Wandelevenement checklist

Voor een wandelevenement moet je meer regelen dan alleen de route. Denk aan deelnemerslimieten, een duidelijke inschrijving, weerafspraken en een alternatief als het pad niet veilig is. Juist in de laatste 48 uur gaan dingen mis als de route niet nog eens wordt gecontroleerd of als deelnemers geen heldere instructies hebben gekregen. Deze checklist helpt je om het evenement in de juiste volgorde voor te bereiden en niets te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Bepaal het doel van het evenement
Bepaal de doelgroep
Stel het evenementenbudget vast
Bepaal de deelnemerslimieten
Test communicatiemiddelen
Pas het programma indien nodig aan
Schat het verwachte aantal deelnemers
Schat alle verwachte kosten
Bereid communicatietemplates voor deelnemers voor
Volg de weersverwachtingen
Documenteer belangrijke incidenten
Stel de datum van het evenement vast
Breng financieringsbronnen in kaart
Stuur registratiebevestigingen
Stel criteria vast voor afgelasting bij weer
Kom veilig op de bestemming aan
Kies een reservedatum
Stel deelnemerskosten vast, indien van toepassing
Deel instructies vóór het evenement
Bereid een alternatieve route voor
Voer de eindtelling van deelnemers uit
Kies de wandelbestemming
Werven van organisatieteamleden
Maak een inpakgids
Inspecteer het pad kort voor het evenement
Begeleid de terugreis, indien van toepassing
Onderzoek wandelopties
Wijs organisatorische rollen toe
Geef fitheidsaanbevelingen
Bevestig de aanwezigheid van vrijwilligers
Bevestig dat iedereen veilig is teruggekeerd
Beoordeel de moeilijkheidsgraad van het pad
Werven van vrijwillige gidsen
Publiceer informatie over het pad
Informeer vrijwilligers
Sluit het evenement officieel af
Meet de afstand van het pad
Werven van eerstehulppersoneel
Bereid routekaarten voor
Wijs wandelgroepen toe
Verzamel feedback van deelnemers
Schat de wandeltijd
Werven van achterste wandelaars
Ontwikkel GPS-navigatiebestanden
Wijs groepsleiders toe
Bedank vrijwilligers en deelnemers
Controleer het hoogteverschil
Houd een planningsvergadering met organisatoren
Stel de vergaderlocatie vast
Wijs achterste leiders toe
Documenteer geleerde lessen
Controleer de seizoensomstandigheden
Ontwikkel de tijdlijn van het evenement
Bepaal het vertrekschema
Bereid de aanwezigheidsregistratie voor
Evalueer de budgetresultaten
Bekijk weerpatronen
Maak een registratieproces
Plan de vervoerslogistiek
Controleer de aanwezigheid van deelnemers
Verwerk vergoedingen
Voer een eerste locatiebezoek uit
Open de registratie voor deelnemers
Regel parkeerinstructies
Geef de veiligheidsinstructie
Archiveer deelnemersgegevens
Breng mogelijke gevaren in kaart
Houd registraties in de gaten
Organiseer carpooling indien nodig
Leg wandeletiquette uit
Archiveer vergunningen en documentatie
Stel een risicoanalyse op
Beheer een deelnemersdatabase
Plan ruststops
Leg de Leave No Trace-principes uit
Deel evenementfoto's
Bevestig de toegankelijkheid van het pad
Bereid deelnemersverklaringen voor
Breng locaties om water bij te vullen in kaart
Houd het groepstempo aan bij de start van de wandeling
Bereid een samenvattend evenementenrapport voor
Vraag de vereiste vergunningen aan
Verzamel ondertekende verklaringen
Breng nooduitgangen in kaart
Voer periodieke hoofdtellingen uit
Informeer indien nodig de lokale autoriteiten
Verzamel contactgegevens voor noodgevallen
Bereid een noodresponsplan voor
Volg het welzijn van deelnemers
Controleer de regelgeving voor grondgebruik
Verzamel medische verklaringen
Stel evacuatieprocedures vast
Beheer geplande rustpauzes
Regel evenementenverzekering
Stel toelatingscriteria voor deelnemers vast
Bereid communicatieprotocollen voor
Reageer op kleine incidenten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Evenementenschema
Aanwezigheidslijst
Budgetoverzicht
Vrijwilligersrooster
Checkpointlijst
Naambadges
Inschrijfformulier voor deelnemers
Gedrukte reisroutes
Deelnemersdatabase
Vrijwaringsformulieren
Verzekeringsdocumentatie
Klembord
Medische informatieformulieren
Pennen
Polsbandjes
Evenementenplan
Lijst met noodcontacten
Lijst met stafcontacten
Permanente stiften
ID-badges voor deelnemers
Kleine kasgeldvoorraad
Kwitantieschrift
Deelnemerscertificaten
Evaluatieformulieren voor het evenement
Bedankkaartjes
Notitieboek
Veldnotitieboek

