Checklista za organizaciju pješačkog događaja

Pješački događaj traži više od odabira lijepe rute. Prije objave prijava morate uskladiti cilj, broj sudionika, budžet, dozvole i plan sigurnosti. Na dan događaja najčešće nedostaju jasne oznake staze, ažuran popis prisutnih i način komunikacije između volontera. Ovaj plan vodi vas od prvih odluka do završnog brojanja sudionika i sigurnog dolaska na odredište.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Odredite cilj događaja
Odredite ciljanu publiku
Utvrđivanje budžeta događaja
Odredite ograničenja za broj sudionika
Testirajte komunikacijske kanale
Po potrebi prilagodite program
Procijenite očekivani broj sudionika
Procijenite sve očekivane troškove
Pripremite komunikacijske predloške za sudionike
Pratite vremensku prognozu
Dokumentirajte važne incidente
Odredite datum događaja
Mapirajte izvore financiranja
Pošaljite potvrde o prijavi
Uspostavite kriterije za otkazivanje zbog vremena
Stignite sigurno na odredište
Odaberite rezervni datum
Odredite kotizacije za sudionike, ako je primjenjivo
Podijelite upute prije događaja
Pripremite alternativnu rutu
Provedite završno brojanje sudionika
Odaberite pješačko odredište
Regrutirajte članove organizacijskog tima
Izradite vodič za pakiranje
Pregledajte stazu neposredno prije događaja
Vodite povratak, ako je primjenjivo
Istražite mogućnosti pješačenja
Dodijelite organizacijske uloge
Dajte preporuke za kondiciju
Potvrdite prisutnost volontera
Potvrdite da su se svi sigurno vratili
Procijenite težinu staze
Regrutirajte volonterske vodiče
Objavite informacije o stazi
Informirajte volontere
Službeno zatvorite događaj
Izmjerite duljinu staze
Regrutirajte osoblje prve pomoći
Pripremite karte rute
Dodijelite pješačke skupine
Prikupite povratne informacije sudionika
Procijenite vrijeme pješačenja
Regrutirajte posljednje pješake
Izradite GPS navigacijske datoteke
Dodijelite voditelje skupina
Zahvalite volonterima i sudionicima
Provjerite visinsku razliku
Održite planerski sastanak s organizatorima
Odredite mjesto sastanka
Dodijelite zadnje voditelje
Dokumentirajte naučene lekcije
Provjerite sezonske uvjete
Izradite vremenski plan događaja
Odredite raspored polaska
Pripremite evidenciju prisutnosti
Procijenite rezultate proračuna
Pregledajte vremenske obrasce
Izradite postupak registracije
Isplanirajte logistiku prijevoza
Provjerite prisutnost sudionika
Obradite naknade
Obavite prvi obilazak lokacije
Otvorite registraciju za sudionike
Uredite upute za parkiranje
Prenesite sigurnosne upute
Arhivirajte podatke o sudionicima
Kartirajte moguće opasnosti
Pratite registracije
Organizirajte dijeljenje vožnje prema potrebi
Objasnite pravila ponašanja na pješačkoj stazi
Arhivirajte dozvole i dokumentaciju
Izradite analizu rizika
Upravljajte bazom podataka sudionika
Planirajte stanke za odmor
Objasnite načela Leave No Trace
Podijelite fotografije događaja
Potvrdite pristupačnost staze
Pripremite izjave sudionika
Kartirajte mjesta za dopunu vode
Održavajte grupni tempo na početku planinarenja
Pripremite sažeto izvješće o događaju
Zatražite potrebne dozvole
Prikupite potpisane izjave
Kartirajte izlaze u nuždi
Redovito provodite brojanje sudionika
Po potrebi obavijestite lokalne vlasti
Prikupite kontaktne podatke za hitne slučajeve
Pripremite plan za odgovor u nuždi
Pratite dobrobit sudionika
Provjerite propise o korištenju zemljišta
Prikupite liječničke potvrde
Uspostavite postupke evakuacije
Upravljajte planiranim pauzama za odmor
Uredite osiguranje događaja
Uspostavite kriterije za prijam sudionika
Pripremite komunikacijske protokole
Reagirajte na manje incidente

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Raspored događaja
Popis prisutnosti
Pregled proračuna
Raspored volontera
Popis kontrolnih točaka
Imenske oznake
Obrazac za prijavu sudionika
Tiskani itinerari
Baza podataka sudionika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Dokumentacija o osiguranju
Klip-ploča
Obrasci s medicinskim podacima
Olovke
Narukvice
Plan događaja
Popis kontakata za hitne slučajeve
Popis kontakata osoblja
Trajni markeri
ID oznake za sudionike
Mala gotovinska pričuva
Blok za potvrde
Potvrde za sudionike
Obrasci za evaluaciju događaja
Zahvalnice
Bilježnica
Terenska bilježnica

