Checklist pro organizaci pochodové akce

Pochodová akce potřebuje víc než jen vybranou trasu a datum. Před startem musíš zvládnout registraci, rozdělit role, ověřit průchodnost trasy a připravit komunikaci pro účastníky. Počítej také s variantou špatného počasí, nouzovým plánem a přesným seznamem lidí na trase. Tento checklist tě provede přípravou od prvního rozpočtu až po bezpečný návrat do cíle.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl akce
Určete cílovou skupinu
Stanovte rozpočet akce
Určete limity účasti
Otestujte komunikační prostředky
V případě potřeby upravte program
Odhadněte očekávaný počet účastníků
Odhadněte všechny očekávané náklady
Připravte komunikační šablony pro účastníky
Sledujte předpověď počasí
Zdokumentujte důležité incidenty
Stanovte datum akce
Mapujte zdroje financování
Pošlete potvrzení registrace
Stanovte kritéria pro zrušení kvůli počasí
Dojděte bezpečně do cíle
Vyberte náhradní datum
Stanovte účastnické poplatky, pokud se uplatňují
Sdílejte pokyny před akcí
Připravte náhradní trasu
Proveďte konečný počet účastníků
Vyberte cíl pochodu
Nábor členů organizačního týmu
Vytvořte balicí průvodce
Zkontrolujte trasu krátce před akcí
Veďte zpáteční cestu, pokud se uplatňuje
Prozkoumejte možnosti pochodu
Přidělte organizační role
Uveďte doporučení k fyzické kondici
Potvrďte přítomnost dobrovolníků
Potvrďte, že se všichni bezpečně vrátili
Posuďte náročnost trasy
Nábor dobrovolných průvodců
Zveřejněte informace o trase
Informujte dobrovolníky
Oficiálně ukončete akci
Změřte délku trasy
Nábor pracovníků první pomoci
Připravte mapy trasy
Přiřaďte pěší skupiny
Shromážděte zpětnou vazbu od účastníků
Odhadněte dobu pochodu
Nábor posledních chodců
Vytvořte GPS navigační soubory
Přiřaďte vedoucí skupin
Poděkujte dobrovolníkům a účastníkům
Zkontrolujte převýšení
Uspořádejte plánovací schůzku s organizátory
Určete místo setkání
Přiřaďte zadní vedoucí
Zdokumentujte získané poznatky
Zkontrolujte sezónní podmínky
Vytvořte časový plán akce
Určete časový harmonogram odjezdu
Připravte evidenci docházky
Vyhodnoťte rozpočtové výsledky
Prohlédněte si předpověď počasí
Vytvořte registrační proces
Naplánujte dopravní logistiku
Zkontrolujte přítomnost účastníků
Zpracujte náhrady
Proveďte první návštěvu místa
Otevřete registraci pro účastníky
Zajistěte pokyny k parkování
Poskytněte bezpečnostní pokyny
Archivujte údaje o účastnících
Zmapujte možná nebezpečí
Sledujte registrace
V případě potřeby zajistěte spolujízdu
Vysvětlete pravidla chování na stezce
Archivujte povolení a dokumentaci
Vypracujte analýzu rizik
Spravujte databázi účastníků
Naplánujte odpočinkové zastávky
Vysvětlete zásady Leave No Trace
Sdílejte fotografie z akce
Potvrďte dostupnost stezky
Připravte prohlášení účastníků
Zmapujte místa pro doplnění vody
Udržujte na začátku túry skupinové tempo
Připravte souhrnnou zprávu o akci
Zažádejte o potřebná povolení
Shromážděte podepsaná prohlášení
Zmapujte nouzové východy
Provádějte pravidelné počty osob
V případě potřeby informujte místní úřady
Shromážděte kontakty pro nouzové situace
Připravte plán reakce na mimořádné situace
Sledujte pohodu účastníků
Zkontrolujte předpisy pro užívání pozemků
Shromážděte zdravotní prohlášení
Stanovte evakuační postupy
Spravujte plánované přestávky na odpočinek
Zajistěte pojištění akce
Stanovte kritéria pro přijetí účastníků
Připravte komunikační protokoly
Reagujte na drobné incidenty

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Program akce
Seznam účastníků
Přehled rozpočtu
Rozpis dobrovolníků
Seznam kontrolních bodů
Jmenovky
Registrační formulář pro účastníky
Tištěné itineráře
Databáze účastníků
Prohlášení o odpovědnosti
Pojišťovací dokumentace
Psací podložka
Formuláře se zdravotními informacemi
Pera
Náramky
Plán akce
Seznam nouzových kontaktů
Seznam kontaktů personálu
Permanentní fixy
Průkazky účastníků
Malá hotovostní rezerva
Blok na účtenky
Certifikáty pro účastníky
Hodnoticí formuláře akce
Děkovné kartičky
Poznámkový blok
Polní zápisník

