Checklist za organizaciju teniskog turnira

Teniski turnir traži više od rezerviranih terena i popisa igrača. Prije prijava trebaš zaključiti format, dobnu skupinu, pravila, bodovanje i najveći dopušteni broj sudionika. Zatim slijede raspored mečeva, obrasci za rezultate, provjera mreža i podjela zadataka među organizatorima i volonterima. Ova checklist vodi te redom kroz pripremu, dan turnira i stvari koje se najčešće zaborave.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Provjerite teniske mreže
Ispišite popise igrača
Ispišite obrasce za rezultat
Odredite cilj turnira
Odaberite format turnira
Odaberite pojedinačne, parove ili mješovite parove
Odredite dobnu skupinu
Odaberite datum turnira
Po potrebi odaberite rezervni datum
Rezervirajte teniske terene
Potvrdite dostupnost terena
Procijenite očekivani broj sudionika
Odredite maksimalan broj igrača
Odredite proračun događaja
Po potrebi odredite kotizaciju
Odlučite smiju li gledatelji prisustvovati
Sastavite organizacijski tim
Raspodijelite odgovornosti unutar organizacije
Napravite vremenski plan
Odredite pravila turnira
Odredite bodovanje
Odlučite trebaju li ovlašteni suci
Po potrebi osigurajte osiguranje događaja
Zatražite sve potrebne dozvole
Izradite raspored turnira
Odredite trajanje utakmica
Planirajte raspored terena
Pripremite prijavu igrača
Otvorite prijave
Promovirajte turnir
Podijelite događaj na društvenim mrežama
Pošaljite pozivnice lokalnim klubovima
Pozovite rekreativne igrače
Pratite prijave
Odgovarajte na pitanja sudionika
Po potrebi potvrdite pravo nastupa igrača
Izradite popis sudionika
Zatvorite prijave
Pripremite ždrijeb turnira
Po potrebi nasumično rasporedite igračke parove
Objavite raspored utakmica
Pošaljite informacije o događaju sudionicima
Podijelite upute za parkiranje
Podijelite upute do lokacije
Informirajte igrače o pravilima turnira
Regrutiranje volontera
Dodijelite volonterske zadatke
Organizirajte suce ili zapisničare
Organizirajte prvu pomoć
Planirajte prostor za osvježenje
Organizirajte hranu i piće
Organizirajte nagrade
Naručite medalje ili trofeje
Pripremite glazbenu playlistu
Najavite otvaranje turnira
Vratite posuđene materijale
Pripremite potvrde za sudionike
Kupite grickalice
Pokrenite prve utakmice
2 osoba
Odložite otpad na odgovoran način
Pripremite informacije za dobrodošlicu
Ako je primjenjivo, pripremite pakete dobrodošlice za igrače
Pratite raspored utakmica
Provjerite ima li na lokaciji zaboravljenih predmeta
Provjerite sve teniske terene
Napunite elektroničke uređaje
Zabilježite rezultate utakmica
2 osoba
Podmirite nepodmirena plaćanja
Provjerite podlogu terena
Po potrebi provjerite internetsku vezu
Ažurirajte turnirske rasporede
Po potrebi zahvalite sponzorima
Provjerite dimenzije terena
Po potrebi organizirajte blagajnu
Riješite probleme s rasporedom
Objavite rezultate turnira
Po potrebi očistite terene
Pripremite mjesta za prikupljanje otpada
Po potrebi obradite odjave igrača
Pošaljite poruke zahvale sudionicima
Pripremite prostore za gledatelje
Pripremite kante za recikliranje
Pazite da tereni ostanu čisti i sigurni
2 osoba
Prikupite povratne informacije sudionika
Postavite stolove i stolice
Uredite prostor događaja
Tijekom dana nadopunjavajte grickalice
2 osoba
Evaluirajte događaj s organizacijskim timom
Pripremite prijavni pult
Ukrasite lokaciju ako želite
Podržavajte volontere tijekom događaja
Zabilježite ideje za buduće turnire
Organizirajte turnirsku dokumentaciju
Postavite svu signalizaciju
Obavještavajte gledatelje
Ispišite rasporede utakmica
Uredite prostor za prijavu
Organizirajte finale
2 osoba
Ispišite turnirske rasporede
Vodite štand za osvježenje
Pripremite dodjelu nagrada
2 osoba
Pripremite putokaze
Pozdravite sudionike po dolasku
2 osoba
Zahvalite igračima i volonterima
Pripremite sponzorske bannere, ako je primjenjivo
Registrirajte dolazne igrače
2 osoba
Najavite završetak turnira
Provjerite ozvučenje
Naplatite nepodmirena plaćanja
Demontirajte turnirsku opremu
2 osoba
Testirajte mikrofone, ako se koriste
Dajte informacije o turniru
2 osoba
Očistite lokaciju
2 osoba
Pripremite način plaćanja za prijave
Komunicirajte nadolazeće utakmice
Podijelite fotografije turnira
Uredite sjedenje
Podijelite nagrade i potvrde
2 osoba
Izložite pehare i priznanja
Napravite grupne fotografije

