Kävelytapahtuman järjestämisen checklist

Kävelytapahtuma onnistuu, kun reitti, osallistujat ja turvallisuus ovat kunnossa ennen lähtöpäivää. Aloita tavoitteesta, kohderyhmästä ja osallistujarajasta, laske kulut ja vahvista päivämäärä. Sen jälkeen rakenna viestintä, ilmoittautuminen, vapaaehtoisten vuorot ja reitin opastus. Tämä checklist kokoaa suunnittelun, tapahtumapäivän ja jälkitarkistuksen yhteen järjestykseen, jotta esimerkiksi varareitti, sääperuutuksen ehdot ja osallistujien terveystiedot eivät jää viime tinkaan.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä tapahtuman tavoite
Määritä kohderyhmä
Laadi tapahtumabudjetti
Määritä osallistujarajat
Testaa viestintävälineet
Säädä ohjelmaa tarvittaessa
Arvioi odotettu osallistujamäärä
Arvioi kaikki odotetut kulut
Valmistele viestintäpohjat osallistujille
Seuraa säätiedotuksia
Dokumentoi tärkeät poikkeamat
Vahvista tapahtuman päivämäärä
Tunnista rahoituslähteet
Lähetä ilmoittautumisvahvistukset
Määritä sään vuoksi peruuttamisen ehdot
Saavu turvallisesti määränpäähän
Valitse varapäivä
Määritä osallistumismaksut, jos soveltuu
Jaa ohjeet ennen tapahtumaa
Valmistele vaihtoehtoinen reitti
Tee osallistujien lopputarkistus
Valitse kävelyn kohde
Rekrytoi järjestäjätiimin jäseniä
Laadi pakkausopas
Tarkasta reitti juuri ennen tapahtumaa
Johda paluumatkaa, jos soveltuu
Selvitä kävelyvaihtoehdot
Jaa järjestäjien roolit
Anna kunto-ohjeet
Vahvista vapaaehtoisten läsnäolo
Vahvista, että kaikki ovat palanneet turvallisesti
Arvioi reitin vaikeustaso
Rekrytoi vapaaehtoisia oppaita
Julkaise tietoa reitistä
Tiedota vapaaehtoisille
Päätä tapahtuma virallisesti
Mittaa reitin pituus
Rekrytoi ensiapuhenkilöstöä
Valmistele reittikartat
Jaa kävelyryhmät
Kerää palautetta osallistujilta
Arvioi kävelyaika
Rekrytoi takavartijat
Luo GPS-navigointitiedostot
Nimeä ryhmänjohtajat
Kiitä vapaaehtoisia ja osallistujia
Tarkista korkeuserot
Pidä suunnittelukokous järjestäjien kanssa
Määritä kokouspaikka
Nimeä takavartijat
Dokumentoi opitut asiat
Tarkista kausittaiset olosuhteet
Laadi tapahtuman aikataulu
Määritä lähtöaikataulu
Valmistele osallistujien kirjautuminen
Arvioi budjettitulokset
Tarkista säämallit
Luo ilmoittautumisprosessi
Suunnittele kuljetuslogistiikka
Tarkista osallistujien läsnäolo
Käsittele korvaukset
Tee ensimmäinen paikkakäynti
Avaa ilmoittautuminen osallistujille
Järjestä pysäköintiohjeet
Anna turvallisuusohjeistus
Arkistoi osallistujatiedot
Kartoitа mahdolliset vaarat
Seuraa ilmoittautumisia
Järjestä kimppakyyti tarvittaessa
Selitä kävelyetiketti
Arkistoi luvat ja dokumentaatio
Laadi riskiarvio
Hallitse osallistujarekisteriä
Suunnittele taukopaikat
Selitä Leave No Trace -periaatteet
Jaa tapahtumakuvia
Vahvista polun esteettömyys
Valmistele osallistujien suostumuslomakkeet
Kartoitа veden täyttöpaikat
Pidä ryhmän vauhti tasaisena kävelyn alussa
Valmistele tapahtuman yhteenvetoraportti
Hae vaaditut luvat
Kerää allekirjoitetut suostumuslomakkeet
Kartoitа hätäpoistumistiet
Suorita määräaikaiset päälaskennat
Ilmoita tarvittaessa paikallisille viranomaisille
Kerää hätäyhteystiedot
Valmistele hätätoimintasuunnitelma
Seuraa osallistujien vointia
Tarkista maankäyttösäännökset
Kerää lääkärintodistukset
Määritä evakuointimenettelyt
Hallitse suunniteltuja taukoja
Järjestä tapahtumavakuutus
Määritä osallistujien hyväksymiskriteerit
Valmistele viestintäprotokollat
Reagoi pieniin vaaratilanteisiin

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtuma-aikataulu
Osallistujalista
Budjetin yhteenveto
Vapaaehtoisten työvuorot
Tarkistuspistelista
Nimikyltit
Osallistujien ilmoittautumislomake
Tulostetut reittiohjeet
Osallistujarekisteri
Vastuuvapautuslomakkeet
Vakuutusasiakirjat
Leikealusta
Lääketietolomakkeet
Kynät
Rannekkeet
Tapahtumasuunnitelma
Hätäyhteystietoluettelo
Henkilökunnan yhteystietoluettelo
Pysyvät tussit
Osallistujien henkilökortit
Pieni käteiskassa
Kuittivihko
Osallistumistodistukset
Tapahtuman palautelomakkeet
Kiitoskortit
Muistikirja
Kenttämuistikirja

