
Вітальні пакети для учасників
Ідентифікаційні бейджі для волонтерів
Перманентні маркери
Стартові номери
Медалі фінішера
Текстові маркери
Булавки
Невеликі призи для переможців
Блокнот
Браслети учасників
Подарункові пакетики

Logistics

Кілометрові стовпчики
Складні стільці
Стіл для реєстрації
Паркувальні таблички
Намет або альтанка
Скатертина для столу реєстрації
Вказівники туалетів
Вказівники зони очікування учасників
Табличка для реєстрації
Ящики для зберігання
Табличка інформаційної стійки
Вказівники пунктів води
Сумки для матеріалів
Ножиці
Стрічка або розмітка для стартової лінії
Клейка стрічка
Невеликі прикраси
Карта маршруту
Напрямні таблички
Стрілки маршруту
Складані столи
Вітальний банер
Вказівники місць волонтерів
Вказівник стартової лінії
Спонсорські банери
Табличка фінішу
Коробка для загублених речей
Стрічка або розмітка для фінішної лінії
Стяжки
Кульки
Мотузка або шнур
Мультитул
Ящик з інструментами
Складаний візок або тележка

Safety

Свистки
Рації
Мобільні телефони для зв’язку
Вказівник першої допомоги
Список екстрених контактів
Пластирі
Антисептик для рук
Скотч
Огороджувальна стрічка
Помітні жилети волонтерів
Сигнальні конуси
Сонцезахисний крем
Аптечка першої допомоги
Репелент від комах
Спортивний тейп
Еластичні бинти
Дезінфікувальні серветки
Одноразові рукавички
Термоковдра
Охолоджувальні пакети

Groceries

Енергетичні батончики
Термобокси
Закуски
Лід
Питна вода
Бутерброди
Пляшки з водою
Печиво
Контейнери для води
Кава, чай, молоко
Спортивний напій
Столові прибори
Фрукти
Блюда для подачі
Диспенсер для води
Цукор
Келихи
Серветки
Багаторазові стакани
Тарілки
Напої для волонтерів
Напої для організаторів

Technical

Подовжувач із розетками
Портативний павербанк
Портативні зарядні пристрої
Пристрій для відтворення музики
Подовжувач
Камера
Секундомір
Тримач для телефона
Таймер
Запасні батарейки
Дзвінок або ріг для стартового сигналу
Карта пам'яті
Запасні батарейки
Гучномовець
Мікрофон

Cleaning

Контейнери для переробки
Паперові рушники
Пакети для переробки
Сміттєві баки
Мішки для сміття
Прибиральні серветки
Засіб для чищення
Віник
Совок і щітка
Швабра
Мішки для сміття
Відро

Поради

Спершу зафіксуйте формат, дистанцію та правила участі, зокрема чи допускаються діти. Це визначить маршрут, кількість волонтерів, вимоги до реєстрації та інформацію для учасників.
Перевірте дозволи щонайменше за 4–6 тижнів до старту. Якщо маршрут проходить дорогою або стежкою, завчасно зв’яжіться з місцевою владою та повідомте мешканців про час перекриття чи руху бігунів.
Огляньте маршрут не пізніше ніж за 7 днів до заходу й повторіть огляд рано вранці в день старту. Переконайтеся, що кілометрові позначки, покажчики, старт і фініш видно з потрібної відстані.
Підготуйте реєстраційний стіл так, щоб учасник проходив його за 2–3 хвилини: окремо покладіть списки, форми, правила та бланки відповідальності. Зону очікування, розминки й туалети позначте до приходу першого бігуна.
Розподіліть волонтерів і канали зв’язку не пізніше ніж за 3 дні до старту. Окремо призначте відповідальних за маршрут, старт-фініш, реєстрацію, воду та збір сміття, а після завершення залиште час на демонтаж і прибирання.

Поширені запитання

За скільки часу починати організацію місцевого забігу?: Починайте щонайменше за 6–8 тижнів. За цей час можна погодити маршрут і дозволи, надрукувати інформаційні матеріали, набрати волонтерів та організувати реєстрацію.
Чи потрібен дозвіл для місцевого бігового заходу?: Якщо маршрут використовує дорогу, тротуар або стежку, перевірте вимоги місцевої влади за 4–6 тижнів до старту. Навіть коли окремий дозвіл не потрібен, мешканців поблизу варто попередити за 7–14 днів.
Скільки часу потрібно на підготовку маршруту в день забігу?: Приїдьте щонайменше за 2 години до старту. Цього часу має вистачити на огляд місця, встановлення покажчиків, позначення старту й фінішу, підготовку реєстрації та перевірку зв’язку з волонтерами.
Що часто забувають підготувати для бігового заходу?: Найчастіше забувають запас питної води, туалетні покажчики, бланки відповідальності, засоби зв’язку та план прибирання маршруту. Перевірте їх за 3 дні до старту й повторно за 1 годину до початку.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.