Checklist na organizáciu pešieho podujatia

Pešie podujatie potrebuje viac než len vyznačenú trasu a dátum v kalendári. Vopred si nastav počet účastníkov, rozpočet, registráciu, komunikačné kanály a pravidlá pre zrušenie pri zlom počasí. Najviac problémov vzniká tesne pred štartom: chýbajúce povolenie, neotestované vysielačky alebo nejasné rozdelenie dobrovoľníkov. Tento plán ťa prevedie prípravou, kontrolou trasy, priebehom aj bezpečným ukončením podujatia.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Určite cieľ podujatia
Určite cieľovú skupinu
Stanovte rozpočet podujatia
Určte limity počtu účastníkov
Otestujte komunikačné prostriedky
Podľa potreby upravte program
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
Odhadnite všetky očakávané náklady
Pripravte komunikačné šablóny pre účastníkov
Sledujte predpoveď počasia
Zdokumentujte dôležité incidenty
Stanovte dátum podujatia
Zmapujte zdroje financovania
Odošlite potvrdenia registrácie
Stanovte kritériá pre zrušenie kvôli počasiu
Bezpečne dorazte do cieľa
Vyberte náhradný dátum
Stanovte účastnícke poplatky, ak sa uplatňujú
Pošlite pokyny pred podujatím
Pripravte alternatívnu trasu
Vykonajte konečné spočítanie účastníkov
Vyberte cieľ pešieho podujatia
Nábor členov organizačného tímu
Pripravte balíkového sprievodcu
Skontrolujte trasu krátko pred podujatím
Zabezpečte návratovú cestu, ak sa uplatňuje
Preskúmajte možnosti pešej trasy
Priraďte organizačné roly
Poskytnite odporúčania k fyzickej kondícii
Potvrďte účasť dobrovoľníkov
Potvrďte, že sa všetci vrátili v bezpečí
Posúďte náročnosť trasy
Nábor dobrovoľných sprievodcov
Zverejnite informácie o trase
Informujte dobrovoľníkov
Oficiálne ukončite podujatie
Zmerajte dĺžku trasy
Nábor prvej pomoci
Pripravte mapy trasy
Priraďte pešie skupiny
Získajte spätnú väzbu od účastníkov
Odhadnite čas túry
Nábor zadných chodcov
Vytvorte GPS navigačné súbory
Priraďte vedúcich skupín
Poďakujte dobrovoľníkom a účastníkom
Skontrolujte prevýšenie
Uskutočnite plánovaciu poradu s organizátormi
Určte miesto stretnutia
Priraďte zadných vedúcich
Zdokumentujte získané poznatky
Skontrolujte sezónne podmienky
Vytvorte časový plán podujatia
Určite harmonogram odchodu
Pripravte evidenciu účasti
Vyhodnoťte výsledky rozpočtu
Preverte počasie
Vytvorte registračný proces
Naplánujte logistiku dopravy
Skontrolujte účasť účastníkov
Spracujte náhrady
Vykonajte prvú obhliadku miesta
Otvorte registráciu pre účastníkov
Zabezpečte pokyny k parkovaniu
Poskytnite bezpečnostné pokyny
Archivujte údaje o účastníkoch
Zmapujte možné nebezpečenstvá
Sledujte registrácie
Podľa potreby zorganizujte spolujazdu
Vysvetlite etiketu na turistike
Archivujte povolenia a dokumentáciu
Vypracujte analýzu rizík
Spravujte databázu účastníkov
Naplánujte prestávky na oddych
Vysvetlite zásady Leave No Trace
Zdieľajte fotografie z podujatia
Potvrďte dostupnosť chodníka
Pripravte vyhlásenia účastníkov
Zmapujte miesta na doplnenie vody
Dodržujte skupinové tempo na začiatku túry
Pripravte súhrnnú správu z podujatia
Požiadajte o potrebné povolenia
Zhromaždite podpísané vyhlásenia
Zmapujte núdzové východy
Vykonávajte priebežné počítanie osôb
V prípade potreby informujte miestne úrady
Zhromaždite kontaktné údaje pre núdzové situácie
Pripravte plán reakcie na núdzovú situáciu
Sledujte pohodu účastníkov
Skontrolujte predpisy o využívaní pôdy
Zhromaždite lekárske potvrdenia
Stanovte evakuačné postupy
Spravujte plánované prestávky
Zabezpečte poistenie podujatia
Stanovte kritériá prijatia účastníkov
Pripravte komunikačné protokoly
Reagujte na menšie incidenty

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Program podujatia
Prezenčná listina
Prehľad rozpočtu
Rozpis dobrovoľníkov
Zoznam kontrolných bodov
Menovky
Registračný formulár pre účastníkov
Vytlačené itineráre
Databáza účastníkov
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Poistná dokumentácia
Podložka na písanie
Formuláre zdravotných informácií
Perá
Náramky
Plán podujatia
Zoznam núdzových kontaktov
Zoznam kontaktov personálu
Permanentné fixky
ID menovky pre účastníkov
Malá hotovostná rezerva
Pokladničná kniha
Certifikáty pre účastníkov
Hodnotiace formuláre podujatia
Ďakovné kartičky
Zápisník
Poľný zápisník

