Näin järjestät paikallisen juoksutapahtuman

Paikallinen juoksutapahtuma onnistuu, kun etenet reitistä ja turvallisuudesta ilmoittautumiseen oikeassa järjestyksessä. Päätä ensin matka, tapahtuman muoto ja se, saavatko lapset osallistua. Sen jälkeen varmista mahdolliset luvat, tiedota lähialueen asukkaita ja kokoa vapaaehtoisille selkeät ohjeet. Lähtö- ja maalialueen, odotustilan, lämmittelyalueen, wc-tilojen ja juomapisteiden pitää olla mietittyinä ennen tapahtumapäivää.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä tapahtuman tavoite
2
Ota tarvittaessa yhteyttä paikallisiin viranomaisiin
3
Jaa tietoa kouluille tai naapuriryhmille
4
Merkitse lähtö- ja maalialueet
5
Saavu ajoissa ja tarkista tapahtumapaikka
2 henkilöä
6
Poista reittiopasteet ja merkinnät
2 henkilöä
7
Valitse tapahtumamuoto
8
Pyydä tarvittaessa lupa tien tai polun tilapäiseen käyttöön
9
Ripusta paikallisia julisteita tai flyereitä
10
Suunnittele juoksijoiden odotustila
11
Pystytä ilmoittautumispaikka
2 henkilöä
12
Siivoa pöydät, tuolit ja tarvikkeet
3 henkilöä
13
Valitse juoksumatka
14
Tiedota lähialueen asukkaita tapahtumasta
15
Vastaa osallistujien kysymyksiin
16
Suunnittele lämmittelyalue
17
Järjestä lähtö- ja maalialue
2 henkilöä
18
Siivoa lähtö- ja maalialue
3 henkilöä
19
Päätä, saavatko lapset osallistua
20
Järjestä wc-tilat
21
Pidä kirjaa ilmoittautuneista osallistujista
22
Valmistele ilmoittautumispisteen järjestelyt
23
Aseta reittiopasteet
2 henkilöä
24
Kerää roskat reitin varrelta
4 henkilöä
25
Päätä, onko reitillä kävely sallittua
26
Tarkista pysäköintimahdollisuudet
27
Vahvista ilmoittautumiset ennen tapahtumaa
28
Valmistele osallistujien sisäänkirjautumistarvikkeet
29
Pystytä vesipisteet
2 henkilöä
30
Tarkista kadonneet tavarat
2 henkilöä
31
Valitse tapahtumapäivä
32
Suunnittele pyöräparkki
33
Valmistele lopullinen osallistujalista
34
Valmistele lähtöalueen koristeet
35
Tiedota kaikille vapaaehtoisille
2 henkilöä
36
Palauta lainatut materiaalit
2 henkilöä
37
Tarkista ristiriidat muiden paikallisten tapahtumien kanssa
38
Järjestä tarvittaessa sähkönsyöttö
39
Valmistele osallistujanumerot tai nimilaput
40
Valmistele maalilinjan koristelu
41
Toivota saapuvat osallistujat tervetulleiksi
3 henkilöä
42
Kiitä paikallisia tukijoita ja sponsoreita
43
Valitse varapäivä huonon sään varalta
44
Määritä, missä tapahtumaa edeltävät tarvikkeet säilytetään
45
Lähetä tapahtuman tiedot ilmoittautuneille juoksijoille
46
Aseta pöydät ja tuolit paikalleen
47
Tarkista osallistujien ilmoittautumiset
2 henkilöä
48
Jaa tapahtumakuvia
49
Valitse lähtö- ja maalipaikka
50
Laadi yksinkertainen tapahtumabudjetti
51
Jaa tiedot kokoontumispaikasta
52
Valmistele vesipisteen tarvikkeet
53
Jaa numerolaput tai tarvikkeet
2 henkilöä
54
Jaa tulokset tarvittaessa
55
Vahvista tapahtumapaikan käyttöoikeus
56
Arvioi tarvikkeiden, ruoan ja materiaalien kustannukset
57
Jaa pysäköintiohjeet
58
Valmistele välipaloja osallistujille
59
Kerro reitti- ja turvallisuussäännöt
2 henkilöä
60
Pyydä osallistujilta palautetta
