Sådan organiserer du en tennisturnering

En tennisturnering kræver mere end ledige baner og tennisbolde. Først skal du fastlægge målgruppe, kategorier, format og maksimalt deltagerantal. Derefter booker du banerne, fordeler ansvaret og bygger turneringsplanen, så kampe, pauser og pointskemaer hænger sammen. Brug checklisten til at få styr på regler, dommere, tilladelser, udstyr og de praktiske detaljer, der ofte bliver glemt indtil selve dagen.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Tjek tennissengene
Print spillerlisterne
Print pointskemaerne
Fastlæg turneringens mål
Vælg turneringsformatet
Vælg single-, double- eller mixed double-kategorier
Fastlæg målgruppen efter alder
Vælg en turneringsdato
Vælg en reservedato, hvis det er nødvendigt
Reserver tennisbanerne
Bekræft banernes tilgængelighed
Anslå det forventede deltagerantal
Fastlæg det maksimale antal spillere
Sæt eventbudgettet
Fastlæg evt. tilmeldingsgebyret
Beslut, om tilskuere er velkomne
Sammensæt organiseringsteamet
Fordel ansvaret i organisationen
Lav en tidsplan
Fastlæg turneringsreglerne
Fastlæg pointsystemet
Beslut, om der er brug for autoriserede dommere
Sørg evt. for eventforsikring
Søg de nødvendige tilladelser
Lav turneringsplanen
Fastlæg kampvarigheden
Planlæg baneopdelingen
Forbered spiller-tilmeldingen
Åbn tilmeldingen
Promover turneringen
Del eventet på sociale medier
Send invitationer til lokale klubber
Invitér motionsspillere
Overvåg tilmeldingerne
Besvar deltagernes spørgsmål
Bekræft om nødvendigt spillernes deltagelsesberettigelse
Lav deltagerlisten
Luk tilmeldingen
Forbered lodtrækningen til turneringen
Bland spillerparrene tilfældigt, hvis det er relevant
Offentliggør kampplanen
Send eventinformation til deltagerne
Del parkeringsinstruktioner
Del ruten til stedet
Informér spillerne om turneringsreglerne
Rekruttering af frivillige
Tildel frivilligopgaver
Sørg for dommere eller pointtællere
Sørg for førstehjælp
Planlæg forfriskningsområdet
Sørg for mad og drikke
Arrangér præmier
Bestil medaljer eller trofæer
Forbered en musikplayliste
Annoncér turneringens åbning
Aflever lånt udstyr tilbage
Forbered deltagercertifikater
Køb snacks
Start de første kampe
2 personer
Bortskaf affald på ansvarlig vis
Forbered velkomstinformation
Forbered om nødvendigt velkomstpakker til spillerne
Hold øje med kampprogrammet
Tjek stedet for glemte ting
Tjek alle tennisbaner
Oplad elektroniske enheder
Notér kampresultaterne
2 personer
Afregn udestående betalinger
Kontrollér baneunderlaget
Tjek internetforbindelsen om nødvendigt
Opdatér turneringsskemaerne
Tak sponsorerne om nødvendigt
Kontrollér banemålene
Sørg for kassen om nødvendigt
Løs planlægningsproblemer
Offentliggør turneringsresultaterne
Rengør banerne om nødvendigt
Forbered indsamlingspunkter til affald
Håndtér afmeldinger fra spillere om nødvendigt
Send takke-beskeder til deltagerne
Forbered områder til tilskuere
Forbered genbrugsbeholdere
Sørg for, at banerne forbliver rene og sikre
2 personer
Indsaml feedback fra deltagere
Sæt borde og stole op
Indret lokalet
Supplér snacks og forfriskninger i løbet af dagen
2 personer
Evaluér arrangementet med arrangørteamet
Forbered registreringsskranken
Pynt stedet om ønsket
Støt de frivillige under arrangementet
Notér idéer til fremtidige turneringer
Organisér turneringsdokumenter
Sæt al skiltning op
Hold tilskuerne informeret
Print kampprogrammer
Indret registreringsområdet
Arrangér finalen
2 personer
Print turneringsskemaerne
Bemand forfriskningsstanden
Forbered prisuddelingen
2 personer
Forbered vejvisere
Byd deltagerne velkommen ved ankomst
2 personer
Tak spillere og frivillige
Forbered sponsorbannere, hvis relevant
Registrér ankomne spillere
2 personer
Annoncér turneringens afslutning
Tjek lydanlægget
Indsaml udestående betalinger
Pak turneringsudstyret ned
2 personer
Test mikrofonerne, hvis de bruges
Giv turneringsinformation
2 personer
Rengør stedet
2 personer
Forbered betalingsmetoden til tilmeldinger
Kommunikér kommende kampe
Del turneringsbilleder
Indret siddepladser
Uddel præmier og certifikater
2 personer
Sæt trofæer og udmærkelser frem
Tag gruppebilleder

