Så planerar du ett vandringsevenemang

Börja med syfte, målgrupp, budget och en tydlig gräns för hur många som kan delta. Välj sedan destination och rutt, kontrollera tillstånd och bygg en plan för registrering, information och säkerhet. En reservrutt och ett reservdatum behöver finnas innan anmälan öppnar. De vanligaste problemen uppstår när leden inte inspekteras i tid, väderkriterier saknas eller deltagarna får ofullständiga instruktioner.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Bestäm evenemangets syfte
2
Bestäm målgruppen
3
Fastställ evenemangets budget
4
Bestäm deltagargränserna
5
Testa kommunikationskanalerna
6
Justera programmet vid behov
7
Uppskatta det förväntade antalet deltagare
8
Uppskatta alla förväntade kostnader
9
Förbered kommunikationsmallar för deltagare
10
Följ väderprognoserna
11
Dokumentera viktiga incidenter
12
Fastställ evenemangets datum
13
Kartlägg finansieringskällor
14
Skicka registreringsbekräftelser
15
Fastställ kriterier för inställning på grund av väder
16
Anländ säkert till destinationen
17
Välj ett reservdatum
18
Fastställ deltagaravgifter, om tillämpligt
19
Dela ut instruktioner före evenemanget
20
Förbered en alternativ rutt
21
Genomför slutlig deltagaravräkning
22
Välj vandringsdestination
23
Rekrytera medlemmar till organisationsgruppen
24
Skapa en packguide
25
Inspektera leden strax före evenemanget
26
Leda återresan, om tillämpligt
27
Undersök vandringsalternativ
28
Tilldela organisatoriska roller
29
Ge rekommendationer om kondition
30
Bekräfta volontärernas närvaro
31
Bekräfta att alla har kommit tillbaka säkert
32
Bedöm ledens svårighetsgrad
33
Rekrytera frivilliga guider
34
Publicera information om leden
35
Informera volontärer
36
Avsluta evenemanget officiellt
37
Mät ledens längd
38
Rekrytera första hjälpen-personal
39
Förbered ruttkartor
40
Tilldela vandringsgrupper
41
Samla in feedback från deltagare
42
Uppskatta vandringstiden
43
Rekrytera eftervandrare
44
Utveckla GPS-navigeringsfiler
45
Tilldela gruppledare
46
Tacka volontärer och deltagare
47
Kontrollera höjdskillnaden
48
Håll ett planeringsmöte med arrangörerna
49
Fastställ mötesplatsen
50
Tilldela efterledare
51
Dokumentera lärdomar
52
Kontrollera säsongsförhållandena
53
Ta fram evenemangets tidslinje
54
Fastställ avreseschemat
55
Förbered närvaroregistreringen
56
Utvärdera budgetresultatet
57
Gå igenom vädermönster
58
Skapa en registreringsprocess
59
Planera transportlogistiken
60
Kontrollera deltagarnas närvaro
61
Hantera ersättningar
62
Gör ett första platsbesök
63
Öppna registreringen för deltagare
64
Ordna parkeringsinstruktioner
65
Ge säkerhetsinstruktionerna
66
Arkivera deltagaruppgifter
67
Kartlägg möjliga faror
68
Håll koll på registreringarna
69
Ordna samåkning vid behov
70
Förklara vandringsetiketten
71
Arkivera tillstånd och dokumentation
72
Ta fram en riskanalys
73
Hantera en deltagardatabas
74
Planera vilopauser
75
Förklara Leave No Trace-principerna
76
Dela evenemangsfoton
77
Bekräfta att leden är tillgänglig
78
Förbered deltagaravtal
79
Kartlägg platser för vattenpåfyllning
80
Håll gruppens tempo i början av vandringen
81
Förbered en sammanfattande evenemangsrapport
82
Ansök om nödvändiga tillstånd
83
Samla in undertecknade avtal
84
Kartlägg nödutgångar
85
Genomför regelbundna huvudräkningar
86
Informera de lokala myndigheterna vid behov
87
Samla in nödkontakter
88
Förbered en plan för nödsituationer
89
Följ deltagarnas välbefinnande
90
Kontrollera reglerna för markanvändning
91
Samla in medicinska intyg
92
Fastställ evakueringsrutiner
93
Hantera planerade raster
94
Ordna evenemangsförsäkring
95
Fastställ kriterier för deltagarnas godkännande
96
Förbered kommunikationsprotokoll
97
Hantera mindre incidenter

