Kako organizirati teniški turnir brez pozabljenih podrobnosti

Organizacija teniškega turnirja se začne precej pred prvim servisom. Najprej določi format, starostno skupino, število igralcev in pravila, nato rezerviraj igrišča ter sestavi realen razpored. Pripravi tudi obrazce za rezultate, sezname igralcev, opremo za igrišča in jasne zadolžitve prostovoljcev. Ta kontrolni seznam s 120 nalogami in 150 pripomočki ti pomaga preveriti vse od prijav in proračuna do zaključka turnirja.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Preveri teniške mreže
Natisni sezname igralcev
Natisni obrazce za rezultat
Določi cilj turnirja
Izberi obliko turnirja
Izberi posamične, dvojne ali mešane dvojice
Določi ciljno starostno skupino
Izberi datum turnirja
Po potrebi izberi rezervni datum
Rezerviraj teniška igrišča
Potrdi razpoložljivost igrišč
Ocenite pričakovano število udeležencev
Določi največje število igralcev
Določi proračun dogodka
Po potrebi določi prijavnino
Odloči, ali so gledalci dobrodošli
Sestavite organizacijsko ekipo
Razdeli odgovornosti v organizacijski ekipi
Pripravi časovnico
Določi pravila turnirja
Določi točkovanje
Odloči, ali so potrebni licencirani sodniki
Po potrebi uredi zavarovanje dogodka
Pridobi morebitna potrebna dovoljenja
Pripravi razpored turnirja
Določi trajanje tekem
Načrtuj razpored igrišč
Pripravi prijavo igralcev
Odpri prijave
Promoviraj turnir
Deli dogodek na družbenih omrežjih
Pošlji vabila lokalnim klubom
Povabi rekreativne igralce
Spremljaj prijave
Odgovori na vprašanja udeležencev
Po potrebi potrdi upravičenost igralcev
Pripravi seznam udeležencev
Zapri prijave
Pripravi žreb turnirja
Po potrebi naključno premešaj pare igralcev
Objavi razpored tekem
Pošlji informacije o dogodku udeležencem
Delite parkirna navodila
Delite pot do lokacije
Obvestite igralce o pravilih turnirja
Zbiranje prostovoljcev
Dodelite naloge prostovoljcem
Zagotovite sodnike ali zapisnikarje
Organizirajte prvo pomoč
Načrtujte prostor za okrepčila
Zagotovite hrano in pijačo
Organizirajte nagrade
Naročite medalje ali trofeje
Pripravite glasbeni seznam predvajanja
Naznanite odprtje turnirja
Vrni izposojeno opremo
Pripravite potrdila za udeležence
Kupite prigrizke
Začnite prve tekme
2 oseb
Odpadke odvrzite odgovorno
Pripravite informacije za dobrodošlico
Po potrebi pripravite dobrodošle pakete za igralce
Spremljajte tekmovalni razpored
Preverite prizorišče glede pozabljenih stvari
Preverite vsa teniška igrišča
Napolnite elektronske naprave
Zapišite rezultate tekem
2 oseb
Poravnajte odprta plačila
Preverite podlago igrišča
Po potrebi preverite internetno povezavo
Posodobite turnirske razporede
Po potrebi se zahvalite sponzorjem
Preverite mere igrišča
Po potrebi uredite blagajno
Rešite težave z razporejanjem
Objavite rezultate turnirja
Po potrebi očistite igrišča
Pripravite zbirna mesta za odpadke
Po potrebi obravnavajte odjave igralcev
Pošljite zahvale udeležencem
Pripravite prostore za gledalce
Pripravite zabojnike za recikliranje
Poskrbite, da bodo igrišča čista in varna
2 oseb
Zberite povratne informacije udeležencev
Postavite mize in stole
Uredi prostor
Čez dan dopolnjujte okrepčila
2 oseb
Ocenite dogodek z organizacijsko ekipo
Pripravite prijavno mizo
Po želji okrasite prizorišče
Podprite prostovoljce med dogodkom
Zabeležite ideje za prihodnje turnirje
Uredite turnirske dokumente
Postavite vso signalizacijo
Obveščajte gledalce
Natisnite razporede tekem
Uredite prijavni del
Organizirajte finale
2 oseb
Natisnite turnirske razporede
Poskrbite za točko z okrepčili
Pripravite podelitev nagrad
2 oseb
Pripravite usmerjevalne table
Pozdravite udeležence ob prihodu
2 oseb
Zahvalite se igralcem in prostovoljcem
Po potrebi pripravite sponzorske transparente
Registrirajte prihajajoče igralce
2 oseb
Naznanite konec turnirja
Preverite ozvočenje
Izterjajte odprta plačila
Razstavite turnirsko opremo
2 oseb
Po potrebi preizkusite mikrofone
Posredujte informacije o turnirju
2 oseb
Očistite prizorišče
2 oseb
Pripravite način plačila za prijave
Obveščajte o prihajajočih tekmah
Delite turnirske fotografije
Uredite sedeže
Podelite nagrade in potrdila
2 oseb
Postavite pokale in priznanja na ogled
Naredite skupinske fotografije

