Tenisový turnaj bez organizačných medzier

Pri tenisovom turnaji nestačí rezervovať kurty a nakúpiť loptičky. Najskôr treba rozhodnúť formát, vekovú skupinu, počet hráčov a spôsob bodovania, potom nastaviť registráciu, rozpis a zodpovednosti tímu. V deň turnaja sa často zabúda na vytlačené skórovacie hárky, kontrolu sietí, náhradný termín a drobnú hotovosť. Táto checklist ťa prevedie prípravou od prvých rozhodnutí až po záverečné odovzdanie cien.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Skontrolujte tenisové siete
Vytlačte zoznamy hráčov
Vytlačte skórovacie hárky
Určte cieľ turnaja
Zvoľte formát turnaja
Vyberte dvojhru, štvorhru alebo miešanú štvorhru
Určte vekovú skupinu
Vyberte dátum turnaja
V prípade potreby vyberte náhradný dátum
Zarezervujte tenisové kurty
Potvrďte dostupnosť kurtov
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
Stanovte maximálny počet hráčov
Nastavte rozpočet podujatia
V prípade potreby určte štartovné
Rozhodnite, či sú diváci vítaní
Zostaviť organizačný tím
Rozdeľte zodpovednosti v organizácii
Vytvorte časový plán
Určte pravidlá turnaja
Určte bodovanie
Rozhodnite, či sú potrební certifikovaní rozhodcovia
V prípade potreby zabezpečte poistenie podujatia
Vybavte potrebné povolenia
Vytvorte turnajový pavúk
Určte dĺžku zápasov
Naplánujte rozloženie kurtov
Pripravte registráciu hráčov
Otvorenie registrácie
Propagujte turnaj
Zdieľajte podujatie na sociálnych sieťach
Pošlite pozvánky miestnym klubom
Pozvite rekreačných hráčov
Sledujte registrácie
Odpovedajte na otázky účastníkov
V prípade potreby potvrďte oprávnenosť hráčov
Vytvorte zoznam účastníkov
Zatvorte registráciu
Pripravte žrebovanie turnaja
V prípade potreby náhodne premiešajte dvojice hráčov
Zverejnite zápasový rozpis
Pošlite informácie o podujatí účastníkom
Zdieľajte pokyny k parkovaniu
Zdieľajte trasu na miesto konania
Informujte hráčov o pravidlách turnaja
Nábor dobrovoľníkov
Priraďte úlohy dobrovoľníkom
Zabezpečte rozhodcov alebo zapisovateľov skóre
Zabezpečiť prvú pomoc
Naplánujte oddychovú zónu
Zabezpečte jedlo a nápoje
Zorganizujte ceny
Objednajte medaily alebo trofeje
Pripravte hudobný playlist
Oznámte otvorenie turnaja
Vráťte vypožičané materiály
Pripravte certifikáty pre účastníkov
Kúpte občerstvenie
Začnite prvé zápasy
2 osôb
Odvezte odpad zodpovedne
Pripravte uvítacie informácie
Podľa potreby pripravte hráčom uvítacie balíčky
Sledujte harmonogram zápasov
Skontrolujte miesto konania, či tam nie sú zabudnuté veci
Skontrolujte všetky tenisové kurty
Nabite elektronické zariadenia
Zaznamenajte výsledky zápasov
2 osôb
Vysporiadajte neuhradené platby
Skontrolujte povrch kurtu
Podľa potreby skontrolujte internetové pripojenie
Aktualizujte turnajové rozpisy
Podľa potreby poďakujte sponzorom
Skontrolujte rozmery kurtu
Podľa potreby zabezpečte pokladňu
Vyriešte problémy s plánovaním
Zverejnite výsledky turnaja
Podľa potreby vyčistite kurty
Pripravte zberné miesta odpadu
Podľa potreby riešte odhlásenia hráčov
Pošlite účastníkom ďakovné správy
Pripravte priestory pre divákov
Pripravte nádoby na recykláciu
Dbajte na to, aby boli kurty čisté a bezpečné
2 osôb
Získajte spätnú väzbu od účastníkov
Pripraviť stoly a stoličky
Pripravte miesto konania
Počas dňa dopĺňajte občerstvenie
2 osôb
Vyhodnoťte podujatie s organizačným tímom
Pripravte registračný pult
Podľa želania vyzdobte miesto konania
Podporujte dobrovoľníkov počas podujatia
Zaznamenajte nápady pre budúce turnaje
Usporiadajte turnajové dokumenty
Umiestnite všetky smerové tabule
Informujte divákov
Vytlačte zápasové rozpisy
Zriaďte registračnú časť
Zorganizujte finále
2 osôb
Vytlačte turnajové rozpisy
Obsluhujte stánok s občerstvením
Pripravte ceremoniál odovzdávania cien
2 osôb
Pripravte smerové tabule
Privítajte účastníkov pri príchode
2 osôb
Poďakujte hráčom a dobrovoľníkom
Podľa potreby pripravte sponzorské bannery
Zaregistrujte prichádzajúcich hráčov
2 osôb
Oznámte koniec turnaja
Skontrolujte ozvučenie
Vyberajte neuhradené platby
Demontujte turnajové vybavenie
2 osôb
Otestujte mikrofóny, ak sa používajú
Poskytnite informácie o turnaji
2 osôb
Upracte miesto konania
2 osôb
Pripravte spôsob platby za registrácie
Komunikujte nadchádzajúce zápasy
Zdieľajte turnajové fotografie
Usporiadajte sedenie
Odovzdajte ceny a certifikáty
2 osôb
Vystavte trofeje a ocenenia
Urobte skupinové fotografie

