Ako zorganizovať miestne bežecké podujatie

Miestne bežecké podujatie sa nezačína štartovým výstrelom, ale jasným formátom, trasou a rozdelením zodpovedností. Najprv si určite cieľ, vzdialenosť a pravidlá pre deti či chôdzu, potom overte povolenia a informujte obyvateľov, školy a miestne skupiny. Registrácia, značenie trate, bezpečnosť a občerstvenie musia mať svojho zodpovedného človeka. Na mieste príďte s predstihom, aby zostal čas na kontrolu trasy aj štartovej a cieľovej zóny.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Určite cieľ podujatia
2
V prípade potreby kontaktujte miestne úrady
3
Zdieľajte informácie so školami alebo miestnymi skupinami
4
Označ štartovú a cieľovú zónu
5
Príďte skoro a skontrolujte miesto konania
2 osôb
6
Odstráňte smerové tabule a značky trasy
2 osôb
7
Zvoľte formát podujatia
8
V prípade potreby si vyžiadajte povolenie na dočasné použitie cesty alebo chodníka
9
Vyvesite miestne plagáty alebo letáky
10
Naplánuj čakaciu zónu pre bežcov
11
Zriaď registračné miesto
2 osôb
12
Upracte stoly, stoličky a materiály
3 osôb
13
Zvoľte bežeckú vzdialenosť
14
Informujte miestnych obyvateľov o podujatí
15
Odpovedajte na otázky účastníkov
16
Naplánuj rozcvičovaciu zónu
17
Zariaď štartovú a cieľovú zónu
2 osôb
18
Upracte štartovú a cieľovú zónu
3 osôb
19
Určte, či sa môžu zúčastniť deti
20
Zabezpeč toalety
21
Sleduj zaregistrovaných účastníkov
22
Pripravte usporiadanie registračného stola
23
Umiestnite smerové tabule trate
2 osôb
24
Pozbierajte odpad pozdĺž trate
4 osôb
25
Určte, či je povolená prechádzka po trase
26
Skontroluj parkovanie
27
Potvrďte registrácie pred podujatím
28
Priprav materiály na registráciu účastníkov
29
Zriaď vodné stanovištia
2 osôb
30
Skontroluj stratené veci
2 osôb
31
Vyber dátum podujatia
32
Naplánuj stojany na bicykle
33
Priprav konečný zoznam účastníkov
34
Priprav dekorácie pre štartovú zónu
35
Informujte všetkých dobrovoľníkov
2 osôb
36
Vráťte vypožičané materiály
2 osôb
37
Skontrolujte konflikty s inými miestnymi podujatiami
38
Ak je to potrebné, zabezpeč prístup k elektrine
39
Priprav štartové čísla alebo menovky
40
Pripravte dekorácie pre cieľovú čiaru
41
Privítajte prichádzajúcich účastníkov
3 osôb
42
Poďakujte miestnym podporovateľom a sponzorom
43
Vyber náhradný dátum pri nepriaznivom počasí
44
Urči, kde sa budú materiály pred podujatím skladovať
45
Pošli detaily podujatia zaregistrovaným bežcom
46
Rozmiestni stoly a stoličky
47
Skontroluj registrácie účastníkov
2 osôb
48
Zdieľajte fotografie z podujatia
49
Vyber miesto štartu a cieľa
50
Vytvorte jednoduchý rozpočet podujatia
51
Zdieľaj informácie o mieste stretnutia
52
Priprav potrebné veci pre vodné stanovište
53
Rozdaj štartové čísla alebo materiály
2 osôb
54
Ak je to relevantné, zverejni výsledky
55
Potvrďte povolenie na použitie miesta
56
Odhadni náklady na potreby, jedlo a materiály
57
Zdieľajte pokyny k parkovaniu
58
Pripravte občerstvenie pre účastníkov
59
Vysvetlite trasu a bezpečnostné pravidlá
2 osôb
60
Požiadajte účastníkov o spätnú väzbu
61
Prejdite plánovanú trasu
2 osôb
62
