Kako organizirati lokalnu trkačku utrku

Lokalna trkačka utrka najlakše se organizira obrnutim redoslijedom od samog starta: prvo odredi cilj, format i duljinu, zatim provjeri rutu i potrebna odobrenja. Nakon toga slijede obavijesti stanovnicima, prijave, volonteri i oprema za start i cilj. Na dan utrke dođi rano, jasno podijeli zadatke i ostavi dovoljno vremena za registraciju. Najčešći problemi nastaju kada se prekasno riješe korištenje ceste, toaleti, oznake rute i komunikacija među volonterima.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

1
Odredite cilj događaja
2
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
3
Podijelite informacije sa školama ili kvartovskim skupinama
4
Označite startnu i ciljnu zonu
5
Dođite rano i pregledajte lokaciju
2 osoba
6
Uklonite putokaze i oznake rute
2 osoba
7
Odaberite format događaja
8
Po potrebi zatražite odobrenje za privremeno korištenje ceste ili staze
9
Istaknite lokalne plakate ili letke
10
Planirajte prostor za čekanje trkača
11
Postavite mjesto za registraciju
2 osoba
12
Pospremite stolove, stolice i materijale
3 osoba
13
Odaberite duljinu trke
14
Obavijestite stanovnike u blizini o događaju
15
Odgovarajte na pitanja sudionika
16
Planirajte zonu za zagrijavanje
17
Uredite startnu i ciljnu zonu
2 osoba
18
Očistite startnu i ciljnu zonu
3 osoba
19
Odredite smiju li djeca sudjelovati
20
Osigurajte toalete
21
Pratite prijavljene sudionike
22
Pripremite raspored registracijskog stola
23
Postavite putokaze
2 osoba
24
Pokupite otpad uz rutu
4 osoba
25
Odredite je li hodanje rutom dopušteno
26
Provjerite parkiralište
27
Potvrdite prijave prije događaja
28
Pripremite materijale za prijavu sudionika
29
Postavite punktove za vodu
2 osoba
30
Provjerite ima li izgubljenih predmeta
2 osoba
31
Odaberite datum događaja
32
Planirajte stalak za bicikle
33
Pripremite konačni popis sudionika
34
Pripremite ukrase za startnu zonu
35
Obavijestite sve volontere
2 osoba
36
Vratite posuđene materijale
2 osoba
37
Provjerite sukobe s drugim lokalnim događajima
38
Po potrebi osigurajte pristup električnoj energiji
39
Pripremite startne brojeve ili naljepnice s imenima
40
Pripremite ukrase za ciljnu liniju
41
Dočekajte dolazeće sudionike
3 osoba
42
Zahvalite lokalnim podupirateljima i sponzorima
43
Odaberite zamjenski datum u slučaju lošeg vremena
44
Odredite gdje će se materijali prije događaja skladištiti
45
Pošaljite detalje događaja prijavljenim trkačima
46
Postavite stolove i stolice
47
Provjerite prijave sudionika
2 osoba
48
Podijelite fotografije događaja
49
Odaberite lokaciju starta i cilja
50
Izradite jednostavan proračun događaja
51
Podijelite informacije o mjestu okupljanja
52
Pripremite potrepštine za punkt za vodu
53
Podijelite startne brojeve ili materijale
2 osoba
54
Podijelite rezultate, ako je primjenjivo
55
Potvrdite odobrenje za korištenje lokacije
56
Procijenite troškove za potrepštine, hranu i materijale
57
Podijelite upute za parkiranje
58
Pripremite grickalice za sudionike
59
Objasnite rutu i sigurnosna pravila
2 osoba
60
Zatražite povratne informacije od sudionika
61
Pređite planiranu rutu
2 osoba
62
Odredite je li sudjelovanje besplatno ili plaćeno
