Zo organiseer je een lokaal hardloopevenement

Begin niet met de startboog, maar met het doel, de afstand en de route. Daarna regel je toestemming voor weg of pad, informeer je omwonenden en leg je vast of kinderen en wandelaars mogen deelnemen. Op de dag zelf moeten registratie, wachtruimte, warming-up, start en finish logisch op elkaar aansluiten. Een vroeg locatiebezoek voorkomt dat je pas bij de opbouw ontdekt dat borden, toiletten of communicatie ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel van het evenement
2
Neem indien nodig contact op met de lokale autoriteiten
3
Deel informatie met scholen of buurtgroepen
4
Markeer de start- en finishzones
5
Kom vroeg aan en inspecteer de locatie
2 personen
6
Verwijder routeborden en markeringen
2 personen
7
Kies de evenementvorm
8
Vraag indien nodig toestemming voor tijdelijk gebruik van weg of pad
9
Hang lokale posters of flyers op
10
Plan de wachtruimte voor lopers
11
Zet de registratieplek op
2 personen
12
Ruim tafels, stoelen en materialen op
3 personen
13
Kies de hardloopafstand
14
Informeer omwonenden over het evenement
15
Beantwoord vragen van deelnemers
16
Plan de warming-uptzone
17
Richt de start- en finishzone in
2 personen
18
Maak de start- en finishzone schoon
3 personen
19
Bepaal of kinderen mogen deelnemen
20
Regel toiletvoorzieningen
21
Houd de geregistreerde deelnemers bij
22
Bereid de opstelling van de registratietafel voor
23
Plaats routeborden
2 personen
24
Verzamel afval langs de route
4 personen
25
Bepaal of wandelen over de route is toegestaan
26
Controleer de parkeergelegenheid
27
Bevestig de inschrijvingen vóór het evenement
28
Bereid check-inmateriaal voor deelnemers voor
29
Zet waterposten op
2 personen
30
Controleer op verloren voorwerpen
2 personen
31
Kies de evenementdatum
32
Plan fietsenstalling
33
Maak de definitieve deelnemerslijst klaar
34
Bereid decoraties voor de startzone voor
35
Breng alle vrijwilligers op de hoogte
2 personen
36
Breng geleende materialen terug
2 personen
37
Controleer op conflicten met andere lokale evenementen
38
Regel indien nodig toegang tot elektriciteit
39
Bereid deelnemersnummers of naamlabels voor
40
Bereid decoraties voor de finishlijn voor
41
Verwelkom aankomende deelnemers
3 personen
42
Bedank lokale supporters en sponsors
43
Kies een uitwijkdatum bij slecht weer
44
Bepaal waar de materialen vóór het evenement worden opgeslagen
45
Stuur evenementdetails naar de ingeschreven lopers
46
Zet tafels en stoelen neer
47
Controleer de inschrijvingen van deelnemers
2 personen
48
Deel evenementfoto's
49
Kies de start- en finishlocatie
50
Maak een eenvoudig evenementenbudget
51
Deel informatie over het verzamelpunt
52
Bereid de benodigdheden voor de waterpost voor
53
Deel rugnummers of materialen uit
2 personen
54
Deel indien van toepassing de uitslagen
55
Bevestig toestemming voor gebruik van de locatie
56
Schat de kosten voor benodigdheden, eten en materialen in
57
Deel parkeerinstructies
58
Bereid snacks voor deelnemers voor
59
Leg de route en veiligheidsregels uit
2 personen
60
Vraag deelnemers om feedback
61
Loop de geplande route
2 personen
62
