Kontrolni seznam za organizacijo pohodnega dogodka

Pohodni dogodek zahteva več kot izbiro lepe poti. Pred prijavami določite cilj, težavnost, omejitev števila udeležencev in proračun, nato uredite dovoljenja, zavarovanje ter komunikacijo. V tednu pred dogodkom preverite vremensko napoved, pot in alternativno traso. Na dan pohoda potrebujete jasen urnik, seznam prisotnosti, označene kontrolne točke in načrt za nujne primere.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen dogodka
Določite ciljno skupino
Določite proračun dogodka
Določite omejitve števila udeležencev
Preizkusite komunikacijske kanale
Po potrebi prilagodite program
Ocenite pričakovano število udeležencev
Ocenite vse predvidene stroške
Pripravite komunikacijske predloge za udeležence
Spremljajte vremensko napoved
Dokumentirajte pomembne incidente
Določite datum dogodka
Kartirajte vire financiranja
Pošljite potrditve prijav
Določite merila za odpoved zaradi vremena
Varno prispite na cilj
Izberite rezervni datum
Po potrebi določite prispevke udeležencev
Delite navodila pred dogodkom
Pripravite alternativno pot
Izvedite končno štetje udeležencev
Izberite pohodni cilj
Rekrutirajte člane organizacijske ekipe
Pripravite vodič za pakiranje
Preglejte pot tik pred dogodkom
Vodite povratek, če je potrebno
Raziščite možnosti pohoda
Določite organizacijske vloge
Podajte priporočila glede telesne pripravljenosti
Potrdite prisotnost prostovoljcev
Potrdite, da so se vsi varno vrnili
Ocenite zahtevnost poti
Rekrutirajte prostovoljne vodnike
Objavite informacije o poti
Obvestite prostovoljce
Uradno zaključite dogodek
Izmerite dolžino poti
Rekrutirajte prvo pomoč
Pripravite zemljevide poti
Določite pohodniške skupine
Zberite povratne informacije udeležencev
Ocenite čas pohoda
Rekrutirajte zadnje pohodnike
Razvijte datoteke za GPS-navigacijo
Določite vodje skupin
Zahvalite se prostovoljcem in udeležencem
Preverite višinsko razliko
Opravite načrtovalni sestanek z organizatorji
Določite mesto srečanja
Določite zadnje vodje
Zabeležite pridobljene izkušnje
Preverite sezonske razmere
Pripravite časovnico dogodka
Določi odhodni urnik
Pripravi evidenco prisotnosti
Ocenite rezultate proračuna
Preveri vremenske vzorce
Ustvari postopek registracije
Načrtuj logistiko prevoza
Preveri prisotnost udeležencev
Obdelaj povračila
Opravi prvi ogled lokacije
Odpri registracijo za udeležence
Uredi navodila za parkiranje
Daj varnostna navodila
Arhiviraj podatke o udeležencih
Kartiraj možne nevarnosti
Spremljaj registracije
Po potrebi organiziraj skupno vožnjo
Pojasni etiko hoje
Arhiviraj dovoljenja in dokumentacijo
Pripravi analizo tveganja
Upravljaj bazo podatkov udeležencev
Načrtuj postanke za počitek
Pojasni načela Leave No Trace
Deli fotografije dogodka
Potrdi dostopnost poti
Pripravi izjave udeležencev
Kartiraj mesta za dolivanje vode
Na začetku pohoda ohranjaj skupinski tempo
Pripravi povzetek poročila o dogodku
Zaprosi za zahtevana dovoljenja
Zberi podpisane izjave
Kartiraj zasilne izhode
Izvajaj redne štetja skupine
Po potrebi obvesti lokalne oblasti
Zberi kontaktne podatke za nujne primere
Pripravi načrt odziva ob izrednih razmerah
Spremljaj dobro počutje udeležencev
Preveri predpise o rabi zemljišč
Zberi zdravniška potrdila
Določi postopke evakuacije
Upravljaj načrtovane odmore
Uredi zavarovanje dogodka
Določi merila za sprejem udeležencev
Pripravi komunikacijske protokole
Odzovi se na manjše incidente

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Urnik dogodka
Seznam prisotnosti
Povzetek proračuna
Razpored prostovoljcev
Seznam kontrolnih točk
Imeznake
Obrazec za prijavo udeležencev
Natisnjene poti
Baza podatkov udeležencev
Izjave o odpovedi odgovornosti
Zavarovalna dokumentacija
Kleščevalna deska
Obrazci z zdravstvenimi podatki
Pisala
Zapestnice
Načrt dogodka
Seznam kontaktov za nujne primere
Seznam kontaktov osebja
Trajni markerji
ID-oznake za udeležence
Majhna zaloga gotovine
Blok za potrdila
Udeleženska potrdila
Oceni obrazci za dogodek
Zahvalne kartice
Zvezek
Terenski zvezek

