Jak uspořádat místní běžeckou akci krok za krokem

Začněte cílem akce, formátem a délkou trasy. Potom ověřte povolení, domluvte využití silnic nebo stezek a informujte obyvatele v okolí. Teprve po potvrzení místa připravte registraci, dobrovolníky, značení a bezpečnostní komunikaci. V den běhu potřebujete jasně oddělit čekací, startovní a cílovou zónu a mít připravený plán pro účastníky, kteří poběží pomaleji nebo půjdou pěšky.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Určete cíl akce
2
V případě potřeby kontaktujte místní úřady
3
Sdílejte informace se školami nebo sousedskými skupinami
4
Označte startovní a cílovou zónu
5
Přijeďte včas a zkontrolujte místo
2 osob
6
Odstraňte směrové tabule a značení trasy
2 osob
7
Zvolte formát akce
8
V případě potřeby vyžádejte povolení k dočasnému užívání silnice nebo stezky
9
Vyvěste místní plakáty nebo letáky
10
Naplánujte čekací prostor pro běžce
11
Zřiďte registrační místo
2 osob
12
Ukliďte stoly, židle a materiály
3 osob
13
Zvolte běžeckou vzdálenost
14
Informujte obyvatele v okolí o akci
15
Zodpovídejte dotazy účastníků
16
Naplánujte rozcvičovací zónu
17
Zařiďte startovní a cílovou zónu
2 osob
18
Vyčistěte startovní a cílovou zónu
3 osob
19
Určete, zda se mohou zúčastnit děti
20
Zajistěte toalety
21
Sledujte registrované účastníky
22
Připravte rozmístění registračního stolu
23
Umístěte směrové tabule trasy
2 osob
24
Posbírejte odpadky podél trasy
4 osob
25
Určete, zda je povolena chůze po trase
26
Zkontrolujte parkování
27
Potvrďte přihlášky před akcí
28
Připravte registrační materiály pro účastníky
29
Zřiďte občerstvovací stanice s vodou
2 osob
30
Zkontrolujte ztracené věci
2 osob
31
Zvolte datum akce
32
Naplánujte stojany na kola
33
Připravte konečný seznam účastníků
34
Připravte dekorace pro startovní zónu
35
Informujte všechny dobrovolníky
2 osob
36
Vraťte vypůjčené vybavení
2 osob
37
Zkontrolujte střet s jinými místními akcemi
38
Podle potřeby zajistěte přístup k elektřině
39
Připravte startovní čísla nebo jmenovky
40
Připravte dekorace pro cílovou čáru
41
Vítejte příchozí účastníky
3 osob
42
Poděkujte místním podporovatelům a sponzorům
43
Zvolte náhradní datum pro případ špatného počasí
44
Určete místo pro uskladnění materiálů před akcí
45
Pošlete informace o akci registrovaným běžcům
46
Rozmístěte stoly a židle
47
Zkontrolujte registrace účastníků
2 osob
48
Sdílejte fotografie z akce
49
Zvolte místo startu a cíle
50
Vytvořte jednoduchý rozpočet akce
51
Sdílejte informace o místě srazu
52
Připravte potřeby pro vodní stanici
53
Rozdejte startovní čísla nebo materiály
2 osob
54
Podle potřeby zveřejněte výsledky
55
Potvrďte souhlas s použitím místa
56
Odhadněte náklady na potřeby, jídlo a materiály
57
Sdílejte pokyny k parkování
58
Připravte občerstvení pro účastníky
59
Vysvětlete trasu a bezpečnostní pravidla
2 osob
60
Požádejte účastníky o zpětnou vazbu
61
Projděte plánovanou trasu
2 osob
62
Rozhodněte, zda je účast zdarma nebo za poplatek