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Logistics

Potvrdenie rezervácie tenisového kurtu
Uvítacia tabuľa
Pokladňa
Skladací stan
Náradie
Malá hotovosť
Picknickové stoly
Multifunkčné náradie
Stoličky pre divákov
Duct tape
Lavičky
Viazacie pásky
Slnečníky
Nožnice
Lavice pre hráčov
Lano alebo šnúra
Dekorácia podujatia
Informačná tabuľa
Smerové tabule
Parkovacie tabule
Tabuľky na kurt
Registračný stôl
Sponzorské bannery
Obrus na registračný stôl
Banery podujatia
Registračná tabuľa
Stoličky k registračnému pultu
Informačná tabuľa
Skladacie stoly
Balóny
Úložné nádoby
Skladacie stoličky
Dekorácia stola
Prepravný vozík na vybavenie
Party stan
Box na stratené a nájdené veci

Administration

Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Lepiace papieriky
Kontrolný zoznam plánovania turnaja
Rozpočet turnaja
Ďakovné kartičky pre dobrovoľníkov
Turnajový rozpis
Pravidlá turnaja
Blok bločkov
Prehľad turnajového formátu
Registračné formuláre
Zoznam účastníkov
Úložný box na dosky na písanie
Zvýrazňovače
Kontaktný zoznam personálu
Zápisníky
Rozpis zápasov
Menovky
Rozpisy turnaja
Lanyardy
Zoznam rozdelenia kurtov
Bodovacie hárky
Podložky na písanie
Perá
Permanentné fixky
Certifikáty

Activities

Páska na čiary kurtu
Košík na tenisové loptičky
Darčekové tašky
Tenisové siete
Kvety pre víťazov
Stredové pásky na siete
Stĺpiky siete
Nástroj na nastavenie siete
Tenisové loptičky
Náhradné tenisové loptičky
Trofej
Kefka na čiarovanie kurtov
Meracia páska na kurt
Náradie na údržbu kurtu
Rozhodcovské stoličky
Skóre tabule
Prenosné tabuľky so skóre
Píšťalky
Stopky
Valce na kurt
Časovač
Kôš na loptičky
Medaily
Vozík na loptičky
Tubusy na loptičky
Ceny

