Wintermarkt organisieren: die praktische Checkliste
Ein Wintermarkt braucht mehr Vorlauf als nur Weihnachtsdekoration und warme Getränke. Lege zuerst Datum, Ort und Genehmigungen fest, bevor du Stände, Zelte und Strom buchst. Danach folgen Standbetreiber, Anmeldungen, Menü, Preise und Helferplanung. Kurz vor dem Termin zählen ein gedruckter Lageplan, klare Preisschilder, geprüfte Verlängerungskabel und ausreichend haltbare sowie frische Lebensmittel. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Benötigte Genehmigung beantragen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standreservierungen registrieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung reservieren
Partyzelte reservieren
Standtische reservieren
Weihnachtsdekoration inventarisieren
2 Personen
Menü und Preise festlegen
2 Personen
Zahlungsmittel organisieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Lageplan drucken
Schilder und Preislisten erstellen
2 Personen
Anmeldeliste ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Frische Produkte bestellen
Bargeld-Wechselgeld holen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Materialien bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Standtische aufstellen
4 Personen
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Standprodukte auslegen
6 Personen
Snacks und Buffets bereitstellen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Preisschilder anbringen
2 Personen
Zahlungspunkte einrichten
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Teambriefing geben
Event
Besucher begrüßen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Bestand prüfen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Standbetreiber verabschieden
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Location fegen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien reinigen
2 Personen
Vorräte einlagern
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restmüll wegbringen
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MessetischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- StehtischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 8
- KunststoffbehälterAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsregaleAnz. 6
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 3
- KassenboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermokannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ThermosflaschenAnz. 6
- TischwaagenAnz. 2
- ErsatzladegeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LaternenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 48
- BeleuchtungskabelAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- Ersatz-LED-LampenAnz. 12
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 4
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- KunstschneedeckenAnz. 8
- TischläuferAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 8
- DekosterneAnz. 12
- WeihnachtsfigurenAnz. 8
- KlebehakenAnz. 40
- KreidetafelnAnz. 12
- KreidestifteAnz. 12
- TischnummernAnz. 20
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
- PreislisteAnz. 24
- InfotafelnAnz. 6
Geschirr
- TassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- SchalenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 12
- SchüsselnAnz. 20
- KaffeelöffelAnz. 40
- DesserttellerAnz. 60
- SuppenschalenAnz. 60
- SuppenlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- OfenhandschuheAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- SchneidemattenAnz. 6
- Große TöpfeAnz. 6
- BackblecheAnz. 4
- PfannenAnz. 4
- SpatelAnz. 8
- MesslöffelAnz. 4
- AufbewahrungsbehälterAnz. 24
- KüchenschürzenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 12
- BodenabzieherAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- AbfallgreiferAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- WasserkannenAnz. 8
- MilchkannenAnz. 8
- ZuckerschälchenAnz. 8
- KühlmattenAnz. 12
- LebensmittelboxenAnz. 24
- EtikettenhalterAnz. 24
- DiätetikettenAnz. 100
- ServierstäbeAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 6
- ThermometerAnz. 4
Tipps
- Beantrage notwendige Genehmigungen frühzeitig und plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. Ohne bestätigten Ort und Genehmigung solltest du keine Einladungen oder Standreservierungen verbindlich zusagen.
- Plane die Marktaufteilung, bevor du Mobiliar reservierst. Zeichne ein, wo Partyzelte, Messetische, Klapptische, Stehtische, Sitzplätze und Stromanschlüsse stehen, damit Kabelwege und Besucherfluss nicht erst am Aufbautag gelöst werden.
- Kläre bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche. Bestelle haltbare Lebensmittel zuerst und gib frische Produkte erst 2 bis 3 Tage vor dem Markt verbindlich in Auftrag.
- Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Beleuchtung spätestens eine Woche vorher. Für Lichterketten, LED-Laternen und LED-Lampen gehören passende Batterien als eigener Kontrollpunkt auf die Einkaufsliste.
- Drucke Lageplan, Anmeldeliste, Preislisten und Sicherheitsanweisungen vor dem Aufbau aus. Teile Freiwillige für feste Zeitfenster ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen; so sind Kasse, Ausschank, Einlass und Abbau abgedeckt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Wintermarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Standplanung. Einladungen und Standanfragen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viele Stände braucht ein Wintermarkt?
- Das hängt von Fläche und Zielgröße ab; plane pro Stand ungefähr 3 bis 4 Meter Breite inklusive Bewegungsfläche. Erstelle zuerst einen maßstabsgerechten Lageplan und reserviere danach Tische, Zelte und Stromanschlüsse.
- Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Wintermarkt?
- Rechne bei Getränken für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person und ergänze danach nach erwarteter Aufenthaltsdauer. Haltbare Lebensmittel kannst du früh einkaufen, frische Produkte bestellst du am besten 2 bis 3 Tage vorher.
- Was muss man am Tag vor dem Wintermarkt prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Strom, Verlängerungskabel, Kartenterminals, Kassenboxen, Kühlboxen und Warmhaltebehälter. Lege außerdem Beschilderung, Preislisten, Anmeldeliste, Dekoration und die Einteilung der Freiwilligen bereit.
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