Logistics

Upute za putovanje
Prijenosna nadstrešnica
Informativna ploča
Tiskana vremenska prognoza
Registracijski stol
Sklopive stolice
Oznake rute
Dozvola za stazu
Oznake staze
Karta staze
Topografska karta
Kompas
Filtar za vodu
Hladnjak
Hladni oblozi
Stolnjak
Ruksak
Dnevni ruksak
Navlaka za ruksak za kišu
Planinarske cipele
Planinarske čarape
Planinarske hlače
Majica koja odvodi vlagu
Fleece jakna
Vodootporna jakna
Šešir
Sunčane naočale
Planinarski štapovi
Gamaše
Rukavice
Kišni pončo
Multifunkcionalni alat
Dodatni slojevi odjeće
Ljepljiva traka za popravak
Vodootporne vrećice
Paracord
Vodootporna omotnica za dokumente
Plastične vezice
Banderola događaja
Karabineri
Sponzorske zastave
Mali komplet za popravak
Rezervni ključevi automobila
Parkirne dozvole

Technology

Prijenosni zvučnik
Megafon
Walkie-talkieji
Mobiteli
Power bankovi
Kabeli za punjenje
GPS uređaj
Rezervne baterije
Kamera
Stalak
Dalekozor
Štoperica

Safety

Plan za hitne slučajeve
Dokument procjene rizika
Sigurnosni čunjevi
Ogradna traka
Svjetiljke
Čeone svjetiljke
Pištaljke
Signalno zrcalo
Hitna deka
Komplet prve pomoći
Trauma set
Rukavice za jednokratnu upotrebu
CPR štitnik za lice
Antiseptičke maramice
Flasteri
Gaza
Medicinska traka
Elastični zavoji
Pinceta
Škare
Hladni oblozi za jednokratnu upotrebu
Lijekovi protiv bolova
Antihistaminici
Liječenje uboda insekata
Komplet za liječenje mjehurića
Krema za sunčanje
Balzam za usne
Sredstvo protiv insekata
Protupožarni aparat
Komplet za hitne slučajeve za vozila

Cleaning

Sredstvo za dezinfekciju ruku
Vlažne maramice
Toaletni papir
Vreće za smeće
Vreće za recikliranje
Papirnati ručnici

Groceries

Spremnici za vodu
Pitka voda
Tablete elektrolita
Energetske pločice
Smjesa orašastih plodova i suhog voća
Svježe voće
Sendviči
Međuobroci

Kitchen

Višekratne čaše
Višekratni tanjuri
Višekratni pribor za jelo

Savjeti

Rutu pregledajte najkasnije dan prije, a idealno ponovno neposredno prije polaska. Provjerite raskrižja, kontrolne točke, sklonište i alternativnu trasu ako je neki dio zatvoren ili opasan.
Zaključajte procjenu broja sudionika prije naručivanja opreme. Za svaku prijavljenu osobu pripremite podatke za kontakt, obrazac s medicinskim podacima i potvrdu prijave, a na dan događaja koristite jedan konačni popis prisutnosti.
Komunikaciju testirajte prije okupljanja, ne tek kada se grupa razdvoji. Napunite mobitele i power bankove, provjerite walkie-talkieje te unaprijed odredite tko nosi megafon i tko kontaktira hitne službe.
Kriterije za otkazivanje zbog vremena objavite prije otvaranja prijava. Sudionicima pošaljite odluku u unaprijed dogovorenom roku, primjerice najmanje 12 sati prije početka, uz rezervni datum i jasne upute za putovanje.
Na startu ostavite dovoljno vremena za registraciju, imenske oznake i završne upute. Jedan organizator treba pratiti polazak, drugi zatvarati kolonu, a treći voditi evidenciju incidenata i promjena na ruti.

Česta pitanja

Kako organizirati pješački događaj korak po korak?: Najprije odredite cilj, publiku, datum, odredište i najveći dopušteni broj sudionika. Zatim procijenite troškove, osigurajte dozvolu za stazu, pripremite rutu i sigurnosni plan, otvorite prijave te najmanje jedan dan prije potvrdite prognozu i raspored volontera.
Koliko ranije treba pregledati pješačku rutu?: Prvi pregled napravite nekoliko dana prije događaja kako biste imali vremena za izmjene. Završni pregled obavite neposredno prije početka, a alternativnu rutu pripremite najmanje 24 sata unaprijed.
Što treba ponijeti na pješački događaj?: Na startu trebaju biti popis prisutnosti, obrasci za prijavu i medicinski podaci, imenske oznake, itinerari, oznake rute, informativna ploča i registracijski stol. Za komunikaciju pripremite napunjene mobitele, power bankove, kabele, megafon ili prijenosni zvučnik te plan za hitne slučajeve.
Kada otkazati pješački događaj zbog lošeg vremena?: Odluku vežite uz unaprijed napisane kriterije, primjerice upozorenje na oluju, opasnu vrućinu ili neprohodnu stazu. Procjenu napravite najmanje 12 sati prije početka, a završnu provjeru prognoze i rute ponovite na dan događaja.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.