Logistics

Navodila za pot
Prenosna nadstrešnica
Info tabla
Natisnjena vremenska napoved
Miza za prijavo
Zložljivi stoli
Potni znaki
Dovoljenje za pot
Oznake poti
Zemljevid poti
Topografski zemljevid
Kompas
Vodeni filter
Hladilna torba
Hladilni obkladki
Namizni prt
Nahrbtnik
Dnevni nahrbtnik
Dežna prevleka za nahrbtnik
Pohodni čevlji
Pohodne nogavice
Pohodniške hlače
Majica za odvajanje vlage
Flis jakna
Vodoodporna jakna
Klobuk
Sončna očala
Pohodne palice
Gamaše
Rokavice
Dežni pončo
Večnamensko orodje
Dodatni sloji oblačil
Pritrdilni trak
Vodoodporne vrečke
Paracord
Vodoodporna mapa za dokumente
Vezice za kabel
Dogodkovni transparent
Karabini
Sponzorski transparenti
Mali komplet za popravila
Rezervni avtomobilski ključi
Parkirna dovoljenja

Technology

Prenosni zvočnik
Megafon
Radijske postaje
Mobilni telefoni
Powerbanki
Polnilni kabli
Naprava GPS
Rezervne baterije
Kamera
Stativ
Daljnogled
Štoparica

Safety

Načrt za nujne primere
Dokument za oceno tveganja
Varnostni stožci
Ograjni trak
Svetilke
Naglavne svetilke
Piščalke
Signalno ogledalo
Reševalna odeja
Komplet za prvo pomoč
Komplet za poškodbe
Rokavice za enkratno uporabo
Obrazni ščit za oživljanje
Antiseptični robčki
Obliži
Gazni povoji
Medicinski trak
Elastični povoji
Pinceta
Škarje
Instantni hladilni obkladki
Protibolečinska zdravila
Antihistaminik
Zdravljenje za pike žuželk
Komplet za zdravljenje žuljev
Krema za sončenje
Balzam za ustnice
Sredstvo proti insektom
Gasilni aparat
Nujni komplet za vozila

Cleaning

Sredstvo za razkuževanje rok
Vlažilni robčki
Toaletni papir
Vreče za smeti
Vreče za recikliranje
Papirnate brisače

Groceries

Vodni kanistri
Pitna voda
Elektrolitske tablete
Energijske ploščice
Mešanica oreščkov in suhega sadja
Sveže sadje
Sendviči
Prigrizki

Kitchen

Večkratno uporabni kozarci
Večkratno uporabni krožniki
Večkratno uporabni jedilni pribor

Nasveti

Datum in cilj določite dovolj zgodaj, da lahko pravočasno preverite dovoljenje za pot, zavarovalno dokumentacijo in morebitne omejitve števila udeležencev. Hkrati izberite rezervni datum in določite, pri katerih vremenskih razmerah dogodek odpade.
Prijave zaključite pred dnevom pohoda in udeležencem pošljite navodila za prihod, opremo, traso ter kontakt za nujne primere. Končno število preverite še enkrat na dan dogodka, ne zanašajte se samo na spletne prijave.
Pot preglejte tik pred dogodkom, tudi če ste jo že prehodili. Preverite zapore, stanje poti, označbe in ključne točke; alternativna pot naj bo pripravljena vnaprej, ne šele ob spremembi razmer.
Za komunikacijo na terenu določite odgovorne osebe in način povezave. Pri večji skupini preverite domet radijskih postaj ali mobilnih telefonov, napolnite powerbanke ter pripravite megafon ali prenosni zvočnik za navodila.
Na zbirnem mestu postavite mizo za prijavo, urnik, info tablo in navodila za pot. Seznam prisotnosti, zdravstveni podatki, izjave o odpovedi odgovornosti in načrt za nujne primere naj bodo dostopni organizacijski ekipi, ne pa izpostavljeni vsem udeležencem.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo pred pohodom je treba poslati navodila udeležencem?: Osnovna navodila pošljite najmanj 7 dni pred dogodkom, da imajo udeleženci čas preveriti prihod in opremo. Končno vremensko napoved, morebitne spremembe poti in uro zbiranja pošljite še 24 ur prej.
Koliko udeležencev lahko sprejme pohodni dogodek?: Število določite glede na zmogljivost poti, zahtevnost trase, število vodnikov in omejitve dovoljenja. Končno štetje izvedite ob prijavi na dan dogodka ter ga primerjajte z vnaprej določeno omejitvijo.
Kdaj odpovedati pohodni dogodek zaradi vremena?: Merila določite pred odprtjem prijav, na primer ob nevihti, močnem vetru, nevarnosti plazov ali zapori poti. Napoved spremljajte vsak dan v zadnjem tednu, končno odločitev pa sporočite čim prej oziroma najpozneje 24 ur pred začetkom.
Kaj mora vsebovati načrt za nujne primere pri pohodu?: Vključite lokacijo oziroma odseke poti, kontrolne točke, kontakte organizatorjev, način komunikacije, postopek ob poškodbi in dostop za reševalce. Ekipa naj ga pregleda pred začetkom, ključne osebe pa naj imajo tudi tiskano kopijo.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.