Kako organizirati pješački događaj bez kaosa

Pješački događaj počinje mnogo prije okupljanja na startu. Najprije odredite cilj, publiku, odredište i očekivani broj sudionika, a zatim prema tome postavite rutu, proračun i veličinu tima. Nakon prijava slijede jasne upute, raspored volontera, provjera dozvola i priprema sigurnosnog plana. Najčešći problemi nastaju kada se ruta, komunikacija ili postupak otkazivanja zbog vremena ostave za zadnji dan.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

1
Odredite cilj događaja
2
Odredite ciljanu publiku
3
Utvrđivanje budžeta događaja
4
Odredite ograničenja za broj sudionika
5
Testirajte komunikacijske kanale
6
Po potrebi prilagodite program
7
Procijenite očekivani broj sudionika
8
Procijenite sve očekivane troškove
9
Pripremite komunikacijske predloške za sudionike
10
Pratite vremensku prognozu
11
Dokumentirajte važne incidente
12
Odredite datum događaja
13
Mapirajte izvore financiranja
14
Pošaljite potvrde o prijavi
15
Uspostavite kriterije za otkazivanje zbog vremena
16
Stignite sigurno na odredište
17
Odaberite rezervni datum
18
Odredite kotizacije za sudionike, ako je primjenjivo
19
Podijelite upute prije događaja
20
Pripremite alternativnu rutu
21
Provedite završno brojanje sudionika
22
Odaberite pješačko odredište
23
Regrutirajte članove organizacijskog tima
24
Izradite vodič za pakiranje
25
Pregledajte stazu neposredno prije događaja
26
Vodite povratak, ako je primjenjivo
27
Istražite mogućnosti pješačenja
28
Dodijelite organizacijske uloge
29
Dajte preporuke za kondiciju
30
Potvrdite prisutnost volontera
31
Potvrdite da su se svi sigurno vratili
32
Procijenite težinu staze
33
Regrutirajte volonterske vodiče
34
Objavite informacije o stazi
35
Informirajte volontere
36
Službeno zatvorite događaj
37
Izmjerite duljinu staze
38
Regrutirajte osoblje prve pomoći
39
Pripremite karte rute
40
Dodijelite pješačke skupine
41
Prikupite povratne informacije sudionika
42
Procijenite vrijeme pješačenja
43
Regrutirajte posljednje pješake
44
Izradite GPS navigacijske datoteke
45
Dodijelite voditelje skupina
46
Zahvalite volonterima i sudionicima
47
Provjerite visinsku razliku
48
Održite planerski sastanak s organizatorima
49
Odredite mjesto sastanka
50
Dodijelite zadnje voditelje
51
Dokumentirajte naučene lekcije
52
Provjerite sezonske uvjete
53
Izradite vremenski plan događaja
54
Odredite raspored polaska
55
Pripremite evidenciju prisutnosti
56
Procijenite rezultate proračuna
57
Pregledajte vremenske obrasce
58
Izradite postupak registracije
59
Isplanirajte logistiku prijevoza
60
Provjerite prisutnost sudionika
61
Obradite naknade
62
Obavite prvi obilazak lokacije
63
Otvorite registraciju za sudionike
64
Uredite upute za parkiranje
65
Prenesite sigurnosne upute
66
Arhivirajte podatke o sudionicima
67
Kartirajte moguće opasnosti
68
Pratite registracije
69
Organizirajte dijeljenje vožnje prema potrebi
70
Objasnite pravila ponašanja na pješačkoj stazi
71
Arhivirajte dozvole i dokumentaciju
72
Izradite analizu rizika
73
Upravljajte bazom podataka sudionika
74
Planirajte stanke za odmor
75
Objasnite načela Leave No Trace
76
Podijelite fotografije događaja
77
Potvrdite pristupačnost staze
78
Pripremite izjave sudionika
79
Kartirajte mjesta za dopunu vode
80
Održavajte grupni tempo na početku planinarenja
81
Pripremite sažeto izvješće o događaju
82
Zatražite potrebne dozvole
83
Prikupite potpisane izjave
84
Kartirajte izlaze u nuždi
85
Redovito provodite brojanje sudionika
86
Po potrebi obavijestite lokalne vlasti
87
Prikupite kontaktne podatke za hitne slučajeve
88
Pripremite plan za odgovor u nuždi
89
Pratite dobrobit sudionika
90
Provjerite propise o korištenju zemljišta
91
Prikupite liječničke potvrde
92
Uspostavite postupke evakuacije
93
Upravljajte planiranim pauzama za odmor
94
Uredite osiguranje događaja
95
Uspostavite kriterije za prijam sudionika
96
Pripremite komunikacijske protokole
97
Reagirajte na manje incidente

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Raspored događaja
Popis prisutnosti
Pregled proračuna
Raspored volontera
Popis kontrolnih točaka
Imenske oznake
Obrazac za prijavu sudionika
Tiskani itinerari
Baza podataka sudionika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Dokumentacija o osiguranju
Klip-ploča
Obrasci s medicinskim podacima
Olovke
Narukvice
Plan događaja
Popis kontakata za hitne slučajeve
Popis kontakata osoblja
Trajni markeri
ID oznake za sudionike
Mala gotovinska pričuva
Blok za potvrde
Potvrde za sudionike
Obrasci za evaluaciju događaja
Zahvalnice
Bilježnica
Terenska bilježnica

