Checklist na organizáciu cyklojazdy

Pri organizácii cyklojazdy treba vyriešiť viac než len trasu a dátum. Najskôr si ujasni cieľ podujatia a typ jazdy, potom naplánuj štart, cieľ, registráciu, dobrovoľníkov a podporu na trase. Trasu si prejazdi vopred, zmeraj jej dĺžku a označ nebezpečné miesta. Nezabudni ani na náhradný termín, kontrolu platieb, technickú pomoc a zázemie v cieli. Táto checklist obsahuje 103 úloh a 139 pomôcok zoradených podľa prípravy podujatia.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Určte cieľ cyklojazdy
Vyberte typ cyklojazdy
Pripravte program podujatia
Vyberte dátum podujatia
Nastavte dátumy otvorenia a ukončenia registrácie
V prípade potreby vyberte náhradný dátum
Nábor dobrovoľníkov
2 osôb
Zdieľajte podrobnosti o mieste stretnutia
Pripravte stanovištia pre dobrovoľníkov
2 osôb
Privítajte cyklistov v cieli
2 osôb
Vyberte miesto štartu
Vyberte miesto cieľa
Naplánujte cyklotrasu
2 osôb
Ak je to možné, zabezpečte technickú podporu
V prípade potreby vytlačte trasu
Zaregistrujte prichádzajúcich účastníkov
2 osôb
Odovzdajte certifikáty alebo malé ceny, ak je to vhodné
2 osôb
Zmerajte dĺžku trasy
Pripravte registráciu účastníkov
Skontrolujte predpoveď počasia
Vyberte neuhradené platby
Poďakujte účastníkom
Prejazdite trasu vopred
2 osôb
Skontrolujte stav ciest
Zmapujte možné nebezpečenstvá
Vyberte odpočívadlá
2 osôb
Vyberte miesta pre občerstvenie
2 osôb
Pozvite priateľov a miestne skupiny
2 osôb
Pripravte registračné materiály
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
Sledujte registrácie
Pripravte uvítacie balíčky pre účastníkov, ak je to vhodné
Stanovte limit účastníkov
Odpovedajte na otázky účastníkov
2 osôb
Zostavte rozpočet podujatia
Určte, či sa vyžaduje registračný poplatok
Určte požiadavky pre účastníkov
Skontrolujte, či sú potrebné povolenia
Pošlite účastníkom potvrdzovacie e-maily
Skontrolujte štartovú oblasť
Doplňte občerstvenie počas podujatia
2 osôb
Zdieľajte fotografie po podujatí
V prípade potreby zabezpečte poistenie podujatia
Zdieľajte informácie o trase
V prípade potreby označte trasu
2 osôb
Odstráňte drobné technické problémy
2 osôb
Pošlite účastníkom ďakovnú správu
V prípade potreby informujte miestne úrady
Pošlite bezpečnostné pokyny
Umiestnite značenie
2 osôb
V prípade potreby reagujte na núdzové situácie
2 osôb
Získajte spätnú väzbu od účastníkov
2 osôb
Rozdeľte zodpovednosti dobrovoľníkov
2 osôb
Pripravte núdzové kontakty
Informujte dobrovoľníkov
2 osôb
Zabezpečte občerstvenie po jazde
2 osôb
Zabezpečiť prvú pomoc
Pripravte mapy trasy
2 osôb
Privítajte účastníkov
2 osôb
Prípadne zaznamenajte dokončenie účastníkov
Otvorite registráciu
Podľa potreby upravte plány
Odpovedajte na otázky účastníkov
2 osôb
Poďakujte dobrovoľníkom
Propagujte cyklojazdu
Kúpte občerstvenie
Poskytnite bezpečnostné pokyny
Urobte záverečné fotografie
Zdieľajte podujatie na sociálnych sieťach
2 osôb
Zabezpečte pitnú vodu
2 osôb
Vysvetlite trasu
Demontujte materiály podujatia
2 osôb
Pozvite miestne cyklistické kluby
2 osôb
Zabezpečte občerstvenie na odpočívadlách
2 osôb
Vysvetlite pravidlá správania pri jazde na bicykli
Odstráňte smerové tabule trasy
2 osôb
Potvrďte registrácie účastníkov
Skontrolujte komunikačné zariadenia
Dohliadajte na bezpečnosť účastníkov
2 osôb
Skontrolujte stratené veci
Pripravte zoznam účastníkov
Nabite elektronické zariadenia
V prípade potreby pomôžte účastníkom
2 osôb
Vráťte prenajaté materiály
Zatvorte registráciu
Pripravte prostriedky prvej pomoci
Riadiť odpočívadlá
2 osôb
Vyrovnajte neuhradené platby
Informujte účastníkov o potrebnom vybavení
Zriadte registračný pult
2 osôb
Informujte účastníkov o prípadných zmenách trasy
2 osôb
Vyhodnoťte podujatie s organizačným tímom
2 osôb
Poskytnite informácie o parkovaní
Zriaďte občerstvovacie miesta
2 osôb
Povzbudzujte účastníkov počas jazdy
2 osôb
Zdokumentujte nápady na budúce cyklojazdy
Pripravte identifikačné čísla pre účastníkov, ak sa používajú
Doprevádzajte účastníkov po trase
2 osôb
Odvezte odpad zodpovedne
2 osôb
Skupinová fotografia pred štartom
Vyčistiť areál podujatia
2 osôb
Štart cyklojazdy
Zhromaždite vypožičané materiály

