Sådan planlægger du et lokalt løbeevent

Start med at beslutte, hvad løbeeventet skal opnå, hvem der må deltage, og om deltagerne må gå på ruten. Vælg derefter distance og eventtype, før du søger nødvendige tilladelser og informerer naboer, skoler og lokale grupper. Planlæg start, mål, venteområde, opvarmning, toiletter og tilmelding som én samlet plads. På dagen handler det især om en tidlig ruteinspektion, tydelig kommunikation mellem frivillige og sikker oprydning bagefter.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Fastlæg eventets mål
2
Kontakt de lokale myndigheder om nødvendigt
3
Del information med skoler eller lokalgrupper
4
Markér start- og finishzonerne
5
Ankom tidligt og inspicér stedet
2 personer
6
Fjern skilte og markeringer langs ruten
2 personer
7
Vælg eventtypen
8
Søg om tilladelse til midlertidig brug af vej eller sti om nødvendigt
9
Hæng lokale plakater eller flyers op
10
Planlæg venteområdet for løbere
11
Opsæt tilmeldingsområdet
2 personer
12
Ryd borde, stole og materialer væk
3 personer
13
Vælg løbedistancen
14
Informér naboerne om eventet
15
Besvar deltagernes spørgsmål
16
Planlæg opvarmningsområdet
17
Indret start- og finishområdet
2 personer
18
Rengør start- og finishområdet
3 personer
19
Afgør om børn må deltage
20
Sørg for toiletfaciliteter
21
Hold styr på de tilmeldte deltagere
22
Forbered opstillingen af registreringsbordet
23
Opsæt ruteskilte
2 personer
24
Saml affald langs ruten
4 personer
25
Afgør om det er tilladt at gå på ruten
26
Tjek parkeringsmulighederne
27
Bekræft tilmeldingerne før eventet
28
Forbered check-in-materiale til deltagerne
29
Opsæt vandposter
2 personer
30
Tjek for glemte sager
2 personer
31
Vælg eventdatoen
32
Planlæg cykelparkering
33
Gør den endelige deltagerliste klar
34
Forbered dekorationer til startområdet
35
Informér alle frivillige
2 personer
36
Aflever lånt udstyr tilbage
2 personer
37
Tjek for konflikter med andre lokale events
38
Sørg for adgang til strøm, hvis nødvendigt
39
Forbered startnumre eller navneskilte til deltagerne
40
Forbered dekorationer til målstregen
41
Byd de ankommende deltagere velkommen
3 personer
42
Tak lokale støtter og sponsorer
43
Vælg en reservedato ved dårligt vejr
44
Afgør, hvor materialerne skal opbevares før eventet
45
Send eventoplysninger til de tilmeldte løbere
46
Sæt borde og stole op
47
Kontrollér deltagernes tilmeldinger
2 personer
48
Del eventbilleder
49
Vælg start- og finishstedet
50
Lav et enkelt eventbudget
51
Del information om samlingspunktet
52
Forbered forsyninger til vandposten
53
Del startnumre eller materialer ud
2 personer
54
Del resultaterne, hvis relevant
55
Bekræft tilladelse til brug af stedet
56
Beregn omkostningerne til forsyninger, mad og materialer
57
Del parkeringsinstruktioner
58
Forbered snacks til deltagerne
59
Gennemgå ruten og sikkerhedsreglerne
2 personer
60
Bed deltagerne om feedback
61
Gå den planlagte rute
2 personer
62
Afgør, om deltagelsen er gratis eller betalt
63
Fortæl, hvad deltagerne skal medbringe
64
Forbered instruktioner til frivillige
65
Organisér deltagerne før start
2 personer
66
Drøft med arrangørerne, hvad der gik godt
67
Mål den præcise rutelængde
68
Afgør, hvad deltagerne får efter mål
69
Gå eller cykl ruten igen før eventet
2 personer
70
Tildel frivillige til specifikke steder
71
Annoncér eventets start
72
Notér forbedringspunkter til næste event
73
Tilpas ruten om nødvendigt
74
Få lokale sponsorer, hvis ønsket
75
Kontrollér stiernes og vejenes stand
76
Forklar frivilliges opgaver
77
Hold øje med løberne langs ruten
4 personer
78
Tjek, om ruten passer til forskellige konditionsniveauer
79
Bed om støtte fra lokale virksomheder, hvis ønsket
80
Fjern eller meld mulige forhindringer
81
Forbered førstehjælpsudstyr
82
Støt deltagere, der har brug for hjælp
3 personer
83
Kortlæg trafikerede veje og farlige områder
84
Lav en enkel tilmeldingsformular
85
Afgør, hvor ruteskilte skal placeres
86
Udpeg en person med ansvar for nødsituationer
87
Sørg for, at vandposter er forsynet
2 personer
88
Afgør, hvor frivillige er nødvendige langs ruten
89
Afgør, hvilke deltageroplysninger der er nødvendige
90
Forbered pile og rutemarkeringer
91
Forbered metoden til tidtagning
92
Registrér dem, der kommer i mål
2 personer
93
Vælg placeringen af vandposterne
94
Åbn tilmeldingen for deltagere
95
Planlæg frivilligposter langs ruten
96
Forbered registrering ved mål
97
Sørg for snacks til deltagerne efter mål
2 personer
98
Vælg samlingsområder for deltagerne
99
Lav en onlineannonce for eventet
100
Lav et enkelt rutekort
101
Forbered medaljer, certifikater eller små præmier
102
Uddel medaljer eller certifikater
2 personer
103
Vurdér det forventede antal løbere
104
Del eventet i lokale sociale mediegrupper
105
Print rutekort, hvis nødvendigt
106
Forbered musik eller speak, hvis det er planlagt
107
Tag gruppebilleder
2 personer
108
Fastlæg den maksimale deltagergrænse
109
Del information med lokale idrætsklubber
110
Forbered information om nødadgang
111
Tjek vejret for eventet
112
Tak frivillige og deltagere
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Instruktioner til frivillige
Lanyards
Flyers til eventet
Oversigt over eventbudgettet
Regler og information til deltagere
Ruteforkort
Deltagerregistreringsliste
Ansvarsfraskrivelsesformularer
Trykte vagtplaner
Tilmeldingsformularer
Klembræt
Certifikater
Informationsark til deltagere
Penne
Medaljebånd
Tak-kort til frivillige
Kontaktliste for frivillige
Selvklæbende noter
Finishstickers
Eventprogram
Navneskilte
Velkomstposer til deltagere
Identifikationsbadges til frivillige
Permanentmarkere
Startnumre
Medaljer til de færdige
Highlighters
Sikkerhedsnåle
Små præmier til vindere
Notesbog
Deltagerarmbånd
Gaveposer