Logistics

Upute za putovanje
Prijenosna nadstrešnica
Informativna ploča
Tiskana vremenska prognoza
Registracijski stol
Sklopive stolice
Oznake rute
Dozvola za stazu
Oznake staze
Karta staze
Topografska karta
Kompas
Filtar za vodu
Hladnjak
Hladni oblozi
Stolnjak
Ruksak
Dnevni ruksak
Navlaka za ruksak za kišu
Planinarske cipele
Planinarske čarape
Planinarske hlače
Majica koja odvodi vlagu
Fleece jakna
Vodootporna jakna
Šešir
Sunčane naočale
Planinarski štapovi
Gamaše
Rukavice
Kišni pončo
Multifunkcionalni alat
Dodatni slojevi odjeće
Ljepljiva traka za popravak
Vodootporne vrećice
Paracord
Vodootporna omotnica za dokumente
Plastične vezice
Banderola događaja
Karabineri
Sponzorske zastave
Mali komplet za popravak
Rezervni ključevi automobila
Parkirne dozvole

Technology

Prijenosni zvučnik
Megafon
Walkie-talkieji
Mobiteli
Power bankovi
Kabeli za punjenje
GPS uređaj
Rezervne baterije
Kamera
Stalak
Dalekozor
Štoperica

Safety

Plan za hitne slučajeve
Dokument procjene rizika
Sigurnosni čunjevi
Ogradna traka
Svjetiljke
Čeone svjetiljke
Pištaljke
Signalno zrcalo
Hitna deka
Komplet prve pomoći
Trauma set
Rukavice za jednokratnu upotrebu
CPR štitnik za lice
Antiseptičke maramice
Flasteri
Gaza
Medicinska traka
Elastični zavoji
Pinceta
Škare
Hladni oblozi za jednokratnu upotrebu
Lijekovi protiv bolova
Antihistaminici
Liječenje uboda insekata
Komplet za liječenje mjehurića
Krema za sunčanje
Balzam za usne
Sredstvo protiv insekata
Protupožarni aparat
Komplet za hitne slučajeve za vozila

Cleaning

Sredstvo za dezinfekciju ruku
Vlažne maramice
Toaletni papir
Vreće za smeće
Vreće za recikliranje
Papirnati ručnici

Groceries

Spremnici za vodu
Pitka voda
Tablete elektrolita
Energetske pločice
Smjesa orašastih plodova i suhog voća
Svježe voće
Sendviči
Međuobroci

Kitchen

Višekratne čaše
Višekratni tanjuri
Višekratni pribor za jelo

Savjeti

Rutu pregledajte neposredno prije događaja, a alternativnu rutu pripremite unaprijed. Za svaku kontrolnu točku zapišite odgovornu osobu, vrijeme prolaska i način dojave problema.
Zaključite broj sudionika prije izrade rasporeda volontera. Za veći broj ljudi unaprijed odvojite registracijski stol, popis prisutnosti, oznake rute i osobu koja vodi završno brojanje.
Upute pošaljite najmanje 3 dana prije polaska. Navedite mjesto i vrijeme okupljanja, trajanje, odjeću i obuću, potrebne osobne podatke, kontakt organizatora te što se događa u slučaju kiše.
Komunikacijske kanale testirajte prije događaja, ne tek na startu. Napunite mobitele i walkie-talkije, osigurajte power bankove i dogovorite jednu glavnu osobu za hitne obavijesti.
Kriterije za otkazivanje i rezervni datum odredite prije otvaranja prijava. Prognozu pratite barem 48 sati ranije, a konačnu odluku objavite u roku koji ste unaprijed naveli sudionicima.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizirati pješački događaj?: Za manji događaj računajte najmanje 4 tjedna, a za veći ili javni događaj 8 do 12 tjedana. Dozvole za stazu, osiguranje i komunikaciju sa sudionicima nemojte ostavljati za posljednjih 7 dana.
Kako odrediti koliko volontera treba za pješački događaj?: Broj ovisi o duljini i složenosti rute, ali svaka kontrolna točka treba imati najmanje jednu odgovornu osobu. Dodajte osobu za registraciju, voditelja grupe, osobu na začelju i najmanje jednu rezervu.
Kada poslati upute sudionicima?: Pošaljite ih najmanje 3 dana prije događaja, a završnu potvrdu s vremenskom prognozom i mogućim promjenama 24 sata prije. Tako ostaje dovoljno vremena za pitanja i ispravak netočnih podataka u prijavi.
Što napraviti ako se vrijeme pogorša na dan pješačenja?: Postupajte prema unaprijed postavljenim kriterijima za otkazivanje, skraćivanje ili promjenu rute. Odluku objavite čim je donesete, idealno najmanje 2 sata prije okupljanja, te navedite rezervni datum ako se događaj odgađa.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.