Ako zorganizovať pešie podujatie bez chaosu

Pešie podujatie sa nezačína výberom trasy, ale jasným cieľom, cieľovou skupinou a rozpočtom. Potom určte kapacitu, dátum a trasu tak, aby ste vedeli zabezpečiť registráciu, komunikáciu aj dohľad nad účastníkmi. Najviac problémov vzniká pri neotestovanej trase, nejasných pokynoch a chýbajúcom pláne pre zlé počasie. Tento postup vám pomôže zoradiť prípravy od prvého rozhodnutia až po bezpečný príchod do cieľa.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Určite cieľ podujatia
2
Určite cieľovú skupinu
3
Stanovte rozpočet podujatia
4
Určte limity počtu účastníkov
5
Otestujte komunikačné prostriedky
6
Podľa potreby upravte program
7
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
8
Odhadnite všetky očakávané náklady
9
Pripravte komunikačné šablóny pre účastníkov
10
Sledujte predpoveď počasia
11
Zdokumentujte dôležité incidenty
12
Stanovte dátum podujatia
13
Zmapujte zdroje financovania
14
Odošlite potvrdenia registrácie
15
Stanovte kritériá pre zrušenie kvôli počasiu
16
Bezpečne dorazte do cieľa
17
Vyberte náhradný dátum
18
Stanovte účastnícke poplatky, ak sa uplatňujú
19
Pošlite pokyny pred podujatím
20
Pripravte alternatívnu trasu
21
Vykonajte konečné spočítanie účastníkov
22
Vyberte cieľ pešieho podujatia
23
Nábor členov organizačného tímu
24
Pripravte balíkového sprievodcu
25
Skontrolujte trasu krátko pred podujatím
26
Zabezpečte návratovú cestu, ak sa uplatňuje
27
Preskúmajte možnosti pešej trasy
28
Priraďte organizačné roly
29
Poskytnite odporúčania k fyzickej kondícii
30
Potvrďte účasť dobrovoľníkov
31
Potvrďte, že sa všetci vrátili v bezpečí
32
Posúďte náročnosť trasy
33
Nábor dobrovoľných sprievodcov
34
Zverejnite informácie o trase
35
Informujte dobrovoľníkov
36
Oficiálne ukončite podujatie
37
Zmerajte dĺžku trasy
38
Nábor prvej pomoci
39
Pripravte mapy trasy
40
Priraďte pešie skupiny
41
Získajte spätnú väzbu od účastníkov
42
Odhadnite čas túry
43
Nábor zadných chodcov
44
Vytvorte GPS navigačné súbory
45
Priraďte vedúcich skupín
46
Poďakujte dobrovoľníkom a účastníkom
47
Skontrolujte prevýšenie
48
Uskutočnite plánovaciu poradu s organizátormi
49
Určte miesto stretnutia
50
Priraďte zadných vedúcich
51
Zdokumentujte získané poznatky
52
Skontrolujte sezónne podmienky
53
Vytvorte časový plán podujatia
54
Určite harmonogram odchodu
55
Pripravte evidenciu účasti
56
Vyhodnoťte výsledky rozpočtu
57
Preverte počasie
58
Vytvorte registračný proces
59
Naplánujte logistiku dopravy
60
Skontrolujte účasť účastníkov
61
Spracujte náhrady
62
Vykonajte prvú obhliadku miesta
63
Otvorte registráciu pre účastníkov
64
Zabezpečte pokyny k parkovaniu
65
Poskytnite bezpečnostné pokyny
66
Archivujte údaje o účastníkoch
67
Zmapujte možné nebezpečenstvá
68
Sledujte registrácie
69
Podľa potreby zorganizujte spolujazdu
70
Vysvetlite etiketu na turistike
71
Archivujte povolenia a dokumentáciu
72
Vypracujte analýzu rizík
73
Spravujte databázu účastníkov
74
Naplánujte prestávky na oddych
75
Vysvetlite zásady Leave No Trace
76
Zdieľajte fotografie z podujatia
77
Potvrďte dostupnosť chodníka
78
Pripravte vyhlásenia účastníkov
79
Zmapujte miesta na doplnenie vody
80
Dodržujte skupinové tempo na začiatku túry
81
Pripravte súhrnnú správu z podujatia
82
Požiadajte o potrebné povolenia
83
Zhromaždite podpísané vyhlásenia
84
Zmapujte núdzové východy
85
Vykonávajte priebežné počítanie osôb
86
V prípade potreby informujte miestne úrady
87
Zhromaždite kontaktné údaje pre núdzové situácie
88
Pripravte plán reakcie na núdzovú situáciu
89
Sledujte pohodu účastníkov
90
Skontrolujte predpisy o využívaní pôdy
91
Zhromaždite lekárske potvrdenia
92
Stanovte evakuačné postupy
93
Spravujte plánované prestávky
94
Zabezpečte poistenie podujatia
95
Stanovte kritériá prijatia účastníkov
96
Pripravte komunikačné protokoly
97
Reagujte na menšie incidenty