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Logistics

Potvrda rezervacije teniskog terena
Pozdravni znak
Blagajna
Sklopivi šator
Kutija s alatom
Sitni novac
Piknik-stolovi
Multifunkcionalni alat
Stolice za gledatelje
Duct traka
Klupice
Plastične vezice
Suncobrani
Škare
Klupice za igrače
Uže ili konop
Dekoracija događaja
Oglasna ploča
Smjerni natpisi
Parking znakovi
Oznake terena
Registracijski stol
Sponzorske zastave
Stolnjak za registracijski stol
Bannere za događaj
Registracijska ploča
Stolice za registracijski pult
Informativna ploča
Sklopivi stolovi
Baloni
Spremnici za pohranu
Sklopive stolice
Dekoracija stola
Transportna kolica za opremu
Šator za zabavu
Kutija za izgubljeno i pronađeno

Administration

Kontaktni popis volontera
Samoljepljivi papirići
Kontrolna lista za planiranje turnira
Turnirski proračun
Zahvalnice za volontere
Raspored turnira
Pravila turnira
Blok za potvrde
Pregled formata turnira
Prijavni obrasci
Popis sudionika
Kutija za pohranu podloga za pisanje
Flomasteri za označavanje
Popis kontakata osoblja
Bilježnice
Raspored utakmica
Imenske oznake
Rasporedi turnira
Lanyardi
Raspored raspoređivanja terena
Listovi za bodovanje
Podloge za pisanje
Olovke
Permanentni markeri
Certifikati

Activities

Traka za linije na terenu
Koš za skupljanje teniskih loptica
Vrećice za poklone
Teniske mreže
Cvijeće za pobjednike
Srednja traka za mreže
Stupovi mreže
Alat za podešavanje mreže
Teniske loptice
Rezervne teniske loptice
Trofej
Četka za čišćenje terena
Mjerni metar za teren
Alati za održavanje terena
Sudačke stolice
Semafori
Prijenosni semafori
Pištaljke
Štoperica
Valjci za teren
Timer
Košara za loptice
Medaље
Kolica za loptice
Cilindri za loptice
Nagrade

Groceries

Višekratne čaše
Salvete
Osvježenje za organizatore
Prijenosni hladnjaci
Led
Jednokratne čaše
Keksi
Sportski napitci
Tanjuri
Bezalkoholna pića
Pladnjevi
Kava
Pribor za jelo
Čaj
Grickalice
Pitka voda
Voće
Dispenzer za vodu
Energetske pločice
Kanisteri za vodu za ponovno punjenje
Sendviči
Osvježenje za volontere

Technical

Produžni kabeli
Razvodne utičnice
Punjači
Terminal za plaćanje
Kamera
Prijenosno računalo
Stalak
Tablet
Dodatne baterije
Punjač za telefon
Memorijske kartice
Printer
Papir za printer
Mikrofon
Tinta za pisač
Zvučnik
Wi-Fi hotspot

Safety

Rukavice za jednokratnu upotrebu
Krema za sunčanje
Sredstvo protiv insekata
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Komplet prve pomoći
Hladni oblozi
Instant hladni oblozi
Popis kontakata za hitne slučajeve
Flasteri
Ljepljiva traka
Antiseptičke maramice

Cleaning

Papirnati ručnici
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Metlica i lopatica
Krpa za pod
Vreće za otpad
Kanta
Metle za teren
Vreće za recikliranje
Spremnici za recikliranje
Kante za otpad

Kitchen

Poslužavnici

Savjeti

Rezerviraj terene prije otvaranja prijava i potvrdi dostupnost najmanje 2 do 3 tjedna unaprijed. Ako postoji mogućnost kiše ili drugih problema, odmah odredi i rezervni datum.
Najkasnije 7 dana prije turnira zaključi broj igrača i izradi raspored. Ostavi vremenski razmak između mečeva za zagrijavanje, kašnjenja i upis rezultata.
Pravila i bodovanje pošalji igračima prije prvog meča, a tiskane primjerke drži na stolu organizatora. Tako se rasprave o rezultatu ne rješavaju usput na terenu.
Na dan turnira provjeri teniske mreže, srednju traku za mrežu i traku za linije prije dolaska igrača. Pripremi i obrasce za rezultate, popise igrača te koš za skupljanje loptica.
Za organizacijski stol pripremi blagajnu, sitni novac, punjače i kontaktni popis volontera. Ako se igra vani, računaj i na sklopivi šator, kremu za sunčanje, višekratne čaše i osvježenje za organizatore.

Česta pitanja

Koliko unaprijed organizirati teniski turnir?: Za manji turnir kreni najmanje 4 do 6 tjedana unaprijed. Rezervaciju terena i eventualne dozvole riješi na početku, a raspored zaključi najkasnije 7 dana prije događaja.
Koliko teniskih terena treba za turnir?: Broj terena ovisi o formatu, broju igrača i duljini mečeva. Kao početnu procjenu izračunaj broj planiranih mečeva, zatim podijeli ukupno vrijeme igranja s raspoloživim satima jednog terena i dodaj barem 15 minuta rezerve po meču.
Kada objaviti raspored teniskog turnira?: Konačni raspored objavi 3 do 7 dana prije turnira, nakon što potvrdiš broj sudionika. Na dan događaja imaj i tiskanu verziju za igrače, volontere i organizacijski stol.
Što se najčešće zaboravi na teniskom turniru?: Najčešće nedostaju obrasci za rezultate, sitni novac, punjači, papirnati ručnici i plan za kašnjenja ili loše vrijeme. Provjeri opremu i zaduženja najmanje 24 sata prije početka.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.