Checklista za organizaciju wandevenementa

Kod wandevenementa se najčešće greške ne vide na dan polaska, nego nedelju ranije: kasno potvrđena ruta, nejasne instrukcije, premalo ljudi na punktovima ili plan za kišu koji ne postoji. Ova checklista vodi te kroz redosled koji ima smisla — od izbora destinacije i procene broja učesnika do završne kontrole staze i evidencije incidenata. Ako želiš da događaj prođe mirno, najviše pomaže da stvari koje utiču na bezbednost i komunikaciju budeš završio pre poslednja 24 sata.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Definišite svrhu događaja
Definišite ciljnu publiku
Ustanovite budžet događaja
Odredite ograničenja broja učesnika
Testirajte komunikacione uređaje
Prilagodite raspored ako je potrebno
Procijenite očekivani broj učesnika
Procijenite sve očekivane troškove
Pripremite obrasce komunikacije s učesnicima
Pratite vremenske prognoze
Dokumentujte značajne incidente
Odredite datum događaja
Identifikujte izvore finansiranja
Pošaljite potvrde prijave
Ustanovite kriterijume za otkazivanje zbog vremena
Stignite bezbedno do odredišta
Izaberite rezervni datum
Odredite kotizaciju za učesnike ako je primenljivo
Podelite uputstva pre događaja
Pripremite alternativni itinerer
Obavite završno brojanje učesnika
Izaberite planinarsku destinaciju
Regrutujte članove organizacionog tima
Napravite vodič za pakovanje
Pregledajte stazu neposredno pre događaja
Vodite povratak ako je primenljivo
Istražite opcije staza
Dodelite organizacione uloge
Dajte preporuke za kondiciju
Potvrdite prisustvo volontera
Potvrdite da su se svi bezbedno vratili
Procijenite težinu staze
Regrutujte volonterske vodiče
Objavite informacije o stazi
Održite brifing za volontere
Zvanično zatvorite događaj
Izmerite dužinu staze
Regrutujte osoblje za prvu pomoć
Pripremite karte rute
Rasporedite planinarske grupe
Prikupite povratne informacije učesnika
Procijenite trajanje planinarenja
Regrutujte zadnje planinare
Izradite GPS navigacione fajlove
Dodelite vođe grupa
Zahvalite volonterima i učesnicima
Proverite uspon
Održite planerski sastanak organizatora
Odredite mesto sastanka
Dodelite vođe zadnje grupe
Dokumentujte naučene lekcije
Proverite sezonske uslove
Izradite vremenski raspored događaja
Odredite raspored polaska
Pripremite prijavu prisutnosti
Pregledajte budžetske rezultate
Pregledajte vremenske obrasce
Kreirajte proces registracije
Planirajte logistiku prevoza
Proverite prisustvo učesnika
Obradite refundacije
Obavite preliminarnu posetu lokaciji
Otvorite registraciju učesnika
Uredite uputstva za parkiranje
Održite bezbednosni brifing
Arhivirajte evidenciju učesnika
Identifikujte potencijalne opasnosti
Pratite registracije
Organizujte deljenje prevoza ako je potrebno
Objasnite planinarski bonton
Arhivirajte dozvole i dokumentaciju
Pripremite procenu rizika
Održavajte bazu podataka učesnika
Planirajte pauze za odmor
Objasnite principe Leave No Trace
Podelite fotografije sa događaja
Potvrdite pristupnost staze
Pripremite saglasnosti učesnika
Identifikujte lokacije za dopunu vode
Održavajte tempo grupe na početku planinarenja
Pripremite izveštaj sažetka događaja
Pribavite potrebne dozvole
Prikupite potpisane saglasnosti
Identifikujte tačke za hitan izlaz
Sprovodite povremeno brojanje prisutnih
Obavestite lokalne vlasti ako je potrebno
Prikupite kontakt podatke za hitne slučajeve
Pripremite plan za hitno reagovanje
Pratite dobrobit učesnika
Proverite propise o korišćenju zemljišta
Prikupite medicinske informacije
Ustanovite procedure evakuacije
Upravljajte planiranim pauzama za odmor
Uredite osiguranje događaja
Ustanovite kriterijume podobnosti učesnika
Pripremite komunikacione protokole
Reagujte na manje incidente

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Raspored događaja
Lista prisutnih
Tabela budžeta
Raspored volontera
Lista kontrolnih tačaka
Bedževi s imenima
Obrazac za registraciju učesnika
Odštampani itinereri
Baza podataka učesnika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Dokumentacija o osiguranju
Podmetač za pisanje
Obrasci sa zdravstvenim podacima
Olovke
Narukvice
Plan događaja
Lista hitnih kontakata
Lista kontakata osoblja
Permanentni markeri
ID oznake učesnika
Sitni novac
Blok za račune
Učesnički sertifikati
Obrasci za evaluaciju događaja
Čestitke sa zahvalnicom
Sveska
Terenska sveska

