Tennisturnauksen järjestäjän tarkistuslista

Tennisturnauksessa onnistunut pelipäivä alkaa ennen ensimmäistä syöttöä: kentät, sarjat, säännöt ja otteluohjelma on päätettävä ajoissa. Ensin rajaa pelaajamäärä ja turnausmuoto, sitten varmista kentät ja kokoa järjestelytiimi. Kilpailupäivänä eniten aikaa vievät yleensä ilmoittautumiset, tulosten kirjaaminen ja tilanteet, joissa palloja, johtoja tai varavälineitä ei löydy heti. Tämä tarkistuslista auttaa etenemään suunnittelusta purkuun oikeassa järjestyksessä.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Tarkista tennisverkot
Tulosta pelaajalistat
Tulosta tuloslomakkeet
Määritä turnauksen tavoite
Valitse turnauksen muoto
Valitse sarjat: kaksin-, nelin- tai sekanelinpeli
Määritä kohdeikäryhmä
Valitse turnauspäivä
Valitse tarvittaessa varapäivä
Varaa tenniskentät
Vahvista kenttien saatavuus
Arvioi odotettu osallistujamäärä
Määritä pelaajien enimmäismäärä
Laadi tapahtuman budjetti
Määritä tarvittaessa osallistumismaksu
Päätä, ovatko katsojat tervetulleita
Kokoa järjestelytiimi
Jaa vastuut järjestelyissä
Laadi aikataulu
Määritä turnauksen säännöt
Määritä pisteytys
Päätä, tarvitaanko sertifioituja tuomareita
Järjestä tarvittaessa tapahtumavakuutus
Hae tarvittavat luvat
Laadi turnauskaavio
Määritä otteluiden kesto
Suunnittele kenttäjaot
Valmistele pelaajien ilmoittautuminen
Avaa ilmoittautuminen
Markkinoi turnausta
Jaa tapahtuma sosiaalisessa mediassa
Lähetä kutsut paikallisille seuroille
Kutsu harrastepelaajia
Seuraa ilmoittautumisia
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Vahvista tarvittaessa pelaajien kelpoisuus
Laadi osallistujalista
Sulje ilmoittautuminen
Valmistele turnauksen arvonta
Arvo tarvittaessa pelaajaparit satunnaisesti
Julkaise otteluohjelma
Lähetä tapahtumatiedot osallistujille
Jaa pysäköintiohjeet
Jaa reitti tapahtumapaikalle
Tiedota pelaajille turnauksen säännöistä
Vapaaehtoisten rekrytointi
Jaa vapaaehtoistehtävät
Järjestä tuomarit tai pistekirjurit
Järjestä ensiapu
Suunnittele tarjoilualue
Järjestä ruoat ja juomat
Järjestä palkinnot
Tilaa mitalit tai pokaalit
Valmistele musiikkilista
Ilmoita turnauksen avajaisista
Palauta lainatut materiaalit
Valmistele osallistujatodistukset
Osta välipaloja
Aloita ensimmäiset ottelut
2 henkilöä
Hävitä jätteet vastuullisesti
Valmistele tervetuloinfo
Valmistele tarvittaessa pelaajien tervetuliaispaketit
Seuraa otteluohjelmaa
Tarkista tapahtumapaikalta unohtuneet tavarat
Tarkista kaikki tennis kentät
Lataa elektroniset laitteet
Kirjaa ottelutulokset
2 henkilöä
Hoida avoimet maksut
Tarkista kenttäalusta
Tarkista tarvittaessa internetyhteys
Päivitä turnausaikataulut
Kiitä tarvittaessa sponsoreita
Tarkista kentän mitat
Järjestä tarvittaessa kassa
Ratkaise aikatauluongelmat
Julkaise turnaustulokset
Puhdista kentät tarvittaessa
Valmistele jätteenkeräyspisteet
Käsittele tarvittaessa pelaajien peruutukset
Lähetä kiitosviestit osallistujille
Valmistele katsomoalueet
Valmistele kierrätysastiat
Pidä kentät puhtaina ja turvallisina
2 henkilöä
Kerää palautetta osallistujilta
Järjestä pöydät ja tuolit
Järjestä tapahtumapaikka
Täydennä välipalat pitkin päivää
2 henkilöä
Arvioi tapahtuma järjestäjätiimin kanssa
Valmistele ilmoittautumistiski
Koristele tapahtumapaikka tarvittaessa
Tue vapaaehtoisia tapahtuman aikana
Tallenna ideat tulevia turnauksia varten
Järjestä turnausasiakirjat
Aseta kaikki opasteet paikoilleen
Pidä katsojat ajan tasalla
Tulosta otteluohjelmat
Järjestä ilmoittautumisalue
Järjestä finaali
2 henkilöä
Tulosta turnausaikataulut
Hoida tarjoilupistettä
Valmistele palkintojenjako
2 henkilöä
Valmistele opasteet
Toivota osallistujat tervetulleiksi heidän saapuessaan
2 henkilöä
Kiitä pelaajia ja vapaaehtoisia
Valmistele sponsoribanderollit tarvittaessa
Rekisteröi saapuvat pelaajat
2 henkilöä
Ilmoita turnauksen päättymisestä
Tarkista äänentoisto
Peri avoimet maksut
Pura turnausmateriaalit
2 henkilöä
Testaa mikrofonit, jos niitä käytetään
Anna turnaustietoja
2 henkilöä
Siivoa tapahtumapaikka
2 henkilöä
Valmistele ilmoittautumisten maksutapa
Viestitä tulevista otteluista
Jaa turnauskuvia
Järjestä istumapaikat
Jaa palkinnot ja todistukset
2 henkilöä
Aseta pokaalit ja kunniamaininnat esille
Ota ryhmäkuvia

