Kako organizirati pohodni dogodek brez zadnjih zapletov

Pohodni dogodek se začne z izbiro cilja in poti, vendar največ težav nastane pri prijavah, komunikaciji in vremenskem načrtu. Najprej določite skupino udeležencev, proračun, omejitev števila mest in datum, nato preverite traso ter pripravite rezervno možnost. Pred odhodom morajo udeleženci dobiti jasna navodila, seznam opreme in informacije o uri ter zbirnem mestu. Na dan pohoda so ključni končno štetje, označena pot, razdeljene vloge in pripravljen načrt za nujne primere.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen dogodka
2
Določite ciljno skupino
3
Določite proračun dogodka
4
Določite omejitve števila udeležencev
5
Preizkusite komunikacijske kanale
6
Po potrebi prilagodite program
7
Ocenite pričakovano število udeležencev
8
Ocenite vse predvidene stroške
9
Pripravite komunikacijske predloge za udeležence
10
Spremljajte vremensko napoved
11
Dokumentirajte pomembne incidente
12
Določite datum dogodka
13
Kartirajte vire financiranja
14
Pošljite potrditve prijav
15
Določite merila za odpoved zaradi vremena
16
Varno prispite na cilj
17
Izberite rezervni datum
18
Po potrebi določite prispevke udeležencev
19
Delite navodila pred dogodkom
20
Pripravite alternativno pot
21
Izvedite končno štetje udeležencev
22
Izberite pohodni cilj
23
Rekrutirajte člane organizacijske ekipe
24
Pripravite vodič za pakiranje
25
Preglejte pot tik pred dogodkom
26
Vodite povratek, če je potrebno
27
Raziščite možnosti pohoda
28
Določite organizacijske vloge
29
Podajte priporočila glede telesne pripravljenosti
30
Potrdite prisotnost prostovoljcev
31
Potrdite, da so se vsi varno vrnili
32
Ocenite zahtevnost poti
33
Rekrutirajte prostovoljne vodnike
34
Objavite informacije o poti
35
Obvestite prostovoljce
36
Uradno zaključite dogodek
37
Izmerite dolžino poti
38
Rekrutirajte prvo pomoč
39
Pripravite zemljevide poti
40
Določite pohodniške skupine
41
Zberite povratne informacije udeležencev
42
Ocenite čas pohoda
43
Rekrutirajte zadnje pohodnike
44
Razvijte datoteke za GPS-navigacijo
45
Določite vodje skupin
46
Zahvalite se prostovoljcem in udeležencem
47
Preverite višinsko razliko
48
Opravite načrtovalni sestanek z organizatorji
49
Določite mesto srečanja
50
Določite zadnje vodje
51
Zabeležite pridobljene izkušnje
52
Preverite sezonske razmere
53
Pripravite časovnico dogodka
54
Določi odhodni urnik
55
Pripravi evidenco prisotnosti
56
Ocenite rezultate proračuna
57
Preveri vremenske vzorce
58
Ustvari postopek registracije
59
Načrtuj logistiko prevoza
60
Preveri prisotnost udeležencev
61
Obdelaj povračila
62
Opravi prvi ogled lokacije
63
Odpri registracijo za udeležence
64
Uredi navodila za parkiranje
65
Daj varnostna navodila
66
Arhiviraj podatke o udeležencih
67
Kartiraj možne nevarnosti
68
Spremljaj registracije
69
Po potrebi organiziraj skupno vožnjo
70
Pojasni etiko hoje
71
Arhiviraj dovoljenja in dokumentacijo
72
Pripravi analizo tveganja
73
Upravljaj bazo podatkov udeležencev
74
Načrtuj postanke za počitek
75
Pojasni načela Leave No Trace
76
Deli fotografije dogodka
77
Potrdi dostopnost poti
78
Pripravi izjave udeležencev
79
Kartiraj mesta za dolivanje vode
80
Na začetku pohoda ohranjaj skupinski tempo
81
Pripravi povzetek poročila o dogodku
82
Zaprosi za zahtevana dovoljenja
83
Zberi podpisane izjave
84
Kartiraj zasilne izhode
85
Izvajaj redne štetja skupine
86
Po potrebi obvesti lokalne oblasti
87
Zberi kontaktne podatke za nujne primere
88
Pripravi načrt odziva ob izrednih razmerah
89
Spremljaj dobro počutje udeležencev
90
Preveri predpise o rabi zemljišč
91
Zberi zdravniška potrdila
92
Določi postopke evakuacije
93
Upravljaj načrtovane odmore
94
Uredi zavarovanje dogodka
95
Določi merila za sprejem udeležencev
96
Pripravi komunikacijske protokole
97
Odzovi se na manjše incidente

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Urnik dogodka
Seznam prisotnosti
Povzetek proračuna
Razpored prostovoljcev
Seznam kontrolnih točk
Imeznake
Obrazec za prijavo udeležencev
Natisnjene poti
Baza podatkov udeležencev
Izjave o odpovedi odgovornosti
Zavarovalna dokumentacija
Kleščevalna deska
Obrazci z zdravstvenimi podatki
Pisala
Zapestnice
Načrt dogodka
Seznam kontaktov za nujne primere
Seznam kontaktov osebja
Trajni markerji
ID-oznake za udeležence
Majhna zaloga gotovine
Blok za potrdila
Udeleženska potrdila
Oceni obrazci za dogodek
Zahvalne kartice
Zvezek
Terenski zvezek

