Jak připravit pochodovou akci krok za krokem

Pochodová akce začíná dlouho před samotným startem. Nejprve si ujasněte cíl, účastníky, rozpočet a kapacitu, potom naplánujte trasu, organizační tým a registraci. Teprve po ověření trasy řešte značení, kontrolní body, pokyny pro účastníky a technické vybavení. Nejčastěji se zapomíná na náhradní trasu, jasná pravidla pro zrušení kvůli počasí a konečný počet účastníků.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Určete cíl akce
2
Určete cílovou skupinu
3
Stanovte rozpočet akce
4
Určete limity účasti
5
Otestujte komunikační prostředky
6
V případě potřeby upravte program
7
Odhadněte očekávaný počet účastníků
8
Odhadněte všechny očekávané náklady
9
Připravte komunikační šablony pro účastníky
10
Sledujte předpověď počasí
11
Zdokumentujte důležité incidenty
12
Stanovte datum akce
13
Mapujte zdroje financování
14
Pošlete potvrzení registrace
15
Stanovte kritéria pro zrušení kvůli počasí
16
Dojděte bezpečně do cíle
17
Vyberte náhradní datum
18
Stanovte účastnické poplatky, pokud se uplatňují
19
Sdílejte pokyny před akcí
20
Připravte náhradní trasu
21
Proveďte konečný počet účastníků
22
Vyberte cíl pochodu
23
Nábor členů organizačního týmu
24
Vytvořte balicí průvodce
25
Zkontrolujte trasu krátce před akcí
26
Veďte zpáteční cestu, pokud se uplatňuje
27
Prozkoumejte možnosti pochodu
28
Přidělte organizační role
29
Uveďte doporučení k fyzické kondici
30
Potvrďte přítomnost dobrovolníků
31
Potvrďte, že se všichni bezpečně vrátili
32
Posuďte náročnost trasy
33
Nábor dobrovolných průvodců
34
Zveřejněte informace o trase
35
Informujte dobrovolníky
36
Oficiálně ukončete akci
37
Změřte délku trasy
38
Nábor pracovníků první pomoci
39
Připravte mapy trasy
40
Přiřaďte pěší skupiny
41
Shromážděte zpětnou vazbu od účastníků
42
Odhadněte dobu pochodu
43
Nábor posledních chodců
44
Vytvořte GPS navigační soubory
45
Přiřaďte vedoucí skupin
46
Poděkujte dobrovolníkům a účastníkům
47
Zkontrolujte převýšení
48
Uspořádejte plánovací schůzku s organizátory
49
Určete místo setkání
50
Přiřaďte zadní vedoucí
51
Zdokumentujte získané poznatky
52
Zkontrolujte sezónní podmínky
53
Vytvořte časový plán akce
54
Určete časový harmonogram odjezdu
55
Připravte evidenci docházky
56
Vyhodnoťte rozpočtové výsledky
57
Prohlédněte si předpověď počasí
58
Vytvořte registrační proces
59
Naplánujte dopravní logistiku
60
Zkontrolujte přítomnost účastníků
61
Zpracujte náhrady
62
Proveďte první návštěvu místa
63
Otevřete registraci pro účastníky
64
Zajistěte pokyny k parkování
65
Poskytněte bezpečnostní pokyny
66
Archivujte údaje o účastnících
67
Zmapujte možná nebezpečí
68
Sledujte registrace
69
V případě potřeby zajistěte spolujízdu
70
Vysvětlete pravidla chování na stezce
71
Archivujte povolení a dokumentaci
72
Vypracujte analýzu rizik
73
Spravujte databázi účastníků
74
Naplánujte odpočinkové zastávky
75
Vysvětlete zásady Leave No Trace
76
Sdílejte fotografie z akce
77
Potvrďte dostupnost stezky
78
Připravte prohlášení účastníků
79
Zmapujte místa pro doplnění vody
80
Udržujte na začátku túry skupinové tempo
81
Připravte souhrnnou zprávu o akci
82
Zažádejte o potřebná povolení
83
Shromážděte podepsaná prohlášení
84
Zmapujte nouzové východy
85
Provádějte pravidelné počty osob
86
V případě potřeby informujte místní úřady
87
Shromážděte kontakty pro nouzové situace
88
Připravte plán reakce na mimořádné situace
89
Sledujte pohodu účastníků
90
Zkontrolujte předpisy pro užívání pozemků
91
Shromážděte zdravotní prohlášení
92
Stanovte evakuační postupy
93
Spravujte plánované přestávky na odpočinek
94
Zajistěte pojištění akce
95
Stanovte kritéria pro přijetí účastníků
96
Připravte komunikační protokoly
97
Reagujte na drobné incidenty