Rozhodnite, či je účasť zdarma alebo platená
63
Informujte účastníkov, čo si majú priniesť
64
Pripravte pokyny pre dobrovoľníkov
65
Organizujte účastníkov pred štartom
2 osôb
66
Preber s organizátormi, čo sa podarilo
67
Zmerajte presnú dĺžku trasy
68
Urči, čo dostanú účastníci po dobehnutí do cieľa
69
Prejdi alebo prebehni trasu ešte raz pred podujatím
2 osôb
70
Priraďte dobrovoľníkov na konkrétne miesta
71
Ohláste začiatok podujatia
72
Zaznamenajte body na zlepšenie pre ďalšie podujatie
73
V prípade potreby upravte trasu
74
V prípade záujmu zabezpečte miestnych sponzorov
75
Skontrolujte stav chodníkov a ciest
76
Vysvetli úlohy dobrovoľníkov
77
Sleduj bežcov na trati
4 osôb
78
Skontrolujte, či je trasa vhodná pre rôzne úrovne kondície
79
V prípade záujmu požiadajte o podporu miestne firmy
80
Odstráňte alebo nahláste možné prekážky
81
Priprav vybavenie prvej pomoci
82
Podporujte účastníkov, ktorí potrebujú pomoc
3 osôb
83
Zmapuj rušné cesty a nebezpečné oblasti
84
Pripravte jednoduchý registračný formulár
85
Určite, kde majú byť značenia trasy
86
Urči osobu zodpovednú za núdzové situácie
87
Dbaj o zásobovanie vodných stanovíšť
2 osôb
88
Určte, kde sú pozdĺž trasy potrební dobrovoľníci
89
Určte, aké údaje o účastníkoch sú potrebné
90
Pripravte šípky a značenie trasy
91
Priprav spôsob merania času
92
Zaznamenaj tých, čo dobehli do cieľa
2 osôb
93
Vyber miesta vodných stanovíšť
94
Otvoriť registráciu účastníkov
95
Naplánujte pozície dobrovoľníkov pozdĺž trasy
96
Priprav registráciu v cieli
97
Po dobehnutí do cieľa zabezpeč účastníkom občerstvenie
2 osôb
98
Vyber zóny stretnutia pre účastníkov
99
Vytvor online oznam o podujatí
100
Vytvorte jednoduchú mapu trasy
101
Priprav medaily, certifikáty alebo malé ceny
102
Odovzdajte medaily alebo certifikáty
2 osôb
103
Odhadnite očakávaný počet bežcov
104
Zdieľajte podujatie v miestnych skupinách na sociálnych sieťach
105
V prípade potreby vytlač mapy trasy
106
Priprav hudbu alebo oznamy, ak sú plánované
107
Urobte skupinové fotografie
2 osôb
108
Stanovte maximálny počet účastníkov
109
Zdieľajte informácie s miestnymi športovými klubmi
110
Priprav informácie o núdzovom prístupe
111
Skontroluj poveternostné podmienky pre podujatie
112
Poďakujte dobrovoľníkom a účastníkom
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Kontrolný zoznam pre plánovanie podujatia
Pokyny pre dobrovoľníkov
Lanyardy
Letáky na podujatie
Prehľad rozpočtu podujatia
Pravidlá a informácie pre účastníkov
Informačné karty o trase
Zoznam registrácie účastníkov
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Vytlačené harmonogramy
Registračné formuláre
Podložka na písanie
Certifikáty
Informačný leták pre účastníkov
Perá
Stuhy na medaily
Ďakovné kartičky pre dobrovoľníkov
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Lepiace papieriky
Nálepky pre dokončujúcich
Program podujatia
Menovky
Uvítacie tašky pre účastníkov
Identifikačné visačky pre dobrovoľníkov
Permanentné fixky
Štartové čísla
Medaile pre finišerov
Zvýrazňovače
Bezpečnostné špendlíky
Malé ceny pre víťazov
Zápisník
Náramky pre účastníkov
Darčekové tašky