Groceries

Opakovane použiteľné poháre
Servítky
Občerstvenie pre organizátorov
Chladiace boxy
Ľad
Jednorazové poháre
Sušienky
Športové nápoje
Taniere
Nealkoholické nápoje
Podnosy
Káva
Príbor
Čaj
Občerstvenie
Pitná voda
Ovocie
Dávkovač vody
Energetické tyčinky
Kanistre na vodu
Sendviče
Občerstvenie pre dobrovoľníkov

Technical

Predlžovacie káble
Predlžovacie zásuvky
Nabíjačky
Platobný terminál
Fotoaparát
Laptop
Statív
Tablet
Náhradné batérie
Nabíjačka na telefón
Pamäťové karty
Tlačiareň
Papier do tlačiarne
Mikrofón
Atrament do tlačiarne
Reproduktor
Wi-Fi hotspot

Safety

Jednorazové rukavice
Opalovací krém
Repelent proti hmyzu
Dezinfekcia rúk
Lekárnička
Chladiace obklady
Chladiace vrecká
Zoznam núdzových kontaktov
Náplasti
Lepiaca páska
Antiseptické utierky

Cleaning

Papierové utierky
Čistiace handričky
Čistiaci sprej
Metla
Zmeták na smeti
Mop
Odpadové vrecia
Vedro
Metly na kurt
Recyklačné vrecia
Koše na recykláciu
Odpadkové koše

Kitchen

Podnosy

Tipy

Rezerváciu kurtov potvrď aspoň 4 až 6 týždňov vopred a hneď si poznač aj náhradný dátum. Pri plnom turnaji over, koľko kurtov bude dostupných počas celého herného dňa.
Maximálny počet hráčov stanov až po výbere formátu. Pri dvojhre potrebuješ iný časový plán než pri štvorhre alebo miešanej štvorhre, preto priprav rozpis podľa reálnej kapacity kurtov.
Pravidlá, bodovanie a spôsob riešenia sporov oznám hráčom pred prvým zápasom. Vytlač zoznamy hráčov, turnajový pavúk a skórovacie hárky; pri väčšom počte zápasov priprav niekoľko kópií navyše.
Rozdeľ organizačné úlohy konkrétnym ľuďom najneskôr týždeň pred turnajom. Jeden človek môže koordinovať rozpis, druhý kontrolovať kurty a vybavenie a tretí riešiť registráciu, pokladňu a komunikáciu.
Kontrolu sietí, stredových pások, čiar a košíkov na loptičky urob ešte pred príchodom hráčov. Skladací stan, občerstvenie, poháre, servítky, opaľovací krém a lekárničkové potreby priprav na jedno označené miesto.

Časté otázky

Ako dlho vopred rezervovať kurty na tenisový turnaj?: Kurty rezervuj približne 4 až 6 týždňov vopred, pri väčšom turnaji ešte skôr. Spolu s potvrdením rezervácie si vyžiadaj dostupnosť kurtov na celý čas a dohodni náhradný termín.
Koľko hráčov môže mať tenisový turnaj?: Závisí to od počtu kurtov, dĺžky herného dňa a formátu zápasov. Maximálny počet stanov až po výpočte kapacity; pri registrácii nechaj aj malú rezervu na odhlásenia a prípadné zmeny rozpisu.
Kedy pripraviť rozpis a pavúk tenisového turnaja?: Predbežný rozpis priprav najmenej 3 až 5 dní vopred, keď už poznáš počet hráčov. Finálny pavúk a zoznamy vytlač najneskôr deň pred turnajom a priprav niekoľko prázdnych skórovacích hárkov navyše.
Treba na tenisový turnaj rozhodcu alebo poistenie?: Pri menšom klubovom turnaji nemusí byť certifikovaný rozhodca potrebný, no rozhodni o tom ešte pri tvorbe pravidiel. Poistenie a prípadné povolenia prever aspoň 4 týždne pred termínom, aby zostal čas na vybavenie.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.