Kontrolni seznam za organizacijo kolesarskega izleta

Kolesarski izlet zahteva več kot izbiro trase in datuma. Pred prijavami določite start, cilj, dolžino poti, program ter rezervni datum, nato preverite ceste in nevarne odseke na terenu. Udeleženci morajo pravočasno dobiti podatke o zbirnem mestu, navodila za pot in informacije o registraciji. Na dan izleta potrebujete jasno razporejene prostovoljce, označeno traso, osnovno tehnično pomoč in urejen prihod na cilj.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen kolesarskega izleta
Izberite vrsto kolesarskega izleta
Pripravite program dogodka
Izberite datum dogodka
Določite začetek in konec prijav
Po potrebi izberite rezervni datum
Zagotovite prostovoljce
2 oseb
Delite podrobnosti zbirnega mesta
Pripravite prostovoljske postaje
2 oseb
Pozdravite kolesarje na cilju
2 oseb
Izberite startno lokacijo
Izberite ciljno lokacijo
Načrtujte kolesarsko traso
2 oseb
Po potrebi uredite tehnično podporo
Po potrebi natisnite navodila za pot
Registrirajte prihajajoče udeležence
2 oseb
Po potrebi podelite potrdila ali manjše nagrade
2 oseb
Izmerite dolžino trase
Pripravite registracijo udeležencev
Preverite vremensko napoved
Izterjajte neporavnana plačila
Zahvalite se udeležencem
Vnaprej prevozite traso
2 oseb
Preverite razmere na cesti
Kartiraj možne nevarnosti
Izberite postanke za počitek
2 oseb
Izberite lokacije za osvežitev
2 oseb
Povabite prijatelje in soseske skupine
2 oseb
Pripravite registracijski material
Ocenite pričakovano število udeležencev
Spremljajte prijave
Po potrebi pripravite dobrodošle pakete za udeležence
Določite omejitev udeležencev
Odgovori na vprašanja udeležencev
2 oseb
Pripravite proračun dogodka
Določite, ali se zaračuna prijavnina
Določite zahteve za udeležence
Preverite, ali so potrebna dovoljenja
Pošljite potrditvena e-poštna sporočila udeležencem
Preglejte startni prostor
Med dogodkom dopolnjujte osvežitev
2 oseb
Delite fotografije po dogodku
Po potrebi uredite zavarovanje dogodka
Delite informacije o trasi
Po potrebi označite traso
2 oseb
Odpravite manjše tehnične težave
2 oseb
Pošljite zahvalo udeležencem
Po potrebi obvestite lokalne oblasti
Pošljite varnostne smernice
Postavite označbe
2 oseb
Po potrebi se odzovite na nujne primere
2 oseb
Zberite povratne informacije udeležencev
2 oseb
Razdelite odgovornosti prostovoljcev
2 oseb
Pripravite kontaktne podatke za nujne primere
Informirajte prostovoljce
2 oseb
Poskrbite za osvežitev po vožnji
2 oseb
Organizirajte prvo pomoč
Pripravite zemljevide poti
2 oseb
Pozdravite udeležence
2 oseb
Po potrebi zabeležite dokončanje udeležencev
Odprite prijave
Po potrebi prilagodite načrte
Odgovori na vprašanja udeležencev
2 oseb
Zahvalite se prostovoljcem
Promovirajte kolesarski izlet
Kupite osvežilne napitke
Podajte varnostna navodila
Posnemite zaključne fotografije
Deli dogodek na družbenih omrežjih
2 oseb
Poskrbite za pitno vodo
2 oseb
Pojasnite pot
Razstavite gradivo dogodka
2 oseb
Povabite lokalne kolesarske klube
2 oseb
Organizirajte prigrizke za počivališča
2 oseb
Razložite pravila obnašanja pri kolesarjenju
Odstranite označevalne table poti
2 oseb
Potrdite prijave udeležencev
Preverite komunikacijsko opremo
Nadzirajte varnost udeležencev
2 oseb
Preverite, ali so bili izgubljeni predmeti najdeni
Pripravite seznam udeležencev
Napolnite elektronske naprave
Pomagajte udeležencem po potrebi
2 oseb
Vrnite najeto opremo
Zaprite prijave
Pripravite opremo za prvo pomoč
Upravljajte počivališča
2 oseb
Poravnajte odprta plačila
Obvestite udeležence o potrebni opremi
Uredite prijavno okence
2 oseb
Udeležence obveščajte o morebitnih spremembah trase
2 oseb
Ocenite dogodek z organizacijsko ekipo
2 oseb
Delite informacije o parkiranju
Uredite osvežilne točke
2 oseb
Spodbujajte udeležence med vožnjo
2 oseb
Zabeležite ideje za prihodnje kolesarske izlete
Pripravite identifikacijske številke za udeležence, če se uporabljajo
Spremljajte udeležence po trasi
2 oseb
Odpadke odvrzite odgovorno
2 oseb
Skupinsko fotografiranje pred začetkom
Čiščenje prizorišča dogodka
2 oseb
Začetek kolesarskega izleta
Zbiranje izposojene opreme

