Чеклист за организиране на пешеходно събитие

Пешеходното събитие изисква повече от избор на красив маршрут. Трябва да ограничиш броя на участниците, да провериш трасето, да осигуриш разрешителни и да подготвиш ясен план при промяна на времето или инцидент. Започни с целта, бюджета и датата, после премини към маршрута, екипа и комуникацията. В деня на събитието финалното преброяване, маркировката и работещите комуникационни средства са критични.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на събитието
Определете целевата аудитория
Определете бюджета на събитието
Определете лимитите за участници
Тествайте комуникационните средства
При нужда коригирайте програмата
Оценете очаквания брой участници
Оценете всички очаквани разходи
Подгответе шаблони за комуникация с участниците
Следете прогнозата за времето
Документирайте важни инциденти
Определете датата на събитието
Определете източниците на финансиране
Изпратете потвърждения за регистрация
Определете критерии за отменяне заради времето
Пристигнете безопасно на мястото
Изберете резервна дата
Определете таксите за участниците, ако е приложимо
Изпратете инструкции преди събитието
Подгответе алтернативен маршрут
Направете окончателно преброяване на участниците
Изберете дестинацията за похода
Наберете членове на организационния екип
Изготвяне на ръководство за багаж
Проверете маршрута малко преди събитието
Организирайте връщането, ако е приложимо
Проучете възможностите за поход
Разпределете организационните роли
Дайте препоръки за физическа подготовка
Потвърдете присъствието на доброволците
Потвърдете, че всички са се върнали безопасно
Оценете трудността на маршрута
Наберете доброволни водачи
Публикувайте информация за маршрута
Информирайте доброволците
Официално закрийте събитието
Измерете дължината на маршрута
Наберете първопомощен персонал
Подгответе карти на маршрута
Разпределете пешеходните групи
Съберете обратна връзка от участниците
Оценете времето за похода
Наберете помощни пешеходци отзад
Разработете GPS навигационни файлове
Разпределете груповите водачи
Благодарете на доброволците и участниците
Проверете денивелацията
Проведете планираща среща с организаторите
Определете мястото на срещата
Разпределете задните водачи
Документирайте научените уроци
Проверете сезонните условия
Разработете времевата линия на събитието
Определете графика на тръгване
Подгответе регистрацията на присъстващите
Оценете бюджетните резултати
Проверете метеорологичните модели
Създайте процес за регистрация
Планирайте транспортната логистика
Проверете присъствието на участниците
Обработете възстановяванията
Извършете първоначално посещение на място
Отворете регистрацията за участниците
Организирайте указания за паркиране
Дайте инструкциите за безопасност
Архивирайте данните на участниците
Картирайте възможните опасности
Следете регистрациите
Организирайте споделено пътуване при нужда
Обяснете етикета при ходене
Архивирайте разрешителните и документацията
Изготвeте анализ на риска
Управлявайте база данни на участниците
Планирайте почивки за отдих
Обяснете принципите Leave No Trace
Споделяйте снимки от събитието
Потвърдете достъпността на пътеката
Подгответе декларации за участниците
Картирайте местата за допълване на вода
Поддържайте групово темпо в началото на похода
Подгответе обобщен доклад за събитието
Заявете необходимите разрешителни
Съберете подписаните декларации
Картирайте аварийните изходи
Извършвайте периодични преброявания на групата
Информирайте местните власти при нужда
Съберете данни за контакт при спешни случаи
Подгответе план за реакция при извънредни ситуации
Следете благосъстоянието на участниците
Проверете разпоредбите за ползване на земята
Съберете медицински декларации
Определете процедури за евакуация
Управлявайте планираните почивки
Организирайте застраховка на събитието
Определете критерии за участие
Подгответе комуникационни протоколи
Реагирайте на дребни инциденти

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

График на събитието
Списък на присъстващите
Обзор на бюджета
График на доброволците
Списък на контролно-пропускателните пунктове
Именни баджове
Регистрационна форма за участниците
Разпечатани маршрути
База данни на участниците
Формуляри за освобождаване от отговорност
Застрахователна документация
Клипборд
Формуляри с медицинска информация
Писалки
Гривни
План на събитието
Списък с контакти при спешни случаи
Списък с контакти на персонала
Перманентни маркери
ИД баджове за участниците
Малък резерв от пари в брой
Книга за разписки
Удостоверения за участниците
Формуляри за оценка на събитието
Благодарствени картички
Бележник
Полеви бележник

