Cum organizezi un eveniment de drumeție, pas cu pas

Un eveniment de drumeție începe cu traseul potrivit și se termină cu o numărătoare clară a participanților, nu cu plecarea primului grup. Stabilește mai întâi obiectivul, publicul, limita de locuri și bugetul, apoi verifică accesul, permisele și riscurile de pe traseu. În săptămâna dinainte, trimite instrucțiunile de echipare, urmărește prognoza și pregătește o rută alternativă. În ziua evenimentului, echipa trebuie să știe cine conduce grupul, cine ține legătura și ce se întâmplă dacă vremea se schimbă.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

1
Stabilește obiectivul evenimentului
2
Stabilește publicul țintă
3
Stabilește bugetul evenimentului
4
Stabilește limitele de participanți
5
Testează mijloacele de comunicare
6
Ajustează programul dacă este necesar
7
Estimează numărul așteptat de participanți
8
Estimează toate costurile așteptate
9
Pregătește șabloane de comunicare pentru participanți
10
Urmărește prognoza meteo
11
Documentează incidentele importante
12
Stabilește data evenimentului
13
Identifică sursele de finanțare
14
Trimite confirmările de înregistrare
15
Stabilește criteriile de anulare din cauza vremii
16
Ajunge în siguranță la destinație
17
Alege o dată de rezervă
18
Stabilește taxele pentru participanți, dacă este cazul
19
Trimite instrucțiunile înainte de eveniment
20
Pregătește o rută alternativă
21
Fă numărătoarea finală a participanților
22
Alege destinația drumeției
23
Recrutarea membrilor echipei de organizare
24
Creează un ghid de împachetare
25
Inspectează traseul chiar înainte de eveniment
26
Coordonează întoarcerea, dacă este cazul
27
Cercetează opțiunile de drumeție
28
Atribuie rolurile organizatorice
29
Oferă recomandări privind condiția fizică
30
Confirmă prezența voluntarilor
31
Confirmă că toată lumea a revenit în siguranță
32
Evaluează dificultatea traseului
33
Recrutarea ghizilor voluntari
34
Publică informații despre traseu
35
Informează voluntarii
36
Închide oficial evenimentul
37
Măsoară distanța traseului
38
Recrutarea personalului de prim ajutor
39
Pregătește hărți de rută
40
Atribuie grupurile de drumeție
41
Colectează feedback de la participanți
42
Estimează durata drumeției
43
Recrutarea ultimilor drumeți
44
Creează fișiere de navigație GPS
45
Atribuie liderii de grup
46
Mulțumește voluntarilor și participanților
47
Verifică diferența de nivel
48
Ține o ședință de planificare cu organizatorii
49
Stabilește locația întâlnirii
50
Atribuie liderii din spate
51
Documentează lecțiile învățate
52
Verifică condițiile sezoniere
53
Elaborează calendarul evenimentului
54
Stabilește programul de plecare
55
Pregătește înregistrarea participanților
56
Evaluează rezultatele bugetului
57
Verifică modelele meteo
58
Creează un proces de înregistrare
59
Planifică logistica transportului
60
Verifică prezența participanților
61
Procesează rambursările
62
Efectuează o vizită inițială la locație
63
Deschide înregistrarea pentru participanți
64
Stabilește instrucțiunile de parcare
65
Comunică instrucțiunile de siguranță
66
Arhivează datele participanților
67
Identifică posibilele pericole
68
Monitorizează înregistrările
69
Organizează carpooling, dacă este necesar
70
Explică eticheta pe traseu
71
Arhivează permisele și documentația
72
Elaborează o analiză a riscurilor
73
Gestionează o bază de date a participanților
74
Planifică opriri de odihnă
75
Explică principiile Leave No Trace
76
Distribuie fotografii de la eveniment
77
Confirmă accesibilitatea traseului
78
Pregătește declarațiile participanților
79
Identifică locurile de realimentare cu apă
80
Păstrează ritmul grupului la începutul drumeției
81
Pregătește un raport sumar al evenimentului
82
Solicită permisele necesare
83
Colectează declarațiile semnate
84
Identifică ieșirile de urgență
85
Efectuează numărători periodice ale grupului
86
Informează autoritățile locale, dacă este necesar
87
Colectează datele de contact pentru urgențe
88
Pregătește un plan de răspuns în caz de urgență
89
Monitorizează starea participanților
90
Verifică reglementările privind utilizarea terenului
91
Colectează certificate medicale
92
Stabilește procedurile de evacuare
93
Gestionează pauzele de odihnă programate
94
Organizează asigurarea evenimentului
95
Stabilește criteriile de eligibilitate pentru participanți
96
Pregătește protocoalele de comunicare
97
Intervine în cazul incidentelor minore

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Programul evenimentului
Lista de prezență
Situația bugetului
Programul voluntarilor
Lista punctelor de control
Ecusoane cu nume
Formular de înscriere pentru participanți
Itinerarii tipărite
Baza de date a participanților
Formulare de răspundere
Documentație de asigurare
Clipboard
Formulare cu informații medicale
Pixuri
Brățări
Planul evenimentului
Lista contactelor de urgență
Lista contactelor personalului
Markere permanente
Ecusoane de identificare pentru participanți
Mic fond de numerar
Carnet de chitanțe
Certificate pentru participanți
Formulare de evaluare a evenimentului
Felicitări de mulțumire
Carnet
Carnet de teren