Bepaal of deelname gratis of betaald is
63
Deel mee wat deelnemers moeten meenemen
64
Bereid instructies voor vrijwilligers voor
65
Organiseer deelnemers vóór de start
2 personen
66
Bespreek met organisatoren wat goed ging
67
Meet de exacte routeafstand
68
Bepaal wat deelnemers na de finish krijgen
69
Loop of fiets de route opnieuw vóór het evenement
2 personen
70
Wijs vrijwilligers toe aan specifieke locaties
71
Kondig de start van het evenement aan
72
Noteer verbeterpunten voor het volgende evenement
73
Pas de route indien nodig aan
74
Regel indien gewenst lokale sponsors
75
Controleer de staat van paden en wegen
76
Leg de taken van vrijwilligers uit
77
Houd lopers langs de route in de gaten
4 personen
78
Controleer of de route geschikt is voor verschillende fitheidsniveaus
79
Vraag indien gewenst steun aan lokale bedrijven
80
Verwijder of meld mogelijke obstakels
81
Bereid EHBO-benodigdheden voor
82
Ondersteun deelnemers die hulp nodig hebben
3 personen
83
Breng drukke wegen en gevaarlijke gebieden in kaart
84
Maak een eenvoudig inschrijfformulier
85
Bepaal waar routeborden moeten komen
86
Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor noodgevallen
87
Houd de waterposten bevoorraad
2 personen
88
Bepaal waar vrijwilligers langs de route nodig zijn
89
Bepaal welke deelnemersinformatie nodig is
90
Bereid pijlen en routemarkeringen voor
91
Bereid de tijdregistratiemethode voor
92
Registreer de finishers
2 personen
93
Kies de locaties van de waterposten
94
Open de inschrijving voor deelnemers
95
Plan vrijwilligersposities langs de route
96
Bereid finishregistraties voor
97
Voorzie deelnemers na de finish van versnaperingen
2 personen
98
Kies verzamelgebieden voor deelnemers
99
Maak een online aankondiging voor het evenement
100
Maak een eenvoudige routekaart
101
Bereid medailles, certificaten of kleine prijzen voor
102
Deel medailles of certificaten uit
2 personen
103
Schat het verwachte aantal lopers in
104
Deel het evenement in lokale socialmediagroepen
105
Druk routekaarten af indien nodig
106
Bereid muziek of omroepberichten voor als dat gepland is
107
Maak groepsfoto's
2 personen
108
Stel de maximale deelnemerslimiet vast
109
Deel informatie met lokale sportclubs
110
Bereid informatie over noodtoegang voor
111
Controleer de weersomstandigheden voor het evenement
112
Bedank vrijwilligers en deelnemers
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Checklist voor evenementenplanning
Instructies voor vrijwilligers
Lanyards
Flyers voor het evenement
Overzicht van het evenementenbudget
Regels en informatie voor deelnemers
Route-informatiekaarten
Deelnemersregistratielijst
Vrijwaringsformulieren
Gedrukte dienstregelingen
Inschrijfformulieren
Klembord
Certificaten
Informatieblad voor deelnemers
Pennen
Medailleribbons
Bedankkaartjes voor vrijwilligers
Contactlijst vrijwilligers
Kleefbriefjes
Finisherstickers
Evenementenschema
Naambadges
Welkomsttassen voor deelnemers
Identificatiebadges voor vrijwilligers
Permanentmarkers
Startnummers
Finishermedailles
Markeerstiften
Veiligheidsspelden
Kleine prijzen voor winnaars
Notitieboek
Deelnemerspolsbandjes
Cadeautasjes

