Pyöräretken järjestäjän checklist
Onnistunut pyöräretki alkaa ennen kuin ensimmäinen osallistuja saapuu lähtöpaikalle. Päätä retken tavoite ja tyyppi, varaa lähtö ja maali, mittaa reitti sekä aja se etukäteen läpi. Ilmoittautuminen, vapaaehtoisten tehtävät, reittiohjeet ja tekninen tuki kannattaa lukita ajoissa. Lähtöpäivänä tarkista tieolosuhteet ja sääennuste, rekisteröi osallistujat ja varmista, että maalissa on vastaanotto, tarjoilu ja tarvittavat todistukset.
Suunnitelma vaihe vaiheelta
Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.
Määritä pyöräretken tavoite
Valitse pyöräretken tyyppi
Laadi tapahtumaohjelma
Valitse tapahtuman päivämäärä
Määritä ilmoittautumisen alkamis- ja päättymispäivä
Valitse tarvittaessa varapäivä
Rekrytoi vapaaehtoisia
2 henkilöä
Jaa kokoontumispaikan tiedot
Valmistele vapaaehtoistehtävät
2 henkilöä
Toivota pyöräilijät tervetulleiksi maalissa
2 henkilöä
Valitse lähtöpaikka
Valitse maalipaikka
Suunnittele pyöräreitti
2 henkilöä
Järjestä tarvittaessa tekninen tuki
Tulosta reittiohjeet tarvittaessa
Rekisteröi saapuvat osallistujat
2 henkilöä
Jaa todistukset tai pienet palkinnot tarvittaessa
2 henkilöä
Mittaa reitin pituus
Valmistele osallistujien ilmoittautuminen
Tarkista sääennuste
Peri avoimet maksut
Kiitä osallistujia
Aja reitti etukäteen
2 henkilöä
Tarkista tieolosuhteet
Kartoitа mahdolliset vaarat
Valitse lepotaukojen paikat
2 henkilöä
Valitse tarjoilupaikat
2 henkilöä
Kutsu ystäviä ja paikallisia ryhmiä
2 henkilöä
Valmistele ilmoittautumismateriaalit
Arvioi osallistujien määrä
Seuraa ilmoittautumisia
Valmistele tarvittaessa osallistujien tervetuliaispaketit
Määritä osallistujien enimmäismäärä
Vastaa osallistujien kysymyksiin
2 henkilöä
Laadi tapahtumabudjetti
Päätä peritäänkö osallistumismaksu
Määritä osallistujavaatimukset
Tarkista tarvitaanko lupia
Lähetä vahvistussähköpostit osallistujille
Tarkasta lähtöalue
Täydennä tarjoiluja tapahtuman aikana
2 henkilöä
Jaa kuvia tapahtuman jälkeen
Järjestä tapahtumavakuutus tarvittaessa
Jaa reittitiedot
Merkitse reitti tarvittaessa
2 henkilöä
Korjaa pienet tekniset ongelmat
2 henkilöä
Lähetä kiitosviesti osallistujille
Ilmoita paikallisille viranomaisille tarvittaessa
Lähetä turvallisuusohjeet
Aseta opasteet
2 henkilöä
Reagoi tarvittaessa hätätilanteisiin
2 henkilöä
Kerää palautetta osallistujilta
2 henkilöä
Jaa vapaaehtoisten vastuut
2 henkilöä
Valmistele hätäkaiyhteystiedot
Tiedota vapaaehtoisille
2 henkilöä
Järjestä tarjottavaa ajon jälkeen
2 henkilöä
Järjestä ensiapu
Valmistele reittikartat
2 henkilöä
Tervetuloa osallistujat
2 henkilöä
Rekisteröi tarvittaessa osallistujien maaliintulo
Avaa ilmoittautuminen
Säädä suunnitelmia tarvittaessa
Vastaa osallistujien kysymyksiin
2 henkilöä
Kiitä vapaaehtoisia
Tee pyöräretkeä tunnetuksi
Osta tarjottavat
Anna turvallisuusohjeet
Ota päätöskuvat
Jaa tapahtuma sosiaalisessa mediassa
2 henkilöä
Järjestä juomavesi
2 henkilöä
Selosta reitti
Pura tapahtumatarvikkeet
2 henkilöä
Kutsu paikalliset pyöräilyseurat
2 henkilöä
Järjestä välipalat taukopaikoille
2 henkilöä