Logistics

Kilometerpæle
Klappstole
Tilmeldingsbord
Parkeringsskilte
Festtelt eller gazebo
Borddug til tilmeldingsbordet
Toiletskilte
Skilte til deltagernes venteområde
Tilmeldingsskilt
Opbevaringskasser
Skilt til informationsskranken
Skilte til vandpost
Materialeposer
Saks
Tape eller markering til startlinjen
Ducttape
Små dekorationer
Rutekort
Vejvisningsskilte
Rutepile
Sammenklappelige borde
Velkomstbanner
Skilte med frivilliges placeringer
Skilt til startlinjen
Sponsor-skilte
Målskilt
Glemt-og-fundet-kasse
Tape eller markering til målstregen
Strips
Balloner
Reb eller snor
Multiværktøj
Værktøjskasse
Sammenklappelig vogn eller trolley

Safety

Fløjter
Walkie-talkies
Mobiltelefoner til kommunikation
Førstehjælpsskilt
Liste over nødkontakter
Plastre
Hånddesinfektionsmiddel
Tape
Afspærringsbånd
Synlige frivilligveste
Sikkerhedskegler
Solcreme
Førstehjælpskasse
Insektafvisende middel
Sportstape
Elastiske bandager
Desinficerende servietter
Engangshandsker
Redningsfolie
Kølende poser

Groceries

Energi-barer
Kølebokse
Snacks
Is
Drikkevand
Sandwicher
Vandflasker
Småkager
Vandbeholdere
Kaffe, te, mælk
Sportsdrik
Bestik
Frugt
Serveringsfade
Vanddispenser
Sukker
Kopper
Servietter
Genanvendelige kopper
Tallerkener
Forfriskninger til frivillige
Forfriskninger til arrangører

Technical

Stikdåse
Bærbar powerbank
Bærbare opladere
Musikafspiller
Forlængerkabel
Kamera
Stopur
Mobilholder
Timer
Ekstra batterier
Startsignal med fløjte eller horn
Hukommelseskort
Ekstra batterier
Højttaler
Mikrofon

Cleaning

Genbrugsbeholdere
Papirhåndklæder
Genbrugsposer
Affaldsbeholdere
Affaldssække
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Kost
Fejekost og fejebakke
Moppe
Affaldsposer
Spand

Tips

Afklar myndighedskrav mindst 6-8 uger før eventet, hvis ruten bruger vej eller sti. Tilladelsen skal være på plads, før du hænger flyers op eller åbner tilmeldingen.
Gå hele ruten igennem tidligt på dagen og kontrollér skilte, kilometerpæle, start- og målzoner samt parkeringsforhold. Brug walkie-talkies eller mobiltelefoner, så frivillige hurtigt kan melde om problemer.
Beregn venteområdet ud fra det forventede deltagerantal, og placer registreringsbord, regler, ansvarsfraskrivelser og tilmeldingslister, så køen ikke blokerer opvarmningsområdet.
Planlæg forplejning efter varighed og vejr: hav drikkevand klar fra åbning, kølebokse med is til varme dage og energi-barer eller snacks til deltagere, der bliver længere på ruten.
Lav en fast afslutningsrunde med ansvarlige personer for rute, startområde og målområde. Fjern alle skilte og markeringer samme dag, og saml affald langs hele ruten, før området forlades.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal man planlægge et lokalt løbeevent?: Begynd mindst 8 uger før, hvis der kan være behov for tilladelse til vej eller sti. Brug de første 1-2 uger på mål, distance og eventtype, og reserver de sidste 7 dage til bemanding, rutecheck og deltagerinformation.
Hvor mange frivillige skal der bruges til et lokalt løbeevent?: Planlæg mindst én frivillig ved registreringen, én ved start, én ved mål og én ved hvert vigtigt kryds på ruten. Ved 50 deltagere bør du normalt have 6-8 frivillige, afhængigt af rutens længde og trafik.
Hvor meget drikkevand skal man beregne til et løbeevent?: Beregn mindst 0,5 liter pr. deltager til et kort event og 1 liter pr. deltager, hvis løbet varer over en time eller foregår i varmt vejr. Læg 10-15 procent ekstra til, så du ikke løber tør.
Hvornår skal ruten og startområdet sættes op?: Mød op mindst 2 timer før start, så skilte, kilometerpæle, registreringsbord, venteområde og toiletter kan kontrolleres. Lav en sidste gennemgang 30 minutter før start, mens de ansvarlige frivillige står på deres poster.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.