Checklist pour organiser un marché d'hiver

Un marché d'hiver demande une préparation dans un ordre précis : d'abord le lieu et les autorisations, puis les exposants, les stands et l'accueil du public. Prévoyez aussi tôt l'éclairage, l'alimentation électrique et les moyens de paiement, car ces éléments sont souvent réservés trop tard. Cette checklist rassemble 74 tâches et 104 éléments à prévoir, des premières démarches jusqu'aux produits frais commandés juste avant l'événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis nécessaire
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les réservations de stands
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver l’éclairage
Réserver des tentes de réception
Réserver les tables de stand
Inventorier la décoration de Noël
2 personnes
Définir le menu et les prix
2 personnes
Prévoir les moyens de paiement
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Imprimer le plan
Créer les panneaux et les listes de prix
2 personnes
Imprimer la liste d’inscription
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Commander des produits frais
Retirer de la monnaie
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Présenter les produits du stand
6 personnes
Préparer les amuse-bouches et les buffets
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Placer les étiquettes de prix
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Faire partir les exposants
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de standqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Bacs en plastiqueqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 8
Porte-manteauxqté 4
Étagères de rangementqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouteilles isothermesqté 6
Balances de tableqté 2
Chargeurs de rechangeqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 12
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 48
Câbles d’éclairageqté 8
Serre-câblesqté 100
Ampoules LED de rechangeqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Couvertures en fausse neigeqté 8
Chemins de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Étoiles décorativesqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 20
Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Listes de prixqté 24
Panneaux d'informationqté 6

Vaisselle

Tassesqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Bolsqté 40
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Saladiersqté 20
Petites cuillères à caféqté 40
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Louches à soupeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Tapis de planche à découperqté 6
Grandes casserolesqté 6
Plaques de cuissonqté 4
Poêlesqté 4
Spatulesqté 8
Cuillères doseusesqté 4
Bacs de conservationqté 24
Tabliers de cuisineqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Essuie-toutqté 12
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 12
Bacs alimentairesqté 24
Porte-étiquettesqté 24
Étiquettes alimentairesqté 100
Barres de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Thermomètreqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez le permis nécessaire au moins 6 à 8 semaines avant l'ouverture. Cette décision conditionne le plan du marché, les tentes et les branchements électriques.
Contactez les exposants avant de diffuser les invitations. Gardez une liste des réservations de stands et demandez leurs besoins alimentaires ou électriques au plus tard 2 semaines avant le marché.
Prévoyez l'éclairage comme un équipement de sécurité, pas seulement comme une décoration : guirlandes lumineuses, lanternes LED, lampes et piles doivent être testées avant l'installation.
Pour les paiements, préparez au moins un terminal par zone de vente et une caisse de secours. Testez les terminaux et les rallonges la veille, avec des multiprises adaptées et protégées.
Faites les achats en deux temps : produits non périssables plusieurs jours à l'avance, puis produits frais au plus près du marché. Réservez aussi les tables, chaises, tentes et machines à café avant la dernière semaine.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d'hiver ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les tentes, les tables et l'éclairage peuvent demander plusieurs semaines de coordination.
Combien de temps avant faut-il réserver les stands et les tentes ?: Réservez les tentes et les tables au moins 4 semaines à l'avance, puis confirmez les besoins des exposants 2 semaines avant. Cela laisse le temps d'ajuster le plan du marché et les branchements.
Que faut-il prévoir pour l'électricité d'un marché d'hiver ?: Faites l'inventaire des points d'alimentation avant de réserver les équipements. Prévoyez des rallonges, des multiprises, des piles et une solution de secours, puis testez bouilloires, machines à café et terminaux la veille.
Quand acheter les produits pour un marché d'hiver ?: Achetez les produits non périssables plusieurs jours avant l'événement. Commandez les produits frais 1 à 3 jours avant, selon leur durée de conservation et les quantités confirmées.

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