Checklist voor een 100-jarig jubileum organiseren

Een 100-jarig jubileum vraagt om meer voorbereiding dan alleen een gastenlijst en taart. Je werkt van de eerste uitnodiging naar een definitief programma, een passende tafelschikking en een draaiklaar feest op locatie. Verzamel op tijd foto’s en herinneringen, zodat de fotopresentatie en het herinneringenboek niet op het laatste moment ontstaan. Deze checklist helpt je de 73 taken en 57 benodigde spullen stap voor stap af te werken, inclusief de praktische opbouw van tafels, stoelen, buffet en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers en optredens vastleggen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
Fotopresentatie maken
Herinneringenboek regelen
Reserveringen maken
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programmakaarten printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Bloemstukken voorbereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Tafels dekken
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand inrichten
2 personen
Herinneringentafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Licht controleren
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Drankenbuffet inrichten
3 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Jubilaris begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Koffie en thee serveren
3 personen
Fotopresentatie afspelen
Toespraken begeleiden
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Taart aansnijden
3 personen
Muziek verzorgen
Cadeaus verzamelen
2 personen
Herinneringenboek begeleiden
Garderobe beheren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen voor dessertaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnen met cijfer 100aantal 3
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemenvazenaantal 12
Fotolijstenaantal 20
Fotowanddoek
Cadeautafelbord
Naamkaartjesaantal 90
Programmakaartenaantal 90
Herinneringenboek
Pennenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Vuilniscontainersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zo vroeg mogelijk en houd de aanmeldingen bij in één overzicht. Vraag dieetwensen direct mee, zodat je uiterlijk vóór het definitieve aantal gasten weet hoeveel aangepaste porties nodig zijn.
Leg sprekers, optredens en muziek vast voordat je het programma print. Plan ook een testmoment voor laptop en beamer; controleer daarbij of de fotopresentatie zonder zoeken naar bestanden kan starten.
Maak de tafelschikking pas nadat het definitieve aantal gasten bekend is. Print daarna naamkaartjes en programmakaarten, zodat wijzigingen in aantallen niet leiden tot onnodig dubbel werk.
Koel dranken ruim vóór ontvangst van de gasten en verdeel de voorbereiding over meerdere momenten. Zet servies, serveerbestek, serveerschalen en glazen per onderdeel klaar, in plaats van alles tegelijk uit dozen te halen.
Plan de opbouw op de dag zelf met een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna buffettafels en garderoberekken, vervolgens bloemstukken, techniek en catering. Houd koelboxen, ijsblokjesbakken, folie en voedselbakken apart voor transport en restanten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 100-jarig jubileum organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Plan uiterlijk 2 weken voor het jubileum het definitieve aantal gasten, de tafelschikking en de bestellingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een 100-jarig jubileum?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken van tevoren. Geef genodigden minimaal 3 weken om te reageren, zodat je daarna dieetwensen, reserveringen en het programma kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumfeest?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, garderobe, decoratie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een controle van de beamer, laptop, fotopresentatie en geluids- of muziekselectie.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een jubileum?: Maak de tafelschikking 1 tot 2 weken vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Controleer hem nog één keer zodra het definitieve aantal gasten vaststaat en maak daarna de naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.