Logistics

Navodila za pot
Prenosna nadstrešnica
Info tabla
Natisnjena vremenska napoved
Miza za prijavo
Zložljivi stoli
Potni znaki
Dovoljenje za pot
Oznake poti
Zemljevid poti
Topografski zemljevid
Kompas
Vodeni filter
Hladilna torba
Hladilni obkladki
Namizni prt
Nahrbtnik
Dnevni nahrbtnik
Dežna prevleka za nahrbtnik
Pohodni čevlji
Pohodne nogavice
Pohodniške hlače
Majica za odvajanje vlage
Flis jakna
Vodoodporna jakna
Klobuk
Sončna očala
Pohodne palice
Gamaše
Rokavice
Dežni pončo
Večnamensko orodje
Dodatni sloji oblačil
Pritrdilni trak
Vodoodporne vrečke
Paracord
Vodoodporna mapa za dokumente
Vezice za kabel
Dogodkovni transparent
Karabini
Sponzorski transparenti
Mali komplet za popravila
Rezervni avtomobilski ključi
Parkirna dovoljenja

Technology

Prenosni zvočnik
Megafon
Radijske postaje
Mobilni telefoni
Powerbanki
Polnilni kabli
Naprava GPS
Rezervne baterije
Kamera
Stativ
Daljnogled
Štoparica

Safety

Načrt za nujne primere
Dokument za oceno tveganja
Varnostni stožci
Ograjni trak
Svetilke
Naglavne svetilke
Piščalke
Signalno ogledalo
Reševalna odeja
Komplet za prvo pomoč
Komplet za poškodbe
Rokavice za enkratno uporabo
Obrazni ščit za oživljanje
Antiseptični robčki
Obliži
Gazni povoji
Medicinski trak
Elastični povoji
Pinceta
Škarje
Instantni hladilni obkladki
Protibolečinska zdravila
Antihistaminik
Zdravljenje za pike žuželk
Komplet za zdravljenje žuljev
Krema za sončenje
Balzam za ustnice
Sredstvo proti insektom
Gasilni aparat
Nujni komplet za vozila

Cleaning

Sredstvo za razkuževanje rok
Vlažilni robčki
Toaletni papir
Vreče za smeti
Vreče za recikliranje
Papirnate brisače

Groceries

Vodni kanistri
Pitna voda
Elektrolitske tablete
Energijske ploščice
Mešanica oreščkov in suhega sadja
Sveže sadje
Sendviči
Prigrizki

Kitchen

Večkratno uporabni kozarci
Večkratno uporabni krožniki
Večkratno uporabni jedilni pribor

Nasveti

Pot preizkusite tik pred dogodkom in preverite tudi alternativno traso. Natisnite navodila, kontrolne točke in vremensko napoved, saj na terenu mobilni signal ali baterija nista zagotovljena.
Prijave zaključite dovolj zgodaj, da lahko pošljete potrditve in ocenite dejansko število udeležencev. Končno štetje izvedite na zbirnem mestu, ne le na podlagi spletne prijave.
Vnaprej določite merila za odpoved zaradi vremena in rezervni datum. Udeležencem pošljite odločitev po istem komunikacijskem kanalu, ki ste ga pred dogodkom preizkusili.
Organizacijski ekipi razdelite konkretne vloge: prijava, vodenje skupine, nadzor kontrolnih točk in komunikacija. Za večjo skupino pripravite radijske postaje ali dogovorite način uporabe mobilnih telefonov.
Zdravstvene podatke, izjave o odpovedi odgovornosti, dovoljenja za pot in zavarovalno dokumentacijo uredite pred odprtjem prijav. Na dan dogodka imejte kopije pri prijavni mizi in v načrtu za nujne primere.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj začeti organizirati pohodni dogodek?: Začnite najmanj 6 do 8 tednov prej. V tem času lahko določite cilj in datum, preverite pot, uredite dovoljenja, pripravite prijave ter pravočasno obvestite udeležence o opremi in logistiki.
Koliko časa pred pohodom poslati navodila udeležencem?: Osnovna navodila pošljite približno 10 do 14 dni pred dogodkom, končno sporočilo pa 2 do 3 dni prej. Vključite uro zbiranja, pot, pričakovano trajanje, vremensko opozorilo, seznam opreme in telefonski kontakt organizatorja.
Kdaj odpovedati pohodni dogodek zaradi vremena?: Merila določite pred začetkom prijav, na primer ob nevihtah, nevarnih vetrovih, poplavljenih poteh ali uradnem opozorilu. Napoved spremljajte vsak dan v zadnjem tednu, končno odločitev pa sporočite najpozneje 24 ur pred odhodom, razen če nastane nenadna nevarnost.
Kako pripraviti varnostni načrt za pohodni dogodek?: Pred dogodkom izpolnite oceno tveganja, določite kontaktne osebe, kontrolne točke in postopek ob poškodbi ali zamudi. Organizacijska ekipa naj ima natisnjeno traso, seznam prisotnosti in delujoč način komunikacije; preverjanje opreme izvedite pred začetkom pohoda.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.