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Logistics

Potrditev rezervacije teniškega igrišča
Pozdravna tabla
Blagajna
Zložljiv šotor
Orodna škatla
Manjša blagajna
Piknik mize
Večnamensko orodje
Stoli za gledalce
Duct tape
Klopi
Vezice za kabel
Sončniki
Škarje
Klopi za igralce
Vrv ali trak
Dekoracija dogodka
Oglasna deska
Usmerjevalne table
Parkirne table
Oznake za igrišče
Registracijska miza
Sponzorski transparenti
Prt za registracijsko mizo
Transparenti za dogodek
Registracijska tabla
Stoli za registracijski pult
Informacijska tabla
Zložljive mize
Baloni
Skladiščne posode
Zložljivi stoli
Namizna dekoracija
Transportni voziček za opremo
Paviljon
Škatla za izgubljeno in najdeno

Administration

Seznam stikov prostovoljcev
samolepilni listki
Kontrolni seznam za načrtovanje turnirja
Turnirski proračun
Zahvalne kartice za prostovoljce
Turnirski razpored
Pravila turnirja
Blokec za račune
Pregled formata turnirja
Prijavni obrazci
Seznam udeležencev
Škatla za shranjevanje podlag za pisanje
Podčrtovalci
Seznam kontaktov osebja
Beležnice
Urnik tekmovanja
Imeznake
Turnirski razporedi
Viseči trakovi
Seznam razporeditve na igriščih
Točkovni listi
Sponke za papir
Pisala
Permanentni markerji
Potrdila

Activities

Lepilni trak za črte na igrišču
Koš za pobiranje teniških žogic
Darilne vrečke
Teniške mreže
Rože za zmagovalce
Sredinski trakovi za mreže
Stebri za mrežo
Orodje za nastavitev mreže
Tenisne žogice
Rezervne teniške žogice
Troféja
Krtača za črte na igrišču
Merilni trak za igrišče
Orodje za vzdrževanje igrišča
Sodnikovi stoli
Semaforji
Prenosni semaforji
Piščalke
Štoparica
Valji za igrišče
Časomer
Košara za žoge
Medalje
Voziček za žoge
Cevke za žoge
Nagrade

Groceries

Večkratno uporabni kozarci
Serviete
Okrepčila za organizatorje
Hladilne skrinje
Led
Plastični kozarci
Piškotki
Športne pijače
Krožniki
Brezalkoholne pijače
Pladnji
Kava
Pribor
Čaj
Prigrizki
Pitna voda
Sadje
Razpršilnik vode
Energijske ploščice
Posode za vodo za ponovno polnjenje
Sendviči
Osvežilni napitki za prostovoljce

Technical

Podaljški
Razdelilniki
Polnilci
Plačilni terminal
Kamera
Prenosnik
Stativ
Tablica
Dodatne baterije
Polnilnik za telefon
Pomnilniške kartice
Tiskalnik
Papir za tiskalnik
Mikrofon
Barva za tiskalnik
Zvočnik
Wi-Fi dostopna točka

Safety

Rokavice za enkratno uporabo
Krema za sončenje
Sredstvo proti insektom
Sredstvo za razkuževanje rok
Komplet prve pomoči
Hladilni obkladki
Takojšnji hladilni obkladki
Seznam kontaktov za nujne primere
Obliži
Lepilni trak
Antiseptični robčki

Cleaning

Papirnate brisače
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Metla
Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro
Metle za igrišče
Vreče za recikliranje
Posode za recikliranje
Koši za smeti

Kitchen

Pladnji

Nasveti

Rezervacijo igrišč potrdi najmanj 6–8 tednov pred turnirjem, še posebej če potrebuješ več igrišč hkrati. Tako lahko pravočasno določiš največje število igralcev in pripraviš razpored.
Za vsako igrišče predvidi čas za ogrevanje, menjavo igralcev in morebitne zamude. Pri večurnem turnirju dodaj vsaj 15 minut rezerve na igralni blok.
Sezname igralcev in obrazce za rezultate natisni pred dogodkom, ne šele na prizorišču. Pripravi približno 10 % dodatnih kopij, ker se prijave in pari pogosto spremenijo.
Odgovornosti razdeli po imenih najmanj 7 dni prej: ena oseba naj skrbi za rezultate, druga za igralce in tretja za opremo, plačila ter komunikacijo.
Na dan turnirja preveri mreže, sredinske trakove, žoge, podaljške, blagajno in zaščito pred soncem vsaj 60 minut pred prvim dvobojem. Pozno urejanje teh malenkosti hitro zamakne celoten urnik.

Pogosta vprašanja

Koliko igrišč potrebujem za teniški turnir?: Odvisno je od formata, števila igralcev in dolžine dvobojev. Za razpored računaj na približno 60–90 minut na dvoboj ter dodaj 15 minut rezerve za menjave in zamude.
Kdaj rezervirati teniška igrišča za turnir?: Igrišča rezerviraj približno 6–8 tednov vnaprej. Če gre za večdnevni turnir ali priljubljen termin, začni preverjati razpoložljivost že 10–12 tednov pred dogodkom.
Koliko igralcev lahko sprejmem na teniški turnir?: Največje število določi glede na število igrišč in razpoložljive ure. Pri enem igrišču in 6 urah lahko realno načrtuješ približno 8–12 igralcev, odvisno od formata in trajanja dvobojev.
Kaj pripraviti za teniški turnir na dan dogodka?: Vsaj 60 minut pred začetkom pripravi razpored, sezname igralcev, obrazce za rezultate, mreže, žoge, pisala, blagajno in opremo za označevanje. Preveri tudi vodo, senco, prvo pomoč ter zadolžitve prostovoljcev.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.