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Kontrolný zoznam pre plánovanie podujatia
Kontaktný zoznam personálu
Menovky
Rozpočet podujatia
Informačné listy pre cyklistov
Lanyardy
Certifikáty
Program podujatia
Zoznam účastníkov
Registračné formuláre
Samolepiace papieriky
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Zápisníky
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Svorkové dosky
Perá
Permanentné fixky
Zvýrazňovače
Pokladnička
Blok bločkov
Ďakovné kartičky pre dobrovoľníkov
Pokladničná zásuvka

Logistics

Cieľový banner
Viazacie pásky
Smerové tabule trasy
Stan alebo párty stan
Mapa trasy cyklojazdy
Pokyny na trasu
Chladiace boxy
Krabica na stratené a nájdené veci
Parkovacie tabule
Štartovací banner
Lano
Registračný stôl
Šípkové tabule
Skladacie stoly
Obrus na registráciu
Skladacie stoličky
Dávkovač vody
Registračná tabuľa
Míľnikové stĺpiky
Lavičky
Džbány na vodu
Informačná tabuľa
Sponzorské bannery
Picknickové stoly
Nádržky na vodu s možnosťou dopĺňania
Uvítacia tabuľa
Vlajky
Stojany na bicykle
Směrové tabuľky
Tabule na parkovanie bicyklov
Prepravný vozík na materiál
Úložné boxy

Groceries

Káva
Taniere
Čaj
Podnosy
Ľad
Športové nápoje
Orechy a ovocie
Nealkoholické nápoje
Servítky
Pitná voda
Ovocie
Príbor
Energetické tyčinky
Granolové tyčinky
Sendviče
Jednorazové poháre
Sušienky
Opakovane použiteľné poháre
Krekry
Nápoje pre dobrovoľníkov
Nápoje pre organizátorov

Activities

Náhradné duše
Merač tlaku v pneumatikách
Sada na opravu pneumatík
Podlahová pumpa
Sada na opravu bicykla
Ruční pumpa
Prenosný opravárenský stojan
Montpáky
Medaily
Multifunkčné náradie
Malé ceny
Sada imbusových kľúčov
Darčekové tašky
Nastaviteľný francúzsky kľúč
Náhradné články reťaze
Pumpa na bicykel
Mazivo na reťaz

Technical

Náhradné batérie do fotoaparátu
Predlžovacie zásuvky
Laptop
Tablet
Nabíjačky na telefón
Prenosná powerbanka
Fotoaparát
Statív
Náhradné batérie
Vysielačky
Stopky
Prenosný reproduktor
Mikrofón
Platobný terminál
Megafón
Predlžovacie káble

Safety

Baterky
Chladiace vrecká
Obväzy
Lepiaca páska
Antiseptické utierky
Jednorazové rukavice
Kontaktný zoznam pre prípad núdze
Výstražná páska
Bezpečnostné pokyny
Výstražné značky
Reflexné bezpečnostné vesty
Vesty pre dobrovoľníkov
Píšťalky
Dopravné kužele
Opalovací krém
Repelent proti hmyzu
Dezinfekcia na ruky
Lekárnička
Záchranná fólia

Cleaning

Metla
Zmeták na smeti
Mop
Odpadkové vrecia
Vedro
Recyklačné vrecia
Koše na recykláciu
Papierové utierky
Čistiace handričky
Čistiaci sprej
Odpadkové koše

Kitchen

Podnosy

Tipy

Trasu prejazdi ešte pred otvorením registrácie. Over stav ciest, zmeraj dĺžku a označ úseky, pri ktorých budeš potrebovať smerové tabule alebo dobrovoľníka.
Registráciu otvor až vtedy, keď poznáš štart, cieľ, trasu a časový program. Dátum otvorenia aj ukončenia registrácie oznám účastníkom vopred.
Dobrovoľníkom priprav samostatné stanovištia a kontaktný zoznam. Každý by mal vedieť, kde sa stretáva, akú časť zabezpečuje a na koho sa obrátiť pri probléme.
Technickú podporu neodkladaj na deň podujatia. Priprav náhradné duše, merač tlaku a súpravu na opravu pneumatík; pri dlhšej trase si over aj dostupnosť pomoci.
V cieli počítaj s registráciou prichádzajúcich, občerstvením a odovzdaním certifikátov alebo cien. Program, pokyny k trase a mapu maj pripravené aj v tlačenej podobe pre prípad výpadku techniky.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať organizovať cyklojazdu?: Pri väčšej cyklojazde začni aspoň 8 až 12 týždňov vopred. Za ten čas stihneš vybrať trasu, prejsť ju, nastaviť registráciu, zabezpečiť dobrovoľníkov a pripraviť označenie aj technickú podporu.
Čo treba skontrolovať na trase cyklojazdy?: Trasu prejazdi minimálne raz pred podujatím a skontroluj stav ciest, križovatky, nebezpečné úseky a možnosti zastavenia. Zmeraj jej dĺžku a podľa výsledku priprav mapu, pokyny a smerové tabule.
Kedy otvoriť registráciu na cyklojazdu?: Registráciu otvor približne 4 až 6 týždňov pred štartom, ak očakávaš väčší počet účastníkov. Pred otvorením musí byť známy dátum, miesto štartu a cieľa, trasa, pravidlá a termín ukončenia registrácie.
Koľko dobrovoľníkov potrebujem na cyklojazdu?: Počet závisí od dĺžky trasy a počtu križovatiek, no naplánuj aspoň jedného človeka na registráciu, štart, cieľ a každé rizikové stanovište. Kontakty a presné úlohy pošli všetkým najneskôr 7 dní pred podujatím.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.