61
Käy suunniteltu reitti läpi
2 henkilöä
62
Määritä, onko osallistuminen ilmainen vai maksullinen
63
Kerro, mitä osallistujien tulee ottaa mukaan
64
Valmistele vapaaehtoisten ohjeet
65
Järjestä osallistujat ennen aloitusta
2 henkilöä
66
Keskustele järjestäjien kanssa siitä, mikä sujui hyvin
67
Mittaa tarkka reittimatka
68
Määritä, mitä osallistujat saavat maaliin tullessaan
69
Kävele tai pyöräile reitti uudelleen ennen tapahtumaa
2 henkilöä
70
Sijoita vapaaehtoiset tietyille paikoille
71
Ilmoita tapahtuman aloituksesta
72
Kirjaa ylös kehityskohteet seuraavaa tapahtumaa varten
73
Säädä reittiä tarvittaessa
74
Hanki halutessasi paikallisia sponsoreita
75
Tarkista polkujen ja teiden kunto
76
Selitä vapaaehtoisten tehtävät
77
Pidä juoksijoita silmällä reitin varrella
4 henkilöä
78
Tarkista, että reitti sopii eri kuntotasoille
79
Pyydä halutessasi tukea paikallisilta yrityksiltä
80
Poista tai ilmoita mahdollisista esteistä
81
Valmistele ensiaputarvikkeet
82
Tue osallistujia, jotka tarvitsevat apua
3 henkilöä
83
Kartoitа vilkkaat tiet ja vaaralliset alueet
84
Tee yksinkertainen ilmoittautumislomake
85
Määritä, mihin reittikyltit sijoitetaan
86
Nimeä henkilö, joka vastaa hätätilanteista
87
Pidä vesipisteet täydennettyinä
2 henkilöä
88
Määritä, missä reitin varrella tarvitaan vapaaehtoisia
89
Määritä, mitä osallistujatietoja tarvitaan
90
Valmistele nuolet ja reittimerkinnät
91
Valmistele ajanottotapa
92
Kirjaa maaliin tulleet
2 henkilöä
93
Valitse vesipisteiden sijainnit
94
Avaa osallistujien ilmoittautuminen
95
Suunnittele vapaaehtoisten paikat reitin varrelle
96
Valmistele maaliintulon kirjaus
97
Tarjoa maaliin tulleille välipaloja
2 henkilöä
98
Valitse osallistujien kokoontumisalueet
99
Tee tapahtumasta verkkokuulutus
100
Tee yksinkertainen reittikartta
101
Valmistele mitalit, todistukset tai pienet palkinnot
102
Jaetaan mitalit tai todistukset
2 henkilöä
103
Arvioi juoksijoiden odotettu määrä
104
Jaa tapahtuma paikallisissa sosiaalisen median ryhmissä
105
Tulosta reittikartat tarvittaessa
106
Valmistele musiikki tai kuulutukset, jos ne on suunniteltu
107
Ota ryhmäkuvia
2 henkilöä
108
Määritä osallistujien enimmäismäärä
109
Jaa tietoa paikallisille urheiluseuroille
110
Valmistele tiedot hätäkulusta
111
Tarkista tapahtuman sääolosuhteet
112
Kiitä vapaaehtoisia ja osallistujia
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun muistilista
Vapaaehtoisten ohjeet
Kaulanauhat
Tapahtumaflyerit
Tapahtumabudjetin yhteenveto
Osallistujien säännöt ja tiedot
Reittiä koskevat tietokortit
Osallistujien ilmoittautumislista
Vastuuvapautuslomakkeet
Painetut aikataulut
Ilmoittautumislomakkeet
Leikealusta
Todistukset
Osallistujan tietolomake
Kynät
Mitalinauhat
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Tarralaput
Maaliintulijatarra
Tapahtuma-aikataulu
Nimikyltit
Osallistujien tervetulopussit
Vapaaehtoisten nimikyltit
Tussit
Kilpailunumerot
Maalimitalit
Korostuskynät
Hakaneulat
Pienet palkinnot voittajille
Muistikirja
Osallistujarannekkeet
Lahjakassit