Logistics

Указания за маршрута
Преносима тента
Информационно табло
Разпечатана прогноза за времето
Маса за регистрация
Сгъваеми столове
Маршрутни табели
Разрешително за пътека
Маркировки на пътеката
Карта на пътеката
Топографска карта
Компас
Филтър за вода
Хладилна кутия
Ледени пакети
Таблица
Раница
Дневна раница
Дъждобран за раница
Планински обувки
Туристически чорапи
Туристически панталони
Тениска с отвеждане на влагата
Поларено яке
Водоустойчиво яке
Шапка
Слънчеви очила
Туристически щеки
Гети
Ръкавици
Пончо за дъжд
Многофункционален инструмент
Допълнителни слоеве дрехи
Ремонтна лента
Водоустойчиви торбички
Паракорд
Водоустойчив калъф за документи
Кабелни превръзки
Банер за събитието
Карабинери
Спонсорски банери
Комплект за дребни ремонти
Резервни ключове за кола
Паркинг пропуски

Technology

Преносима тонколона
Мегафон
Уоки-токи
Мобилни телефони
Външни батерии
Зарядни кабели
GPS устройство
Резервни батерии
Камера
Статив
Бинокъл
Хронометър

Safety

План за действие при извънредни ситуации
Документ за оценка на риска
Предпазни конуси
Оградна лента
Фенерчета
Челници
Свирки
Сигнално огледало
Аварийно одеяло
Комплект за първа помощ
Кутия за травми
Ръкавици за еднократна употреба
CPR предпазна маска
Антисептични кърпички
Лейкопласт
Марлени компреси
Медицинско тиксо
Еластични бинтове
Пинсети
Ножици
Моментални студени компреси
Обезболяващи
Антихистамини
Лечение при ухапвания от насекоми
Комплект за третиране на мехури
Слънцезащитен крем
Балсам за устни
Репелент против насекоми
Пожарогасител
Аварийно оборудване за автомобили

Cleaning

Дезинфектант за ръце
Влажни кърпички
Тоалетна хартия
Пликчета за боклук
Кофи за рециклиране
Почистващи кърпи

Groceries

Контейнери за вода
Питейна вода
Електролитни таблетки
Енергийни барчета
Смес от ядки и сушени плодове
Пресни плодове
Сандвичи
Закуски

Kitchen

Многократни чаши
Многократни чинии
Многократни прибори

Съвети

Определи лимита за участници поне 3 седмици предварително, особено ако маршрутът има тесни участъци или контролно-пропускателни пунктове. Така ще знаеш колко вода, формуляри, баджове и доброволци да подготвиш.
Провери маршрута повторно 2–3 дни преди събитието. Потвърди проходимостта, маркировките, пунктовете и алтернативния маршрут, вместо да разчиташ на стара проверка.
Изпрати инструкциите към участниците най-късно 48 часа предварително. Включи мястото и часа на срещата, продължителността, багажа, контакт при проблем и правилата за промяна или отмяна заради времето.
Тествай мегафона, радиостанциите и телефоните преди началото, а външните батерии и кабелите дръж на регистрационната маса. При по-голяма група определи кой комуникира с водача, задния съпровод и пунктовете.
Направи окончателно преброяване непосредствено преди тръгване и сравни списъка с регистрациите. Определи предварително кой записва инциденти и кой задейства плана за извънредни ситуации.

Често задавани въпроси

Колко по-рано да започна организацията на пешеходно събитие?: Започни поне 6–8 седмици предварително. До третата седмица уточни датата, бюджета, лимита на участниците и маршрута, а през последните 7 дни потвърди прогнозата, екипа и инструкциите.
Кога трябва да проверя маршрута за пешеходно събитие?: Направи първоначална проверка около 4 седмици предварително и финална проверка 2–3 дни преди старта. При промени по трасето подготви алтернативния маршрут преди да изпратиш окончателните инструкции.
Колко доброволци са нужни за пешеходно събитие?: Планирай поне 1 доброволец за всеки контролно-пропускателен пункт и отделни хора за водач, задно проследяване и регистрация. За група над 50 участници добави координатор на комуникациите и човек за безопасността.
Кога да отменя пешеходното събитие заради времето?: Определи критериите за отмяна поне 7 дни предварително и вземи окончателно решение 12–24 часа преди старта. Избери резервна дата и изпрати едно и също съобщение до всички участници веднага след решението.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.