Logistics

Reittiohjeet
Siirrettävä katos
Infotaulu
Tulostettu sääennuste
Ilmoittautumispöytä
Taittotuolit
Reittikyltit
Polkulupa
Polkumerkinnät
Polkukartta
Topografinen kartta
Kompassi
Veden suodatin
Kylmälaukku
Kylmäpakkaukset
Pöytäliina
Reppu
Päiväreppu
Repun sadesuoja
Vaelluskengät
Vaellussukat
Vaellushousut
Hengittävä paita
Fleecetakki
Vedenpitävä takki
Hattu
Aurinkolasit
Vaellussauvat
Säärystimet
Käsineet
Sadeponcho
Monitoimityökalu
Lisävaatekerrokset
Korjausteippi
Vedenpitävät pussit
Paracord-naru
Vedenpitävä asiakirjakansio
Nippusiteet
Tapahtumabanneri
Karabiinit
Sponsoribannerit
Pieni korjaussarja
Varakäynninavaimet
Pysäköintiluvat

Technology

Siirrettävä kaiutin
Käsikajari
Radiopuhelimet
Matkapuhelimet
Varavirtalähteet
Latauskaapelit
GPS-laite
Vara-akut
Kamera
Jalusta
Kiikarit
Sekuntikello

Safety

Hätäsuunnitelma
Riskiarviointiasiakirja
Turvakartiot
Aitausnauha
Taskulamput
Otsalamput
Pillit
Signaalipeili
Hätäpeite
EA-pakkaus
Traumasetti
Kertakäyttökäsineet
CPR-suoja
Antiseptiset pyyhkeet
Laastarit
Harsotaitokset
Lääketeippi
Elastiset siteet
Pinsetit
Sakset
Kertakäyttöiset kylmäpakkaukset
Särkylääkkeet
Antihistamiinit
Hyönteisten puremien hoito
Rakkulahoitopakkaus
Aurinkovoide
Huulivoide
Hyönteiskarkote
Sammutin
Ajoneuvon hätäpakkaus

Cleaning

Käsidesi
Kosteuspyyhkeet
WC-paperi
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Paperipyyhkeet

Groceries

Vesisäiliöt
Juomavesi
Elektrolyyttitabletit
Energiapatukat
Trail mix
Tuore hedelmä
Voileivät
Välipalat

Kitchen

Uudelleenkäytettävät kupit
Uudelleenkäytettävät lautaset
Uudelleenkäytettävät aterimet

Vinkit

Tarkasta reitti juuri ennen tapahtumaa, vaikka se olisi testattu aiemmin. Työmaat, suljetut kulkuväylät ja liukkaat kohdat voivat muuttaa turvallisen reitin käyttökelvottomaksi.
Lähetä osallistujille ohjeet ja ilmoittautumisvahvistukset hyvissä ajoin. Kerro lähtöaika, kokoontumispaikka, reittiohjeet, pakkausohje ja toimintaohje poikkeustilanteessa.
Nimeä vapaaehtoisille selkeät vuorot ja tarkistuspisteet. Varmista, että jokaisella vastuuhenkilöllä on toimiva puhelin tai radiopuhelin sekä varavirtalähde, jos päivä venyy.
Tee sääpäätös kahdessa vaiheessa: seuraa ennustetta ennakkoon ja tarkista olosuhteet vielä tapahtumapäivänä. Määritä varapäivä ja peruuttamisen ehdot ennen ilmoittautumisen avaamista.
Pidä ilmoittautumispisteessä osallistujalista, nimikyltit ja tarvittavat lomakkeet. Lääketietolomakkeet, vastuuvapautukset ja hätäsuunnitelma kannattaa tulostaa mukaan, koska verkkoyhteys ei välttämättä toimi lähtöpaikalla.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kävelytapahtuman järjestämiseen pitää varata?: Varaa vähintään reittiohjeet, reittikyltit tai polkumerkinnät, ilmoittautumispisteen tarvikkeet ja osallistujarekisteri. Lisäksi tarvitset hätäsuunnitelman, riskinarvioinnin, viestintävälineet ja säätilanteeseen sopivan varasuunnitelman.
Kuinka aikaisin kävelytapahtuman reitti pitää tarkistaa?: Tee varsinainen reittisuunnittelu hyvissä ajoin, mutta tarkasta reitti vielä kerran juuri ennen tapahtumaa. Jos reitillä on esteitä tai turvallisuusriski, ota käyttöön vaihtoehtoinen reitti ennen osallistujien saapumista.
Milloin kävelytapahtuman osallistujille lähetetään ohjeet?: Lähetä ilmoittautumisvahvistus heti ilmoittautumisen jälkeen ja tapahtumaohjeet viimeistään ennen tapahtumapäivää. Jos lähtöaika, reitti tai säävaraus muuttuu, lähetä päivitys heti muutoksen jälkeen.
Tarvitaanko kävelytapahtumaan varapäivä?: Varapäivä kannattaa määrittää ennen päivämäärän vahvistamista, etenkin jos tapahtuma järjestetään ulkona. Kirjaa samalla, millä sää- tai turvallisuusehdoilla tapahtuma perutaan ja milloin päätös ilmoitetaan osallistujille.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.