Kako organizovati planinarski događaj bez improvizacije

Planinarski događaj počinje mnogo pre dolaska na stazu. Najpre odredi ciljnu grupu, budžet, datum, ograničenje broja učesnika i trasu koju organizacioni tim može bezbedno da isprati. Zatim uredi prijave, dozvole, komunikaciju i plan za loše vreme. Na dan događaja presudni su završno brojanje, jasna uputstva i proverena oprema, a ne brzina kojom grupa kreće.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu događaja
2
Definišite ciljnu publiku
3
Ustanovite budžet događaja
4
Odredite ograničenja broja učesnika
5
Testirajte komunikacione uređaje
6
Prilagodite raspored ako je potrebno
7
Procijenite očekivani broj učesnika
8
Procijenite sve očekivane troškove
9
Pripremite obrasce komunikacije s učesnicima
10
Pratite vremenske prognoze
11
Dokumentujte značajne incidente
12
Odredite datum događaja
13
Identifikujte izvore finansiranja
14
Pošaljite potvrde prijave
15
Ustanovite kriterijume za otkazivanje zbog vremena
16
Stignite bezbedno do odredišta
17
Izaberite rezervni datum
18
Odredite kotizaciju za učesnike ako je primenljivo
19
Podelite uputstva pre događaja
20
Pripremite alternativni itinerer
21
Obavite završno brojanje učesnika
22
Izaberite planinarsku destinaciju
23
Regrutujte članove organizacionog tima
24
Napravite vodič za pakovanje
25
Pregledajte stazu neposredno pre događaja
26
Vodite povratak ako je primenljivo
27
Istražite opcije staza
28
Dodelite organizacione uloge
29
Dajte preporuke za kondiciju
30
Potvrdite prisustvo volontera
31
Potvrdite da su se svi bezbedno vratili
32
Procijenite težinu staze
33
Regrutujte volonterske vodiče
34
Objavite informacije o stazi
35
Održite brifing za volontere
36
Zvanično zatvorite događaj
37
Izmerite dužinu staze
38
Regrutujte osoblje za prvu pomoć
39
Pripremite karte rute
40
Rasporedite planinarske grupe
41
Prikupite povratne informacije učesnika
42
Procijenite trajanje planinarenja
43
Regrutujte zadnje planinare
44
Izradite GPS navigacione fajlove
45
Dodelite vođe grupa
46
Zahvalite volonterima i učesnicima
47
Proverite uspon
48
Održite planerski sastanak organizatora
49
Odredite mesto sastanka
50
Dodelite vođe zadnje grupe
51
Dokumentujte naučene lekcije
52
Proverite sezonske uslove
53
Izradite vremenski raspored događaja
54
Odredite raspored polaska
55
Pripremite prijavu prisutnosti
56
Pregledajte budžetske rezultate
57
Pregledajte vremenske obrasce
58
Kreirajte proces registracije
59
Planirajte logistiku prevoza
60
Proverite prisustvo učesnika
61
Obradite refundacije
62
Obavite preliminarnu posetu lokaciji
63
Otvorite registraciju učesnika
64
Uredite uputstva za parkiranje
65
Održite bezbednosni brifing
66
Arhivirajte evidenciju učesnika
67
Identifikujte potencijalne opasnosti
68
Pratite registracije
69
Organizujte deljenje prevoza ako je potrebno
70
Objasnite planinarski bonton
71
Arhivirajte dozvole i dokumentaciju
72
Pripremite procenu rizika
73
Održavajte bazu podataka učesnika
74
Planirajte pauze za odmor
75
Objasnite principe Leave No Trace
76
Podelite fotografije sa događaja
77
Potvrdite pristupnost staze
78
Pripremite saglasnosti učesnika
79
Identifikujte lokacije za dopunu vode
80
Održavajte tempo grupe na početku planinarenja
81
Pripremite izveštaj sažetka događaja
82
Pribavite potrebne dozvole
83
Prikupite potpisane saglasnosti
84
Identifikujte tačke za hitan izlaz
85
Sprovodite povremeno brojanje prisutnih
86
Obavestite lokalne vlasti ako je potrebno
87
Prikupite kontakt podatke za hitne slučajeve
88
Pripremite plan za hitno reagovanje
89
Pratite dobrobit učesnika
90
Proverite propise o korišćenju zemljišta
91
Prikupite medicinske informacije
92
Ustanovite procedure evakuacije
93
Upravljajte planiranim pauzama za odmor
94
Uredite osiguranje događaja
95
Ustanovite kriterijume podobnosti učesnika
96
Pripremite komunikacione protokole
97
Reagujte na manje incidente

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Raspored događaja
Lista prisutnih
Tabela budžeta
Raspored volontera
Lista kontrolnih tačaka
Bedževi s imenima
Obrazac za registraciju učesnika
Odštampani itinereri
Baza podataka učesnika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Dokumentacija o osiguranju
Podmetač za pisanje
Obrasci sa zdravstvenim podacima
Olovke
Narukvice
Plan događaja
Lista hitnih kontakata
Lista kontakata osoblja
Permanentni markeri
ID oznake učesnika
Sitni novac
Blok za račune
Učesnički sertifikati
Obrasci za evaluaciju događaja
Čestitke sa zahvalnicom
Sveska
Terenska sveska