63
Sdělte, co si účastníci mají vzít s sebou
64
Připravte pokyny pro dobrovolníky
65
Organizujte účastníky před startem
2 osob
66
Proberte s organizátory, co se podařilo
67
Změřte přesnou délku trasy
68
Určete, co účastníci dostanou po dokončení
69
Před akcí projděte nebo projeďte trasu na kole znovu
2 osob
70
Přiřaďte dobrovolníky ke კონკრეტním místům
71
Oznamte zahájení akce
72
Zaznamenejte body ke zlepšení pro příští akci
73
Upravte trasu podle potřeby
74
Podle potřeby zajistěte místní sponzory
75
Zkontrolujte stav stezek a silnic
76
Vysvětlete dobrovolníkům jejich úkoly
77
Dohlížejte na běžce podél trasy
4 osob
78
Zkontrolujte, zda je trasa vhodná pro různé úrovně kondice
79
Podle potřeby požádejte o podporu místní firmy
80
Odstraňte nebo nahlaste možné překážky
81
Připravte lékárničku
82
Pomozte účastníkům, kteří potřebují pomoc
3 osob
83
Zmapujte rušné silnice a nebezpečné oblasti
84
Vytvořte jednoduchý registrační formulář
85
Určete, kam umístit směrové tabule trasy
86
Určete osobu odpovědnou za mimořádné události
87
Doplňujte zásoby na vodních stanicích
2 osob
88
Určete, kde jsou podél trasy potřeba dobrovolníci
89
Určete, jaké údaje o účastnících jsou potřeba
90
Připravte šipky a značení trasy
91
Připravte způsob měření času
92
Zaznamenejte běžce v cíli
2 osob
93
Vyberte umístění vodních stanic
94
Otevřete registraci účastníků
95
Naplánujte pozice dobrovolníků podél trasy
96
Připravte záznamy o doběhu
97
Po doběhu zajistěte účastníkům občerstvení
2 osob
98
Vyberte shromažďovací prostory pro účastníky
99
Vytvořte online oznámení o akci
100
Vytvořte jednoduchou mapu trasy
101
Připravte medaile, certifikáty nebo drobné ceny
102
Předávejte medaile nebo certifikáty
2 osob
103
Odhadněte očekávaný počet běžců
104
Sdílejte akci v místních skupinách na sociálních sítích
105
V případě potřeby vytiskněte mapy trasy
106
Připravte hudbu nebo hlášení, pokud je plánováno
107
Pořizujte skupinové fotografie
2 osob
108
Stanovte maximální limit účastníků
109
Sdílejte informace s místními sportovními kluby
110
Připravte informace o přístupu pro záchranné složky
111
Zkontrolujte počasí pro akci
112
Poděkujte dobrovolníkům a účastníkům
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Kontrolní seznam plánování akce
Pokyny pro dobrovolníky
Lanyardy
Letáky k akci
Přehled rozpočtu akce
Pravidla a informace pro účastníky
Informační karty trasy
Seznam registrovaných účastníků
Prohlášení o odpovědnosti
Tištěné rozpisy
Registrační formuláře
Psací podložka
Certifikáty
Informační list pro účastníky
Pera
Stužky na medaile
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Kontaktní seznam dobrovolníků
Samolepicí lístky
Samolepky pro doběhnuvší
Program akce
Jmenovky
Uvítací tašky pro účastníky
Identifikační visačky pro dobrovolníky
Permanentní fixy
Startovní čísla
Medaile pro dokončující
Zvýrazňovače
Špendlíky
Malé ceny pro vítěze
Poznámkový blok
Náramky pro účastníky
Dárkové tašky