63
Obavijestite sudionike što trebaju ponijeti
64
Pripremite upute za volontere
65
Organizirajte sudionike prije početka
2 osoba
66
Razgovarajte s organizatorima o tome što je prošlo dobro
67
Izmjerite točnu duljinu rute
68
Odredite što će sudionici dobiti nakon cilja
69
Prođite ili provozajte rutu ponovno prije događaja
2 osoba
70
Rasporedite volontere na određene lokacije
71
Objavite početak događaja
72
Zabilježite prijedloge za poboljšanje za sljedeći događaj
73
Po potrebi prilagodite rutu
74
Po želji osigurajte lokalne sponzore
75
Provjerite stanje staza i cesta
76
Objasnite zadatke volontera
77
Pratite trkače duž rute
4 osoba
78
Provjerite odgovara li ruta različitim razinama kondicije
79
Po želji zatražite podršku lokalnih tvrtki
80
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
81
Pripremite pribor za prvu pomoć
82
Pružite podršku sudionicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
83
Mapirajte prometne ceste i opasna područja
84
Izradite jednostavan obrazac za prijavu
85
Odredite gdje trebaju biti putokazi
86
Imenujte osobu odgovornu za hitne slučajeve
87
Osigurajte da su punktovi za vodu opskrbljeni
2 osoba
88
Odredite gdje su potrebni volonteri duž rute
89
Odredite koje su informacije o sudionicima potrebne
90
Pripremite strelice i oznake rute
91
Pripremite metodu mjerenja vremena
92
Registrirajte sudionike koji su prošli cilj
2 osoba
93
Odaberite lokacije punktova za vodu
94
Otvorite prijave za sudionike
95
Planirajte volonterske pozicije duž rute
96
Pripremite evidencije prolaska kroz cilj
97
Osigurajte sudionicima okrepu nakon cilja
2 osoba
98
Odaberite područja okupljanja za sudionike
99
Napravite online objavu za događaj
100
Izradite jednostavnu kartu rute
101
Pripremite medalje, potvrde ili male nagrade
102
Podijelite medalje ili certifikate
2 osoba
103
Procijenite očekivani broj trkača
104
Podijelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
105
Po potrebi ispišite karte rute
106
Pripremite glazbu ili obavijesti preko razglasa, ako je planirano
107
Napravite grupne fotografije
2 osoba
108
Postavite maksimalan broj sudionika
109
Podijelite informacije s lokalnim sportskim klubovima
110
Pripremite informacije o pristupu u hitnim slučajevima
111
Provjerite vremenske uvjete za događaj
112
Zahvalite volonterima i sudionicima
2 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Kontrolni popis za planiranje događaja
Upute za volontere
Lanyardi
Letci za događaj
Pregled proračuna događaja
Pravila i informacije za sudionike
Informativne kartice o ruti
Popis prijavljenih sudionika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Ispisani rasporedi
Prijavni obrasci
Klip-ploča
Certifikati
Informativni list za sudionike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Kontaktni popis volontera
Samoljepljive bilješke
Naljepnice za sudionike koji su završili
Raspored događaja
Imenske oznake
Dobrodošle torbe za sudionike
Identifikacijske značke za volontere
Permanentni markeri
Startni brojevi
Medalje za sudionike koji su završili
Flomasteri za označavanje
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobjednike
Bilježnica
Narukvice za sudionike
Vrećice za poklone