Logistika

Opis rute
Prenosivi baldahin
Informativna tabla
Odštampana vremenska prognoza
Sto za prijavu
Sklopive stolice
Putokazi
Dozvola za stazu
Oznake staze
Karta staze
Topografska karta
Kompas
Uređaj za filtriranje vode
Hladnjak
Ledeni ulošci
Stolnjak
Ranac
Dnevni ranac
Navlaka za ranac za kišu
Planinarske čizme
Planinarske čarape
Planinarske pantalone
Košulja koja odvodi vlagu
Flis jakna
Vodootporna jakna
Šešir
Naočare za sunce
Trekking štapovi
Gamašne
Rukavice
Kišni pončo
Višenamenski alat
Dodatni slojevi odeće
Traka za popravke
Vodootporne torbe
Parakord
Vodootporna futrola za dokumenta
Plastične vezice
Baner za događaj
Karabinjeri
Sponzorski baneri
Mali komplet za popravke
Rezervni ključevi vozila
Dozvole za parkiranje

Tehnologija

Prenosivi zvučnik
Megafon
Radio-uređaji
Mobilni telefoni
Eksterne baterije
Kablovi za punjenje
GPS uređaj
Rezervne baterije
Kamera
Stativ
Dvoglede
Štoperica

Bezbednost

Plan hitnog delovanja
Dokument o proceni rizika
Sigurnosni čunjevi
Zaštitna traka
Lampe
Čeone lampe
Pištaljke
Signalno ogledalo
Termo ćebe
Komplet prve pomoći
Trauma komplet
Jednokratne rukavice
Maska za veštačko disanje
Antiseptičke maramice
Zavoji
Gaze
Medicinska traka
Elastični zavoji
Pinceta
Makaze
Instant hladni oblozi
Lekovi protiv bolova
Antihistaminici
Tretman za ujede insekata
Komplet za tretman žuljeva
Krema za sunčanje
Balzam za usne
Sredstvo protiv insekata
Vatrogasni aparat
Komplet za hitne slučajeve u vozilu

Čišćenje

Dezinfekciono sredstvo za ruke
Vlažne maramice
Toalet papir
Kese za smeće
Kese za reciklažu
Papirni ubrusi

Namirnice

Posude za vodu
Voda za piće
Tablete elektrolita
Energijske pločice
Mešavina za stazu
Sveže voće
Sendviči
Užina

Kuhinja

Ponovo upotrebljive čaše
Ponovo upotrebljivi tanjiri
Ponovo upotrebljivi pribor za jelo

Saveti

Prvo zaključi trasu i proceni trajanje, uspon, kontrolne tačke i mesta za okupljanje. Pregledaj stazu neposredno pre događaja i pripremi alternativni itinerer ako su delovi neprohodni.
Postavi rok za prijave najmanje 3 do 7 dana pre polaska. Tada možeš zaključiti broj učesnika, poslati potvrde, proveriti zdravstvene podatke i napraviti konačnu listu prisutnih.
Komunikaciju testiraj pre okupljanja, ne tek na stazi. Proveri radio-uređaje i telefone na celoj ruti, napuni eksterne baterije i odredi ko nosi plan hitnog delovanja.
Učesnicima pošalji uputstva najmanje 48 sati ranije: vreme i mesto okupljanja, opis rute, procenjeno trajanje, spisak za pakovanje i kriterijume za otkazivanje zbog vremena.
Na startu ostavi 20 do 30 minuta za prijavu, bedževe i završno brojanje. Jedna osoba treba da vodi listu, druga da proveri opremu i obrasce, a vođa grupe da objasni tempo, pravila i postupak u slučaju incidenta.

Česta pitanja

Koliko unapred treba organizovati planinarski događaj?: Za manju grupu počni najmanje 4 nedelje unapred, a za veći broj učesnika 6 do 8 nedelja ranije. To ostavlja vreme za dozvole, prijave, raspored volontera, komunikaciju i pregled staze.
Koliko učesnika može imati planinarski događaj?: Broj ne određuje samo kapacitet staze, već i odnos vodiča prema učesnicima i mogućnost komunikacije. Kao praktično pravilo, planiraj jednog odgovornog vodiča ili pomoćnika na svakih 10 do 15 učesnika i unapred postavi maksimalan broj prijava.
Kada otkazati planinarski događaj zbog vremena?: Kriterijume odredi najmanje 48 sati pre polaska, a prognozu proveri ponovo 24 sata i 3 do 4 sata pre početka. Otkazivanje ili promena itinerera treba da bude unapred definisana za grmljavinu, jak vetar, poledicu, poplave ili vidljivost ispod bezbednog nivoa.
Šta učesnicima poslati pre planinarskog događaja?: Pošalji potvrdu prijave i kompletna uputstva najmanje 48 sati ranije. U poruci navedi vreme okupljanja, lokaciju, trajanje, težinu rute, preporučenu opremu, kontakt organizatora, pravila ponašanja i plan u slučaju promene vremena.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.