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Program akce
Seznam účastníků
Přehled rozpočtu
Rozpis dobrovolníků
Seznam kontrolních bodů
Jmenovky
Registrační formulář pro účastníky
Tištěné itineráře
Databáze účastníků
Prohlášení o odpovědnosti
Pojišťovací dokumentace
Psací podložka
Formuláře se zdravotními informacemi
Pera
Náramky
Plán akce
Seznam nouzových kontaktů
Seznam kontaktů personálu
Permanentní fixy
Průkazky účastníků
Malá hotovostní rezerva
Blok na účtenky
Certifikáty pro účastníky
Hodnoticí formuláře akce
Děkovné kartičky
Poznámkový blok
Polní zápisník

Logistics

Pokyny k trase
Přenosný přístřešek
Informační tabule
Tištěná předpověď počasí
Registrační stůl
Skládací židle
Směrové tabule
Povolení pro stezku
Značení stezky
Mapa stezky
Topografická mapa
Kompas
Vodní filtr
Chladicí box
Chladicí sáčky
Ubrus
Batoh
Denní batoh
Pláštěnka na batoh
Pohorky
Pěší ponožky
Turistické kalhoty
Triko odvádějící vlhkost
Fleecová bunda
Voděodolná bunda
Klobouk
Sluneční brýle
Teleskopické hole
Návleky na boty
Rukavice
Pláštěnka
Multifunkční nástroj
Další vrstvy oblečení
Opravná páska
Vodotěsné sáčky
Paracord
Vodotěsný obal na dokumenty
Stahovací pásky
Banner akce
Karabiny
Sponzorské bannery
Malá opravná sada
Náhradní klíče od auta
Parkovací povolení

Technology

Přenosný reproduktor
Megafon
Vysílačky
Mobilní telefony
Powerbanky
Nabíjecí kabely
Zařízení GPS
Náhradní baterie
Fotoaparát
Stativ
Dalekohled
Stopky

Safety

Nouzový plán
Dokument posouzení rizik
Bezpečnostní kužely
Vymezovací páska
Baterky
Čelovky
Píšťalky
Signální zrcátko
Nouzová deka
Lékárnička
Traumatologická sada
Jednorázové rukavice
CPR maska
Antiseptické ubrousky
Náplasti
Gázové komprese
Lékařská páska
Elastické obvazy
Pinzeta
Nůžky
Okamžité chladicí sáčky
Léky proti bolesti
Antihistaminika
Ošetření po bodnutí hmyzem
Sada na ošetření puchýřů
Opalovací krém
Balzám na rty
Repelent
Hasicí přístroj
Nouzová sada do vozidla

Cleaning

Dezinfekce na ruce
Vlhčené ubrousky
Toaletní papír
Odpadkové pytle
Tašky na recyklaci
Papírové ručníky

Groceries

Nádoby na vodu
Pitná voda
Elektrolytové tablety
Energetické tyčinky
Trail mix
Čerstvé ovoce
Bagety
Svačiny

Kitchen

Znovupoužitelné kelímky
Znovupoužitelné talíře
Znovupoužitelný příbor

Tipy

Začněte cílem a limity akce. Stanovte datum, maximální počet účastníků, účastnický poplatek a rozpočet ještě před zveřejněním registrace.
Trasou se zabývejte ve dvou termínech: nejprve ji projděte při plánování a krátce před akcí zkontrolujte značení, průchodnost i kritická místa. Připravte také náhradní trasu.
Organizační tým rozdělte podle stanovišť, registrace, komunikace a bezpečnosti. Pro každou roli vytvořte rozpis dobrovolníků a určete, kdo rozhoduje při incidentu.
Účastníkům pošlete pokyny s předstihem alespoň 3–5 dnů. Uveďte místo a čas startu, délku trasy, vybavení, kontakty, pravidla registrace a postup při změně programu.
Počasí kontrolujte několik dní před pochodem i ráno v den akce. Kritéria zrušení, náhradní datum a způsob informování zveřejněte předem, aby rozhodnutí nezůstalo na poslední chvíli.

Časté otázky

Kolik lidí potřebuji do organizačního týmu na pochod?: Pro menší pochod počítejte alespoň se 4–6 organizátory: registrace, vedení trasy, kontrolní body, komunikace a bezpečnost. Při větším počtu účastníků přidejte člověka na každé stanoviště a záložníka pro výpadky.
Kdy mám otevřít registraci na pochodovou akci?: U menší akce ji otevřete nejméně 2–3 týdny před startem, u větší akce 4–6 týdnů předem. Konečný počet účastníků uzavřete nejpozději 24 hodin před pochodem, abyste upravili materiály, rozpis i zásoby.
Jak dlouho před pochodem kontrolovat trasu?: Celou trasu projděte při přípravě a poslední kontrolu proveďte 1–3 dny před akcí. Ověřte hlavně uzavírky, práce na cestě, značení, nebezpečná místa a dostupnost kontrolních bodů.
Kdy zrušit pochod kvůli počasí?: Pravidla stanovte nejpozději při spuštění registrace a rozhodnutí potvrďte 12–24 hodin před startem, pokud to situace dovolí. U bouřek, povodní nebo jiného bezprostředního rizika informujte účastníky ihned a aktivujte náhradní termín či trasu.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.