Logistika

Opis rute
Prenosivi baldahin
Informativna tabla
Odštampana vremenska prognoza
Sto za prijavu
Sklopive stolice
Putokazi
Dozvola za stazu
Oznake staze
Karta staze
Topografska karta
Kompas
Uređaj za filtriranje vode
Hladnjak
Ledeni ulošci
Stolnjak
Ranac
Dnevni ranac
Navlaka za ranac za kišu
Planinarske čizme
Planinarske čarape
Planinarske pantalone
Košulja koja odvodi vlagu
Flis jakna
Vodootporna jakna
Šešir
Naočare za sunce
Trekking štapovi
Gamašne
Rukavice
Kišni pončo
Višenamenski alat
Dodatni slojevi odeće
Traka za popravke
Vodootporne torbe
Parakord
Vodootporna futrola za dokumenta
Plastične vezice
Baner za događaj
Karabinjeri
Sponzorski baneri
Mali komplet za popravke
Rezervni ključevi vozila
Dozvole za parkiranje

Tehnologija

Prenosivi zvučnik
Megafon
Radio-uređaji
Mobilni telefoni
Eksterne baterije
Kablovi za punjenje
GPS uređaj
Rezervne baterije
Kamera
Stativ
Dvoglede
Štoperica

Bezbednost

Plan hitnog delovanja
Dokument o proceni rizika
Sigurnosni čunjevi
Zaštitna traka
Lampe
Čeone lampe
Pištaljke
Signalno ogledalo
Termo ćebe
Komplet prve pomoći
Trauma komplet
Jednokratne rukavice
Maska za veštačko disanje
Antiseptičke maramice
Zavoji
Gaze
Medicinska traka
Elastični zavoji
Pinceta
Makaze
Instant hladni oblozi
Lekovi protiv bolova
Antihistaminici
Tretman za ujede insekata
Komplet za tretman žuljeva
Krema za sunčanje
Balzam za usne
Sredstvo protiv insekata
Vatrogasni aparat
Komplet za hitne slučajeve u vozilu

Čišćenje

Dezinfekciono sredstvo za ruke
Vlažne maramice
Toalet papir
Kese za smeće
Kese za reciklažu
Papirni ubrusi

Namirnice

Posude za vodu
Voda za piće
Tablete elektrolita
Energijske pločice
Mešavina za stazu
Sveže voće
Sendviči
Užina

Kuhinja

Ponovo upotrebljive čaše
Ponovo upotrebljivi tanjiri
Ponovo upotrebljivi pribor za jelo

Saveti

Prvo zatvori osnovne odluke: datum, destinaciju, cilj i okviran broj učesnika. Ako to ostaviš za kraj, sve ostalo — budžet, broj volontera, prijave i transport do starta — moraš da menjaš u hodu.
Napravite jasna pravila za otkazivanje zbog vremena i pošalji ih učesnicima pre događaja. Kod šetnji je to posebno važno jer se loši uslovi često vide tek nekoliko sati ranije, a tada je kasno za mirnu komunikaciju.
Proveri stazu neposredno pre događaja, ne samo na papiru. Dovoljno je da jedna deonica bude zatvorena, klizava ili loše obeležena da ti se raspadne tempo grupe i da stigneš do kašnjenja na svakom punktu.
Pripremi poruke za učesnike unapred: potvrdu prijave, uputstvo za dolazak, šta poneti i šta raditi ako kasne. Tako ne moraš da pišeš tri različite poruke noć pre polaska.
Na terenu računaj na to da se ljudi razilaze brže nego što misliš. Zato su spisak prisutnih, završno brojanje učesnika i način da brzo javiš promenu rute jednako važni kao i sama trasa.
Ako koristiš više punktova ili vodiča, testiraj komunikaciju pre starta i ponesi rezervu za baterije i kablove. Kod dužih tura mali kvar na telefonu ili voki-tokiju brzo postaje veliki problem.

Česta pitanja

Šta prvo treba da spremim za wandelevenement checklist?: Prvo zaključi cilj, destinaciju, datum i okviran broj učesnika. Tek posle toga ima smisla da zatvaraš budžet, prijave, broj volontera i raspored na stazi, jer se sve to oslanja na te četiri odluke.
Kada treba proveriti vremensku prognozu za wandelevenement?: Prognozu proveri nekoliko dana ranije, a zatim ponovo 24 sata pre polaska i još jednom neposredno pre starta. Ako imaš pravilo za otkazivanje zbog vremena, pošalji ga učesnicima najkasnije dan unapred.
Koliko ranije treba poslati instrukcije učesnicima?: Pošalji osnovne instrukcije bar 3 do 7 dana ranije, a podsetnik sa praktičnim detaljima 24 sata pre događaja. Tako ljudi imaju vremena da provere obuću, vodu, prevoz i eventualne promene rute.
Da li je dovoljno proveriti stazu samo na dan događaja?: Ne, stazu treba proveriti kratko pre događaja, idealno istog dana ili prethodnog dana. Ako naiđeš na prepreku, treba ti vremena da spremiš alternativnu rutu i da obavestiš učesnike pre dolaska na start.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.