Näin järjestät toimivan kävelytapahtuman

Kävelytapahtuma kannattaa rakentaa reitin ja osallistujamäärän ympärille, ei vasta tapahtumapäivän ohjelman ympärille. Aloita tavoitteesta, kohderyhmästä ja kohteesta, vahvista päivämäärä ja laske kustannukset ennen ilmoittautumisen avaamista. Sen jälkeen varmista luvat, riskit, viestintä ja ohjaajien vastuut. Tapahtumaviikolla tarkista reitti ja sääennuste uudelleen, lähetä osallistujille käytännön ohjeet ja pidä vaihtoehtoinen reitti sekä varapäivä valmiina.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä tapahtuman tavoite
2
Määritä kohderyhmä
3
Laadi tapahtumabudjetti
4
Määritä osallistujarajat
5
Testaa viestintävälineet
6
Säädä ohjelmaa tarvittaessa
7
Arvioi odotettu osallistujamäärä
8
Arvioi kaikki odotetut kulut
9
Valmistele viestintäpohjat osallistujille
10
Seuraa säätiedotuksia
11
Dokumentoi tärkeät poikkeamat
12
Vahvista tapahtuman päivämäärä
13
Tunnista rahoituslähteet
14
Lähetä ilmoittautumisvahvistukset
15
Määritä sään vuoksi peruuttamisen ehdot
16
Saavu turvallisesti määränpäähän
17
Valitse varapäivä
18
Määritä osallistumismaksut, jos soveltuu
19
Jaa ohjeet ennen tapahtumaa
20
Valmistele vaihtoehtoinen reitti
21
Tee osallistujien lopputarkistus
22
Valitse kävelyn kohde
23
Rekrytoi järjestäjätiimin jäseniä
24
Laadi pakkausopas
25
Tarkasta reitti juuri ennen tapahtumaa
26
Johda paluumatkaa, jos soveltuu
27
Selvitä kävelyvaihtoehdot
28
Jaa järjestäjien roolit
29
Anna kunto-ohjeet
30
Vahvista vapaaehtoisten läsnäolo
31
Vahvista, että kaikki ovat palanneet turvallisesti
32
Arvioi reitin vaikeustaso
33
Rekrytoi vapaaehtoisia oppaita
34
Julkaise tietoa reitistä
35
Tiedota vapaaehtoisille
36
Päätä tapahtuma virallisesti
37
Mittaa reitin pituus
38
Rekrytoi ensiapuhenkilöstöä
39
Valmistele reittikartat
40
Jaa kävelyryhmät
41
Kerää palautetta osallistujilta
42
Arvioi kävelyaika
43
Rekrytoi takavartijat
44
Luo GPS-navigointitiedostot
45
Nimeä ryhmänjohtajat
46
Kiitä vapaaehtoisia ja osallistujia
47
Tarkista korkeuserot
48
Pidä suunnittelukokous järjestäjien kanssa
49
Määritä kokouspaikka
50
Nimeä takavartijat
51
Dokumentoi opitut asiat
52
Tarkista kausittaiset olosuhteet
53
Laadi tapahtuman aikataulu
54
Määritä lähtöaikataulu
55
Valmistele osallistujien kirjautuminen
56
Arvioi budjettitulokset
57
Tarkista säämallit
58
Luo ilmoittautumisprosessi
59
Suunnittele kuljetuslogistiikka
60
Tarkista osallistujien läsnäolo
61
Käsittele korvaukset
62
Tee ensimmäinen paikkakäynti
63
Avaa ilmoittautuminen osallistujille
64
Järjestä pysäköintiohjeet
65
Anna turvallisuusohjeistus
66
Arkistoi osallistujatiedot
67
Kartoitа mahdolliset vaarat
68
Seuraa ilmoittautumisia
69
Järjestä kimppakyyti tarvittaessa
70
Selitä kävelyetiketti
71
Arkistoi luvat ja dokumentaatio
72
Laadi riskiarvio
73
Hallitse osallistujarekisteriä
74
Suunnittele taukopaikat
75
Selitä Leave No Trace -periaatteet
76
Jaa tapahtumakuvia
77
Vahvista polun esteettömyys
78
Valmistele osallistujien suostumuslomakkeet
79
Kartoitа veden täyttöpaikat
80
Pidä ryhmän vauhti tasaisena kävelyn alussa
81
Valmistele tapahtuman yhteenvetoraportti
82
Hae vaaditut luvat
83
Kerää allekirjoitetut suostumuslomakkeet
84
Kartoitа hätäpoistumistiet
85
Suorita määräaikaiset päälaskennat
86
Ilmoita tarvittaessa paikallisille viranomaisille
87
Kerää hätäyhteystiedot
88
Valmistele hätätoimintasuunnitelma
89
Seuraa osallistujien vointia
90
Tarkista maankäyttösäännökset
91
Kerää lääkärintodistukset
92
Määritä evakuointimenettelyt
93
Hallitse suunniteltuja taukoja
94
Järjestä tapahtumavakuutus
95
Määritä osallistujien hyväksymiskriteerit
96
Valmistele viestintäprotokollat
97
Reagoi pieniin vaaratilanteisiin

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtuma-aikataulu
Osallistujalista
Budjetin yhteenveto
Vapaaehtoisten työvuorot
Tarkistuspistelista
Nimikyltit
Osallistujien ilmoittautumislomake
Tulostetut reittiohjeet
Osallistujarekisteri
Vastuuvapautuslomakkeet
Vakuutusasiakirjat
Leikealusta
Lääketietolomakkeet
Kynät
Rannekkeet
Tapahtumasuunnitelma
Hätäyhteystietoluettelo
Henkilökunnan yhteystietoluettelo
Pysyvät tussit
Osallistujien henkilökortit
Pieni käteiskassa
Kuittivihko
Osallistumistodistukset
Tapahtuman palautelomakkeet
Kiitoskortit
Muistikirja
Kenttämuistikirja