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Logistics

Bekræftelse af tennisbanereservation
Velkomstskilt
Kasseapparat
Sammenklappeligt telt
Værktøjskasse
Småpenge
Picnicborde
Multiværktøj
Stole til tilskuere
Ducttape
Bænke
Strips
Parasoller
Saks
Spillerbænke
Reb eller snor
Eventdekoration
Opslagstavle
Vejvisningsskilte
Parkeringsskilte
Baneskilte
Registreringsbord
Sponsorbannere
Borddug til registreringsbord
Eventbannere
Registreringstavle
Stole til registreringsskranke
Informationsskilt
Foldborde
Balloner
Opbevaringsbeholdere
Klappestole
Borddekoration
Transportvogn til udstyr
Festtelt
Kasse til glemte sager

Administration

Kontaktliste for frivillige
Post-its
Tjekliste til turneringsplanlægning
Turneringsbudget
Tak-kort til frivillige
Turneringsskema
Turneringsregler
Kvitteringshæfte
Oversigt over turneringsformat
Tilmeldingsformularer
Deltagerliste
Opbevaringskasse til clipboard
Highlighters
Personale-kontaktliste
Notesbøger
Kampplan
Navneskilte
Turneringsprogrammer
Lanyards
Banetildelingsliste
Scoringsark
Klembrætter
Penne
Permanentmarkere
Certifikater

Activities

Banelinjetape
Tennisboldopsamler
Gaveposer
Tennisnet
Blomster til vinderne
Midterbånd til net
Netstolper
Værktøj til netjustering
Tennisbolde
Reserve-tennisbolde
Trofæ
Banelinjebørste
Banemålebånd
Baneforbedringsværktøj
Dommerstole
Resultattavler
Bærbare resultattavler
Fløjter
Stopur
Baneruller
Timer
Boldkurv
Medaljer
Boldvogn
Boldrør
Præmier

Groceries

Genanvendelige kopper
Servietter
Forfriskninger til arrangørerne
Kølebokse
Is
Engangskopper
Småkager
Sportsdrikke
Tallerkener
Sodavand
Fade
Kaffe
Bestik
Te
Snacks
Drikkevand
Frugt
Vanddispenser
Energibarer
Genopfyldelige vandkander
Sandwicher
Forfriskninger til frivillige

Technical

Forlængerledninger
Stikdåser
Opladere
Betalingsterminal
Kamera
Bærbar computer
Stativ
Tablet
Ekstra batterier
Telefonoplader
Hukommelseskort
Printer
Printerpapir
Mikrofon
Printerblæk
Højttaler
Wi-Fi-hotspot

Safety

Engangshandsker
Solcreme
Insektafvisende middel
Hånddesinfektionsmiddel
Førstehjælpskit
Ispakker
Køleposer
Liste over nødkontakter
Plastre
Tape
Antiseptiske servietter

Cleaning

Papirhåndklæder
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Kost
Fejebakke
Moppe
Affaldssække
Spand
Banekost
Genanvendelsesposer
Genbrugsbeholdere
Affaldsbeholdere

Kitchen

Bakker

Tips

Book banerne, så snart datoen er valgt, og få en skriftlig bekræftelse. Læg samtidig en reservedato ind, hvis vejret eller banernes tilgængelighed kan give problemer.
Fastlæg format, kategorier og pointsystem, før du åbner for tilmelding. Sæt et maksimalt antal spillere ud fra antal baner og den tid, du har til rådighed.
Lav turneringsplanen med buffer mellem kampene. Der skal være tid til opvarmning, baneskift, forsinkelser og til at opdatere turneringsskemaet.
Print spillerlister og pointskemaer før dagen, og pak ekstra kopier. Hav også tennisnet, midterbånd, tennisboldopsamler og en værktøjskasse klar, så små fejl ikke stopper kampene.
Udpeg en ansvarlig for hver hovedopgave mindst én uge før turneringen. Giv frivillige en kontaktliste og aftal, hvem der håndterer spillere, resultater, udstyr, betaling og oprydning.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at planlægge en tennisturnering?: Afsæt mindst 4-6 uger til en turnering med flere kategorier. Det giver tid til at reservere baner, fastlægge regler, få tilladelser, rekruttere frivillige og lave en realistisk turneringsplan.
Hvor mange spillere kan man have med i en tennisturnering?: Det afhænger af antal baner, kampformat og den samlede spilletid. Fastlæg det maksimale deltagerantal, når du kender banernes kapacitet, og læg 10-15 minutters buffer ind mellem kampene.
Hvornår skal man lave kampprogrammet til en tennisturnering?: Lav det endelige kampprogram, når tilmeldingen er lukket, helst 3-5 dage før turneringen. Så kan du tage højde for spillerantal, kategorier, baner og eventuelle afbud.
Hvad skal man huske på dagen for en tennisturnering?: Medbring spillerlister, pointskemaer, turneringsskema, tennisbolde, netudstyr og værktøj mindst 60 minutter før første kamp. Brug den første time på at tjekke baner, skilte, betaling, frivillige og sikkerhedsudstyr.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.