Logistics

Kilometrovníky
Skládací židle
Registrační stůl
Parkovací cedule
Party stan nebo altán
Ubrus na registrační stůl
Cedule na toalety
Cedule pro čekací prostor účastníků
Registrační cedule
Úložné boxy
Cedule informační přepážky
Cedule vodní stanice
Tašky s materiálem
Nůžky
Páska nebo značení startovní čáry
Textilní páska
Malé dekorace
Mapa trasy
Směrové cedule
Šipky trasy
Skládací stoly
Uvítací banner
Cedule s místy pro dobrovolníky
Cedule startovní čáry
Sponzorské cedule
Cílová cedule
Krabice na ztráty a nálezy
Páska nebo značení cílové čáry
Stahovací pásky
Balónky
Provaz nebo šňůra
Multifunkční nástroj
Nářadí
Skládací vozík nebo trolley

Safety

Píšťalky
Vysílačky
Mobilní telefony pro komunikaci
Cedule první pomoci
Seznam nouzových kontaktů
Náplasti
Dezinfekce na ruce
Lepicí páska
Vymezovací páska
Dobře viditelné vesty pro dobrovolníky
Bezpečnostní kužely
Opalovací krém
Lékárnička
Repelent
Sportovní tejp
Elastické obvazy
Dezinfekční ubrousky
Jednorázové rukavice
Záchranná fólie
Chladicí sáčky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladicí boxy
Svačiny
Led
Pitná voda
Bagety
Lahve s vodou
Sušenky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mléko
Sportovní nápoj
Příbory
Ovoce
Servírovací mísy
Dávkovač vody
Cukr
Kelímky
Ubrousky
Znovupoužitelné kelímky
Talíře
Občerstvení pro dobrovolníky
Občerstvení pro organizátory

Technical

Prodlužovací lišta
Přenosná powerbanka
Přenosné nabíječky
Zařízení na přehrávání hudby
Prodlužovací kabel
Fotoaparát
Stopky
Stativ pro telefon
Časomíra
Náhradní baterie
Startovní zvon nebo houkačka
Paměťová karta
Náhradní baterie
Reproduktor
Mikrofon

Cleaning

Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Tašky na recyklaci
Odpadkové koše
Pytle na odpad
Čisticí hadříky
Čisticí sprej
Koště
Smetáček a lopatka
Mop
Odpadkové pytle
Kbelík

Tipy

Povolení a informování okolí řešte několik týdnů předem, ne až po vytištění letáků. Ujasněte si také, zda se mohou účastnit děti a zda je na trase povolena chůze.
Trasu projděte nejpozději den před akcí a v den běhu přijeďte s předstihem alespoň 90 minut. Zkontrolujte start, cíl, čekací prostor, kilometrovníky i průjezdnost trasy.
Registraci umístěte tak, aby se u stolu netvořila fronta do startovní zóny. Připravte registrační formuláře, seznam přihlášených, pravidla pro účastníky a dostatek psacích potřeb.
Dobrovolníkům dejte krátké písemné pokyny a určete, kdo řeší start, cíl, trasu, komunikaci a případný problém. Na delší nebo členitější trase se hodí vysílačky, jinak mějte mezi stanovišti nabité mobilní telefony.
Pitnou vodu a občerstvení rozdělte podle délky trasy a počtu běžců, ne podle odhadu od stolu. Připravte také toalety, cedule k parkování a čekacímu prostoru a po doběhu zkontrolujte trasu kvůli odpadkům a zapomenutému značení.

Časté otázky

Jak dlouho předem začít organizovat místní běžeckou akci?: S přípravou začněte nejméně 6 až 8 týdnů před startem. Povolení, dočasné užívání silnice nebo stezky a informování obyvatel mohou vyžadovat delší lhůtu než registrace účastníků.
Kolik času potřebuje příprava místa v den běhu?: Na místo přijeďte alespoň 90 minut před startem. Zbude vám čas na kontrolu trasy, rozmístění cedulí, stavbu registračního stolu a oddělení čekací, rozcvičovací, startovní a cílové zóny.
Co připravit pro registraci běžců?: Připravte registrační stůl, formuláře, seznam přihlášených, pravidla pro účastníky, prohlášení o odpovědnosti a psací podložky. Pro jednu registrační řadu počítejte přibližně s 1 až 2 minutami na osobu, takže u větší účasti zřiďte více stanovišť.
Kdy odstranit značení běžecké trasy?: Směrové tabule a další značení odstraňte ihned po průchodu posledního účastníka a kontrole trasy. Po skončení ještě jednou projděte start, cíl i cestu, aby na místě nezůstaly cedule, odpadky ani materiál.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.