Logistics

Oznake kilometara
Sklopive stolice
Registracijski stol
Parking znakovi
Šator ili gazebo
Stolnjak za prijavni stol
Oznake toaleta
Natpisi za prostor za čekanje sudionika
Natpis za prijavu
Kutije za pohranu
Natpis za informacijski pult
Natpisi za punkt za vodu
Torbe s materijalom
Škare
Traka ili oznaka za startnu liniju
Duct traka
Male dekoracije
Karta rute
Smjerni natpisi
Oznake rute
Sklopivi stolovi
Dobrodošli banner
Natpisi s lokacijama volontera
Natpis startne linije
Sponzorski natpisi
Natpis na cilju
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili oznaka za ciljnu liniju
Plastične vezice
Baloni
Uže ili konop
Multifunkcionalni alat
Kutija s alatom
Sklopiva kolica ili trolley

Safety

Pištaljke
Walkie-talkieji
Mobiteli za komunikaciju
Natpis za prvu pomoć
Popis kontakata za hitne slučajeve
Flasteri
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Ljepljiva traka
Ogradna traka
Vidljivi prsluci za volontere
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Sredstvo protiv insekata
Sportski flaster
Elastični zavoji
Dezinficijensi u maramicama
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termička deka
Hladni oblozi

Groceries

Energetske pločice
Prijenosni hladnjaci
Grickalice
Led
Pitka voda
Sendviči
Boca vode
Keksi
Spremnici za vodu
Kava, čaj, mlijeko
Sportsko piće
Pribor za jelo
Voće
Posude za posluživanje
Dispenzer za vodu
Šećer
Šalice
Salvete
Višekratne čaše
Tanjuri
Osvježenje za volontere
Osvježenje za organizatore

Technical

Razvodni utikač
Prijenosna baterija
Prijenosni punjači
Uređaj za reprodukciju glazbe
Produžni kabel
Kamera
Štoperica
Stalak za telefon
Timer
Dodatne baterije
Zvono ili truba za start
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Cleaning

Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Vreće za recikliranje
Koševi za smeće
Vreće za otpad
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Metla i lopatica
Krpa za pod
Vreće za smeće
Kanta

Savjeti

Odredi format, duljinu utrke i pravila za djecu prije otvaranja prijava. Ako je hodanje dopušteno, napiši to odmah u pravilima i informacijama za sudionike.
Provjeri rutu i odobrenja nekoliko tjedana unaprijed. Za privremeno korištenje ceste ili staze kontaktiraj lokalne vlasti prije izrade letaka i objave datuma.
Najkasnije 7 dana prije utrke obavijesti stanovnike u blizini, škole i kvartovske skupine. Posebno navedi vrijeme zatvaranja ili ograničenja prolaza, a ne samo vrijeme starta.
Na dan događaja postavi registracijski stol, zonu čekanja i prostor za zagrijavanje najmanje 90 minuta prije starta. Pripremi popis prijavljenih, prijavne obrasce i obrasce za odricanje od odgovornosti na jednom mjestu.
Označi start, cilj i rutu prije dolaska trkača, uključujući kilometarske oznake, parkiranje i toalete. Nakon završetka predvidi barem 60 minuta za uklanjanje oznaka i skupljanje otpada uz rutu.

Česta pitanja

Koliko unaprijed treba organizirati lokalnu trkačku utrku?: Za malu lokalnu utrku računaj najmanje 6 do 8 tjedana. To ostavlja dovoljno vremena za provjeru rute, eventualno odobrenje korištenja ceste, obavještavanje stanovnika, prijave i raspored volontera.
Kada treba doći na mjesto utrke?: Dođi najmanje 90 minuta prije starta. Tada možeš pregledati rutu, postaviti registracijski stol, oznake, zonu čekanja i zagrijavanje te riješiti zadnje probleme prije dolaska većine sudionika.
Koliko vode treba pripremiti za trkačku utrku?: Količina ovisi o broju sudionika i vremenu, ali pripremi vodu za sve prijavljene te dodatnu zalihu od oko 20 posto. Rashlađivanje i posluživanje organiziraj prije otvaranja registracije, a ne tek nakon starta.
Kada obavijestiti susjede o utrci?: Prvu obavijest pošalji ili podijeli najmanje 7 dana unaprijed, a kod zatvaranja prometnice ranije ako lokalna pravila to traže. Ponovi ključne informacije dan prije: vrijeme događaja, ograničenja prolaza i kontakt za pitanja.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.