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Evenemangsschema
Närvarolista
Budgetöversikt
Volontärschema
Kontrollpunktslista
Namnskyltar
Registreringsformulär för deltagare
Utskrivna resrutter
Deltagardatabas
Ansvarsfriskrivningsformulär
Försäkringsdokumentation
Klämbord
Formulär för medicinsk information
Pennor
Armband
Evenemangsplan
Lista med nödkontakter
Lista med personalens kontakter
Permanentpennor
ID-brickor för deltagare
Liten kontantkassa
Kvittohäfte
Deltagarbevis
Utvärderingsformulär för evenemanget
Tackkort
Anteckningsbok
Fältanteckningsbok

Logistics

Vägbeskrivning
Bärbar markis
Informationsskylt
Utskriven väderprognos
Registreringsbord
Hopfällbara stolar
Routskyltar
Ledtillstånd
Ledmarkeringar
Ledkarta
Topografisk karta
Kompass
Vattenfilter
Kylväska
Ispåsar
Bordduk
Ryggsäck
Dagsryggsäck
Regnskydd för ryggsäck
Vandringsskor
Vandringsstrumpor
Vandringsbyxor
Fukttransporterande tröja
Fleecetröja
Vattentät jacka
Hatt
Solglasögon
Vandringsstavar
Damasker
Handskar
Regnponcho
Multiverktyg
Extra klädlager
Reparationstejp
Vattentäta påsar
Paracord
Vattentätt dokumentfodral
Buntband
Evenemangsbanner
Karbinhakar
Sponsorbanners
Litet reparationskit
Reservnycklar till bilen
Parkeringstillstånd

Technology

Bärbar högtalare
Megafon
Walkie-talkies
Mobiltelefoner
Powerbanks
Laddkablar
GPS-enhet
Reservbatterier
Kamera
Stativ
Kikare
Stoppur

Safety

Nödplan
Riskbedömningsdokument
Säkerhetskoner
Avspärrningsband
Ficklampor
Pannlampor
Visselpipor
Signalmirror
Nödfilt
Första hjälpen-kit
Traumakit
Engångshandskar
CPR-ansiktsskydd
Antiseptiska våtservetter
Plåster
Gaskompresser
Medicinsk tejp
Elastiska bandage
Pincett
Sax
Snabbkylpåsar
Smärtstillande medel
Antihistaminer
Behandling för insektsbett
Blåsterkit
Solkräm
Läppbalsam
Insektsmedel
Brandsläckare
Nödkit för fordon

Cleaning

Handdesinfektion
Våtservetter
Toalettpapper
Sopsäckar
Återvinningspåsar
Pappershanddukar

Groceries

Vattenbehållare
Dricksvatten
Elektrolyttabletter
Energibars
Studentmix
Färsk frukt
Smörgåsar
Mellanmål

Kitchen

Återanvändbara muggar
Återanvändbara tallrikar
Återanvändbara bestick

Tips

Sätt deltagargränsen innan du öppnar registreringen. Den ska passa ledens kapacitet, antalet ledare och möjligheten att hålla ihop gruppen vid kontrollpunkterna.
Inspektera leden strax före evenemanget, inte bara när rutten planeras. Kontrollera markeringar, framkomlighet, rastplatser och eventuella ändringar som kräver en alternativ rutt.
Skicka en samlad deltagarinformation senast några dagar före start. Ta med samlingsplats, tider, vägbeskrivning, packguide, kontaktuppgifter och vad som händer vid ändrat väder.
Bestäm i förväg när vandringen ställs in eller flyttas. Följ prognosen regelbundet och ange en tydlig tidpunkt då slutbeslutet kommuniceras till alla registrerade.
Gör en slutlig avstämning av deltagarna vid start och efter avslut. Fördela ansvar för närvarolista, kommunikation, första hjälpen och kontakt mellan funktionärer innan gruppen ger sig av.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera ett vandringsevenemang?: Börja minst 6–8 veckor före vandringen om du behöver tillstånd, försäkringsdokumentation och funktionärer. Gör den slutliga ledinspektionen under veckan före start och skicka deltagarinformation senast 3 dagar innan.
Hur många deltagare kan man ha på en vandring?: Sätt gränsen efter ledens kapacitet, antalet ledare och hur snabbt gruppen kan samlas vid stopp. Gör en första uppskattning när rutten väljs och fastställ det slutliga maxantalet innan registreringen öppnar.
Vad gör man om vädret blir dåligt under ett vandringsevenemang?: Bestäm mätbara kriterier för inställning eller ändring, till exempel farliga vindar, åska eller översvämning, innan anmälan öppnar. Följ prognosen dagligen och meddela beslutet vid en bestämd tid, helst senast kvällen före start.
Vad ska deltagarna få veta före en vandring?: Skicka information minst 3 dagar före evenemanget med samlingstid, rutt, vägbeskrivning, packning, kontaktperson och regler för väderändringar. Skicka även en uppdatering om något ändras efter den slutliga inspektionen.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.