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Program podujatia
Prezenčná listina
Prehľad rozpočtu
Rozpis dobrovoľníkov
Zoznam kontrolných bodov
Menovky
Registračný formulár pre účastníkov
Vytlačené itineráre
Databáza účastníkov
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Poistná dokumentácia
Podložka na písanie
Formuláre zdravotných informácií
Perá
Náramky
Plán podujatia
Zoznam núdzových kontaktov
Zoznam kontaktov personálu
Permanentné fixky
ID menovky pre účastníkov
Malá hotovostná rezerva
Pokladničná kniha
Certifikáty pre účastníkov
Hodnotiace formuláre podujatia
Ďakovné kartičky
Zápisník
Poľný zápisník

Logistics

Pokyny na trasu
Prenosný prístrešok
Informačná tabuľa
Vytlačená predpoveď počasia
Registračný stôl
Skladacie stoličky
Směrové tabuľky
Povolenie na trail
Značky na trail
Mapa trailu
Topografická mapa
Kompas
Vodný filter
Chladiaci box
Chladiace obklady
Obrus
Batoh
Dňový batoh
Pláštenka na batoh
Turistické topánky
Turistické ponožky
Turistické nohavice
Tričko odvádzajúce vlhkosť
Fleecová bunda
Nepremokavá bunda
Klobúk
Slnečné okuliare
Turistické palice
Návleky na topánky
Rukavice
Pláštenka
Multifunkčné náradie
Ďalšie vrstvy oblečenia
Opravná páska
Vodotesné vrecká
Paracord
Vodotesný obal na dokumenty
Viazacie pásky
Bannery podujatia
Karabíny
Sponzorské bannery
Malá opravná sada
Náhradné kľúče od auta
Parkovacie povolenia

Technology

Prenosný reproduktor
Megafón
Vysielačky
Mobilné telefóny
Powerbanky
Nabíjacie káble
GPS zariadenie
Náhradné batérie
Fotoaparát
Statív
Binokulár
Stopky

Safety

Núdzový plán
Dokument o hodnotení rizík
Bezpečnostné kužele
Výstražná páska
Baterky
Čelovky
Píšťalky
Signalizačné zrkadlo
Núdzová prikrývka
Lekárnička
Trauma súprava
Jednorazové rukavice
CPR tvárový štít
Antiseptické utierky
Náplasti
Gázové štvorce
Lekárska páska
Elastické obväzy
Pinzeta
Nožnice
Instantné chladiace vrecká
Lieky proti bolesti
Antihistaminiká
Liečba poštípania hmyzom
Súprava na ošetrenie pľuzgierov
Opalovací krém
Balzam na pery
Repelent proti hmyzu
Hasiaci prístroj
Núdzová sada do vozidla

Cleaning

Dezinfekcia rúk
Vlhčené obrúsky
Toaletný papier
Odpadkové vrecia
Recyklačné vrecia
Papierové utierky

Groceries

Nádoby na vodu
Pitná voda
Elektrolytové tablety
Energetické tyčinky
Študentská zmes
Čerstvé ovocie
Sendviče
Olovranty

Kitchen

Opakovane použiteľné poháre
Opakovane použiteľné taniere
Opakovane použiteľný príbor

Tipy

Najprv si stanovte maximálny počet účastníkov a podľa neho nastavte registráciu, počet dobrovoľníkov, kontrolné body aj množstvo vytlačených itinerárov. Kapacitu neupravujte až po spustení prihlasovania.
Trasu prejdite krátko pred podujatím a pripravte aj alternatívnu trasu. Skontrolujte najmä uzávery, nebezpečné úseky, značenie a miesta, kde sa môže skupina rozptýliť.
Pokyny pošlite účastníkom aspoň 48 hodín vopred. Uveďte čas registrácie, miesto štartu, dĺžku a náročnosť trasy, odporúčané vybavenie, kontaktné číslo a pravidlá pri zhoršení počasia.
Komunikáciu otestujte ešte pred štartom: vysielačky, megafón aj mobilné telefóny. Pri väčšej skupine rozdeľte organizačný tím na štart, kontrolné body a koniec skupiny a každému dajte jasnú úlohu.
Kritériá na zrušenie alebo presun určte ešte pred zverejnením podujatia. Majte pripravený náhradný dátum, núdzový plán a spôsob, ako účastníkov informovať o zmene bez čakania na poslednú chvíľu.

Časté otázky

Ako dlho trvá príprava pešieho podujatia?: Na menšie podujatie si vyhraďte aspoň 4 až 6 týždňov. Väčší počet účastníkov, povolenie na trasu alebo zložitejšia logistika môžu vyžadovať prípravu 2 až 3 mesiace vopred.
Koľko dobrovoľníkov treba na pešie podujatie?: Počet závisí od trasy a počtu účastníkov, no organizačný tím musí pokryť štart, koniec skupiny a každý dôležitý kontrolný bod. Pri 50 účastníkoch rátajte minimálne s 3 až 5 vyškolenými ľuďmi; pri väčšej skupine počet zvyšujte podľa rizikových úsekov.
Kedy poslať účastníkom pokyny pred peším podujatím?: Prvé potvrdenie registrácie pošlite hneď po prihlásení. Kompletné pokyny odošlite 48 až 72 hodín pred štartom a pri výraznej zmene počasia pošlite aktualizáciu najneskôr v deň pred podujatím.
Čo robiť, keď sa počas pešieho podujatia zhorší počasie?: Rozhodujte podľa vopred stanovených kritérií, nie podľa dojmu v danej chvíli. Majte pripravenú alternatívnu trasu alebo náhradný dátum a účastníkov informujte okamžite cez zvolený komunikačný kanál.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.