Logistics

Indicații de traseu
Copertină portabilă
Panou informativ
Prognoza meteo tipărită
Masă de înscriere
Scaune pliabile
Indicatoare de traseu
Permis de traseu
Marcaje de traseu
Harta traseului
Harta topografică
Busolă
Filtru de apă
Ladă frigorifică
Pachete de gheață
Față de masă
Rucsac
Rucsac de zi
Husă de ploaie pentru rucsac
Pantofi de drumeție
Șosete de drumeție
Pantaloni de drumeție
Tricou cu uscare rapidă
Jachetă fleece
Jachetă impermeabilă
Pălărie
Ochelari de soare
Bețe de drumeție
Ghetre
Mănuși
Pelerină de ploaie
Unealtă multifuncțională
Straturi suplimentare de haine
Bandă de reparații
Pungi impermeabile
Paracord
Husă impermeabilă pentru documente
Coliere de cablu
Banner de eveniment
Carabiniere
Bannere pentru sponsori
Trusă mică de reparații
Chei de rezervă ale mașinii
Permise de parcare

Technology

Boxă portabilă
Megafon
Stații radio
Telefoane mobile
Baterii externe
Cabluri de încărcare
Dispozitiv GPS
Baterii de rezervă
Cameră foto
Stativ
Binoclu
Cronometru

Safety

Plan de urgență
Document de evaluare a riscurilor
Conuri de siguranță
Bandă de delimitare
Lanternă
Lămpi frontale
Fluiere
Oglindă de semnalizare
Pătură de urgență
Trusă de prim ajutor
Trusă de traumă
Mănuși de unică folosință
Vizieră CPR
Șervețele antiseptice
Pansamente
Comprese de tifon
Bandă medicală
Bandaje elastice
Pensetă
Foarfecă
Pachete instant de răcire
Analgezice
Antihistaminic
Tratament pentru înțepături de insecte
Trusă pentru tratarea veziculelor
Cremă de protecție solară
Balsam de buze
Repelent împotriva insectelor
Extinctor
Trusă de urgență pentru vehicule

Cleaning

Dezinfectant pentru mâini
Șervețele umede
Hârtie igienică
Saci de gunoi
Sacuri pentru reciclare
Prosoape de hârtie

Groceries

Recipiente pentru apă
Apă potabilă
Comprimate cu electroliți
Batoane energizante
Mix de fructe și nuci
Fructe proaspete
Sandvișuri
Gustări

Kitchen

Pahare reutilizabile
Farfurii reutilizabile
Tacâmuri reutilizabile

Sfaturi

Alege traseul după nivelul participanților, nu doar după distanță. Inspectează-l chiar înainte de eveniment și notează punctele de control, marcajele lipsă și zonele în care grupul s-ar putea despărți.
Închide înscrierile cu 3-5 zile înainte și fă numărătoarea finală cu o seară înainte. Folosește lista de prezență, formularele medicale și formularele de răspundere pentru a evita date incomplete la plecare.
Trimite instrucțiunile cu cel puțin 5 zile înainte: ora și locul întâlnirii, durata estimată, nivelul traseului, lista de echipament și numărul de contact al organizatorului. Include și termenul până la care participanții pot anunța că renunță.
Stabilește din timp criteriile de anulare și o dată de rezervă. Verifică prognoza la 72, 48 și 24 de ore înainte, apoi comunică decizia tuturor prin același canal.
Nu lăsa planul de urgență doar într-un document. Desemnează cel puțin două persoane cu telefoane încărcate, stații radio sau baterii externe și stabilește cine contactează serviciile de urgență și cine rămâne cu grupul.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte trebuie organizată o drumeție de grup?: Începe pregătirea cu 4-6 săptămâni înainte pentru un grup mai mare sau pentru un traseu care necesită permis. În ultimele 7 zile finalizezi instrucțiunile, echipa, verificarea traseului și planul pentru vreme nefavorabilă.
Câți participanți pot merge într-un grup de drumeție?: Stabilește limita în funcție de dificultatea traseului, lățimea potecilor și numărul de organizatori, nu după capacitatea maximă de înscriere. Pentru un grup nou, un raport de aproximativ 1 organizator la 10-15 participanți este mai ușor de gestionat.
Ce faci dacă se schimbă vremea în ziua drumeției?: Definește înainte condițiile de anulare, de exemplu furtună, avertizare meteo severă sau vizibilitate prea redusă. Verifică prognoza cu 24 de ore înainte și din nou în dimineața evenimentului, apoi trimite decizia și ruta alternativă tuturor participanților.
Ce informații trebuie trimise participanților înainte de drumeție?: Trimite cu cel puțin 5 zile înainte ora și locul întâlnirii, ruta, durata estimată, nivelul de dificultate, ghidul de împachetare, datele de contact și regulile de anulare. Cere confirmarea participării cu cel puțin 24 de ore înainte.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.