Checklist pro organizaci cyklojízdy

Organizace cyklojízdy začíná dlouho před samotným startem. Nejprve si ujasni cíl, typ akce, program, trasu a místa startu i cíle. Potom nastav registraci, zajisti dobrovolníky, technickou podporu a bezpečnostní vybavení. Trasu projeď předem, změř její délku a ověř stav silnic i možná nebezpečí. Na místě se nezapomíná jen na účastníky, ale také na registraci příchozích, značení, občerstvení a přivítání v cíli.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl cyklojízdy
Vyberte typ cyklojízdy
Sestavte program akce
Vyberte datum akce
Stanovte datum zahájení a ukončení registrace
V případě potřeby vyberte náhradní datum
Naverbujte dobrovolníky
2 osob
Sdělte podrobnosti o místě srazu
Připravte stanoviště pro dobrovolníky
2 osob
Vítejte cyklisty v cíli
2 osob
Vyberte místo startu
Vyberte místo cíle
Naplánujte trasu cyklojízdy
2 osob
Pokud je to možné, zajistěte technickou podporu
V případě potřeby vytiskněte popis trasy
Zaregistrujte příchozí účastníky
2 osob
V případě potřeby udělte certifikáty nebo drobné ceny
2 osob
Změřte délku trasy
Připravte registraci účastníků
Zkontrolujte předpověď počasí
Vymáhejte neuhrazené platby
Poděkujte účastníkům
Projíždějte trasu předem
2 osob
Zkontrolujte stav silnic
Zmapujte možná nebezpečí
Vyberte odpočinkové zastávky
2 osob
Vyberte místa pro občerstvení
2 osob
Pozvěte přátele a místní skupiny
2 osob
Připravte registrační materiály
Odhadněte očekávaný počet účastníků
Sledujte přihlášky
V případě potřeby připravte uvítací balíčky pro účastníky
Stanovte limit účastníků
Zodpovídejte dotazy účastníků
2 osob
Sestavte rozpočet akce
Určete, zda bude vybírán registrační poplatek
Stanovte požadavky na účastníky
Zkontrolujte, zda jsou potřeba povolení
Pošlete účastníkům potvrzovací e-maily
Prohlédněte startovní prostor
Doplňujte občerstvení během akce
2 osob
Sdílejte po akci fotografie
V případě potřeby zajistěte pojištění akce
Sdílejte informace o trase
V případě potřeby vyznačte trasu
2 osob
Vyřešte drobné technické problémy
2 osob
Pošlete účastníkům děkovnou zprávu
V případě potřeby informujte místní úřady
Pošlete bezpečnostní pokyny
Umístěte značení
2 osob
V případě potřeby reagujte na mimořádné události
2 osob
Shromážděte zpětnou vazbu od účastníků
2 osob
Rozdělte odpovědnosti dobrovolníků
2 osob
Připravte nouzové kontaktní údaje
Informujte dobrovolníky
2 osob
Zajistěte občerstvení po jízdě
2 osob
Zajistěte první pomoc
Připravte mapy trasy
2 osob
Přivítejte účastníky
2 osob
Případně zaznamenejte dokončení účastníků
Otevřete registraci
V případě potřeby upravte plány
Zodpovídejte dotazy účastníků
2 osob
Poděkujte dobrovolníkům
Propagujte cyklojízdu
Kupte občerstvení
Poskytněte bezpečnostní pokyny
Pořiďte závěrečné fotografie
Sdílejte událost na sociálních sítích
2 osob
Zajistěte pitnou vodu
2 osob
Vysvětlete trasu
Demontujte materiály akce
2 osob
Pozvěte místní cyklistické kluby
2 osob
Připravte občerstvení na odpočinková místa
2 osob
Vysvětlete pravidla chování při jízdě na kole
Odstraňte směrovky trasy
2 osob
Potvrďte registrace účastníků
Zkontrolujte komunikační zařízení
Dohlížejte na bezpečnost účastníků
2 osob
Zkontrolujte ztráty a nálezy
Připravte seznam účastníků
Nabijte elektronická zařízení
Pomáhejte účastníkům podle potřeby
2 osob
Odevzdejte pronajaté materiály
Uzavřete registraci
Připravte prostředky první pomoci
Řiďte odpočinková místa
2 osob
Vyrovnejte neuhrazené platby
Informujte účastníky o potřebné výbavě
Zřiďte registrační přepážku
2 osob
Informujte účastníky o případných změnách trasy
2 osob
Vyhodnoťte akci s organizačním týmem
2 osob
Sdílejte informace o parkování
Zřiďte občerstvovací stanoviště
2 osob
Povzbuzujte účastníky během jízdy
2 osob
Zdokumentujte nápady pro budoucí cyklojízdy
Připravte identifikační čísla pro účastníky, pokud se používají
Doprovázejte účastníky po trase
2 osob
Likvidujte odpad zodpovědně
2 osob
Společná fotografie před startem
Úklid areálu akce
2 osob
Start cyklojízdy
Shromážděte zapůjčené materiály

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Kontrolní seznam plánování akce
Kontaktní seznam personálu
Jmenovky
Rozpočet akce
Informační listy pro jezdce
Lanyardy
Certifikáty
Program akce
Seznam účastníků
Registrační formuláře
Lepicí lístky
Kontaktní seznam dobrovolníků
Sešity
Prohlášení o odpovědnosti
Upínací desky
Pera
Permanentní fixy
Zvýrazňovače
Hotovostní rezerva
Pokladní knížka
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Pokladní zásuvka