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Logistics

Tennis kentän varausvahvistus
Tervetulokyltti
Kassa
Taitettava teltta
Työkalupakki
Pieni käteiskassa
Piknikpöydät
Monitoimityökalu
Katsojien tuolit
Teippirulla
Penkit
Nippusiteet
Aurinkovarjot
Sakset
Pelaajapenkkejä
Narua tai köyttä
Tapahtumakoristeet
Ilmoitustaulu
Suuntakyltit
Pysäköintikyltit
Kenttäkyltit
Ilmoittautumispöytä
Sponsoribannerit
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
Tapahtumabannerit
Ilmoittautumistaulu
Tuolit ilmoittautumistiskille
Infotaulu
Kokoontaitettavat pöydät
Ilmapallot
Säilytysastiat
Taittotuolit
Pöytäkoristeet
Materiaalin kuljetuskärry
Juhlateltta
Löytötavaralaatikko

Administration

Vapaaehtoisten yhteystiedot
Muistilaput
Turnaussuunnittelun tarkistuslista
Turnausbudjetti
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Turnausaikataulu
Turnauksen säännöt
Kuittivihko
Turnausmuodon yleiskuva
Ilmoittautumislomakkeet
Osallistujalista
Kansioiden säilytyslaatikko
Korostuskynät
Henkilökunnan yhteystaulukko
Muistikirjat
Otteluaikataulu
Nimikyltit
Turnausaikataulut
Kaulanauhat
Kenttäjaottelulista
Pisteytyslomakkeet
Leikepöydät
Kynät
Pysyvät tussit
Todistukset

Activities

Kenttälinjateippi
Tennispallojen keräysastia
Lahjakassit
Tennisverkot
Kukat voittajille
Verkkojen keskivyöt
Verkon tolpat
Verkon säätötyökalu
Tennispallot
Varatennispallot
Palkinto
Kenttälinjojen harja
Kenttämittanauha
Kentänhuoltovälineet
Tuomarin tuolit
Tulostaulut
Kannettavat tulostaulut
Pillit
Sekuntikello
Kenttärullat
Ajastin
Pallokori
Mitalit
Pallokärry
Pallotubit
Palkinnot