Logistics

Reittiohjeet
Siirrettävä katos
Infotaulu
Tulostettu sääennuste
Ilmoittautumispöytä
Taittotuolit
Reittikyltit
Polkulupa
Polkumerkinnät
Polkukartta
Topografinen kartta
Kompassi
Veden suodatin
Kylmälaukku
Kylmäpakkaukset
Pöytäliina
Reppu
Päiväreppu
Repun sadesuoja
Vaelluskengät
Vaellussukat
Vaellushousut
Hengittävä paita
Fleecetakki
Vedenpitävä takki
Hattu
Aurinkolasit
Vaellussauvat
Säärystimet
Käsineet
Sadeponcho
Monitoimityökalu
Lisävaatekerrokset
Korjausteippi
Vedenpitävät pussit
Paracord-naru
Vedenpitävä asiakirjakansio
Nippusiteet
Tapahtumabanneri
Karabiinit
Sponsoribannerit
Pieni korjaussarja
Varakäynninavaimet
Pysäköintiluvat

Technology

Siirrettävä kaiutin
Käsikajari
Radiopuhelimet
Matkapuhelimet
Varavirtalähteet
Latauskaapelit
GPS-laite
Vara-akut
Kamera
Jalusta
Kiikarit
Sekuntikello

Safety

Hätäsuunnitelma
Riskiarviointiasiakirja
Turvakartiot
Aitausnauha
Taskulamput
Otsalamput
Pillit
Signaalipeili
Hätäpeite
EA-pakkaus
Traumasetti
Kertakäyttökäsineet
CPR-suoja
Antiseptiset pyyhkeet
Laastarit
Harsotaitokset
Lääketeippi
Elastiset siteet
Pinsetit
Sakset
Kertakäyttöiset kylmäpakkaukset
Särkylääkkeet
Antihistamiinit
Hyönteisten puremien hoito
Rakkulahoitopakkaus
Aurinkovoide
Huulivoide
Hyönteiskarkote
Sammutin
Ajoneuvon hätäpakkaus

Cleaning

Käsidesi
Kosteuspyyhkeet
WC-paperi
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Paperipyyhkeet

Groceries

Vesisäiliöt
Juomavesi
Elektrolyyttitabletit
Energiapatukat
Trail mix
Tuore hedelmä
Voileivät
Välipalat

Kitchen

Uudelleenkäytettävät kupit
Uudelleenkäytettävät lautaset
Uudelleenkäytettävät aterimet

Vinkit

Arvioi osallistujamäärä ajoissa ja aseta selkeä yläraja. Sen perusteella mitoitat järjestäjätiimin, ilmoittautumispöydän, nimikyltit, viestintävälineet ja tarkistuspisteet.
Tarkasta reitti juuri ennen tapahtumaa, vaikka se olisi tuttu. Varaa vaihtoehtoinen reitti ja kirjaa etukäteen, millä sääolosuhteilla tapahtuma siirretään tai perutaan.
Lähetä osallistujille ohjeet viimeistään 2–3 päivää ennen lähtöä. Kerro lähtöaika, kokoontumispaikka, reittiohjeet, pakkausohje, yhteyshenkilö ja toiminta poikkeustilanteessa.
Testaa radiopuhelimet, käsikajari ja siirrettävä kaiutin ennen tapahtumapäivää sekä lataa varavirtalähteet. Puhelimet ja latauskaapelit eivät korvaa sovittua yhteydenpitotapaa, jos ryhmä hajaantuu.
Sijoita lähtöön selkeä ilmoittautumispöytä ja infotaulu, ja tee osallistujien lopputarkistus ennen liikkeelle lähtöä. Tarkista samalla lääketiedot, vastuuvapautuslomakkeet ja mahdolliset erityistarpeet.

Usein kysytyt kysymykset

Miten kauan kävelytapahtuman järjestäminen kestää?: Varaa valmisteluihin vähintään 4–6 viikkoa, jos reitti, luvat ja vakuutukset ovat vielä avoinna. Viimeinen viikko kannattaa jättää sääseurantaan, viestintään ja reitin tarkistamiseen.
Kuinka monta järjestäjää kävelytapahtumaan tarvitaan?: Mitoita tiimi osallistujamäärän ja reitin pituuden mukaan, mutta nimeä vähintään yksi vastuuhenkilö lähtöön, yksi ryhmän eteen ja yksi ryhmän taakse. Lisää tarkistuspisteisiin oma henkilö, jos reitillä on yli 50 osallistujaa tai useita risteyksiä.
Milloin kävelytapahtuman ohjeet pitää lähettää osallistujille?: Lähetä vahvistus ilmoittautumisen jälkeen ja käytännön ohjeet 2–3 päivää ennen tapahtumaa. Jos sää tai reitti muuttuu, lähetä päivitys heti ja viimeistään tapahtumapäivän aamuna.
Mitä kävelytapahtumassa tehdään, jos sää huononee?: Päätä peruutus- tai siirtoraja etukäteen ja seuraa ennustetta vähintään 48 tuntia ennen lähtöä. Ilmoita päätöksestä osallistujille heti, kun vaihtoehtoinen reitti tai varapäivä on vahvistettu.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.