Logistics

Kilometrovníky
Skladacie stoličky
Registračný stôl
Parkovacie tabule
Párty stan alebo altánok
Obrus na registračný stôl
Tabuľky k toalete
Tabule pre čakaciu zónu účastníkov
Registračná tabuľa
Úložné boxy
Tabuľa k informačnému pultu
Tabule vodných stanovíšť
Tašky s materiálom
Nožnice
Páska alebo značenie štartovej čiary
Duct tape
Malé dekorácie
Mapa trasy
Smerové tabule
Šípky trasy
Skladacie stoly
Uvítací banner
Tabule s miestami dobrovoľníkov
Tabuľa štartovej čiary
Sponzorské tabule
Cieľová tabuľa
Box na stratené a nájdené veci
Páska alebo značenie cieľovej čiary
Viazacie pásky
Balóny
Lano alebo šnúra
Multifunkčné náradie
Náradie
Skladací vozík alebo trolley

Safety

Píšťalky
Vysielačky
Mobilné telefóny na komunikáciu
Tabuľa prvej pomoci
Zoznam núdzových kontaktov
Náplasti
Dezinfekcia rúk
Lepiaca páska
Výstražná páska
Viditeľné vesty dobrovoľníkov
Bezpečnostné kužele
Opalovací krém
Lekárnička
Repelent proti hmyzu
Športová páska
Elastické obväzy
Dezinfekčné utierky
Jednorazové rukavice
Záchranná fólia
Chladiace vankúšiky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladiace boxy
Občerstvenie
Ľad
Pitná voda
Sendviče
Fľaše s vodou
Sušienky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mlieko
Športový nápoj
Príbor
Ovocie
Servírovacie misy
Dávkovač vody
Cukor
Poháre
Servítky
Opakovane použiteľné poháre
Taniere
Občerstvenie pre dobrovoľníkov
Občerstvenie pre organizátorov

Technical

Predlžovačka
Prenosná powerbanka
Prenosné nabíjačky
Zariadenie na prehrávanie hudby
Predlžovací kábel
Fotoaparát
Stopky
Držiak na telefón
Časovač
Náhradné batérie
Zvonec alebo roh na štartový signál
Pamäťová karta
Náhradné batérie
Reproduktor
Mikrofón

Cleaning

Koše na recykláciu
Papierové utierky
Recyklačné vrecia
Odpadkové koše
Odpadové vrecia
Čistiace utierky
Čistiaci sprej
Metla
Smetáčik a lopatka
Mop
Odpadkové vrecia
Vedro

Tipy

Povolenia a informovanie okolia riešte najneskôr 4 až 6 týždňov pred podujatím. Ak trasa vedie po ceste alebo chodníku, overte dočasné obmedzenia u miestneho úradu a obyvateľom oznámte čas uzávierok.
Registráciu pripravte tak, aby jeden človek kontroloval zoznam účastníkov a ďalší vydával pokyny či formuláre. Pri menšom podujatí počítajte približne s jedným registračným pracovníkom na 30 až 40 bežcov.
Trasu prejdite deň vopred a znova v deň pretekov skoro ráno. Kilometrovníky, smerové tabule a štart s cieľom musia byť viditeľné ešte pred príchodom prvých účastníkov; po skončení ich odstráňte a vyzbierajte odpad.
Dobrovoľníkom rozdajte pokyny s miestom, časom nástupu a telefónnym kontaktom. Na dlhšej alebo členitej trase používajte vysielačky či mobilné telefóny a určte, kto rieši zranenie, oneskoreného bežca a zablúdenie.
Občerstvenie a vodu rozmiestnite podľa dĺžky trasy, nie až pri cieli. Pre bežcov pripravte chladiace boxy a ľad, pri dlhšom podujatí aj energetické tyčinky; toalety, čakaciu a rozcvičovaciu zónu označte ešte pred otvorením registrácie.

Časté otázky

Ako dlho vopred treba vybaviť povolenie na bežecké podujatie?: Začnite aspoň 4 až 6 týždňov pred plánovaným termínom. Úrad môže požadovať údaje o trase, čase, počte účastníkov a dočasnom použití cesty alebo chodníka, preto si nechajte rezervu na doplnenie dokumentov.
Koľko dobrovoľníkov treba na miestne bežecké preteky?: Pri malom podujatí rátajte približne s 1 dobrovoľníkom na každých 20 až 30 bežcov, pričom samostatne obsadzujte registráciu, štart a cieľ, občerstvenie a trasu. Pri 100 účastníkoch je praktické mať najmenej 5 až 8 ľudí okrem hlavného organizátora.
Kedy majú organizátori pripraviť štart a cieľ?: Na miesto príďte najmenej 2 hodiny pred štartom. Za ten čas označíte zóny, postavíte registračný stôl, umiestnite tabuľky, skontrolujete toalety a prejdete kritické úseky trate.
Koľko vody pripraviť na bežecké podujatie?: Ako základ pripravte približne 0,5 až 0,75 litra pitnej vody na účastníka vrátane vody v cieli, v horúčave viac. Pri trase dlhšej než 5 kilometrov umiestnite občerstvenie aj mimo cieľa a majte rezervu aspoň 15 percent.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.