Groceries

Uudelleenkäytettävät kupit
Servetit
Tarjoilut järjestäjille
Kylmälaukut
Jää
Kertakäyttökupit
Pikkuleivät
Urheilujuomat
Lautaset
Virvoitusjuomat
Tarjoiluvadit
Kahvi
Ruokailuvälineet
Tee
Välipalat
Juomavesi
Hedelmät
Vesiautomaatti
Energiapatukat
Täytettävät vesikannut
Voileivät
Vapaaehtoisten tarjoilut

Technical

Jatkojohdot
Jatkopistorasiat
Laturit
Maksupääte
Kamera
Kannettava tietokone
Jalusta
Tabletti
Varaparistot
Puhelimen laturi
Muistikortit
Tulostin
Tulostinpaperi
Mikrofoni
Tulostimen muste
Kaiutin
Wi-Fi-hotspot

Safety

Kertakäyttökäsineet
Aurinkovoide
Hyönteiskarkote
Käsidesi
Ensiapupakkaus
Kylmäpakkaukset
Kylmäpakkaukset
Hätäyhteystietoluettelo
Laastarit
Teippi
Antiseptiset pyyhkeet

Cleaning

Paperipyyhkeet
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Luuta
Lattiaharja
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri
Kenttäharjat
Kierrätyspussit
Kierrätysastiat
Jäteastiat

Kitchen

Tarjoiluastiat

Vinkit

Varaa kentät ennen ilmoittautumisen avaamista ja varmista saatavuus vielä 7–14 päivää ennen turnausta. Jos pelaajamäärä kasvaa, tarkista samalla, riittävätkö kentät valittuun sarja- ja ottelumuotoon.
Lyö sarjat, ikäryhmät, pisteytys ja turnauksen säännöt lukkoon vähintään 2 viikkoa etukäteen. Pelaajat tarvitsevat nämä tiedot ennen kaavion laatimista, eivät vasta kilpailupäivän aamuna.
Laadi otteluohjelma ja turnauskaavio vasta, kun enimmäispelaajamäärä on tiedossa. Tulosta pelaajalistat ja tuloslomakkeet valmiiksi sekä ota mukaan muutama ylimääräinen kappale jokaista lomaketta.
Tee kilpailupäivälle selkeä aikataulu, jossa on aikaa ilmoittautumiselle, kenttien tarkistukselle ja otteluiden välisille siirtymille. Varaa järjestäjille myös tarjoilut ja nimeä etukäteen henkilö, joka kirjaa tulokset.
Tarkista kentät, verkot, keskivyöt, pallot ja jatkojohdot ennen osallistujien saapumista. Aurinkovoide, käsipyyhkeet, käteiskassa ja suojaisa teltta unohtuvat helposti, vaikka ulkona vietetään useita tunteja.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta tenniskenttää tarvitsen turnaukseen?: Tarve riippuu ottelumuodosta, otteluiden kestosta ja pelaajamäärästä. Käytännössä laadi ensin otteluohjelma ja varaa kenttiä niin, että yksi ottelu ei siirrä koko aikataulua; lisää vähintään yksi vapaa aikajakso mahdollisia viivästyksiä varten.
Milloin tennisturnauksen säännöt ja sarjat pitää päättää?: Päätä turnausmuoto, kaksin-, nelin- tai sekanelinpelisarjat sekä kohdeikäryhmä vähintään 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Näin ilmoittautujille jää aikaa valita oikea sarja ja järjestäjille aikaa tehdä kaavio.
Milloin tennisturnauksen turnauskaavio tehdään?: Tee kaavio vasta ilmoittautumisajan päätyttyä, kun pelaajien enimmäismäärä ja sarjat ovat varmistuneet. Tulosta valmis kaavio ja pelaajalistat viimeistään tapahtumaa edeltävänä päivänä.
Mitä tennisturnauksen järjestäjä usein unohtaa?: Usein myöhässä jäävät varapäivä, kenttien viimeinen saatavuusvarmistus, tuloslomakkeet ja käteiskassa. Tarkista nämä 7 päivää ennen turnausta ja tee lopullinen väline- sekä henkilöstötarkistus kilpailupäivää edeltävänä iltana.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.