Logistics

Pokyny na trasu
Prenosný prístrešok
Informačná tabuľa
Vytlačená predpoveď počasia
Registračný stôl
Skladacie stoličky
Směrové tabuľky
Povolenie na trail
Značky na trail
Mapa trailu
Topografická mapa
Kompas
Vodný filter
Chladiaci box
Chladiace obklady
Obrus
Batoh
Dňový batoh
Pláštenka na batoh
Turistické topánky
Turistické ponožky
Turistické nohavice
Tričko odvádzajúce vlhkosť
Fleecová bunda
Nepremokavá bunda
Klobúk
Slnečné okuliare
Turistické palice
Návleky na topánky
Rukavice
Pláštenka
Multifunkčné náradie
Ďalšie vrstvy oblečenia
Opravná páska
Vodotesné vrecká
Paracord
Vodotesný obal na dokumenty
Viazacie pásky
Bannery podujatia
Karabíny
Sponzorské bannery
Malá opravná sada
Náhradné kľúče od auta
Parkovacie povolenia

Technology

Prenosný reproduktor
Megafón
Vysielačky
Mobilné telefóny
Powerbanky
Nabíjacie káble
GPS zariadenie
Náhradné batérie
Fotoaparát
Statív
Binokulár
Stopky

Safety

Núdzový plán
Dokument o hodnotení rizík
Bezpečnostné kužele
Výstražná páska
Baterky
Čelovky
Píšťalky
Signalizačné zrkadlo
Núdzová prikrývka
Lekárnička
Trauma súprava
Jednorazové rukavice
CPR tvárový štít
Antiseptické utierky
Náplasti
Gázové štvorce
Lekárska páska
Elastické obväzy
Pinzeta
Nožnice
Instantné chladiace vrecká
Lieky proti bolesti
Antihistaminiká
Liečba poštípania hmyzom
Súprava na ošetrenie pľuzgierov
Opalovací krém
Balzam na pery
Repelent proti hmyzu
Hasiaci prístroj
Núdzová sada do vozidla

Cleaning

Dezinfekcia rúk
Vlhčené obrúsky
Toaletný papier
Odpadkové vrecia
Recyklačné vrecia
Papierové utierky

Groceries

Nádoby na vodu
Pitná voda
Elektrolytové tablety
Energetické tyčinky
Študentská zmes
Čerstvé ovocie
Sendviče
Olovranty

Kitchen

Opakovane použiteľné poháre
Opakovane použiteľné taniere
Opakovane použiteľný príbor

Tipy

Trasu skontroluj krátko pred podujatím, ideálne 24 až 48 hodín vopred. Over uzávery, poškodené úseky, značenie a miesta kontrolných bodov; priprav aj alternatívnu trasu.
Pošli účastníkom pokyny najmenej 2 až 3 dni pred štartom. Uveď miesto a čas registrácie, dĺžku trasy, odporúčané vybavenie, kontaktné číslo a postup pri zmene programu.
Rozdeľ dobrovoľníkov podľa konkrétnych úloh a miest, nie iba podľa zoznamu mien. Pri väčšej skupine urč človeka na registráciu, kontrolné body, zadný dohľad a komunikáciu s vedúcim tímu.
Stanov kritériá na zrušenie alebo presun podujatia najneskôr 7 dní vopred. V deň konania sleduj predpoveď a maj pripravený náhradný dátum aj správu pre registrovaných účastníkov.
Počas registrácie používaj prezenčnú listinu a po štarte urob konečné spočítanie. Rovnaký počet potom skontroluj v cieli, aby bolo jasné, že sa všetci bezpečne vrátili.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať organizovať pešie podujatie?: Prípravu začni aspoň 6 až 8 týždňov pred termínom. Počas prvých dvoch týždňov stanov cieľ, trasu, rozpočet a limit účastníkov; neskôr zostáva registrácia, tím a kontrola detailov.
Čo poslať účastníkom pred peším podujatím?: Pokyny pošli najmenej 2 až 3 dni pred štartom. Obsahujúc by mali čas registrácie, miesto stretnutia, trasu alebo itinerár, kontakty na organizátorov, bezpečnostné pokyny a informáciu o počasí či zmene termínu.
Kedy skontrolovať trasu pešieho podujatia?: Prvú kontrolu urob niekoľko týždňov pred akciou a poslednú 24 až 48 hodín pred štartom. Krátko pred podujatím over najmä značenie, priechodnosť, kontrolné body a prípadné práce alebo uzávery.
Koľko dobrovoľníkov treba na pešie podujatie?: Počet závisí od dĺžky trasy, počtu účastníkov a počtu kontrolných bodov. Ako základ si naplánuj vedúceho, človeka na registráciu, aspoň jedného pracovníka na každý kontrolný bod a osobu na zadný dohľad; pri väčšej skupine pridaj ďalších podľa rizikových úsekov.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.