Kerro pyöräilyn säännöt
Poista reittikyltit
2 henkilöä
Vahvista osallistujien ilmoittautumiset
Tarkista viestintälaitteet
Valvo osallistujien turvallisuutta
2 henkilöä
Tarkista löytötavarat
Valmistele osallistujalista
Lataa elektroniset laitteet
Auta osallistujia tarvittaessa
2 henkilöä
Palauta vuokratut tarvikkeet
Sulje ilmoittautuminen
Valmistele ensiaputarvikkeet
Hallitse taukopaikkoja
2 henkilöä
Maksata avoimet maksut
Tiedota osallistujille tarvittavista varusteista
Järjestä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
Pidä osallistujat ajan tasalla mahdollisista reittimuutoksista
2 henkilöä
Arvioi tapahtuma järjestäjätiimin kanssa
2 henkilöä
Jaa pysäköintitiedot
Järjestä juomapisteet
2 henkilöä
Kannusta osallistujia ajon aikana
2 henkilöä
Dokumentoi ideat tulevia pyöräretkiä varten
Valmistele osallistujien numerolaput, jos käytössä
Ohjaa osallistujia reitin varrella
2 henkilöä
Hävitä jätteet vastuullisesti
2 henkilöä
Ryhmakuva ennen lähtöä
Tapahtuma-alueen siivous
2 henkilöä
Pyöräretken lähtö
Kerää lainatut tarvikkeet
Mitä tarvitset
Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.
Administration
- Tapahtumasuunnittelun muistilista
- Henkilökunnan yhteystiedot
- Nimikyltit
- Tapahtumabudjetti
- Pyöräilijöiden infolaput
- Kaulanauhat
- Todistukset
- Tapahtuma-aikataulu
- Osallistujalista
- Ilmoittautumislomakkeet
- Muistilaput
- Vapaaehtoisten yhteystiedot
- Muistikirjat
- Vastuuvapautuslomakkeet
- Puristimet
- Kynät
- Tussit
- Korostuskynät
- Pieni käteiskassa
- Kuittivihko
- Kiitoskortit vapaaehtoisille
- Kassalaatikko
Logistics
- Maaliin saapumisen banneri
- Nippusiteet
- Reittikyltit
- Teltta tai juhlateltta
- Pyöräretken reittikartta
- Reittiohjeet
- Kylmälaukut
- Kadonneet ja löydetyt -laatikko
- Pysäköintikyltit
- Lähtöbanneri
- Köysi
- Ilmoittautumispöytä
- Nuolikyltit
- Kokoontaitettavat pöydät
- Ilmoittautumispöytäliina
- Kokoontaitettavat tuolit
- Vesiautomaatti
- Ilmoittautumistaulu
- Maalitolpat
- Penkit
- Vesikanisterit
- Infotaulu
- Sponsoribannerit
- Piknikpöydät
- Täytettävät vesikanisterit
- Tervetulokyltti
- Liput
- Pyörätelineet
- Reittikyltit
- Pyöräpysäköinnin kyltit
- Tarvikekärry
- Säilytyslaatikot
Groceries
- Kahvi
- Lautaset
- Tee
- Tarjoiluvadit
- Jää
- Urheilujuomat
- Pähkinät ja hedelmät
- Virvoitusjuoma
- Servetit
- Juomavesi
- Hedelmät
- Ruokailuvälineet
- Energiapatukat
- Myslipatukat
- Voileivät
- Kertakäyttökupit
- Pikkuleivät
- Uudelleenkäytettävät kupit
- Keksit
- Juomia vapaaehtoisille
- Juomia järjestäjille
Activities
- Varasisäkumit
- Rengaspaineen mittari
- Rengaskorjaussarja
- Lattiapumppu
- Pyörän korjaussarja
- Käsipumppu
- Kannettava huoltoteline
- Renkaan irrotustyökalut
- Mitalit
- Monitoimityökalu
- Pienet palkinnot
- Kuusiokolosarja
- Lahjakassit
- Säädettävä jakoavain
- Varaketjulenkit
- Pyöräpumppu
- Ketjuöljy
Technical
- Lisäkameran akut
- Jatkopistorasiat
- Kannettava tietokone
- Tabletti
- Puhelimen laturit
- Kannettava varavirtalähde
- Kamera
- Jalusta
- Vara-akut
- Radiopuhelimet
- Sekuntikello
- Siirrettävä kaiutin