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Seznam kontaktov osebja
Imeznake
Proračun dogodka
Informativni listi za kolesarje
Viseči trakovi
Potrdila
Urnik dogodka
Seznam udeležencev
Obrazci za registracijo
Samolepilni listki
Seznam kontaktov prostovoljcev
Beležnice
Izjave o odpovedi odgovornosti
Pritrdilne deske
Pisala
Permanentni markerji
Podčrtovalci
Manjša gotovina
Blokec za račune
Zahvalne kartice za prostovoljce
Predal za denar

Logistics

Ciljni transparent
Vezice za kabel
Oznake poti
Šotor ali paviljon
Zemljevid trase za kolesarski izlet
Navodila za pot
Hladilne skrinje
Škatla za izgubljene in najdene predmete
Parkirne table
Startni transparent
Vrv
Registracijska miza
Smerne table
Zložljive mize
Prt za registracijo
Zložljivi stoli
Razpršilnik vode
Registracijska tabla
Mejniki
Klopi
Vrči za vodo
Info tabla
Sponzorski transparenti
Piknik mize
Ponovno polnljive posode za vodo
Pozdravna tabla
Zastave
Stojala za kolesa
Potni znaki
Oznake za parkiranje koles
Transportni voziček za opremo
Škatle za shranjevanje

Groceries

Kava
Krožniki
Čaj
Pladnji
Led
Športne pijače
Oreščki in sadje
Brezalkoholne pijače
Serviete
Pitna voda
Sadje
Pribor
Energijske ploščice
Müsli ploščice
Sendviči
Plastični kozarci
Piškotki
Večkratno uporabni kozarci
Krekerji
Pijače za prostovoljce
Pijače za organizatorje

Activities

Rezervne zračnice
Merilnik tlaka v pnevmatikah
Komplet za popravilo pnevmatik
Talna tlačilka
Kolesarski komplet za popravila
Ročna tlačilka
Prenosno stojalo za popravila
Pnevmatike za snemanje
Medalje
Večnamensko orodje
Manjše nagrade
Komplet imbus ključev
Darilne vrečke
Nastavljiv ključ
Rezervni verižni členi
Črpalka za kolo
Mazivo za verigo

Technical

Dodatne baterije za fotoaparat
Razdelilniki
Prenosnik
Tablica
Polnilniki za telefone
Prenosna baterija
Kamera
Stativ
Rezervne baterije
Walkie-talkiji
Štoparica
Prenosni zvočnik
Mikrofon
Terminal za plačila s kartico
Megafon
Podaljški

Safety

Svetilke
Takojšnji hladilni obkladki
Obliži
Lepilni trak
Antiseptični robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Seznam stikov za nujne primere
Ograjni trak
Varnostne smernice
Opozorilni znaki
Odsevni varnostni jopiči
Jopiči za prostovoljce
Piščalke
Prometni stožci
Krema za sončenje
Sredstvo proti insektom
Razkužilo za roke
Komplet za prvo pomoč
Reševalna odeja

Cleaning

Metla
Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro
Vreče za recikliranje
Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Koši za smeti

Kitchen

Pladnji

Nasveti

Traso prevozite vnaprej, ne le enkrat na zemljevidu. Preverite stanje ceste, nevarne odseke, križišča in mesta, kjer bodo udeleženci potrebovali dodatno oznako ali navodilo.
Prijave odprite z jasno določenim začetkom in koncem. Pred dogodkom preverite neporavnana plačila ter pripravite seznam prijavljenih za hitro registracijo prihajajočih kolesarjev.
Zbirno mesto opišite tako natančno, da ga udeleženec najde brez telefonskega klica. Podatke pošljite skupaj z uro začetka, navodili za pot, dolžino trase in informacijami o cilju.
Prostovoljcem vnaprej določite postaje in odgovornosti. Na vsaki točki naj imajo seznam kontaktov osebja, oznake poti ter dogovor, koga pokličejo ob okvari ali nevarni situaciji.
Na cilj pripravite več kot samo transparent. Uredite sprejem kolesarjev, registracijo prihodov, morebitna potrdila ali manjše nagrade ter preverjanje vremenske napovedi pred odhodom.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj začeti organizirati kolesarski izlet?: Osnovni načrt pripravite najmanj 6–8 tednov prej. Takrat določite datum, vrsto izleta, start, cilj in traso, nato pa odprite prijave ter začnite iskati prostovoljce.
Kako dolgo naj bo odprta prijava za kolesarski izlet?: Prijave naj bodo odprte približno 2–4 tedne, zaključite pa jih nekaj dni pred izletom. Tako lahko preverite plačila, pripravite sezname in pravočasno pošljete navodila udeležencem.
Kaj preveriti na trasi pred kolesarskim izletom?: Trasо prevozite vsaj 1-krat pred dogodkom in izmerite njeno dolžino. Preverite stanje ceste, možne nevarnosti, križišča, označbe in mesta, kjer bi bila potrebna tehnična pomoč.
Koliko prostovoljcev potrebujem za kolesarski izlet?: Število je odvisno od dolžine trase in števila udeležencev, vendar načrtujte najmanj 1 odgovorno osebo na vsaki prostovoljski postaji ter dodatno osebo za start in cilj. Končni seznam potrdite vsaj 7 dni prej.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.