Checklist voor een 10-jarig jubileum organiseren

Een 10-jarig jubileum vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum prikken en taart bestellen. Je regelt tegelijk de gastenlijst, locatie, catering, presentatie, muziek en techniek. Begin met het aantal gasten en werk daarna terug vanaf de jubileumdatum, zodat uitnodigingen, dieetwensen en aanmeldingen op tijd rond zijn. Op de checklist staan de 54 taken en 48 spullen in een logische volgorde, inclusief de controles die op de dag zelf vaak te laat gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Locatie reserveren
Cateringafspraken vastleggen
Muziek afspeellijst maken
Programma uitwerken
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Foto’s verzamelen
2 personen
Muziekrechten controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart ophalen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Drankenbar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Jubileumprogramma presenteren
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Jubileumbanner
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Fotolijstjesaantal 10
Plakgumaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweil en trekkeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het jubileum. Zo houd je tijd over om dieetwensen te verwerken en de catering definitief vast te leggen.
Plan voor de presentatie niet alleen een laptop, beamer en scherm, maar ook een korte technische test. Controleer minimaal 2 uur voor de start beeld, geluid, microfoon en de afspeellijst.
Zet de ruimte op de dag zelf eerst praktisch klaar: tafels en stoelen plaatsen, daarna buffet en drankenbar inrichten. Houd minstens 30 minuten vrij voor een laatste controle van looproutes, garderobe en zitplaatsen.
Koel dranken op tijd en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet water zichtbaar klaar en controleer of er genoeg glazen, servetten, serveerschalen en serveertangen zijn.
Verzamel foto’s en spreekteksten minstens 1 week vooraf op één laptop. Test de presentatie met dezelfde beamer en het projectiescherm als op de locatie, zodat ontbrekende bestanden of lettertypen niet pas tijdens het jubileum opvallen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een 10-jarig jubileum organiseren?: Begin 8 tot 12 weken voor de jubileumdatum met gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Leg catering, programma en sprekers uiterlijk 4 weken vooraf vast.
Hoe lang van tevoren verstuur je uitnodigingen voor een jubileum?: Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 2 weken voor het jubileum te reageren, zodat je aantallen en dieetwensen kunt doorgeven.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een 10-jarig jubileum?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Voorzie daarnaast continu water en controleer of alle glazen en schenkkan klaarstaan.
Wanneer test ik de presentatie en microfoon?: Doe de volledige test op de locatie minimaal 2 uur voor aanvang. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon en microfoonstandaard met de bestanden die je daadwerkelijk gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.