- Mikrofoni
- Kortinlukija
- Käsikajari
- Jatkojohdot
Safety
- Taskulamput
- Kylmäpakkaukset
- Laastarit
- Teippi
- Antiseptiset pyyhkeet
- Kertakäyttökäsineet
- Hätätilanteiden yhteystiedot
- Aitausnauha
- Turvallisuusohjeet
- Varoituskyltit
- Heijastavat turvaliivit
- Vapaaehtoisten liivit
- Pillit
- Liikennekartiot
- Aurinkovoide
- Hyönteiskarkote
- Käsidesi
- EA-pakkaus
- Pelastuspeite
Cleaning
- Luuta
- Lattiaharja
- Lastausmoppi
- Jätesäkit
- Ämpäri
- Kierrätyspussit
- Kierrätysastiat
- Paperipyyhkeet
- Puhdistusliinat
- Puhdistussuihke
- Jäteastiat
Kitchen
- Tarjoiluastiat
Vinkit
- Aja koko reitti etukäteen vähintään kerran ja merkitse vaarakohdat, epäselvät risteykset sekä kohdat, joissa reittikylttejä tarvitaan. Näin ehdit korjata suunnitelman ennen ilmoittautumisen päättymistä.
- Päätä ilmoittautumisen alku- ja päättymispäivä ennen kuin jaat kokoontumispaikan tietoja. Varaa viimeiset 2–3 päivää osallistujamäärän tarkistamiseen, avoimien maksujen perimiseen ja tarvittavien tarvikkeiden täydentämiseen.
- Nimeä vapaaehtoisille tehtävät ja yhteyshenkilö etukäteen. Lähtöön, reitille ja maaliin tarvitaan eri vastuut, jotta ilmoittautuminen, opastus ja maalissa vastaanottaminen eivät jää yhden henkilön hoidettaviksi.
- Varaa pyörähuoltoa varten rengaskorjaussarja, varasisärenkaita ja rengaspaineen mittari. Tarkista tarvikkeet vähintään viikkoa ennen retkeä ja ota mukaan myös kylmäpakkauksia sekä laastareita pieniä vammoja varten.
- Valmistele maalialue vähintään tuntia ennen ensimmäisten pyöräilijöiden arvioitua saapumista. Kiinnitä saapumisbanneri ja reittikyltit, järjestä tarjoiluastiat sekä tarkista, että kahvia ja teetä on riittävästi osallistujamäärään nähden.
Usein kysytyt kysymykset
- Miten suunnittelen pyöräretken reitin?
- Mittaa reitin pituus ja aja se etukäteen kokonaan läpi. Kirjaa vaarakohdat, tieolosuhteet ja epäselvät risteykset, ja merkitse tarvittavat opasteet reittikarttaan ennen osallistujille jaettavien ohjeiden tulostamista.
- Kuinka paljon etukäteen pyöräretken ilmoittautuminen kannattaa avata?
- Avaa ilmoittautuminen yleensä 2–4 viikkoa ennen retkeä ja päätä se 2–3 päivää ennen tapahtumaa. Näin ehdit tarkistaa osallistujamäärän, periä avoimet maksut ja hankkia puuttuvat tarvikkeet.
- Mitä pyöräretkelle tarvitaan teknisiä ongelmia varten?
- Varaa vähintään yksi rengaskorjaussarja, rengaspaineen mittari ja useita varasisärenkaita. Jos reitti on pitkä tai osallistujia on paljon, järjestä lisäksi tekninen tukipiste tai henkilö, joka pystyy auttamaan matkan aikana.
- Milloin pyöräretken maalipaikka pitää valmistella?
- Aloita maalin valmistelu vähintään tuntia ennen arvioitua ensimmäistä saapumista. Kiinnitä banneri ja reittikyltit, järjestä tarjoilu sekä varmista, että vastaanottajilla on osallistujatiedot ja mahdolliset todistukset valmiina.
Samankaltaisia suunnitelmia
Aloita tämä suunnitelma Lizztissä
Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.
Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi LizztilläJärjestä ilmaiseksi ja kutsu kontaktisi!