Logistics

Pokyny k trase
Přenosný přístřešek
Informační tabule
Tištěná předpověď počasí
Registrační stůl
Skládací židle
Směrové tabule
Povolení pro stezku
Značení stezky
Mapa stezky
Topografická mapa
Kompas
Vodní filtr
Chladicí box
Chladicí sáčky
Ubrus
Batoh
Denní batoh
Pláštěnka na batoh
Pohorky
Pěší ponožky
Turistické kalhoty
Triko odvádějící vlhkost
Fleecová bunda
Voděodolná bunda
Klobouk
Sluneční brýle
Teleskopické hole
Návleky na boty
Rukavice
Pláštěnka
Multifunkční nástroj
Další vrstvy oblečení
Opravná páska
Vodotěsné sáčky
Paracord
Vodotěsný obal na dokumenty
Stahovací pásky
Banner akce
Karabiny
Sponzorské bannery
Malá opravná sada
Náhradní klíče od auta
Parkovací povolení

Technology

Přenosný reproduktor
Megafon
Vysílačky
Mobilní telefony
Powerbanky
Nabíjecí kabely
Zařízení GPS
Náhradní baterie
Fotoaparát
Stativ
Dalekohled
Stopky

Safety

Nouzový plán
Dokument posouzení rizik
Bezpečnostní kužely
Vymezovací páska
Baterky
Čelovky
Píšťalky
Signální zrcátko
Nouzová deka
Lékárnička
Traumatologická sada
Jednorázové rukavice
CPR maska
Antiseptické ubrousky
Náplasti
Gázové komprese
Lékařská páska
Elastické obvazy
Pinzeta
Nůžky
Okamžité chladicí sáčky
Léky proti bolesti
Antihistaminika
Ošetření po bodnutí hmyzem
Sada na ošetření puchýřů
Opalovací krém
Balzám na rty
Repelent
Hasicí přístroj
Nouzová sada do vozidla

Cleaning

Dezinfekce na ruce
Vlhčené ubrousky
Toaletní papír
Odpadkové pytle
Tašky na recyklaci
Papírové ručníky

Groceries

Nádoby na vodu
Pitná voda
Elektrolytové tablety
Energetické tyčinky
Trail mix
Čerstvé ovoce
Bagety
Svačiny

Kitchen

Znovupoužitelné kelímky
Znovupoužitelné talíře
Znovupoužitelný příbor

Tipy

Trasu zkontroluj znovu nejpozději 24 až 48 hodin před startem. Ověř značení, uzavírky, blátivá místa i dostupnost náhradní trasy a pokyny pošli účastníkům nejméně 3 dny před akcí.
Organizační tým rozděl podle konkrétních stanovišť. Na každém kontrolním bodě měj alespoň jednoho člověka a připrav rozpis služeb, kontakty i způsob spojení, například vysílačkami nebo telefony.
Registraci uzavři v předem stanoveném termínu a konečný počet účastníků spočítej ještě před startem. Připrav tištěný seznam, jmenovky a zdravotní informace, protože během akce nemusí být mobilní signál ani přístup k databázi.
Kritéria pro zrušení kvůli počasí stanov nejméně 48 hodin předem a urč náhradní datum. Účastníkům napiš, kdy rozhodnutí zveřejníš, kam se mají podívat a zda se registrace automaticky převádí.
Rozpočet kontroluj po jednotlivých položkách, ne až na konci. Započítej povolení k trase, pojištění, tisk, značení, dopravu, občerstvení i rezervu alespoň 10 % na nečekané výdaje.

Časté otázky

Jak dlouho před pochodovou akcí začít s přípravami?: U malé akce začni alespoň 6 až 8 týdnů předem, u většího pochodu raději 3 až 6 měsíců. Povolení, pojištění a potvrzení trasy řeš jako první, protože jejich vyřízení může trvat několik týdnů.
Kdy poslat účastníkům pokyny k pochodu?: Základní pokyny pošli nejméně 7 dní před startem a připomínku 24 až 48 hodin před akcí. Uveď trasu, místo a čas srazu, vybavení, kontaktní telefon, pravidla při změně počasí a informace k náhradní trase.
Kolik organizátorů potřebuji na pochodovou akci?: Počet závisí na trase a počtu účastníků, ale počítej minimálně s jedním člověkem na každém kontrolním bodě, jedním vedoucím skupiny a jedním člověkem pro cíl a registraci. Při větší akci přidej zálohu alespoň 10 až 15 % organizačního týmu.
Kdy rozhodnout o zrušení pochodu kvůli počasí?: Hlavní rozhodnutí udělej 24 až 48 hodin před startem, aby měli účastníci čas změnu zaregistrovat. Ráno v den akce ještě ověř aktuální podmínky a připrav jasný postup pro případ, že se počasí zhorší během pochodu.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.