Logistics

Cílový banner
Stahovací pásky
Směrovky trasy
Stan nebo party stan
Mapa trasy cyklojízdy
Pokyny k trase
Chladicí boxy
Krabice na ztráty a nálezy
Parkovací cedule
Startovní banner
Provaz
Registrační stůl
Šipkové cedule
Skládací stoly
Ubrus na registraci
Skládací židle
Dávkovač vody
Registrační tabule
Sloupky trasy
Lavičky
Konev na vodu
Informační tabule
Sponzorské bannery
Piknikové stoly
Nádoby na vodu k doplňování
Uvítací cedule
Vlajky
Stojany na kola
Směrové tabule
Cedule pro parkování kol
Přepravní vozík na materiál
Úložné boxy

Groceries

Káva
Talíře
Čaj
Mísy
Led
Sportovní nápoje
Ořechy a ovoce
Nealkoholické nápoje
Ubrousky
Pitná voda
Ovoce
Příbory
Energetické tyčinky
Müsli tyčinky
Bagety
Jednorázové kelímky
Sušenky
Znovupoužitelné kelímky
Krekry
Nápoje pro dobrovolníky
Nápoje pro organizátory

Activities

Náhradní duše
Měřič tlaku v pneumatikách
Sada na opravu pneumatik
Podlahová pumpa
Sada na opravu kola
Ruční pumpa
Přenosný montážní stojan
Montpáky
Medaile
Multifunkční nástroj
Malé ceny
Sada imbusových klíčů
Dárkové tašky
Nastavitelný klíč
Náhradní články řetězu
Pumpa na kolo
Mazivo na řetěz

Technical

Náhradní baterie do fotoaparátu
Prodlužky s více zásuvkami
Notebook
Tablet
Nabíječky na telefon
Přenosná powerbanka
Fotoaparát
Stativ
Náhradní baterie
Vysílačky
Stopky
Přenosný reproduktor
Mikrofon
Platební terminál
Megafon
Prodlužovací kabely

Safety

Baterky
Instantní chladicí obklady
Obvazy
Lepicí páska
Antiseptické ubrousky
Jednorázové rukavice
Kontaktní seznam pro mimořádné události
Vymezovací páska
Bezpečnostní pokyny
Varovné značky
Reflexní bezpečnostní vesty
Vesty pro dobrovolníky
Píšťalky
Dopravní kužely
Opalovací krém
Repelent
Dezinfekce na ruce
Lékárnička
Záchranná fólie

Cleaning

Koště
Smetáček a lopatka
Mop
Odpadkové pytle
Kbelík
Recyklační pytle
Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Čisticí utěrky
Čisticí sprej
Odpadkové koše

Kitchen

Podnosy

Tipy

Termín vybírej s předstihem a registraci otevři až ve chvíli, kdy znáš trasu, místo startu i cíle. Pokud může počasí nebo provoz akci ohrozit, stanov také náhradní datum.
Trasu projeď předem, změř její délku a zkontroluj povrch, křižovatky, převýšení i riziková místa. Směrovky a pokyny k trase připrav tak, aby se účastník dokázal orientovat bez čekání na pořadatele.
Dobrovolníkům přiděl konkrétní stanoviště a informace o místě srazu pošli nejpozději několik dní před akcí. Připrav jim jmenovky, lanyardy a kontaktní seznam, jinak bude při registraci nejasné, kdo řeší jednotlivé úkoly.
Technickou pomoc a opravy kol řeš před startem, ne až při prvním defektu. Náhradní duše, sada na opravu pneumatik a měřič tlaku v pneumatikách pokryjí základní problémy na trase.
Na cíl mysli stejně podrobně jako na start: připrav uvítání, případné certifikáty nebo drobné ceny, občerstvení a místo pro odpočinek. Počítej také s úklidem, prodlužovacími kabely a náhradními bateriemi, které se často řeší příliš pozdě.

Časté otázky

Jak dlouho před cyklojízdou začít s přípravami?: U větší cyklojízdy začni nejméně 6 až 8 týdnů před startem. V prvních dvou týdnech stanov cíl, typ akce, datum, trasu, registraci a rozpočet; potom řeš dobrovolníky, vybavení a provoz na místě.
Kdy otevřít registraci na cyklojízdu?: Registraci otevři až po potvrzení trasy, místa startu a cíle, obvykle 3 až 6 týdnů před akcí. Uzávěrku nastav nejpozději 2 až 3 dny před startem, aby zbyl čas na seznamy, platby a organizační pokyny.
Kolik dobrovolníků potřebuji na cyklojízdu?: Počítej minimálně s jedním dobrovolníkem pro registraci, jedním pro start a cílové zázemí a dalšími lidmi na riziková místa trasy. K základnímu počtu přidej alespoň 2 náhradníky pro případ nemoci nebo technického problému.
Co zkontrolovat na trase cyklojízdy den před startem?: Den před startem ověř předpověď počasí, stav silnic, značení a průjezdnost všech kritických míst. Zkontroluj také, zda má tým mapu trasy, pokyny, lékárničku, náhradní duše a možnost rychlého kontaktu.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.