Wintermarkt organiseren: checklist en planning
Een wintermarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en kerstdecoratie ophangen. Je moet vroeg de locatie, vergunning, kraamhouders, stroom en verlichting vastleggen en daarna bezoekers, vrijwilligers en inkopen op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je de 74 taken in een logische volgorde af te werken. Zo voorkom je dat partytenten, betaalmiddelen of versproducten pas op het laatste moment worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Benodigde vergunning aanvragen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamreserveringen registreren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting reserveren
Partytenten reserveren
Kraamtafels reserveren
Kerstdecoratie inventariseren
2 personen
Menu en prijzen vaststellen
2 personen
Betaalmiddelen regelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bordjes en prijslijsten maken
2 personen
Inschrijflijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Versproducten bestellen
Contant wisselgeld halen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en materialen klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kraamtafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamproducten uitstallen
6 personen
Hapjes en buffetten klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes plaatsen
2 personen
Betaalpunten inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Teambriefing geven
Event
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen
Nazorg
Kraamhouders laten vertrekken
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Locatie vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Kraamtafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Statafelsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 8
- Kunststof bakkenaantal 20
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 8
- Kapstokkenaantal 4
- Opbergrekkenaantal 6
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 3
- Kassaboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Thermosflessenaantal 6
- Tafelweegschalenaantal 2
- Reserve-opladersaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 12
- LED-lampenaantal 12
- Batterijenaantal 48
- Verlichtingskabelsaantal 8
- Kabelbindersaantal 100
- Reserve-ledlampenaantal 12
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kunstsneeuwdekensaantal 8
- Tafellopersaantal 20
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Decoratieve sterrenaantal 12
- Kerstfigurenaantal 8
- Kleefhakenaantal 40
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafelnummersaantal 20
- Welkomstbord
- Routepijlenaantal 12
- Prijslijstenaantal 24
- Informatiebordenaantal 6
Servies
- Mokkenaantal 100
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Kommenaantal 40
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
- Schalenaantal 20
- Koffielepeltjesaantal 40
- Dessertbordjesaantal 60
- Soepkommenaantal 60
- Soepsoeplepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Ovenwantenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Snijplankmattenaantal 6
- Grote pannenaantal 6
- Bakplatenaantal 4
- Koekenpannenaantal 4
- Spatelsaantal 8
- Maatlepelsaantal 4
- Bewaarbakkenaantal 24
- Keukenschortenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 12
- Vloertrekkersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Waterkannenaantal 8
- Melkkannenaantal 8
- Suikerbakjesaantal 8
- Koelmattenaantal 12
- Voedselbakkenaantal 24
- Etikethoudersaantal 24
- Dieetlabelsaantal 100
- Servingstangenaantal 12
- Drankdispensersaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 6
- Flessenopenersaantal 6
- Thermometeraantal 4
Tips
- Leg de marktindeling vast voordat je kraamreserveringen definitief registreert. Houd per kraam rekening met loopruimte, een stroompunt en een plek voor afval, zodat verlengkabels niet dwars over de route lopen.
- Controleer stroom en verlichting minstens twee weken vooraf op locatie. Tel per kraam het aantal aansluitingen, reserveer lichtsnoeren of LED-lantaarns en leg extra batterijen klaar voor plekken zonder netstroom.
- Plan houdbare boodschappen eerder dan versproducten. Koop voorraad die lang goed blijft zodra het menu en de prijzen vaststaan en bestel verse producten zo dat ze maximaal één of twee dagen voor de markt binnenkomen.
- Maak vrijwilligersindeling en veiligheidsinstructies uiterlijk één week vooraf rond. Geef iedere vrijwilliger een starttijd, taak en contactpersoon; wijs ook iemand aan voor betaalterminals, kassaboxen en storingen.
- Druk plattegrond, prijslijsten en inschrijflijst niet pas op de marktdag af. Print ze minimaal één dag eerder en leg per kraam een set klaar, samen met de benodigde tafels, stoelen, warmhoudbakken of koffieapparaten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wintermarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunning. Benader kraamhouders en reserveer partytenten, kraamtafels en verlichting daarna zo snel mogelijk, omdat materiaal en deelnemers niet onbeperkt beschikbaar zijn.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een wintermarkt aanvragen?
- Vraag de benodigde vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, meestal minimaal 6 tot 8 weken voor de markt. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt; zonder bevestiging kun je de indeling en communicatie beter nog niet definitief maken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wintermarkt?
- Reken minimaal één vrijwilliger per vijf tot tien kramen, plus één coördinator voor de hele markt. Voeg extra mensen toe voor opbouw, betaalmiddelen, koffie en warme producten; plan voor opbouw en afbouw aparte shifts van ongeveer 2 uur.
- Wanneer moet ik inkopen doen voor een wintermarkt?
- Doe houdbare boodschappen 1 tot 3 weken vooraf, nadat menu en prijzen zijn vastgesteld. Bestel versproducten 1 of 2 dagen voor de markt en controleer de boodschappenlijst nogmaals op de dag vóór de opbouw.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!