Checklist voor een goed georganiseerde wervingsbijeenkomst
Een wervingsbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een paar vacatures. Je moet deelnemers gericht uitnodigen, sprekers en presentaties op tijd vastleggen en de ontvangst soepel laten verlopen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je in de laatste week controleert en wat op de dag zelf vaak wordt vergeten. Denk daarbij aan aanmeldingen, dieetwensen, naamkaartjes, vacaturemappen en een volledige techniekproef.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijd bevestigen
Ruimte reserveren
Wervingsdoelgroep bepalen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers vastleggen
2 personen
Vacatureteksten verzamelen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Dieetwensen uitvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Vacatures online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Herinnering versturen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Cateringbestelling controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Vacaturemappen samenstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Vacaturetafels inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Introductie verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Vacaturegesprekken voeren
6 personen
Bezoekers naar gesprekken verwijzen
2 personen
Aanmeldingen voor vacatures noteren
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Aanmeldingen opvolgen
2 personen
Sollicitatieafspraken bevestigen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Registratiebalie
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerplankenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Presentatieklikker
- Microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerlepelsaantal 8
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordenaantal 10
- Postersaantal 12
- Flip-overvellenaantal 30
- Stiftenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalzakhoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele weken vooraf het programma, de doelgroep en de sprekers vast. Verzamel ook meteen de vacatureteksten, zodat uitnodigingen en online publicaties dezelfde informatie bevatten.
- Verstuur na elke aanmelding een bevestiging en plan één herinnering in de laatste week. Vraag dieetwensen niet pas bij binnenkomst uit, maar neem ze mee in het aanmeldformulier.
- Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en luidsprekers minimaal één keer vóór de bijeenkomst en nogmaals op de dag zelf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; die ontbreken vaak op de plek waar de presentatie wordt gegeven.
- Richt de ontvangstbalie in vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg naamkaartjes, deelnemersinformatie en vacaturemappen per onderdeel klaar, zodat bezoekers niet hoeven te wachten bij registratie.
- Zet dranken pas op het laatste moment koud en controleer de cateringbestelling vóór vertrek. Plan daarnaast tijd voor tafels, stoelen en materialen: een zaal die nog moet worden opgebouwd zorgt snel voor vertraging van 30 minuten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wervingsbijeenkomst organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de datum, ruimte, doelgroep en sprekers. Gebruik de laatste week voor bevestigingen, herinneringen, presentaties, catering en een technische controle.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een wervingsbijeenkomst?
- Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur een herinnering ongeveer 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst en verwerk aanmeldingen tussendoor dagelijks.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, techniek, naamkaartjes en vacaturemappen. Plan nog 15 minuten extra als je ook catering en dranken moet klaarzetten.
- Wanneer test ik de techniek voor een wervingsbijeenkomst?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer de opstelling opnieuw 30 tot 60 minuten voor aanvang. Test niet alleen de beamer, maar ook laptop, presentatieklikker, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!