Logistics

Kilometerpaaltjes
Klappstoelen
Inschrijvingstafel
Parkeerborden
Partytent of gazebo
Tafellaken voor de inschrijftafel
Toiletaanwijzingen
Borden voor wachtruimte deelnemers
Inschrijfbord
Opbergdozen
Bord informatiebalie
Borden waterpost
Materiaalzakken
Schaar
Tape of markering voor de startlijn
Ducttape
Kleine decoraties
Routekaart
Richtingsborden
Routepijlen
Klapptafels
Welkomstbanner
Borden met vrijwilligerslocaties
Bord startlijn
Sponsorborden
Finishbord
Verloren-en-gevonden-doos
Tape of markering voor de finishlijn
Tyraps
Ballonnen
Touw of koord
Multitool
Gereedschapskist
Opvouwbare kar of trolley

Safety

Fluitjes
Walkietalkies
Mobiele telefoons voor communicatie
EHBO-bord
Lijst met noodcontacten
Pleisters
Handdesinfectiemiddel
Plakband
Afzetlint
Zichtbare vrijwilligersvesten
Veiligheidskegels
Zonnebrandcrème
EHBO-kit
Insectenwerend middel
Sporttape
Elastische verbanden
Desinfectiedoekjes
Wegwerphandschoenen
Reddingsdeken
Koelpacks

Boodschappen

Energerepen
Koelboxen
Snacks
IJs
Drinkwater
Broodjes
Waterflessen
Koekjes
Watercontainers
Koffie, thee, melk
Sportdrank
Bestek
Fruit
Serveerschalen
Waterdispenser
Suiker
Bekers
Servetten
Herbruikbare bekers
Borden
Verfrissingen voor vrijwilligers
Verfrissingen voor organisatoren

Techniek

Stekkerdoos
Draagbare powerbank
Draagbare opladers
Muziekafspeelapparaat
Verlengkabel
Camera
Stopwatch
Telefoonstatief
Timer
Extra batterijen
Bel of hoorn voor startsein
Geheugenkaart
Reservebatterijen
Luidspreker
Microfoon

Schoonmaak

Recyclingbakken
Papieren handdoeken
Recyclezakken
Prullenbakken
Afvalzakken
Schoonmaakdoekjes
Schoonmaakspray
Bezem
Stoffer en blik
Dweil
Vuilniszakken
Emmer

Tips

Leg de route en afstand vroeg vast en controleer daarna kruisingen, smalle passages en plekken waar routeborden nodig zijn. Plan ook wie de route vóór de start controleert en wie na afloop kilometerpaaltjes, markeringen en borden verwijdert.
Regel toestemming en buurtcommunicatie niet in de laatste week. Neem contact op met lokale autoriteiten zodra de route staat en verspreid informatie bij omwonenden, scholen en buurtgroepen voordat deelnemers arriveren.
Maak registratie eenvoudiger door de tafel, inschrijfformulieren, vrijwaringsformulieren en deelnemersregistratielijst samen klaar te zetten. Plan extra tijd voor vragen en geef deelnemers duidelijke route-informatie, toiletaanwijzingen en regels.
Werk met een tijdschema voor de opbouw: inspecteer de locatie vroeg, richt eerst registratie en wachtruimte in en zet daarna start, finish en warming-upzone klaar. Spreek vrijwilligers vooraf aan met instructies en verdeel communicatie via mobiele telefoons of walkietalkies.
Plan water, snacks en energierepen niet alleen voor de finish. Zet drinkwater en koelboxen klaar op de afgesproken plekken, controleer de toiletten en wijs iemand aan voor afval langs de route en het schoonmaken van start- en finishzone.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lokaal hardloopevenement organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de route te kiezen, toestemming te vragen, omwonenden te informeren, vrijwilligers te instrueren en inschrijvingen bij te houden.
Wanneer moet ik toestemming aanvragen voor een hardloopevenement op de openbare weg?: Vraag toestemming aan zodra de route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór het evenement. Wachten tot de laatste 2 weken kan problemen geven met verkeersmaatregelen, routeborden en communicatie naar de buurt.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een lokaal hardloopevenement?: Reserveer minstens 2 uur vóór de start voor inspectie en opbouw. Kom eerst op locatie aan, controleer de route en zet daarna registratie, wachtruimte, warming-upzone, start en finish in die volgorde klaar.
Wat moet ik na een lokaal hardloopevenement opruimen?: Plan direct na de laatste deelnemer minimaal 60 minuten voor de afbouw. Verwijder routeborden en markeringen, verzamel afval langs de route, maak start en finish schoon en ruim tafels, stoelen en overige materialen op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.