Logistics

Kilometripaalut
Kokoontaitettavat tuolit
Ilmoittautumispöytä
Pysäköintikyltit
Telttateltta tai gazebo
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
Wc-kyltit
Osallistujien odotustilan kyltit
Ilmoittautumiskyltti
Säilytyslaatikot
Opaste infopisteelle
Vesipistekyltit
Tarvikepussit
Sakset
Teippi tai merkintä lähtöviivalle
Teippirulla
Pienet koristeet
Reittikartta
Suuntakyltit
Reittinuolet
Kokoontaitettavat pöydät
Tervetulobanderolli
Vapaaehtoisten sijaintikyltit
Lähtöviitan kyltti
Sponsorikyltit
Maalikyltti
Löytötavaralaatikko
Teippi tai merkintä maaliviivalle
Nippusiteet
Ilmapallot
Narua tai köyttä
Monitoimityökalu
Työkalupakki
Taitettava kärry tai trolley

Safety

Pillit
Radiopuhelimet
Matkapuhelimet viestintään
Ensiapukyltti
Hätäyhteystietoluettelo
Laastarit
Käsidesi
Teippi
Aitausnauha
Näkyvät vapaaehtoisliivit
Turvakartiot
Aurinkovoide
EA-pakkaus
Hyönteiskarkote
Urheiluteippi
Elastiset siteet
Desinfiointipyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Pelastuspeite
Kylmäpakkaukset

Groceries

Energiapatukat
Kylmälaukut
Välipalat
Jää
Juomavesi
Voileivät
Vesipullot
Pikkuleivät
Vesisäiliöt
Kahvi, tee, maito
Urheilujuoma
Ruokailuvälineet
Hedelmät
Tarjoiluvadit
Vesiautomaatti
Sokeri
Kupit
Servetit
Uudelleenkäytettävät kupit
Lautaset
Virkistys vapaaehtoisille
Virkistys järjestäjille

Technical

Jatkopistorasia
Kannettava varavirtalähde
Kannettavat laturit
Musiikin toistolaite
Jatkojohto
Kamera
Sekuntikello
Puhelinjalusta
Ajastin
Varaparistot
Lähtömerkiksi kello tai torvi
Muistikortti
Vara-akut
Kaiutin
Mikrofoni

Cleaning

Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Kierrätyspussit
Roskakorit
Jätesäkit
Siivousliinat
Puhdistussuihke
Luuta
Harja ja rikkalapio
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri

Vinkit

Varmista tien tai polun tilapäisen käytön lupa heti, kun reitti on päätetty. Tiedota kouluja ja lähialueen asukkaita viimeistään 1–2 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta liikennejärjestelyt eivät tule yllätyksenä.
Merkitse reitti kilometripaaluilla ja opasteilla riittävän aikaisin tapahtumapäivänä. Tarkista koko reitti kävellen ennen lähtöä ja varmista erityisesti risteykset, joissa osallistuja voisi kääntyä väärään suuntaan.
Järjestä ilmoittautumispiste vähintään 60 minuuttia ennen lähtöä. Pidä osallistujalista, ilmoittautumislomakkeet ja vastuuvapautuslomakkeet samassa pisteessä, jotta jonot eivät hidasta lähtöä.
Varaa lähtöalueelle erillinen odotustila ja lämmittelyalue. Merkitse myös wc:t ja pysäköinti näkyvästi; nämä opasteet unohtuvat helposti, vaikka osallistujat etsivät niitä heti saapuessaan.
Sopikaa vapaaehtoisten viestintätapa ennen tapahtumaa ja jakakaa ohjeet kirjallisesti. Tapahtuman jälkeen kerää roskat reitiltä, pura kaikki opasteet ja siivoa lähtö- ja maalialue ennen kuin poistut paikalta.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan paikallisen juoksutapahtuman järjestäminen kestää?: Varaa valmisteluihin vähintään 4–6 viikkoa. Lupien, reitin ja lähialueen tiedotuksen tarkistaminen kannattaa aloittaa heti, koska niiden myöhästyminen vaikuttaa koko aikatauluun.
Milloin juoksutapahtuman reitti pitää merkitä?: Reittiopasteet kannattaa asettaa tapahtumapäivänä 1–2 tuntia ennen osallistujien saapumista. Käy reitti vielä kerran läpi juuri ennen lähtöä ja poista kaikki merkinnät tapahtuman päätyttyä.
Kuinka paljon vettä pitää varata juoksutapahtumaan?: Varaa vähintään 0,5 litraa juomavettä osallistujaa kohti ja lisää määrää kuumalla säällä. Säilytä vesi kylmälaukuissa ja sijoita se paikkaan, jonka osallistujat löytävät helposti maalin jälkeen.
Kuinka aikaisin ilmoittautumispiste pitää avata?: Avaa ilmoittautumispiste vähintään tunti ennen lähtöä. Jos osallistujia on yli 50, harkitse kahta järjestäjää pisteelle, jotta listojen tarkistus ja lomakkeiden täyttäminen eivät muodosta jonoa.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.