Logistics

Routebeschrijving
Draagbare luifel
Infobord
Gedrukte weersverwachting
Inschrijvingstafel
Opvouwbare stoelen
Routeborden
Trailvergunning
Trailmarkeringen
Trailkaart
Topografische kaart
Kompas
Waterfilter
Koelbox
IJspacks
Tafellaken
Rugzak
Dagrugzak
Regenhoes voor rugzak
Wandelschoenen
Wandelsokken
Wandelbroek
Vochtregulerend shirt
Fleecejack
Waterdicht jack
Hoed
Zonnebril
Wandelstokken
Gaiters
Handschoenen
Regenponcho
Multitool
Extra kledinglagen
Reparatietape
Waterdichte zakken
Paracord
Waterdichte documenthoes
Tyraps
Evenementenbanner
Karabiners
Sponsorbanners
Kleine reparatieset
Reserveautosleutels
Parkeervergunningen

Technology

Draagbare speaker
Megafoon
Portofoons
Mobiele telefoons
Powerbanks
Laadkabels
GPS-apparaat
Reservebatterijen
Camera
Statief
Verrekijker
Stopwatch

Safety

Noodplan
Risicobeoordelingsdocument
Veiligheidskegels
Afzetlint
Zaklampen
Hoofdlampen
Fluitjes
Signaalspiegel
Nooddeken
EHBO-kit
Traumakit
Wegwerphandschoenen
CPR-gezichtsschild
Antiseptische doekjes
Pleisters
Gaaskompressen
Medische tape
Elastische verbanden
Pincet
Schaar
Instant coldpacks
Pijnstillers
Antihistaminica
Behandeling voor insectenbeten
Blisterbehandelingskit
Zonnebrandcrème
Lippenbalsem
Insectenwerend middel
Brandblusser
Noodkit voor voertuigen

Schoonmaak

Handdesinfectiemiddel
Vochtige doekjes
Toiletpapier
Vuilniszakken
Recyclezakken
Papieren handdoeken

Boodschappen

Watercontainers
Drinkwater
Elektrolyttabletten
Energierepen
Studentenhaver
Vers fruit
Broodjes
Tussendoortjes

Keuken

Herbruikbare bekers
Herbruikbare borden
Herbruikbaar bestek

Tips

Stel de deelnemerslimiet vroeg vast, nog vóór je communicatie verstuurt. Als je later merkt dat de route of het aantal vrijwilligers niet klopt, voorkom je dat je mensen moet afwijzen.
Leg een weergrens vast op een vast moment, bijvoorbeeld 24 uur en nog eens 2 uur vóór de start. Zet daar ook meteen bij wie beslist over afgelasting of uitstel, zodat je niet op de dag zelf hoeft te overleggen.
Stuur deelnemers uiterlijk een paar dagen vooraf de routebeschrijving, starttijd, verwachte duur en wat ze moeten meenemen. Voeg ook toe waar ze parkeren, waar de inschrijvingstafel staat en wie ze moeten bellen bij vertraging.
Loop het pad kort voor het evenement nog een keer na. Let vooral op omgevallen takken, natte stukken, ontbrekende markeringen en punten waar een alternatieve route nodig is.
Maak een eenvoudige eindcontrole: aantal aanwezigen, telefoonnummers van het team, noodplan, waterpunt en vertrek van de laatste groep. Daarmee voorkom je dat je na de start nog informatie moet zoeken.

Veelgestelde vragen

Wat moet je minimaal regelen voor een wandelevenement?: Minimaal heb je een vaste datum, route, deelnemerslimiet, communicatie naar deelnemers en een noodplan nodig. Check ook 24 uur vooraf het weer en controleer het pad nog eens kort voor de start.
Wanneer stuur je de definitieve informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve instructies idealiter 2 tot 3 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, routebeschrijving, eventuele wijzigingen en wat deelnemers moeten meenemen.
Hoe lang van tevoren moet je de route nog controleren?: Controleer de route bij voorkeur binnen 24 uur voor het wandelevenement, en nogmaals op de dag zelf als het weer instabiel is. Bij regen of storm zijn kleine wijzigingen snel nodig.
Wat doe je als het weer tegenvalt op de wandeldag?: Werk met een vooraf vastgelegde afgelastingsgrens, bijvoorbeeld bij harde wind, onweer of gladde paden. Neem die beslissing uiterlijk 2 tot 3 uur voor de start, zodat deelnemers niet al onderweg zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.